Phiếu EIR là gì? Hướng dẫn cách lấy phiếu EIR đơn giản và chi tiết nhất

4.9/5 - (38 bình chọn)

Phiếu EIR là gì? Việc sử dụng phiếu EIR đóng một vai trò quan trọng trong quá trình giao nhận và kiểm soát tình trạng container. Phiếu EIR không chỉ là bằng chứng cho việc trao đổi container, mà còn là công cụ để quản lý và giải quyết những tranh chấp liên quan đến container. Hãy cùng với Finlogistics tìm hiểu về phiếu EIR và cách lấy phiếu EIR đơn giản và nhanh chóng qua bài viết dưới đây nhé!

Phieu-eir-la-gi

Nội dung chính
Toggle

Phiếu EIR là gì?
Khái niệm
Vai trò
Phân loại
Tiêu chuẩn phiếu EIR là gì?
Phiếu EIR có bao nhiêu liên?
Hướng dẫn cách lấy và khai phiếu EIR
Xin cấp lại phiếu EIR như thế nào?
Lời kết

Phiếu EIR là gì?

Nếu bạn đang thắc mắc phiếu EIR là gì thì hãy tham khảo những nội dung dưới đây nhé:

Khái niệm

Phiếu EIR (viết tắt của Equipment Interchange Receipt) còn được gọi là phiếu giao nhận container. Đây là một loại tài liệu đóng vai trò quan trọng trong việc ghi chép tình trạng thực tế của container trong quá trình trao đổi, làm việc giữa các bên liên quan đến chuỗi cung ứng vận tải, ví dụ: quá trình vận chuyển, thuê vận chuyển, nhà xe, cảng biển, kho bãi,…

Phiếu EIR là giấy tờ cần thiết để các loại hàng hoá có thể tham gia hoạt động vận chuyển và xuất nhập khẩu. Trong trường hợp container gặp sự cố hoặc bị hư hại, chủ sở hữu container (bên hãng tàu) sẽ dựa vào phiếu EIR để xác định và yêu cầu bên chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại. Những thông tin cơ bản có trong phiếu EIR bao gồm:

Tên đơn vị vận tải
Số phiếu EIR
Số hiệu của container
Phân loại và kích thước container
Tình trạng thực tế của container (sạch – bẩn, móp méo, hư hỏng,…)
Những phụ kiện kèm theo (giấy niêm phong, kẹp Seal, dây đai,…)
Thời gian giao nhận container
Tên và chữ ký của bên giao nhận

>>> Xem thêm: Cược cont là gì? Quy trình làm thủ tục và chi phí cược cont mới nhất

Phieu-eir-la-gi

Vai trò

Những chức năng chính của phiếu EIR là gì? Dưới đây là một số những chức năng thường thấy của phiếu EIR:

Bằng chứng giao – nhận container: Đây là tài liệu quan trọng để chứng minh quá trình giao – nhận container giữa các bên liên quan trong chuỗi vận chuyển.
Cơ sở để kiểm tra và đánh giá tình trạng container: Dựa theo những thông tin trên phiếu EIR, hãng tàu có thể kiểm tra và đánh giá tình trạng của container.
Cơ sở để giải quyết tranh chấp và khiếu nại: Tài liệu này cung cấp những thông tin cần thiết để các bên giải quyết tranh chấp hoặc khiếu nại có liên quan tới tình trạng container.
Cơ sở để tính toán khoản chi bồi thường (nếu có): Các bên có thể dễ dàng tính toán chi phí vận chuyển và xác định trách nhiệm bồi thường thiệt hại trong trường hợp container bị hỏng.

Hơn nữa, phiếu giao nhận container còn có vai trò trong một số trường hợp cụ thể khác như:

Đối với hàng hoá nhập khẩu: Xác nhận việc thanh toán chi phí nâng container lên xe của chủ hàng.
Đối với hàng hoá xuất khẩu: Xác nhận việc thanh toán chi phí hạ container xuống bãi của chủ hàng.

Phieu-eir-la-gi

Phân loại

Sau khi đã nắm rõ khái niệm và vai trò của phiếu giao nhận container, thì bạn cần phân loại được các loại phiếu EIR theo nhiều tiêu chí khác nhau như:

#Theo ngành kinh doanh

Phiếu EIR trong ngành vận tải biển: Ghi nhận việc trao đổi, trả lại và kiểm tra tình trạng thực tế của container trong hoạt động vận chuyển đường biển.
Phiếu EIR trong hoạt động Logistics và kho vận: Ghi chép quá trình trao đổi và kiểm tra tình trạng thực tế của container trong quá trình quản lý Logistics và lưu trữ hàng hoá tại kho bãi.

#Theo mục đích sử dụng

Phiếu EIR giao nhận hàng (Delivery EIR): Áp dụng đối với container được vận chuyển từ bên gửi đến bên nhận, ghi lại tình trạng của container tại thời điểm nhận hàng hoá.
Phiếu EIR trả lại hàng (Return EIR): Sử dụng đối với container được trả lại từ bên nhận cho bên gửi hoặc di chuyển từ điểm B về lại điểm A, ghi nhận tình trạng của container tại thời điểm trả hàng.

#Theo tình trạng container

Phiếu EIR đầy đủ (Full EIR): Áp dụng đối với container được trao đổi trong tình trạng hoàn chỉnh, không có bất kỳ hư hỏng hoặc thiếu sót nào.
Phiếu EIR thiếu sót (Short EIR): Sử dụng đối với container trao đổi không đủ số lượng hoặc bị thiếu hụt so với những thông tin ghi chép lúc đầu.

Phieu-eir-la-gi

Tiêu chuẩn phiếu EIR là gì?

Nhiều đơn vị vận tải sẽ thiết kế phiếu EIR theo yêu cầu hoặc tiêu chuẩn riêng. Tuy nhiên, các thành phần chính trên phiếu giao nhận container vẫn sẽ bao gồm:

Phần tiêu đề: Biểu tượng, tên chứng từ, số hiệu, ngày phát hành,…
Thông tin chủ hàng: Tên cơ quan, tên người nhận hàng, số CMND, số hiệu lệnh giao hàng, lệnh cấp rỗng (hoặc số hiệu Booking Note), thời hạn lệnh giao hàng, cơ quan phát hành lệnh giao hàng,…
Thông tin container: Số hiệu container, kích cỡ, phân loại, trạng thái, trọng lượng, vị trí, tên tàu, số chuyến tàu, hãng tàu, chủ khai thác, thời gian xếp dỡ, cảng dỡ, số Seal,…
Tình trạng container: Mô tả tình trạng thực tế container (bằng hình vẽ, mã số quy ước và ghi chú thêm)
Thời gian giao – nhận hàng hóa: Phương án giao – nhận hàng, số hiệu xe nâng (cẩu khung), số lượng container cần di dời trong quá trình giao – nhận,…
Ký xác nhận: Xác nhận việc xử lý container và giao – nhận hàng hóa.

Equipment Interchange Receipt có chứa khá nhiều nội dung quan trọng, bạn cần chú ý trong khi điền thông tin để bảo đảm quá trình xử lý hàng hoá container trong cảng diễn ra theo đúng thời gian và quy trình.

Phiếu EIR có bao nhiêu liên?

Phiếu EIR thường được tạo dưới dạng bản giấy truyền thống hoặc dạng điện tử, do phía cảng cấp cho chủ hàng và được cấp nhiều lần, tùy vào số lần chuyển giao container. Trong đó, phiếu EIR bản giấy thường được in thành hai bản sau:

Bản EIR dành cho người giao hàng
Bản EIR dành cho người nhận hàng

Tuy nhiên trên thực tế, Equipment Interchange Receipt dạng điện tử ngày càng được sử dụng phổ biến hơn. Loại chứng từ này thường được chuyển qua email hoặc những ứng dụng chuyên dụng, rất tiện lợi và tối ưu thời gian xử lý vận chuyển hàng hoá.

Phieu-eir-la-gi

Hướng dẫn cách lấy và khai phiếu EIR

Để hoàn tất quá trình khai phiếu Equipment Interchange Receipt một cách hiệu quả và chính xác nhất, bạn cần tuân thủ theo từng bước như sau:

Bước 1: Kiểm tra tình trạng thực tế của container khi giao – nhận hàng hoá (bao gồm: số hiệu, kích thước, phân loại, tình trạng container,…)
Bước 2: Ghi chi tiết tình trạng container vào phiếu EIR bản giấy hoặc bản điện tử. Nếu phát hiện có hư hại hoặc không khớp với phiếu EIR ban đầu, bạn hãy khai rõ vị trí và mức độ hư hại.
Bước 3: Ký tên và ghi rõ thời gian giao – nhận hàng lên phiếu EIR. Nếu sử dụng phiếu EIR bản giấy, bạn nhớ in thành hai bản và giao lại một bản cho bên nhận. Nếu sử dụng phiếu EIR bản điện tử, bạn cần gửi qua email hoặc ứng dụng chuyên dùng cho bên nhận hàng.
Bước 4: Bảo đảm lưu trữ phiếu EIR một cách an toàn để có thể sử dụng cho việc kiểm tra, đánh giá và giải quyết những tranh chấp, khiếu nại có liên quan đến container sau này.

>>> Xem thêm: Những lợi ích khi sử dụng dịch vụ vận chuyển Door to door

Phieu-eir-la-gi

Xin cấp lại phiếu EIR như thế nào?

Nếu bạn không may làm mất phiếu giao nhận container và muốn xin cấp lại phiếu lần thứ hai, thì cần tuân thủ theo các bước sau đây:

Bước 1: Khi phát hiện mất phiếu EIR, bạn thông báo ngay lập tập và yêu cầu giữ container tại cảng. Để có thể xin cấp lại, bạn cung cấp CCCD và điền đầy đủ thông tin vào mẫu công văn tại Trực ban sản xuất của cảng, sau đó ký tên (không cần dấu mộc công ty). Điều này cần phải thực hiện nhanh chóng để tránh nguy cơ mất hàng.
Bước 2: Sau đó, bạn yêu cầu cấp lại phiếu giao nhận container mới khi có xác nhận từ phía Hải Quan giám sát cổng rằng “container chưa thông qua bộ phận giám sát” hoặc tương tự nếu như container đã được thanh lý ra khỏi cảng.
Bước 3: Tiếp theo, bạn nhận phiếu xác nhận từ Hải Quan giám sát cổng, đến Trực ban sản xuất của cảng để yêu cầu mở kho và cấp lại phiếu EIR mới. Cuối cùng, bạn đưa công văn này gửi đến Thương vụ cảng để tiến hành in lại phiếu mới và hoàn tất quy trình thanh lý container hàng hoá.

Lời kết

Việc nắm rõ về phiếu EIR là gì, cũng như các bước để lấy phiếu EIR sẽ hỗ trợ đắc lực cho các bên liên quan trong chuỗi cung ứng hàng hoá. Hy vọng những thông tin hữu ích do Finlogistics tổng hợp ở trên sẽ giúp bạn trong quá trình giao – nhận hàng hoá container. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, xin gửi về địa chỉ email hoặc hotline của chúng tôi qua kênh liên hệ.

Finlogistics

Thông tin liên hệ: