Shipping Note là gì? Vai trò và nội dung của Shipping Note trong vận tải đường biển

Shipping Note là gì? Đây là một trong những chứng từ nền tảng, đóng vai trò “cầu nối” giữa người gửi hàng và hãng tàu. Việc hiểu đúng và lập chính xác Shipping Note không chỉ giúp quá trình thông quan hàng hóa diễn ra thuận lợi, mà còn đảm bảo mọi thông tin trên Vận đơn chính thức (Bill of Lading) được thể hiện một cách hoàn hảo. Hãy cùng với Finlogistics tìm hiểu chi tiết về Shipping Note nhé.

Shipping Note giống như một bản hướng dẫn ban đầu, giúp quá trình làm chứng từ vận tải diễn ra suôn sẻ và chính xác

Shipping Note là gì?

#Khái niệm

Shipping Note (hay còn được gọi là giấy báo hàng/phiếu gửi hàng) là một chứng từ vận tải do người gửi hàng (Shipper) lập và gửi cho phía hãng tàu hoặc đại lý vận chuyển (Agent) để yêu cầu xếp hàng lên tàu. Mục đích chính của giấy gửi hàng là cung cấp những thông tin chi tiết về lô hàng để hãng tàu có thể chuẩn bị và phát hành Vận đơn (Bill of Lading – B/L) một cách chính xác. Shipping Note có nhiều dạng khác nhau, tuỳ thuộc vào yêu cầu của hai bên (gửi hàng và vận chuyển).

• Cơ sở để lập Vận đơn: Những thông tin có trên Shipping Note sẽ là căn cứ chính để người vận chuyển lập Vận đơn – một chứng từ cực kỳ quan trọng trong hoạt động giao nhận hàng hóa
• Hướng dẫn bốc xếp hàng hóa: Shipping Note cung cấp những thông tin chi tiết về hàng hóa, giúp người vận chuyển thực hiện công việc bốc xếp hàng hóa lên tàu một cách nhanh chóng, an toàn và chính xác
• Chứng từ trong quá trình vận chuyển: Giấy gửi hàng là một chứng từ quan trọng trong quá trình vận chuyển, giúp theo dõi cũng như kiểm soát hàng hóa hiệu quả
• Thỏa thuận giữa người gửi hàng & người vận chuyển: Shipping Note cho thấy người gửi hàng đồng ý về việc vận chuyển hàng hóa theo những điều khoản và điều kiện đã thỏa thuận

#Nội dung 

Giấy gửi hàng đóng vai trò giống như một “bản nháp” hoặc phiếu yêu cầu chính thức từ người gửi hàng, giúp hãng tàu nắm được thông tin đầy đủ và cần thiết trước khi lô hàng được sắp xếp lên tàu. Nội dung Shipping Note cơ bản sẽ bao gồm:

• Thông tin của người gửi hàng (Shipper): tên, địa chỉ, số điện thoại,…
• Thông tin của người nhận hàng (Consignee): tên, địa chỉ, số điện thoại,…
• Thông tin của người được thông báo (Notify Party): tên, địa chỉ, số điện thoại,…
• Thông tin vận chuyển: tên tàu (Vessel Name), số chuyến (Voyage No.), cảng đi (Port of Loading – POL), cảng đích (Port of Discharge – POD),…
• Thông tin chi tiết về lô hàng: mô tả hàng hóa (Description of Goods), số lượng kiện/thùng (Number of Packages), tổng trọng lượng (Gross Weight), tổng thể tích (Volume), số container & số Seal (đối với hàng container),…
• Thông tin Vận đơn (B/L): số lượng Vận đơn gốc cần phát hành (Number of Original B/L), Những ghi chú đặc biệt (Special Instructions) về cước phí vận chuyển, điều kiện giao hàng (Incoterms),…

Một mẫu Shipping Note cơ bản

Sự khác nhau giữa Booking Note, B/L và Shipping Note là gì?

1. Shipping Note X Booking Note:

• Booking Note là chứng từ dùng để xác nhận việc đặt chỗ trên tàu, giữa người gửi hàng và phía hãng tàu (đơn giản chỉ là phiếu xác nhận chỗ đã được giữ)
• Shipping Note là chứng từ được lập sau khi đã có Booking Note, cung cấp chi tiết thông tin về lô hàng để hãng tàu chuẩn bị Vận đơn B/L

2. Shipping Note X Bill of Lading (B/L):

• Shipping Note chỉ là một “bản nháp” hoặc phiếu yêu cầu thông tin, không có giá trị pháp lý cũng như không phải là chứng từ sở hữu hàng hóa
• Bill of Lading là loại chứng từ chính thức do chính hãng tàu phát hành, có giá trị pháp lý cao, là bằng chứng về Hợp đồng vận chuyển và một chứng từ sở hữu hàng hóa

>>> Đọc thêm: Bill of Lading (B/L) là gì?

Một số câu hỏi khác

1. Ai phát hành Shipping Note?

Shipping Note sẽ do người gửi hàng (Shipper) hoặc đơn vị chuyên dịch vụ Forwarder (công ty giao nhận vận tải) đại diện cho họ phát hành.

2. Shipping Note dùng khi nào?

Shipping Note được sử dụng sau khi người gửi hàng đã hoàn tất việc đặt chỗ trên tàu (kèm Booking Note), cụ thể:

• Sau khi đã có Booking Note: người gửi hàng đã nhận được phiếu xác nhận từ hãng về việc đặt chỗ trên tàu thành công
• Trước khi tàu chạy & phát hành Vận đơn (B/L): người gửi hàng cần gửi Shipping Note cho hãng tàu nhằm cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng. Hãng tàu sẽ dùng những thông tin này để có thể soạn thảo và phát hành Vận đơn (B/L) chính thức

3. Shipping Note cần những thông tin gì?

Giấy gửi hàng cần có những thông tin chi tiết và đầy đủ về lô hàng để phía hãng tàu có thể chuẩn bị và phát hành Vận đơn (Bill of Lading) một cách chính xác nhất

Finlogistics

Thông tin liên hệ:

• Hotline: 0243.68.55555
• Phone/Zalo: 0963.126.995 (Mrs.Loan)
• Email: info@fingroup.vn