Tìm hiểu các bước làm thủ tục nhập khẩu máy chấm công bằng khuôn mặt & vân tay

Trong kỷ nguyên số hóa, máy chấm công đã trở thành thiết bị không thể thiếu, giúp các doanh nghiệp quản lý thời gian và năng suất lao động một cách chính xác và ổn định. Do đó, nhu cầu làm thủ tục nhập khẩu máy chấm công hiện đại, đặc biệt có công nghệ vân tay và nhận diện khuôn mặt, đang ngày càng được quan tâm tại thị trường Việt Nam.

Tuy nhiên, để có thể đưa sản phẩm này về nước một cách hợp pháp, nhanh chóng và tối ưu chi phí, việc nắm rõ những quy định pháp lý của Nhà nước và thủ tục Hải Quan là điều kiện tiên quyết. Hãy cùng với Finlogistics tìm hiểu thêm về quy trình nhập khẩu máy chấm công qua bài viết dưới đây nhé.

Máy chấm công là thiết bị chuyên dụng để các doanh nghiệp, tổ chức ghi nhận và quản lý thời gian làm việc của nhân viên

Thủ tục nhập khẩu máy chấm công được Nhà nước quy định như thế nào?

Những Chính sách pháp lý do Nhà nước và Hải Quan quy định khi làm thủ tục nhập khẩu máy chấm công mà doanh nghiệp của bạn cần nắm rõ bao gồm:

• Thông tư số 38/2015/TT-BTC cùng Thông tư số 39/2018/TT-BTC sửa đổi: quy định tổng quan nhất về thủ tục & chứng từ Hải Quan; kiểm tra, giám sát hải quan; quản lý thuế xuất khẩu, nhập khẩu đối với hàng hóa, sản phẩm các loại
• Quyết định số 18/2019/QĐ-TTg: hướng dẫn chi tiết về việc nhập khẩu các loại máy móc, thiết bị hoặc dây chuyền công nghệ đã qua sử dụng (hoặc lỗi thời, lạc hậu) về Việt Nam
• Nghị định số 69/2018/NĐ-CP: ban hành cụ thể quy định đối với một số điều trong Luật Quản lý Ngoại thương. Trong đó, máy chấm công nhập khẩu KHÔNG nằm trong Danh mục hàng bị cấm hay hạn chế nhập khẩu, được phép nhập khẩu tương tự như hàng hóa thông thường khác
• Nghị định số 43/2017/NĐ-CP cùng Nghị định số 111/2021/NĐ-CP sửa đổi: quy định mới nhất về việc dán nhãn đối với hàng hóa mới 100%. Theo đó, hàng hóa muốn được lưu hành buộc phải dán nhãn đầy đủ các nội dung thông tin theo quy định như: tên hàng hóa, tên & địa chỉ cá nhân/tổ chức chịu trách nhiệm, nguồn gốc xuất xứ, hướng dẫn sử dụng,…

Máy chấm công mới 100% là hàng hóa nhập khẩu thông thường, không yêu cầu nộp Giấy phép hay tiến hành Kiểm tra chuyên ngành đặc biệt. Tuy nhiên, các doanh nghiệp làm thủ tục nhập khẩu máy chấm công cần lưu ý đặc biệt đến một vài điểm cốt lõi sau đây, nhằm bảo đảm quá trình thông quan diễn ra thành công:

#Cấm nhập khẩu sản phẩm đã qua sử dụng

Theo quy định hiện hành về việc quản lý hàng hóa, sản phẩm đã qua sử dụng (Quyết định số 18/2019/QĐ-TTg hoặc một số Văn bản liên quan khác), máy chấm công nhập khẩu đã qua sử dụng (máy cũ) thuộc diện bị cấm đưa về Việt Nam sử dụng hoặc lưu hành. Bạn chỉ được phép nhập khẩu các loại máy chấm công mới 100%. Nếu cố tình nhập mặt hàng cũ, hàng hóa sẽ bị giữ lại và buộc phải tái xuất, gây tổn thất lớn cho doanh nghiệp.

#Quy định về nhãn mác hàng hóa (Labeling)

Doanh nghiệp cần phải tuân thủ theo Nghị định số 43/2017/NĐ-CP và một sửa đổi, bổ sung tại Nghị định số 111/2021/NĐ-CP. Theo đó, máy chấm công nhập khẩu phải có nhãn gốc (viết bằng tiếng nước ngoài) và nhãn phụ (viết bằng tiếng Việt) đầy đủ thông tin tối thiểu theo quy định, trước khi được đóng gói và lưu thông ra thị trường.

Các cá nhân, doanh nghiệp muốn nhập khẩu máy chấm công thuận lợi cần chấp hành tốt những quy định pháp lý

Bảng mã HS code máy chấm công và thuế suất nhập khẩu chi tiết

Việc chọn lựa chính xác mã HS code máy chấm công vô cùng quan trọng trong quá trình nhập khẩu và thông quan hàng hóa. Để hạn chế những rủi ro do chọn sai mã HS, các chủ doanh nghiệp có thể tự tra cứu qua Biểu thuế xuất nhập khẩu hoặc liên hệ cho bên Hải Quan, các chuyên gia trong lĩnh vực hoặc những công ty chuyên Logistics để xin tư vấn, hỗ trợ.

#Mã HS code

Dưới đây là chi tiết bảng mã HS code máy chấm công mà bạn đọc có thể tham khảo qua:

#Thuế nhập khẩu

Mức thuế nhập khẩu máy chấm công các loại được xác định dựa trên Biểu thuế XNK hiện hành cùng bảng HS code tương ứng kể trên, bao gồm:

• Thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt: 0% hoặc rất thấp, áp dụng khi sản phẩm có nguồn gốc xuất xứ từ những quốc gia/khu vực có quan hệ FTA với Việt Nam (ví dụ: Trung Quốc, ASEAN, Hàn Quốc, Nhật Bản,…) và doanh nghiệp cung cấp được giấy Chứng nhận xuất xứ (C/O) hợp lệ như: form E, form D, form AK/VK, form AJ/VJ,…
• Thuế nhập khẩu ưu đãi thông thường (MFN) thường từ 5 – 10%, tuỳ từng mã HS (áp dụng lô hàng khi không có C/O để được hưởng ưu đãi thuế đặc biệt)
• Thuế giá trị gia tăng (VAT) là 8% hoặc 10% (mức 10% là mức mặc định, 8% là mức giảm được áp dụng nếu máy chấm công nhập khẩu nằm trong Danh mục hàng hóa được miễn giảm thuế VAT theo các Chính sách của Chính phủ tại thời điểm mở tờ khai)

Doanh nghiệp của bạn có thể dựa vào cấu tạo, đặc điểm, chức năng chính của máy chấm công để xác định HS code

Hướng dẫn chi tiết từng bước làm thủ tục nhập khẩu máy chấm công

Các bước làm thủ tục nhập khẩu máy chấm công được thực hiện tương tự hàng hóa thông thường khác, do mặt hàng này KHÔNG cần phải xin giấy phép hay Kiểm tra chuyên ngành (trừ một số trường hợp cụ thể liên quan đến tần số vô tuyến, thường không áp dụng cho loại máy chấm công thông thường).

#Bước 1: Xác định rõ Chính sách nhập khẩu & Chuẩn bị bộ hồ sơ

Đây là bước tiền đề mà doanh nghiệp làm thủ tục nhập khẩu máy chấm công cần phải thực hiện trước khi lô hàng về cảng. Đầu tiên, bạn cần xác định mã HS code và thuế phí cần nộp cho nhà nước (thuế nhập khẩu & thuế VAT), đồng thời kiểm tra kỹ lưỡng những Chính sách đặc biệt đối với lô hàng. TUYỆT ĐỐI bảo đảm máy chấm công là sản phẩm mới 100%.

Sau đó, doanh nghiệp của bạn tiến hành chuẩn bị một bộ hồ sơ nhập khẩu cơ bản, gồm những chứng từ quan trọng sau đây:

• Tờ khai Hải Quan (E-Customs Declaration) nhập khẩu máy chấm công
• Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract) (không bắt buộc nộp nhưng cần lưu trữ)
• Bản chụp (scan) hoặc bản giấy Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
• Bản chụp (scan) Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)
• Bản chụp hoặc bản điện tử Vận đơn (Bill of Lading hoặc Airway Bill)
• Catalogue hoặc Tài liệu kỹ thuật của máy chấm công nhập khẩu (để xác định HS code)
• Giấy Chứng nhận xuất xứ (C/O) từ nhà cung cấp máy chấm công (nếu có)
• Chứng nhận/Công bố Hợp quy (CR) (nếu sản phẩm phải Kiểm tra chất lượng)

#Bước 2: Khai báo và Phân luồng tờ khai Hải Quan

Ngay khi lô hàng cập cảng hoặc trước 30 ngày, tính từ ngày hàng về đến cửa khẩu, doanh nghiệp tiến hành khai báo Hải Quan bằng Phần mềm điện tử chuyên dụng (VNACCS/VCIS). Bạn nhập đầy đủ và chính xác những thông tin của lô máy chấm công nhập khẩu như: tên hàng, số lượng, trị giá, HS code, cảng đi, cảng đến, thông tin của người bán/người mua,… rồi truyền dữ liệu tờ khai đến Hệ thống Hải Quan. Hệ thống sẽ tự động trả Kết quả phân luồng tờ khai như sau:

• Với luồng xanh: hàng hóa được thông quan tự động trên Hệ thống (doanh nghiệp chỉ cần đi in tờ khai và nộp thuế đầy đủ là được phép thông quan)
• Với luồng vàng: doanh nghiệp phải nộp/xuất trình hồ sơ giấy để cán bộ Hải Quan kiểm tra chi tiết (không kiểm tra thực tế hàng hóa)
• Với luồng đỏ: doanh nghiệp phải nộp cả hồ sơ giấy lẫn hàng hóa bị kiểm hóa thực tế (kiểm tra lô hàng ngay tại cảng)

Tuỳ vào từng luồng tờ khai mà doanh nghiệp của bạn tiến hành các bước thông quan hàng hóa sao cho phù hợp

#Bước 3: Mở tờ khai và Thông quan hàng hóa

Nếu tờ khai bị rơi vào luồng vàng hoặc luồng đỏ, doanh nghiệp làm thủ tục nhập khẩu máy chấm công đưa bộ hồ sơ Hải Quan đã chuẩn bị (tại Bước 1) đến Chi cục Hải Quan, nơi đăng ký tờ khai để mở tờ khai. Cán bộ Hải quan sẽ kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của bộ hồ sơ (luồng Vàng) và giám sát việc kiểm tra thực tế hàng hóa (luồng Đỏ).

Sau khi hồ sơ đã được chấp thuận, doanh nghiệp của bạn cần nộp đủ các loại thuế phí liên quan. Lưu ý, thuế phải được nộp hoặc có bảo lãnh thuế trước khi lô hàng được thông quan Hải Quan. Sau khi đã hoàn thành nghĩa vụ thuế và thủ tục kiểm tra/kiểm hóa (nếu có), phía Hải Quan sẽ cấp phép cho thông quan hàng hóa.

#Bước 4: Nhận hàng, Dán nhãn mác và Lưu thông

Ngay khi tờ khai được thông quan, doanh nghiệp làm thủ tục nhập khẩu máy chấm công thực hiện nốt các bước thủ tục lấy hàng (lệnh giao hàng D/O, thanh lý cổng,…), rồi vận chuyển lô hàng từ cảng/kho về đến địa điểm của mình. Trước khi lưu hành ra thị trường, doanh nghiệp cần dán nhãn mác hàng hóa đầy đủ và chính xác theo quy định pháp luật. Lưu ý, toàn bộ hồ sơ nhập khẩu (hồ sơ giấy và điện tử) đều phải được lưu trữ cẩn thận, nhằm phục vụ công tác hậu kiểm của Hải Quan (thời hạn 5 năm).

Hướng dẫn chi tiết từ A – Z từng bước nhập khẩu máy chấm công các loại qua Hải Quan

>>> Xem thêm: Hướng dẫn từng bước thực hiện thủ tục nhập khẩu máy chiếu

Lời kết

Như vậy, qua các bước chi tiết mà Finlogistics đã trình bày ở trên, hy vọng doanh nghiệp của bạn đã nắm rõ toàn bộ quy trình và những lưu ý quan trọng khi làm thủ tục nhập khẩu máy chấm công. Mặc dù mặt hàng này không cần xin giấy phép chuyên ngành, những việc bảo đảm hàng mới 100%, chọn mã HS code chính xác và tuân thủ quy định Hải Quan vẫn là yếu tố “then chốt” quyết định tốc độ thông quan. Liên hệ ngay Finlogistics để được đội ngũ chuyên viên của chúng tôi tư vấn và hỗ trợ!

Finlogistics

Thông tin liên hệ:

• Hotline: 0243.68.55555
• Phone/Zalo: 0963.126.995 (Mrs.Loan)
• Email: info@fingroup.vn