Những đặc điểm và nội dung cần chú ý trong hợp đồng ngoại thương

Ngoại thương được xem là những hoạt động buôn bán và trao đổi hàng hóa trên thị trường quốc tế theo nguyên tắc ngang bằng giá cả đã quy định. Trong đó, hợp đồng ngoại thương là một trong những giấy tờ quan trọng nhất trong việc thực hiện thỏa thuận mua bán giữa các đối tác với nhau.

Vậy khái niệm, đặc điểm cụ thể cùng những nội dung xoay quanh bản hợp đồng này như thế nào? Cần chú ý những gì khi tiến hành hoàn tất các thủ tục hợp đồng ngoại thương? Tất cả sẽ được Finlogistics bật mí dưới đây!

Tổng quan chung về Hợp đồng ngoại thương

Khái niệm

Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract) hay còn được gọi là hợp đồng xuất nhập khẩu, một thỏa thuận pháp lý giữa bên mua và bên bán giữa các quốc gia khác nhau. Trong đó, hợp đồng này quy định bên bán phải cung cấp đúng và đủ hàng hóa, sản phẩm và gửi lại những chứng từ, giấy tờ liên quan đến cho bên mua. Còn nghĩa vụ của bên mua sẽ là trả cho bên bán các chi phí cho lô hàng đó.

Hợp đồng ngoại thương được xác định trên một văn bản chính thức, gồm các điều khoản và điều kiện có sẵn trong Văn bản mẫu cụ thể và chứng thực bằng chữ ký của hai bên. Trong hoạt động xuất nhập khẩu, hợp đồng sẽ xác định rõ vai trò và trách nhiệm của hai bên:

• Bên mua hàng: sẽ nhận hàng hóa và thanh toán đầy đủ số tiền chi phí cho bên bán hàng.
• Bên bán hàng: giao hàng hóa đúng và đủ số lượng cũng như chất lượng theo thời gian quy định.

– Ví dụ điển hình về Hợp đồng ngoại thương

Một công ty, doanh nghiệp tại Việt Nam xuất khẩu 10 tấn vải thiều sang cho doanh nghiệp đối tác tại Nhật Bản. Trong khi ký kết hợp đồng mua bán loại trái cây này, thì hai bên đã ký kết một bản Sales Contract, ghi những điều khoản giao dịch. Cụ thể, hợp đồng này được phân thành hai bản bằng tiếng Việt và tiếng Nhật và đều có hiệu lực pháp lý như nhau.

– Hợp đồng ngoại thương có hiệu lực từ khi nào?

Theo nguyên tắc, hợp đồng bằng văn bản đương nhiên sẽ có hiệu lực khi bên cuối cùng tiến hành ký vào hợp đồng, trừ khi cả hai bên đều thống nhất hợp đồng sẽ có hiệu lực vào thời điểm khác.

– Trước khi ký Hợp đồng ngoại thương thì hai bên mua bán cần lưu ý những bước sau:

• Khi ký kết Hợp đồng, doanh nghiệp cần tìm hiểu rõ về đối tác của mình: thông tin về doanh nghiệp đối tác càng rõ ràng thì sẽ hạn chế được những rủi ro trong hoạt động giao dịch thương mại. Do đó, cần quan tâm tới những yếu tố quan trọng như lịch sử hình thành, ngành nghề kinh doanh, kênh website, trụ sở văn phòng,… Có thể tạo các buổi gặp mặt trực tiếp hoặc trực tuyến, tiến hành tham quan nhà xưởng hoặc nhờ bên thứ 3 tiến hành giám định về năng lực tài chính của đối tác.
• Những yếu tố về Luật pháp khi đưa vào trong Hợp đồng: Hợp đồng ngoại thương chính là căn cứ pháp lý quan trọng để giải quyết các mẫu thuẫn phát sinh giữa các bên mua bán trong quá trình trao đổi. Vì vậy, việc dựa vào Luật pháp để soạn thảo Hợp đồng xuất nhập khẩu là rất cần thiết. Hơn nữa, việc áp dụng Luật quốc gia hay tuân theo tập quán thương mại quốc tế cũng cần được quy định cụ thể, rõ ràng trong hợp đồng.
• Xác định rõ ràng loại hình Hợp đồng phù hợp trước khi soạn thảo: cần sử dụng đúng loại Hợp đồng xuất nhập khẩu như: hợp đồng dài hạn, hợp đồng ngắn hạn, hợp đồng gia công, hợp đồng tư vấn, hợp đồng chuyển giao công nghê,…
• Xác định người lập Hợp đồng: cần lưu ý đối với những bản hợp đồng quan trọng nên giành quyền chủ động trong việc thành lập hợp đồng, thông thường người giành quyền chủ động lập hợp đồng sẽ có thể thể hiện được đầy đủ những mong muốn của phía doanh nghiệp trên bản hợp đồng

Đặc điểm

Đối với Hợp đồng ngoại thương sẽ có một vài đặc điểm khác với những loại hợp đồng khác sau:

• Chủ thể của hợp đồng sẽ là bên mua hàng và bên bán hàng, họ có thể là thể nhân, pháp nhân hoặc trong trường hợp đặc biệt chính là Nhà nước.
• Đối tượng của hợp đồng phải là hàng hóa, sản phẩm.
• Nội dung của hợp đồng sẽ là toàn bộ nghĩa vụ và trách nhiệm của hai bên trong việc chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa, sản phẩm cũng như việc giao hàng cho bên mua hàng và thanh toán chi phí cho bên bán hàng.
• Hình thức của hợp đồng có thể bằng lời nói, bằng văn bản hoặc được xác lập bằng những hành động cụ thể.
• Hợp đồng mua bán hàng hóa chính là bản hợp đồng song vụ và có cam kết rõ ràng giữa đôi bên.

>>> Xem thêm: Việc sử dụng bảo hiểm hàng hóa cần chú ý những vấn đề nào?

Phân loại

Theo đó, Hợp đồng ngoại thương sẽ được phân làm hai loại hình chính:

+ Theo hình thức kinh doanh của đôi bên: hợp đồng xuất nhập khẩu, hợp đồng gia công hàng hóa, hợp đồng tạm nhập tái xuất, hợp đồng chuyển giao công nghệ,…

+ Theo thời gian quy định bên trong hợp đồng:

• Hợp đồng dài hạn (có thời gian thực hiện trong thời gian dài và được chia thành nhiều lần giao hàng trong khoảng thời gian đó).
• Hợp đồng ngắn hạn (có thời gian thực hiện ngắn hơn và thường được giao hàng trong một lần).

Hướng dẫn chuẩn bị và soạn thảo Hợp đồng ngoại thương

Bố cục cụ thể của Hợp đồng ngoại thương

Phần mở đầu hợp đồng

• Tên hợp đồng và mã số hợp đồng
• Thời gian thành lập hợp đồng
• Thông tin cá nhân của bên mua hàng và bên bán hàng

Nội dung chính của hợp đồng

• Mô tả chi tiết về hàng hóa, sản phẩm bao gồm: số lượng, chất lượng, giá thành, đơn vị tính, quy cách đóng gói, tổng số tiền của lô hàng,…
• Những điều kiện để tiến hành giao hàng, thanh toán chi phí, bảo hiểm bảo hành, hình thức vận chuyển, cảng xuất cảng nhập,…

Phần cuối của hợp đồng

• Thời gian quy định có hiệu lực của hợp đồng
• Chữ ký và đóng dấu mộc của phía đại diện hai bên

Những nội dung chính trong Hợp đồng ngoại thương

Nội dung của bản Hợp đồng ngoại thương sẽ có khá nhiều thông tin cực kỳ quan trọng mà cả bên bán lẫn bên mua cần phải chú ý. Nếu thiếu đi phần nội dung nào đó thì có thể sẽ ảnh hưởng đến những quyền lợi của một trong hai bên. Do đó, trước khi đưa ra hợp đồng, doanh nghiệp cần kiểm tra thật kỹ những mục sau: 

• Commodity: Phần mô tả tổng quan về hàng hóa, sản phẩm.
• Quality: Phần mô tả về chất lượng của hàng hóa, sản phẩm.
• Quantity: Phần đưa ra số lượng hay trọng lượng, dựa vào đơn vị tính toán được quy định sẵn cho hàng hóa, sản phẩm.
• Price: Đơn giá cần được ghi rõ ràng, dựa trên những điều kiện về thương mại đã chọn lọc, cũng như tổng số tiền trong hợp đồng cần được thanh toán đầy đủ.
• Shipment: Phần này mô tả thời gian cũng như địa điểm giao hàng.
• Payment: Phương thức thanh toán, chú ý phải là phương thức quốc tế mới có thể tiến hành thanh toán.
• Packing and Marking: Nêu ra những quy cách đóng gói đối với bao bì, cũng như phần nhãn mác của hàng hóa, sản phẩm.
• Warranty: Nêu ra tất cả những nội dung chính sách bảo hành hàng hóa, sản phẩm của bên bán hàng.
• Insurance: Bên bán hàng sẽ có những chính sách bảo hiểm cho hàng hóa, sản phẩm dành cho bên mua, dựa vào bên nào sẽ mua, mua theo những điều kiện như thế nào, đến nơi nào để có thể khiếu nại và đòi lại tiền bồi thường bảo hiểm?,…  
• Arbitration: Những quy định, luật lệ của hợp đồng và đối tượng (trọng tài) nào sẽ được chọn để giải quyết cho cả hai bên khi xảy ra vi phạm hợp đồng.
• Claim: Điều khoản về những trường hợp muốn khiếu nại trong quá trình giao dịch, mua bán hàng hóa, sản phẩm.
• Force Majeure: Điều khoản về những trường hợp, tình huống bất khả kháng hoặc được miễn trách nhiệm, chỉ có thể hủy bỏ hoặc không tiếp tục thực hiện hợp đồng.
• Penalty: Phần mô tả những quy định về việc phạt và bồi thường hàng hóa, sản phẩm trong trường hợp xảy ra các vấn đề vì có một bên nào đó vi phạm hợp đồng.
• Other terms and conditions: Những quy định khác được thêm vào bên ngoài các điều khoản ở trên.

>>> Xem thêm: Quá trình xin giấy phép nhập khẩu mới nhất có khó hay không?

Vài lưu ý khi soạn thảo hợp đồng

Để có thể soạn thảo ra một bản Sales Contract chỉn chu và đúng quy tắc, thì bạn cần lưu ý một vài điểm như sau: 

• Do những sự khó khăn, trở ngại về khoảng cách địa lý, ngôn ngữ bất đồng nên hai bên mua bán cần phải đạt được thỏa thuận chung, trước khi tiến hành ký kết hợp đồng, nếu có bất kỳ sự thay đổi gì thì đôi bên sẽ lại mất thêm nhiều khoản chi phí để sửa đổi.
• Khi thực hiện đàm phán hợp đồng cần phải thống nhất tất cả những vấn đề có liên quan đến việc trao đổi, mua bán hàng hóa. Những điều khoản mà Pháp luật mà quốc gia hai bên cấm thì không được nêu ra, vì nếu các bên có những quy định khác nhau sẽ dẫn đến bản hợp đồng bị vô hiệu.
• Hợp đồng mua bán nên ghi rõ ràng, đầy đủ ý nghĩa và tối ưu văn phong, tránh sử dụng những từ ngữ bị tối nghĩa hoặc có nhiều ý nghĩa, cách hiểu khác nhau nếu trong trường hợp xảy ra tranh chấp.
• Bên ký và đóng dấu phải có thẩm quyền, nếu không thì bản hợp đồng cũng coi như vô hiệu.
• Nếu bên đối tác thực hiện soạn thảo Hợp đồng ngoại thương, thì cần phải đọc kỹ càng và hiểu rõ những quyền và nghĩa vụ của mình, để tránh vi phạm hợp đồng, có thể thêm bớt điều khoản để có lợi hơn cho mình và tránh rơi vào trường hợp xảy ra sai sót hoặc bất lợi.
• Ngôn ngữ được sử dụng trong hợp đồng phải là ngôn ngữ mà cả hai bên mua bán đều thông thạo hoặc nếu không thì có thể sử dụng hợp đồng song ngữ.

Một vài biểu mẫu Hợp đồng phổ biến

Nhằm mục đích hoàn thảnh bản Hợp đồng ngoại thương một cách chính xác và chặt chẽ nhất trong từng điều khoản, quy định cũng như phương thức trình bày hay những thông tin cơ bản khác, thì bạn có thể theo dõi một vài mẫu Hợp đồng ngoại thương dưới đây:

>>> Xem thêm: Doanh nghiệp chế xuất nhận được những ưu đãi như thế nào?

Tổng kết

Với những nội dung, thông tin chi tiết về khái niệm Hợp đồng ngoại thương mà chúng tôi gửi đến, hy vọng sẽ có ích cho bạn trong việc thỏa thuận mua bán hàng hóa với đối tác nước ngoài một cách suôn sẻ nhất. Bởi là loại giấy tờ quan trọng, nên bạn cần phải tìm hiểu kỹ các bước cũng như bảo quản tốt Hợp đồng này, để tránh những vụ việc không đáng có xảy ra.

Nếu muốn biết thêm kiến thức về các loại hợp đồng trong Logistics hoặc những chủ đề khác liên quan, hãy liên hệ ngay cho Finlogistics để được hỗ trợ giải đáp nhanh chóng. Chúng tôi luôn sẵn sàng giúp đỡ khách hàng giải quyết và xử lý khó khăn khi thông quan hàng hoá!

Finlogistics

Thông tin liên hệ:

• Hotline: 0243.68.55555
• Phone/Zalo: 0963.126.995 (Mrs.Loan)
• Email: info@fingroup.vn