Commercial Invoice là gì? Các chức năng của Hóa đơn thương mại

Commercial Invoice có vai trò và ý nghĩa quan trọng trong hoạt động kinh tế thương mại, đặc biệt là xuất nhập khẩu. Có lẽ chúng ta đã quá quen thuộc đối với những loại hóa đơn thông thường khác, nhưng chi tiết về Hóa đơn thương mại thì không phải ai cũng có cơ hội để tiếp xúc và hiểu rõ.

Do đó, qua bài viết này của Finlogistics, chúng tôi sẽ mang đến những nội dung, thông tin cô đọng và đầy đủ nhất về tờ đơn Invoice. Hy vọng bạn sẽ phần nào nắm được quy trình thủ tục, vai trò cũng như tính pháp lý của Commercial Invoice trong những hoạt động thương mại – xuất nhập khẩu!

Khái niệm Xoay quanh Commercial Invoice

Định nghĩa

Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại) là một loại chứng từ vô cùng quan trọng trong thương mại quốc tế. Và nó được sử dụng để thanh toán giá trị hàng hóa giữa người bán và người mua.

Cụ thể, Commercial thể hiện giá bán sản phẩm và nhà cung cấp hàng hóa bắt buộc phải có loại chứng từ này để thể hiện số tiền bên nhập khẩu cần thanh toán. Cũng như xác định giá trị lô hàng để đơn vị Hải Quan tính thuế nhập khẩu. Trên Commercial sẽ ghi chú đầy đủ về chủng loại, đặc điểm hàng hóa, đơn vị tính, giá thành, hình thức giao hàng, vận chuyển,… 

Commercial Invoice hay Hóa đơn thương mại (được gọi tắt là CI), là một loại chứng từ thương mại được sử dụng để thanh toán giá trị hàng hóa giữa bên xuất khẩu và nhập khẩu. Trên một hóa đơn thương mại tiêu chuẩn sẽ bao gồm những thông tin như sau: đặc điểm hàng hóa, giá thành nhập vào, số lượng, tổng giá trị của lô hàng, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán và vận chuyển,…

CI là chứng từ vô cùng quan trọng trong xuất nhập khẩu quốc tế hiện nay. Đây là chứng từ mà các nhà cung cấp bắt buộc phải có để chỉ ra số tiền nhà nhập khẩu phải thanh toán và xác định giá trị hải quan để căn cứ đó tính giá thuế nhập khẩu. Nó thể hiện giá mua, giá bán của hàng hóa mà công ty bạn nhập khẩu. 

Chức năng

Vai trò của Commercial được thể hiện qua những yếu tố sau:

• CI sẽ dùng cho việc thanh toán giữa bên bán và bên mua/ người xuất khẩu và người nhập khẩu. Commercial Invoice sẽ là căn cứ để bên bán yêu cầu bên mua thanh toán cho mình.
• Bên cạnh đó, CI còn là cơ sở để tính toán số thuế xuất nhập khẩu mà công ty bạn phải nộp. Điều này hầu hết ai lên tờ khai Hải Quan sẽ hiểu rõ về việc nhập số tiền hóa đơn vào phần mềm của Hải Quan.
• Commercial Invoice còn là cơ sở để đối chiếu thông tin với các loại chứng từ quan trọng khác trong quá trình thực hiện hợp đồng mua bán hay làm thủ tục xuất nhập cảnh liên quan. Khi kê khai Hải Quan, việc đối chiếu chéo chứng từ này với những thông tin tương ứng ở trên vận đơn, Packing List, giấy báo hàng đến,… là điều rất quan trọng và cần thiết. Nếu như có sự sai khác giữa những giấy tờ, thì người làm chứng từ hoặc kê khai Hải Quan phải lập tức kiểm tra và tiến hành bổ sung, chỉnh sửa ngay số liệu.

>>> Xem thêm: Quy trình các bước thủ tục đăng ký tài khoản tại Cổng thông tin quốc gia

Ý nghĩa

Commercial Invoice hay hoá đơn thương mại điện tử là loại chứng từ đặt biệt quan trọng khi làm thủ tục xuất nhập khẩu. Điều đó được thể hiện qua các yếu tố:

• Invoice là chứng từ không thể thiếu trong vấn đề giao hàng
• Trong việc xác lập thanh toán với đối tác, hóa đơn thương mại điện tử cũng là một chứng từ quan trọng
• Ngoài ra, Invoice còn là căn cứ thiết yếu để có thể xác định được giá trị hải quan của hàng hóa. Từ đó có thể tính được thuế nhập khẩu của lô hàng.

Tuy nhiên, bạn cần chú ý rằng Commercial Invoice không phải là chứng từ sở hữu hàng hoá. Trừ khi nó có chứng từ đính kèm về việc chứng minh thanh toán hàng hoá của bên nhập khẩu (người mua). Số lượng bản sao của hoá đơn (tính cả bản chính và bản sao) cần thiết để giao hàng, phải được người nhập khẩu đồng ý.

Thường thì Commercial Invoice sẽ được phát hành một bản gốc và 02 bản sao. Ở mỗi nước thì luật pháp sẽ có những quy định khác nhau và không hạn chế số lượng bản chính. Đây là điều thực sự cần thiết trong quy trình nhập khẩu để khai báo hải quan theo yêu cầu của bên mua.

Nội dung chính của Commercial Invoice

Hình thức

Thông thường, Invoice sẽ được phát hành theo bộ 03 bản: 01 bản gốc + 02 bản sao. Tuy nhiên, hầu hết các nước đều không giới hạn số lượng bản chính có thể phát hành. Vì đây là chứng từ thật sự cần thiết trong hoạt động xuất nhập khẩu và khai báo Hải Quan.

Phân loại

Hiện nay hóa đơn thương mại được phân ra làm 04 loại chính bao gồm:

• Hóa đơn tạm thời (Provisional Invoice): Là hóa đơn thanh toán sơ bộ tiền hàng trong những trường hợp như giá hàng là tạm tính, thanh toán theo từng phần,…
• Hóa đơn chính thức (Final Invoice): Là hóa đơn dùng để thanh toán hàng khi thực hiện toàn bộ hợp đồng.
• Hóa đơn chi tiết (Detailed invoice): Là hóa đơn có tác dụng phân tích chi tiết các bộ phận của giá hàng.
• Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Nhìn chung hình thức của hóa đơn chiếu lệ cũng giống như hóa đơn thương mại. Tuy nhiên chúng không dùng để thanh toán vì không phải là yêu cầu đòi tiền. Loại hóa đơn này thường dùng khi hàng hóa được gửi đi triển lãm, gửi bán hoặc có tác dụng làm đơn chào hàng, làm thủ tục xuất nhập khẩu,…

Nội dung

Hóa đơn thương mại thường do các công ty tự lựa chọn và soạn thảo. Tuy nhiên dù lựa chọn mẫu hóa đơn nào thì Commercial invoice đều cần bao gồm những thông tin bắt buộc như:

• Người mua (Buyer/Importer): Cần có đầy đủ các thông tin liên quan đến bên mua như: Tên công ty, fax, địa chỉ, người đại diện, địa chỉ email, số điện thoại, thông tin tài khoản ngân hàng thanh toán,..
• Người bán (Seller/Exporter): Cũng phải đảm bảo đầy đủ thông tin cơ bản về người bán giống như người mua
• Số Invoice: Là mục thể hiện số tên viết tắt chuẩn, hợp lệ do bên xuất khẩu quy định và cung cấp trên hóa đơn thương mại.
• Ngày Invoice: Ngày Invoice là ngày hai bên ký hợp đồng và sẽ là trước ngày xuất khẩu hàng hóa (ngày vận đơn – Bill of Lading)
• Hình thức thanh toán: Terms of Payment có thể kể đến những phương thức phổ biến như: T/T; L/C; D/A; D/P. Được dùng phổ biến nhất chính là thanh toán T/T (điện chuyển tiền – người mua chuyển tiền thẳng vào tài khoản người bán). Hay phương thức L/C (thanh toán tín dụng bằng chứng từ) cũng khá được ưa chuộng. Cuối cùng là 02 hình thức thanh toán D/A và D/P áp dụng cho thanh toán nhờ thu chứng từ.
• Thông tin hàng hóa: Bao gồm những thông tin: tên hàng, số lượng, tổng trọng lượng, số khối , số kiện hàng (tính theo bao/chiếc/cái/thùng…), giá nhập,… để bạn có thể tính thử ra được số tiền hàng, tiền vận chuyển cần thanh toán.
• Nước xuất xứ hàng hóa: Nhằm truy xuất nguồn gốc của hàng hóa đó xuất xứ từ quốc gia nào ví dụ như Vietnam, China,…để bạn có thể biết được.
• Tổng tiền (Amount): Thể hiện tổng trị giá của hóa đơn hàng hóa xuất khẩu, được ghi bằng cả số và chữ, với mệnh giá thanh toán đồng tiền quy định của hai bên.
• Điều kiện Incoterm: Ghi cùng địa điểm cụ thể của bên xuất khẩu (ví dụ như CIF HN, Vietnam).

>>> Xem thêm: Hướng dẫn quy trình nhập khẩu quà tặng doanh nghiệp

Trên Commercial Invoice cũng sẽ có một số thông tin thường gặp khác như: POL – cảng xếp hàng/ POD – cảng dỡ hàng, tên tàu/số chuyến, Destination – Đích đến – thường hay trùng với POD…hay các giảm giá, chiết khấu,… ghi kèm theo. Ngoài những thông tin trên ra, Invoice còn bao gồm một số nội dung như: Cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng, ký hiệu chuyến bay, ngày giao hàng dự kiến,…

Sự khác nhau giữa Hóa đơn thương mại và Hóa đơn phi thương mại

Có khá nhiều người nhầm lẫn giữa commercial invoice và non commercial invoice. Tuy nhiên đây là 02 chứng từ hoàn toàn khác nhau. Như trên chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu về invoice. Vậy non commercial invoice là gì?

Non commercial invoice hay còn được gọi là hóa đơn phi thương mại là chứng từ có chức năng mở tờ khai và kê khai các vấn đề về giá, thuế nhập khẩu. Đây là hóa đơn không được dùng làm căn cứ để thanh toán giữa các bên mua bán. Điểm giống và khác nhau giữa commercial invoice và non commercial invoice cụ thể như sau:

• Các điểm giống nhau: Hóa đơn thương mại và phi thương mại có hình thức hoàn toàn giống nhau. Nội dung của 02 loại chứng từ này cũng bao gồm các thông tin tương tự nhau. 
• Khác biệt: Điểm khác biệt lớn nhất giữa hóa đơn thương mại và phi thương mại là chức năng. Theo đó non commercial invoice chỉ có chức năng là mở tờ khai, kê khai giá và nộp thuế Hải Quan. Chứng từ này không có ý nghĩa phải thanh toán giữa các bên mua bán như hóa đơn thương mại. 

Một vài lưu ý đối với Invoice trong hoạt động thương mại

Thời gian phát hành

Commercial Invoice được phát hành sau khi gửi hàng hoặc sau khi đóng xong hàng vào container bởi khi ấy mới có đủ thông tin về hàng hóa để tính tổng tiền hàng. Ngoài ra cũng có trường hợp Invoice được lập từ trước đó với hợp đồng giao hàng nhiều lần, các lần giống nhau về số lượng và không có sự thay đổi về giá. 

Khi có đầy đủ nhất các thông tin về số lượng hàng hóa, nguồn gốc, chủng loại,… Hóa đơn thương mại sẽ được lập để làm căn cứ tính tổng giá trị hóa đơn, từ đó xác định được chính xác thuế giá trị xuất khẩu.

Khai thiếu thông tin

Trong trường hợp Commercial Invoice thiếu các thông tin quan trọng hoặc thông tin giữa các chứng từ có sự chênh lệch sẽ ảnh hưởng tới quá trình thông quan hàng hóa.

Nghiêm trọng hơn còn có thể bị xử phạt theo quy định. Bạn cần chuẩn bị đây đủ hồ sơ Hải Quan trong quá trình khai báo, làm thủ tục để tránh bị bắt lỗi thiếu thông tin, dễ bị nhầm lẫn hoặc bị trả hàng về không được thông quan nhé.

Phân biệt giữa Commercial Invoice và Packing List

Khi làm hóa đơn thương mại, bạn cần đảm bảo các nội dung của văn bản phải chuẩn xá. Bởi giữa báo cáo thông tin hàng hóa đóng gói “Packing List” và hóa đơn xuất nhập khẩu thường dễ bị nhầm lẫn với nhau vì nội dung của chúng khá tương đồng.

Mặc dù những thông tin trong Packing List (danh sách đóng gói hàng hóa) và hóa đơn thương mại CI có vẻ giống nhau nhưng hai tài liệu này có chức năng hoàn toàn khác nhau.

• Packing List là chứng từ mô tả chi tiết các thông tin về lô hàng như kích thước, trọng lượng, đơn vị tính,… Ngoài ra nó còn bao gồm thông tin về cách thức đóng gói lô hàng và nhãn hiệu. 
• Còn hóa đơn thương mại là bằng chứng về giao dịch thương mại giữa nhà nhập khẩu và nhà xuất khẩu.

>>> Xem thêm: Packing List là gì?

Tổng kết

Trong bài viết này, chúng tôi đã trình bài những nội dung liên quan đến Commercial Invoice cũng như một số điều cần lưu ý khi tham gia hoạt động Commercial là gì? Mong rằng quý khách hàng, doanh nghiệp đã có cái nhìn tổng quan nhất về thuật ngữ nêu trên.

Trong trường hợp, quý khách hàng cần tư vấn thêm về những chứng từ, thủ tục liên quan đến hoạt động commercial là gì? Vui lòng liên hệ cho đội ngũ nhân sự của Finlogistics để được hỗ trợ mọt cách nhanh chóng, hiệu quả và tối ưu nhất nhé!

Finlogistics

Thông tin liên hệ:

• Hotline: 0243.68.55555
• Phone/Zalo: 0963.126.995 (Mrs.Loan)
• Email: info@fingroup.vn