Lưu ca xe là gì? Tìm hiểu chi tiết phí lưu ca xe trong ngành vận tải hàng hóa nội địa

Lưu ca xe là gì? Đây là một thuật ngữ đặc thù và rất phổ biến trong ngành vận tải – Trucking hàng hóa nội địa tại Việt Nam, đặc biệt là hình thức vận chuyển container và hàng hóa khác. Tuy nhiên, nhiều người làm việc trong lĩnh vực này vẫn chưa thực sự hiểu rõ về đặc điểm của “lưu ca xe”. Hãy cùng với Finlogistics tìm hiểu kỹ hơn về khái niệm này nhé.

Lưu ca xe thường tương đương với phí chờ đợi (Standby Charge) hoặc phí hủy chuyến/nhỡ việc (Cancellation Fee)

Lưu ca xe là gì?

#Khái niệm

Lưu ca xe (thường gọi là phí lưu ca xe) là một loại phí phạt mà người thuê vận chuyển (chủ hàng hoặc Forwarder) phải trả cho phía nhà xe/đơn vị vận tải (Trucking Company) khi việc sử dụng phương tiện (xe tải, xe đầu kéo, xe container) bị chậm trễ hoặc muốn hủy chuyến đột ngột, gây lãng phí thời gian và làm lỡ công việc khác của xe đó.

#Đặc điểm

Vậy về bản chất, lưu ca xe là gì? Lưu ca xe là chi phí bồi thường, bù đắp cho phía nhà xe hoặc tài xế vì lãng phí thời gian chờ đợi. Trong khoảng thời gian này, nhà xe/tài xế hoàn toàn có thể nhận thêm một chuyến hàng khác, giúp tăng thêm thu nhập. Đây được xem là khoản chi phí phát sinh ngoài cước phí vận chuyển chính, mang tính chất phạt vi phạm cam kết về thời gian.

Phí lưu ca xe thường phát sinh bởi nhiều lý do từ phía người thuê hoặc các bên liên quan như sau:

• Chậm trễ trong việc xử lý thủ tục Hải Quan, khiến tờ khai chưa được thông quan, chưa có lệnh giao hàng D/O kịp thời
• Hàng hóa vẫn chưa đóng gói xong, chưa sẵn sàng hạ bãi/xuất kho kịp thời để xe đến lấy
• Xảy ra sự cố đột xuất khiến phải hủy chuyến xe vào phút chót mà không báo trước hoặc thông báo quá muộn
• Giờ giấc vận chuyển không khớp khiến xe đến đúng giờ đã hẹn nhưng công ty/kho bãi vẫn chưa làm việc hoặc bị quá tải

Lưu ca xe là chi phí trực tiếp liên quan đến việc sử dụng thời gian của phương tiện vận tải và tài xế

Hướng dẫn cách tính phí lưu ca xe

Phí lưu ca thường được tính toán dựa trên ba yếu tố chính như sau:

#Bước 1: Xác định thời gian miễn phí (Free time)

Đây chính là khoảng thời gian mà nhà xe/tài xế có thể chờ đợi mà không tính phí gì thêm, thường là 1 – 2 giờ, tính từ thời điểm xe đến vị trí nhận/giao hàng đúng theo lịch hẹn. Khoảng thời gian này cần phải được thỏa thuận cụ thể, rõ ràng trong Hợp đồng/Báo giá hoặc Email xác nhận đặt xe. Lưu ý, thời gian này được chỉ áp dụng cho việc chờ để nhận/giao hàng, không phải thời gian chờ do tắc đường.

#Bước 2: Xác định tổng thời gian chờ đợi

Tổng thời gian chờ được tính từ lúc xe đến vị trí được chỉ định cho đến khi công việc hoàn thành (ví dụ: xe bắt đầu lăn bánh chở hàng đi hoặc được giải phóng do hủy chuyến).

• Thời điểm bắt đầu tính: Thời gian xe đến (Trucking In-time) do tài xế ghi nhận và được bên kho bãi/cảng xác nhận
• Thời điểm kết thúc tính: Thời gian xe bắt đầu làm việc (lấy hàng, dỡ hàng) hoặc được xác nhận giải phóng hàng

#Bước 3: Tính toán thời gian bị phạt

Đây là phần thời gian vượt quá giới hạn miễn phí (Free time):

(*) Lưu ý: Nếu kết quả này là số âm (đồng nghĩa với việc xe hoàn thành công việc trong thời gian miễn phí), thì phí lưu ca xe là 0.

#Bước 4: Áp dụng theo đơn giá phạt

Đơn giá phạt được áp dụng dựa theo thỏa thuận ban đầu, thường được tính theo giờ hoặc nguyên ca/buổi (nhiều trường hợp đặc biệt sẽ tính theo ngày), cụ thể:

Doanh nghiệp của bạn sẽ tối ưu được chi phí vận chuyển nếu nắm rõ công thức tính lưu ca xe

Phân biệt phí lưu ca xe với chi phí khác

Doanh nghiệp cần được phân biệt rõ sự khác nhau giữa phí lưu ca xe và các chi phí phổ biến khác trong vận tải đường bộ nội địa, cụ thể như sau:

>>> Đọc thêm: Phí Handling là gì? Sự khác nhau giữa phí Handling và phí THC là gì?

Tạm kết

Finlogistics

Thông tin liên hệ:

• Hotline: 0243.68.55555
• Phone/Zalo: 0963.126.995 (Mrs.Loan)
• Email: info@fingroup.vn