Nhập khẩu chính ngạch cho người mới bắt đầu là chủ đề được rất nhiều cá nhân và doanh nghiệp quan tâm dạo gần đây, trong bối cảnh hàng hóa tiểu ngạch bị tắc biên đầy rủi ro. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ được quy trình, thủ tục cũng như những quy định pháp lý liên quan đến hoạt động nhập khẩu hợp pháp này. Việc thiếu kinh nghiệm có thể khiến doanh nghiệp của bạn gặp nhiều khó khăn, thậm chí có thể bị giữ hàng, đội chi phí,…
Vậy cụ thể nhập khẩu chính ngạch là gì? Hình thức này có gì khác so với nhập tiểu ngạch? Làm sao để chuẩn bị bộ chứng từ hợp lệ, tính toán chi phí, chọn lựa đối tác vận chuyển cũng như bảo đảm thông quan thuận lợi? Bài viết này của Finlogistics sẽ hướng dẫn chi tiết giúp bạn từ A – Z cách nhập khẩu chính ngạch dành cho những người mới bắt đầu (đặc biệt là các Start-up, doanh nghiệp SME hoặc cá nhân lần đầu kinh doanh hàng nước ngoài).

Nhập khẩu chính ngạch là gì?
Trước khi đi sâu tìm hiểu hướng dẫn nhập khẩu chính ngạch cho người mới bắt đầu, chúng ta hãy cùng làm rõ hơn về hình thức này nhé. Nhập khẩu chính ngạch là một hình thức nhập khẩu hàng hóa hợp pháp, minh bạch và có đầy đủ các loại hóa đơn, chứng từ, được thực hiện theo đúng quy định pháp luật của Việt Nam và quốc tế.
Đây được xem là phương thức nhập khẩu bền vững và phổ biến, được các cá nhân và doanh nghiệp lựa chọn khi muốn phát triển hoạt động kinh doanh lâu dài, uy tín. Hàng hóa đi theo quy trình nhập khẩu chính ngạch sẽ được:
- Ký kết theo các hợp đồng thương mại quốc tế giữa bên mua (tại Việt Nam) và bên bán (tại nước ngoài)
- Vận chuyển thông qua những tuyến vận tải quốc tế chính thống (đường bộ, đường biển, đường hàng không hoặc đường sắt)
- Tiến hành thủ tục khai báo Hải Quan, nộp thuế phí nhập khẩu, thuế VAT và đáp ứng đầy đủ những yêu cầu kiểm tra chuyên ngành (nếu có)
- Kèm theo hóa đơn đỏ (hóa đơn VAT) và đầy đủ các loại chứng từ hợp pháp: hợp đồng, hóa đơn, vận đơn, phiếu đóng gói, chứng nhận xuất xứ (C/O),…
Những lợi ích của cách nhập khẩu chính ngạch hàng hóa
Thủ tục nhập khẩu chính ngạch mang đến nhiều giá trị vượt trội, đặc biệt đối với những doanh nghiệp đang có định hướng phát triển bền vững, mở rộng thêm thị trường và muốn tối ưu hóa quy trình kinh doanh quốc tế. Dưới đây là một số những lợi ích đặc biệt đáng chú ý:
#Hoạt động kinh doanh được hợp pháp hóa
Nhập hàng chính ngạch giúp các doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các bước thủ tục Hải Quan, thuế phí và giấy tờ cần thiết, nhằm đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp trong toàn bộ chuỗi cung ứng Logistics. Điều này đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp của bạn làm việc cùng với các ngân hàng, cơ quan thuế hoặc khi tiến hành kiểm toán nội bộ.
#Hưởng ưu đãi thuế từ các Hiệp định FTA
Khi thực hiện quy trình nhập khẩu chính ngạch và có đầy đủ giấy Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O), các doanh nghiệp có thể được miễn giảm thuế phí nhập khẩu, nhờ vào những Hiệp định thương mại tự do (FTA) mà Việt Nam đã tham gia, ví dụ như: EVFTA, CPTPP, ASEAN–China FTA,…
#Được hoàn thuế GTGT (thuế VAT)
Khi có hóa đơn (Invoice) và chứng từ đầy đủ, doanh nghiệp có thể kê khai và được hoàn thuế giá trị gia tăng (VAT) theo quy định, góp phần giảm thiểu đáng kể chi phí thực tế.

#Giảm bớt những rủi ro về pháp lý
So với việc nhập khẩu đường tiểu ngạch hoặc “lách luật”, cách nhập khẩu chính ngạch sẽ giúp các doanh nghiệp tránh được nhiều vấn đề về kiểm tra & xử phạt hành chính hoặc thậm chí là tịch thu hàng hóa từ các cơ quan quản lý chuyên ngành. Hàng hóa sẽ được thông quan hợp lệ và ít bị ảnh hưởng bởi những thay đổi chính sách bất ngờ.
#Tăng độ uy tín và năng lực cạnh tranh
Khi tiến hành thủ tục nhập khẩu chính ngạch, các doanh nghiệp có thể thể hiện được sự chuyên nghiệp, tính minh bạch và tuân thủ luật pháp của mình. Đây cũng là yếu tố then chốt để doanh nghiệp của bạn có thể ký kết hợp đồng với những đối tác lớn cả trong và ngoài nước, đặc biệt là các tập đoàn FDI, siêu thị, chuỗi bán lẻ,…
#Hàng được bảo hiểm và vận chuyển an toàn
Với cách nhập khẩu chính ngạch, quá trình vận chuyển và giao – nhận hàng hóa thường sẽ được bảo hiểm, có hợp đồng và biên bản giao – nhận rõ ràng, chi tiết. Điều này giúp các doanh nghiệp có thể được bảo vệ quyền lợi nếu xảy ra sự cố, mất mát hoặc hư hỏng trong suốt quá trình vận chuyển.
#Hỗ trợ quản lý nội bộ hiệu quả
Việc quản lý chứng từ nội bộ rõ ràng và hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp:
- Dễ dàng theo dõi các loại chi phí nhập khẩu
- Lập bảng biểu kế hoạch tài chính chi tiết
- Quản lý lô hàng tồn kho một cách chính xác
- Đáp ứng tốt các yêu cầu kiểm toán hoặc báo cáo tài chính
#Mở rộng xuất khẩu trong tương lai
Những doanh nghiệp đã có kinh nghiệm làm thủ tục nhập khẩu chính ngạch thường sẽ có lợi thế hơn về hồ sơ, hệ thống quản trị cũng như đối tác hậu cần, tạo nên nền tảng tốt để tiến tới xuất khẩu chính ngạch và tham gia mạnh mẽ vào chuỗi cung ứng toàn cầu.

Phân biệt nhập khẩu chính ngạch & nhập khẩu tiểu ngạch
Trong hoạt động thương mại quốc tế, thường có 02 hình thức nhập khẩu phổ biến: chính ngạch và tiểu ngạch. Mỗi hình thức sẽ có những đặc điểm, lợi ích và rủi ro khác nhau. Việc hiểu rõ sự khác biệt giữa hai phương thức này sẽ giúp doanh nghiệp có thể phân tích và đưa ra lựa chọn con đường phù hợp với mục tiêu phát triển của mình.
Nhập khẩu tiểu ngạch là hình thức nhập khẩu hàng thông qua những cửa khẩu phụ hoặc lối mòn biên giới, thường không có đầy đủ hợp đồng hoặc hóa đơn tài chính. Một số loại hàng hóa có thể “vượt biên” thông qua các thương nhân biên giới, thiếu tính minh bạch và tiềm ẩn rất nhiều rủi ro về pháp lý
Dưới đây là bảng so sánh giữa nhập khẩu chính ngạch và tiểu ngạch mà bạn nên tham khảo:
TIÊU CHÍ NHẬP KHẨU CHÍNH NGẠCH NHẬP KHẨU TIỂU NGẠCH Pháp lý Hợp pháp, minh bạch, tuân thủ đầy đủ quy định Thường không đầy đủ chứng từ và dễ vi phạm pháp luật Thủ tục Hải Quan Khai báo điện tử, kiểm tra luồng, nộp thuế, thông quan đầy đủ Thủ tục đơn giản, thường bỏ qua nhiều bước quan trọng Bộ chứng từ Có hợp đồng, Invoice, Packing List, C/O, vận đơn, phiếu kiểm định chất lượng, giấy phép nhập khẩu,… Thiếu hoặc không có chứng từ xuất xứ, hóa đơn tài chính,... Chi phí thuế – lệ phí Nộp thuế nhập khẩu, thuế VAT, phí kiểm tra, lưu kho, bảo hiểm… Chi phí ban đầu thấp, nhưng dễ bị truy thu thuế và xử phạt nếu bị kiểm tra Tính ổn định Cao, được pháp luật bảo vệ Không ổn định, phụ thuộc chính sách biên giới từng thời điểm Những rủi ro Thấp, có bảo hiểm và chứng từ hợp pháp Rủi ro mất hàng, bị phạt, hàng bị tịch thu, đình trệ kinh doanh,... khá cao Khả năng khấu trừ thuế Có, do có hóa đơn VAT và chứng từ hợp lệ Không, vì thiếu hóa đơn VAT Đối tượng phù hợp Doanh nghiệp lớn, muốn phát triển lâu dài, ký hợp đồng với đối tác lớn Cá nhân buôn bán nhỏ lẻ, ngắn hạn
Có thể thấy, nên ưu tiên nhập khẩu chính ngạch cho người mới bắt đầu để có thể hợp pháp hóa hoạt động kinh doanh, hưởng được những ưu đãi thuế và nâng cao uy tín trên thị trường Logistics. Tiểu ngạch mặc dù có thể giúp giảm chi phí ban đầu, nhưng lại ẩn chứa quá nhiều rủi ro pháp lý và kinh tế, đặc biệt khi Nhà nước đang có động thái siết chặt quản lý biên mậu trong thời gian gần đây.

Quy trình nhập khẩu chính ngạch cho người mới bắt đầu chi tiết
Các bước nhập khẩu chính ngạch cho người mới bắt đầu không quá phức tạp nếu như bạn nắm rõ về quy trình và chuẩn bị kỹ lưỡng, đầy đủ bộ hồ sơ. Dưới đây là một số bước cơ bản giúp bạn đọc nhập khẩu một cách đúng luật pháp, tiết kiệm chi phí và tránh nhiều rủi ro:
#Bước 1: Phân loại hàng hóa và kiểm tra các chính sách nhập khẩu
- Mã HS code: Tra cứu mã HS chính xác để có thể xác định thuế suất và những chính sách liên quan
- Hàng hóa nhập khẩu có điều kiện: Kiểm tra xem lô hàng có thuộc Danh mục bị cấm nhập, hạn chế hay bắt buộc phải có giấy phép chuyên ngành không (ví dụ: thiết bị y tế, thực phẩm chức năng, hóa chất,…).
- Kiểm tra tiêu chuẩn kỹ thuật: Một số hàng hóa được yêu cầu kiểm định, công bố hợp quy, kiểm tra chất lượng,…
>>> Bạn có thể liên hệ với Finlogistics để được hỗ trợ tra cứu mã HS chính xác và tư vấn chi tiết thủ tục nhập khẩu chính ngạch phù hợp với từng loại hàng khác nhau.
Bước 2: Ký kết Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract)
- Nội dung hợp đồng bao gồm: mô tả hàng hóa, số lượng hàng hóa, điều kiện thanh toán, điều kiện giao hàng (dựa theo Incoterms), thời gian giao – nhận, hình thức vận chuyển,…
- Kèm theo hợp đồng là những chứng từ khác như: Invoice, Packing List, Sales Confirmation,…
Bước 3: Chuẩn bị và kiểm tra chứng từ nhập khẩu
Trong quy trình nhập khẩu chính ngạch, việc chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ nhập khẩu là điều cực kỳ cần thiết, bao gồm:
- Hồ sơ khai báo Hải Quan lô hàng nhập khẩu
- Hợp đồng mua bán (Sales Contract); Phiếu đóng gói lô hàng (Packing List)
- Vận tải đơn (Bill of Lading hoặc Airway Bill); Hóa đơn thương mại (Invoice)
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) từ nhà cung cấp hàng hóa (nếu có)
- Giấy phép nhập khẩu chuyên ngành (nếu cần)
- Tài liệu kiểm định chất lượng (nếu Hải Quan yêu cầu)

Bước 4: Mở tờ khai Hải Quan online
Bước tiếp theo khi làm thủ tục nhập khẩu chính ngạch đó là truy cập vào Hệ thống VNACCS/VCIS để tiến hành khai báo những thông tin chi tiết về lô hàng, đính kèm với bộ chứng từ rồi nộp tờ khai. Hệ thống sẽ tự động phân luồng kiểm tra (luồng xanh, vàng và đỏ):
- Luồng xanh: Hàng hóa được miễn kiểm tra và thông quan nhanh chóng
- Luồng vàng: Hải Quan sẽ yêu cầu kiểm tra hồ sơ, không cần kiểm tra thực tế hàng hóa
- Luồng đỏ: Hải Quan sẽ tiến hành kiểm tra kỹ cả hồ sơ nhập khẩu lẫn thực tế hàng hóa
>>> Finlogistics có thể thay mặt doanh nghiệp của bạn thực hiện toàn bộ các bước khai báo Hải Quan và xử lý luồng tờ khai một cách an toàn.
Bước 5: Nộp thuế phí đầy đủ theo quy định
- Thuế suất nhập khẩu hàng hóa: tùy theo từng mã HS code và chính sách về thuế
- Thuế GTGT (thuế VAT): thường từ 5 – 10%, tuỳ theo từng loại hàng hóa
- Những loại phí khác (nếu có): phí CIC, phí THC, phí lưu kho, phí kiểm dịch, phí kiểm định,…
Lưu ý: Bạn có thể nộp thuế phí trực tuyến thông qua các ngân hàng thương mại tích hợp với Hệ thống của Hải Quan
Bước 6: Thông quan hàng hóa qua Hải Quan
Sau khi đã hoàn tất việc khai báo và nộp thuế, phía cơ quan Hải Quan sẽ tiến hành cấp phép thông quan cho lô hàng của doanh nghiệp. Tiếp đó, hàng sẽ được đưa ra khỏi cảng, kho bãi hoặc sân bay.
Bước 7: Thực hiện vận chuyển nội địa và giao nhận hàng
Trong quy trình nhập khẩu chính ngạch, tùy vào từng điều khoản Incoterms mà các doanh nghiệp có thể:
- Tự thực hiện vận chuyển hàng hóa về kho của mình (trong trường hợp tự làm Logistics)
- Thuê một đơn vị Logistics như Finlogistics để thực hiện giao – nhận hàng hóa tận nơi
Bước 8: Hoàn thiện hồ sơ kế toán & khấu trừ thuế phí
- Doanh nghiệp xuất trình đầy đủ các loại chứng từ cần thiết cho kế toán: hóa đơn, tờ khai, biên lai thuế,… để hoàn tất các bước nhập khẩu hàng hóa chính ngạch
- Thủ tục hoàn thuế VAT có thể thực hiện nếu doanh nghiệp của bạn đạt đủ điều kiện

Thời gian & chi phí khi làm thủ tục nhập khẩu chính ngạch
Khi thực hiện thủ tục nhập khẩu chính ngạch, một trong những yếu tố mà các doanh nghiệp cần quan tâm đó chính là thời gian thực hiện và chi phí phát sinh trong toàn bộ quy trình. Việc nắm rõ những mốc thời gian và các khoản chi phí sẽ giúp doanh nghiệp của bạn chủ động kế hoạch tài chính và dòng hàng hơn.
#Thời gian làm thủ tục nhập khẩu chính ngạch mất bao lâu?
Thời gian nhập khẩu chính ngạch sẽ phụ thuộc vào loại hàng hóa, quốc gia xuất khẩu, phương thức vận chuyển cũng như luồng kiểm tra Hải Quan. Trung bình một lô hàng nhập khẩu chính ngạch cho người mới bắt đầu sẽ cần trải qua một số giai đoạn như sau:
GIAI ĐOẠN THỜI GIAN DỰ KIẾN Đàm phán & ký hợp đồng mua hàng 1 – 3 ngày Vận chuyển quốc tế (đường biển/ đường hàng không) 3 – 25 ngày (tuỳ nước và hình thức) Làm chứng từ, chuẩn bị hồ sơ 2 – 5 ngày Khai báo hải quan và thông quan 1 – 3 ngày (tuỳ theo luồng kiểm tra) Vận chuyển nội địa và giao hàng 1 – 2 ngày (nếu không kẹt cảng) Tổng thời gian trung bình 7 – 30 ngày
Lưu ý: Nếu lô hàng thuộc diện kiểm tra chuyên ngành (kiểm dịch chất lượng, kiểm tra an toàn thực phẩm,…) thì thời gian có thể kéo dài thêm khoảng 2 – 7 ngày
#Chi phí làm quy trình nhập khẩu chính ngạch gồm những gì?
Chi phí nhập khẩu chính ngạch sẽ tùy theo giá trị của hàng hóa, tuyến đường vận chuyển, điều kiện Incoterms và những chính sách về thuế. Dưới đây là những khoản chi phí phổ biến khi thực hiện các bước nhập khẩu hàng hóa chính ngạch:
1. Trị giá mua hàng (FOB hoặc CIF)
- Là giá gốc của các loại hàng hóa từ người bán tại nước ngoài
- Nếu điều kiện là CIF Incoterms thì sẽ bao gồm luôn cả vận chuyển quốc tế lẫn bảo hiểm
2. Thuế và phí nhà nước
LOẠI THUẾ PHÍ GHI CHÚ Thuế nhập khẩu Tuỳ theo mã HS code và hiệp định FTA (nếu có) Thuế GTGT (thuế VAT) 5 - 10% trên tổng giá trị nhập khẩu Lệ phí Hải Quan Khoảng 200.000 – 500.000 VNĐ/lô hàng Phí kiểm tra chuyên ngành Tùy thuộc loại hàng (kiểm dịch, VSATTP,…)
3. Chi phí Logistics
KHOẢN CHI PHÍ MỨC CHI PHÍ THAM KHẢO Cước vận chuyển quốc tế (sea/air) 50 – 3.000 USD (tùy tuyến và khối lượng) Chi phí Local Charge (CIC, THC…) 2 – 7 triệu VNĐ/lô (với container đường biển) Chi phí lưu kho, lưu bãi Tính theo ngày, đặc biệt tại cảng lớn Chi phí vận chuyển nội địa 1 – 5 triệu VNĐ (tuỳ tuyến và loại hàng) Chi phí dịch vụ khai báo Hải Quan 500.000 – 2 triệu VNĐ/lô (nếu thuê ngoài)

>>> Xem thêm: Ghép cont chính ngạch – Giải pháp nhập khẩu tối ưu cho doanh nghiệp nhỏ
Tổng kết
Việc thực hiện nhập khẩu chính ngạch cho người mới bắt đầu tưởng như phức tạp nhưng lại hoàn toàn có thể đơn giản hóa nếu bạn hiểu rõ quy trình, chuẩn bị đầy đủ chứng từ và chọn lựa được đơn vị Logistics uy tín hỗ trợ. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính hợp pháp, minh bạch mà còn có thể xây dựng sự uy tín, thuận lợi phát triển lâu dài và mở rộng thị trường.
Nếu vẫn đang tìm kiếm các cách nhập khẩu chính ngạch an toàn, nhanh chóng và tiết kiệm, hãy để Finlogistics đồng hành cùng với doanh nghiệp của bạn. Đội ngũ chuyên viên nhiệt tình, giàu kinh nghiệm cùng dịch vụ trọn gói của chúng tôi cam kết sẽ mang lại sự an tâm cho từng lô hàng nhập khẩu. Liên hệ ngay đến hotline/Zalo để được tư vấn miễn phí nhé.
Finlogistics
Thông tin liên hệ:
- Hotline: 0243.68.55555
- Phone/Zalo: 0963.126.995 (Mrs. Loan)
- Email: info@fingroup.vn