Packing List là gì? Tìm hiểu vai trò của Packing List trong xuất nhập khẩu hàng hóa

Packing List là gì? Thuật ngữ Packing List chắc hẳn đã không còn quá xa lạ đối với nhiều người trong lĩnh vực vận tải hàng hóa hoặc kinh doanh xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, vẫn có rất nhiều người chưa thực sự hiểu hết về loại chứng từ phổ biến này.

Việc nắm vững đặc điểm và cách lấy Packing List là điều vô cùng cần thiết đối với bất kỳ doanh nghiệp hay cá nhân nào tham gia vào chuỗi cung ứng. Qua bài viết dưới đây, Finlogistics sẽ giúp bạn hiểu thêm về loại chứng từ này, đừng vội bỏ qua nhé.

---

Packing List là gì?

#Định nghĩa

Packing List (còn được gọi là Phiếu đóng gói hoặc Phiếu kê khai hàng hóa) là một loại chứng từ thương mại quan trọng, được người bán (người xuất khẩu) lập ra nhằm cung cấp thông tin chi tiết về cách thức đóng gói hàng hóa trong một lô hàng cụ thể. Loại tài liệu này liệt kê đầy đủ nội dung, số lượng, trọng lượng và kích thước của từng lô hàng hoặc gói hàng trong lô hàng đó.

#Phân loại

Phiếu đóng gói có thể được phân loại chủ yếu dựa trên mức độ chi tiết của thông tin và mục đích sử dụng của chúng, bao gồm:

1. Theo mức độ chi tiết

• Detailed Packing List (Phiếu đóng gói chi tiết): Cung cấp những thông tin đầy đủ về từng lô hàng (số lượng, trọng lượng, kích thước, thể tích từng thùng/kiện/pallet), dùng cho hàng hóa đa dạng hoặc cần phải kiểm tra tỉ mỉ
• Simple Packing List (Phiếu đóng gói đơn giản): Tổng hợp những thông tin, nhóm các kiện hàng giống nhau lại và chỉ liệt kê tổng số lượng, tổng trọng lượng, tổng kích thước/thể tích của nhóm đó, phù hợp cho các loại hàng hóa đồng nhất

2. Theo hình thức đóng container

• FCL Packing List (dành cho hàng nguyên container): Áp dụng khi một chủ hàng thuê toàn bộ container và có thêm thông tin về số container và số seal
• LCL Packing List (dành cho hàng lẻ/hàng ghép): Áp dụng khi hàng của nhiều chủ hàng được gom chung vào một container và chỉ tập trung vào thông tin của một lô hàng cụ thể của chủ hàng đó

3. Theo mục đích sử dụng

• Master Packing List: Tổng hợp từ nhiều Packing List nhỏ hơn, dùng cho các lô hàng lớn chia thành nhiều đợt vận chuyển hoặc nhiều container
• Consolidated Packing List: Tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn hàng hoặc nhiều đơn hàng nhỏ được gom lại thành một lô hàng lớn

#Vai trò

Vậy vai trò của Packing List như thế nào? Trên thực tế, loại chứng từ này vô cùng quan trọng trong Logistics và chuỗi cung ứng, bởi nhiều lý do:

• Giúp người mua và người nhận hàng dễ dàng kiểm tra, đối sánh số lượng và loại hàng hóa nhận được với những gì đã đặt từ trước
• Là loại chứng từ bắt buộc trong hồ sơ Hải Quan, giúp phía Hải Quan xác định chính xác số lượng và chủng loại hàng hóa để kiểm tra và tiến hành thông quan
• Cung cấp thông tin chi tiết về kích thước & trọng lượng của từng lô hàng, giúp đơn vị vận chuyển lên kế hoạch sắp xếp, chồng xếp hàng hóa lên container/phương tiện vận tải một cách phù hợp, hiệu quả và an toàn
• Nếu có hư hỏng, thiếu hụt hoặc thất lạc hàng hóa, Packing List sẽ là bằng chứng quan trọng hàng đầu để làm căn cứ khiếu nại với đơn vị vận chuyển hoặc công ty bảo hiểm
• Hỗ trợ việc nhập kho, sắp xếp và kiểm soát hàng hóa tồn kho tại cảng và kho bãi của người nhận

Những nội dung cơ bản cần có trong Phiếu đóng gói hàng hóa

Nội dung của Packing List tiêu chuẩn sẽ thường bao gồm những thông tin cơ bản sau đây:

1. Tiêu đề: “Packing List” hoặc “Phiếu đóng gói”

2. Số Packing List (mã số duy nhất)

3. Ngày lập Packing List

4. Thông tin người gửi (Shipper/Exporter): tên, địa chỉ, số điện thoại, email của người xuất khẩu

5. Thông tin người nhận (Consignee): tên, địa chỉ, số điện thoại, email của người nhập khẩu

6. Thông tin bên được thông báo (Notify Party) (nếu có): thường là ngân hàng, đơn vị Forwarder hoặc bên thứ ba cần nhận thông báo khi hàng cập bến

7. Số vận đơn (Bill of Lading No.): số của Vận đơn liên quan đến lô hàng này

8. Số hóa đơn thương mại (Commercial Invoice No.): số của Hóa đơn thương mại liên quan

9. Số L/C (Letter of Credit No.) (nếu có): số của Thư tín dụng

10. Cảng xếp hàng (Port of Loading): cảng nơi hàng được xếp lên tàu/phương tiện vận chuyển

11. Cảng dỡ hàng (Port of Discharge): cảng nơi hàng được dỡ xuống

12. Tên tàu/Số chuyến (Vessel/Voyage No.): tên con tàu và số chuyến đi

13. Mô tả chi tiết hàng hóa, bao gồm

• Số thứ tự (Item No.)
• Tên hàng hóa (Description of Goods)
• Mã HS (HS code)
• Số lượng kiện/hộp (No. of Packages/Cartons)
• Loại bao bì (Type of Packing)
• Trọng lượng tịnh (Net Weight)
• Trọng lượng tổng (Gross Weight)
• Kích thước (Dimensions)
• Thể tích (Volume)
• Tổng cộng (Total)

14. Số container (Container No.) và số Seal (Seal No.): (nếu là hàng FCL)

15. Chữ ký và dấu mộc của người lập hoặc đại diện công ty xuất khẩu

Sự khác nhau giữa Commercial Invoice và Packing List là gì?

Packing List và Commerical Invoice thường đi kèm cùng với nhau trong hồ sơ và rất dễ gây nhầm lẫn, tuy nhiên chúng vẫn có những khác biệt cơ bản sau đây:

>>> Xem thêm: Incoterm là gì? Vai trò của các điều khoản Incoterms trong Logistics

Tổng kết

Trên đây là những thông tin, nội dung hữu ích giải đáp giúp bạn đọc câu hỏi Packing List là gì. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào về loại chứng từ này hoặc cần tư vấn lập Packing List cho hàng hóa xuất nhập khẩu, hãy nhanh tay liên hệ cho đội ngũ của Finlogistics để được hỗ trợ sớm nhất.

Finlogistics

Thông tin liên hệ:

• Hotline: 0243.68.55555
• Phone/Zalo: 0963.126.995 (Mrs.Loan)
• Email: info@fingroup.vn