Lệnh giao hàng D/O là gì? Hồ sơ và cách lấy

Lệnh giao hàng D/O là chứng từ quan trọng trong quy trình nhận hàng nhập khẩu, đặc biệt với hàng đường biển. D/O là viết tắt của Delivery Order, do hãng tàu, đại lý hãng tàu hoặc forwarder phát hành để người nhận có căn cứ làm thủ tục lấy hàng tại cảng, kho CFS hoặc địa điểm giao nhận. Nếu doanh nghiệp chậm lấy D/O hoặc thông tin trên lệnh bị sai, hàng có thể bị chậm kéo ra khỏi cảng và phát sinh lưu container, lưu bãi, Demurrage, Storage hoặc chi phí gia hạn lệnh. Bài viết dưới đây được đội ngũ Finlogistics biên soạn nhằm giúp doanh nghiệp hiểu rõ lệnh giao hàng D/O là gì, hồ sơ cần chuẩn bị, quy trình lấy lệnh và các lỗi cần tránh khi nhận hàng nhập khẩu.

Lệnh giao hàng D/O là gì?

Lệnh giao hàng D/O là chứng từ cho phép người nhận hàng làm thủ tục lấy hàng tại cảng, kho CFS hoặc địa điểm giao nhận. D/O là viết tắt của Delivery Order, thường được phát hành sau khi người nhận hoàn tất các điều kiện cần thiết như xử lý vận đơn hợp lệ, thanh toán local charge và đáp ứng yêu cầu của hãng tàu hoặc forwarder.

Trong quy trình nhập khẩu đường biển, D/O không thay thế Bill of Lading. Vận đơn là chứng từ vận tải quan trọng, còn D/O được dùng ở giai đoạn nhận hàng. Nói cách khác, doanh nghiệp thường phải xử lý vận đơn trước, sau đó mới được phát hành lệnh giao hàng để làm thủ tục nhận hàng tại cảng hoặc kho.

Ở một số hãng tàu, doanh nghiệp có thể tải Delivery Order hoặc xác nhận giải phóng container trực tiếp trong phần thông tin lô hàng trên hệ thống của hãng. Maersk cũng hướng dẫn khách hàng tìm Delivery Order hoặc Container Release Confirmation trong mục shipment details nếu chưa nhận được chứng từ này.

Lệnh giao hàng D/O dùng để làm gì?

Lệnh giao hàng D/O là cầu nối giữa hãng tàu, forwarder, cảng, kho và người nhận hàng. Khi có D/O hợp lệ, doanh nghiệp có căn cứ để tiếp tục các bước nhận hàng như làm thủ tục tại cảng, đóng phí cảng, nhận EIR, điều xe lấy hàng và đưa hàng về kho.

Với hàng nguyên container FCL, D/O thường gắn với số vận đơn, số container, số seal, cảng dỡ, người nhận hàng và thời hạn hiệu lực của lệnh. Với hàng lẻ LCL, D/O hoặc chứng từ tương đương được dùng để nhận hàng tại kho CFS sau khi hàng được tách khỏi container gom chung.

Trong quy trình nhập khẩu hàng hóa đường biển của Finlogistics, sau khi nhận Arrival Notice, doanh nghiệp tiến hành thực hiện lệnh giao hàng D/O; hồ sơ có thể gồm giấy giới thiệu, hóa đơn gốc và giấy ủy quyền nếu được yêu cầu.

Xem thêm: 10 bước quy trình nhập khẩu hàng hóa đường biển mới nhất

Ai phát hành lệnh giao hàng D/O?

Lệnh giao hàng D/O có thể do hãng tàu, đại lý hãng tàu hoặc forwarder phát hành. Đầu mối lấy lệnh phụ thuộc vào loại vận đơn, hình thức giao nhận và mô hình vận chuyển của từng lô hàng.

Hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu phát hành D/O

Với hàng nguyên container FCL đi theo Master Bill, doanh nghiệp thường làm việc trực tiếp với hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu để lấy D/O. Hãng tàu thường chỉ phát hành lệnh sau khi người nhận đã xử lý vận đơn, thanh toán phí đầu nhập và đáp ứng điều kiện giải phóng hàng.

Forwarder phát hành D/O

Với lô hàng đi qua forwarder, đặc biệt khi sử dụng House Bill, doanh nghiệp có thể phải lấy lệnh từ forwarder trước khi làm việc tiếp với hãng tàu, kho CFS hoặc đơn vị giao nhận liên quan. Trong trường hợp này, forwarder là đầu mối hướng dẫn doanh nghiệp xử lý chứng từ, phí và thủ tục nhận hàng.

Kho CFS hoặc đơn vị gom hàng xử lý hàng LCL

Với hàng lẻ LCL, hàng được gom chung container và tách tại kho CFS. Người nhận thường làm việc với forwarder, đơn vị gom hàng hoặc kho CFS để nhận hàng. Quy trình này khác hàng FCL vì doanh nghiệp không kéo nguyên container về kho riêng mà nhận từng kiện hàng tại kho.

Phí lệnh giao hàng D/O là gì?

Phí lệnh giao hàng D/O là khoản phí phát hành hoặc xử lý D/O mà hãng tàu, đại lý hãng tàu hoặc forwarder thu khi doanh nghiệp làm thủ tục nhận hàng. Khoản này thường nằm trong nhóm local charge tại đầu nhập.

Phí D/O không phải là cước biển và cũng không phải thuế nhập khẩu. Đây là khoản phí nghiệp vụ liên quan đến việc phát hành lệnh giao hàng, thường thể hiện trên debit note cùng các khoản khác như THC, CIC, EDO fee, phí chứng từ, phí vệ sinh container, phí CFS hoặc phí handling, tùy từng lô hàng.

Trong bài viết về phí Local Charge, Finlogistics xếp D/O và EDO vào nhóm phí tại cảng và hãng tàu; với hàng nhập khẩu, hai khoản này liên quan trực tiếp đến việc lấy lệnh giao hàng để nhận hàng tại cảng hoặc kho.

Xem thêm: Phí Local Charge là gì? Các khoản phí cần biết

Hồ sơ lấy lệnh giao hàng D/O gồm những gì?

Hồ sơ lấy lệnh giao hàng D/O có thể thay đổi theo hãng tàu, forwarder, loại vận đơn và hình thức giao nhận. Doanh nghiệp không nên áp dụng một checklist cố định cho mọi lô hàng, mà cần kiểm tra hướng dẫn cụ thể trên Arrival Notice, email của hãng tàu hoặc thông báo từ forwarder.

Thông thường, hồ sơ lấy D/O có thể gồm Arrival Notice, Bill of Lading bản gốc hoặc thông tin surrender/telex release, giấy giới thiệu của doanh nghiệp, giấy ủy quyền nếu có, căn cước của người đi lấy lệnh nếu được yêu cầu, debit note, chứng từ thanh toán local charge, thông tin mã số thuế, số vận đơn, số container và số seal.

Với lô hàng dùng vận đơn gốc, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ tình trạng vận đơn trước khi lấy lệnh. Với lô hàng telex release hoặc surrendered bill, cần bảo đảm hãng tàu hoặc forwarder đã ghi nhận tình trạng giải phóng hàng trên hệ thống.

Quy trình lấy lệnh giao hàng D/O hàng nhập khẩu

Quy trình lấy lệnh giao hàng D/O nên được xử lý ngay sau khi doanh nghiệp nhận thông báo hàng đến và bộ chứng từ đã sẵn sàng. Nếu đợi đến sát hạn free time mới lấy lệnh, doanh nghiệp dễ bị động khi phát sinh sai chứng từ, thiếu thanh toán hoặc chưa hoàn tất thông quan.

Bước 1: Nhận Arrival Notice

Arrival Notice là thông báo hàng đến do hãng tàu hoặc forwarder gửi cho người nhận. Thông báo này thường thể hiện tên tàu, số chuyến, cảng dỡ, số vận đơn, số container, số seal, ngày tàu đến và các khoản phí cần thanh toán.

Sau khi nhận thông báo, doanh nghiệp cần kiểm tra ngay ngày hàng đến, đầu mối lấy lệnh, thời hạn free time, thông tin người nhận và dự kiến kế hoạch thông quan. Đây là bước nền để tránh chậm lấy hàng sau khi container đã về cảng.

Bước 2: Kiểm tra vận đơn và thông tin người nhận

Doanh nghiệp cần đối chiếu B/L, tên consignee, notify party, số vận đơn, số container, số seal, tên tàu, số chuyến và cảng dỡ. Nếu thông tin trên vận đơn không khớp, việc phát hành D/O có thể bị dừng cho đến khi doanh nghiệp xử lý xong lỗi chứng từ.

Các lỗi thường gặp gồm sai tên công ty, sai mã số thuế, sai số container, sai cảng dỡ, sai thông tin notify party hoặc chưa có xác nhận telex release. Những lỗi này cần được xử lý càng sớm càng tốt vì việc sửa chứng từ có thể mất thời gian.

Bước 3: Thanh toán local charge

Hãng tàu hoặc forwarder thường gửi debit note để doanh nghiệp thanh toán các khoản local charge trước khi phát hành D/O. Doanh nghiệp cần kiểm tra từng khoản phí, đối chiếu với báo giá trước đó và xác nhận thông tin thanh toán.

Không nên chỉ kiểm tra tổng tiền. Bộ phận xuất nhập khẩu và kế toán nên rà soát từng khoản như D/O fee, THC, CIC, EDO fee, phí chứng từ, phí CFS, phí handling hoặc phí phát sinh khác nếu có. Việc thanh toán thiếu, sai nội dung chuyển khoản hoặc thiếu xác nhận thanh toán có thể khiến lệnh chưa được phát hành.

Bước 4: Nộp hồ sơ lấy D/O

Sau khi kiểm tra chứng từ và hoàn tất thanh toán, doanh nghiệp hoặc đơn vị được ủy quyền nộp hồ sơ cho hãng tàu, đại lý hãng tàu hoặc forwarder để nhận D/O. Một số trường hợp lệnh được phát hành bằng bản giấy, một số trường hợp được xử lý dưới dạng EDO.

Doanh nghiệp nên lưu lại email xác nhận, phiếu thu, hóa đơn, debit note và chứng từ thanh toán. Đây là cơ sở quan trọng để đối chiếu phí, kiểm tra thời điểm lấy lệnh và xử lý tranh chấp nếu phát sinh.

Bước 5: Kiểm tra nội dung trên D/O

Sau khi nhận D/O, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ số vận đơn, tên người nhận, mã số thuế, số container, số seal, hạn lệnh, cảng hoặc kho lấy hàng, điều kiện trả rỗng và các ghi chú đặc biệt. Nếu phát hiện sai sót, cần yêu cầu điều chỉnh ngay trước khi đưa lệnh vào quy trình nhận hàng.

Không nên giao D/O cho tài xế hoặc hiện trường khi chưa kiểm tra. Một lỗi nhỏ về số container, địa điểm lấy hàng hoặc hạn lệnh có thể khiến xe không lấy được hàng, phải quay đầu hoặc phát sinh thêm phí.

Bước 6: Dùng D/O để lấy hàng tại cảng hoặc kho

Sau khi có D/O, doanh nghiệp cần phối hợp các bước còn lại như khai báo hải quan, nộp thuế nếu có, thanh lý tờ khai, đóng phí cảng, nhận EIR và điều xe lấy hàng về kho. Với hàng container, doanh nghiệp cũng cần theo dõi thời hạn trả rỗng để tránh phát sinh Detention.

Xem ngay: Dịch vụ vận chuyển đường biển quốc tế tại Finlogistics

D/O khác gì với EDO, B/L, Arrival Notice và EIR?

Nhiều doanh nghiệp mới làm xuất nhập khẩu dễ nhầm D/O với các chứng từ khác trong quy trình nhận hàng. Bảng dưới đây giúp phân biệt nhanh:

Chứng từ	Cách hiểu	Vai trò chính
D/O	Delivery Order, lệnh giao hàng	Cho phép người nhận làm thủ tục lấy hàng
EDO	Electronic Delivery Order	Lệnh giao hàng điện tử, thay thế lệnh giấy trong một số trường hợp
B/L	Bill of Lading, vận đơn đường biển	Chứng từ vận tải, ghi nhận việc nhận chở hàng
Arrival Notice	Thông báo hàng đến	Thông báo lịch hàng về và thông tin lô hàng
EIR	Equipment Interchange Receipt	Phiếu giao nhận container, ghi nhận tình trạng container khi ra/vào cảng

Theo bài viết của Finlogistics, EDO là phiên bản số hóa của Delivery Order – D/O truyền thống viết bằng giấy; EDO thường được phát hành qua kênh điện tử hoặc email dưới dạng file PDF thay vì lệnh giấy.

Xem thêm: EDO là gì? Các bước lấy lệnh giao hàng điện tử

D/O có phải chứng từ hải quan không?

D/O không phải là tờ khai hải quan và cũng không thay thế bộ hồ sơ hải quan. Đây là chứng từ nghiệp vụ trong khâu giao nhận hàng nhập khẩu, giúp doanh nghiệp làm việc với hãng tàu, forwarder, cảng hoặc kho để nhận hàng.

Tuy nhiên, D/O thường được xử lý song song với thủ tục hải quan. Doanh nghiệp cần vừa lấy D/O, vừa khai tờ khai, theo dõi phân luồng, nộp thuế nếu có, thanh lý tờ khai và làm thủ tục tại cảng. Nếu một trong các bước này bị chậm, hàng có thể chưa được lấy ra khỏi khu vực giám sát đúng thời hạn.

Xem ngay: Dịch vụ thông quan tờ khai hải quan của Finlogistics

Những lỗi thường gặp khi lấy lệnh giao hàng D/O

Chậm lấy D/O khi hàng đã về cảng

Đây là lỗi phổ biến khiến hàng bị chậm nhận. Khi doanh nghiệp chậm lấy lệnh, container hoặc hàng lẻ có thể tiếp tục nằm tại cảng, bãi hoặc kho CFS. Hệ quả là doanh nghiệp có thể phát sinh lưu container, lưu bãi, lưu kho, Demurrage hoặc Storage.

Xem thêm: Demurrage là gì? Cách tính phí DEM và lưu ý

Sai thông tin trên vận đơn

Sai tên người nhận, sai số container, sai số seal, sai cảng dỡ hoặc sai thông tin notify party đều có thể làm chậm phát hành D/O. Với vận đơn gốc, lỗi chứng từ có thể mất thêm thời gian điều chỉnh với đầu nước ngoài, hãng tàu hoặc ngân hàng nếu lô hàng thanh toán qua L/C.

Chưa thanh toán đủ local charge

Hãng tàu hoặc forwarder thường chỉ phát hành lệnh sau khi doanh nghiệp hoàn tất các khoản phí theo debit note. Nếu kế toán thanh toán chậm, chuyển khoản thiếu nội dung, thiếu chứng từ xác nhận hoặc thanh toán sai tài khoản, việc lấy D/O có thể bị treo.

Không kiểm tra hạn lệnh

D/O hoặc EDO có thể có hạn hiệu lực. Nếu quá hạn, doanh nghiệp có thể phải gia hạn lệnh hoặc thực hiện lại một số bước xác nhận. Điều này đặc biệt quan trọng với hàng FCL, hàng cần lấy nhanh khỏi cảng hoặc hàng có rủi ro phát sinh phí lưu bãi.

Có D/O nhưng chưa sẵn sàng xe và kho

Có D/O không có nghĩa hàng chắc chắn được lấy ra khỏi cảng ngay. Doanh nghiệp vẫn cần tờ khai thông quan, mã vạch, EIR, phí cảng, xe kéo container, tài xế, kho nhận hàng và kế hoạch trả rỗng. Nếu một khâu chưa sẵn sàng, container vẫn có thể bị chậm lấy.

Chậm lấy lệnh giao hàng D/O có phát sinh chi phí không?

Có thể. Việc chậm lấy lệnh giao hàng D/O có thể làm phát sinh chi phí nếu hàng không được lấy ra khỏi cảng hoặc kho đúng thời hạn. Các khoản thường gặp gồm phí lưu container tại cảng, phí lưu bãi, phí lưu kho CFS, phí gia hạn lệnh, phí sửa chứng từ, phí đổi lệnh hoặc phí xe chờ.

Với hàng container, doanh nghiệp cần chú ý mối liên hệ giữa D/O, thông quan và free time. Nếu chậm lấy D/O khiến container nằm trong cảng quá thời gian miễn phí, doanh nghiệp có thể phát sinh Demurrage. Nếu container đã được kéo ra khỏi cảng nhưng trả vỏ rỗng muộn, doanh nghiệp có thể phát sinh Detention.

Xem thêm: Detention là gì? Cách tính phí DET và lưu ý

Doanh nghiệp cần kiểm tra gì sau khi nhận D/O?

Sau khi nhận D/O, doanh nghiệp cần kiểm tra nội dung trước khi chuyển cho hiện trường hoặc tài xế. Các thông tin cần rà soát gồm số vận đơn, tên người nhận hàng, mã số thuế, số container, số seal, tên tàu, số chuyến, cảng dỡ, hạn hiệu lực của lệnh, địa điểm lấy hàng, điều kiện trả container rỗng và các ghi chú đặc biệt.

Việc kiểm tra kỹ D/O giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro xe vào cảng nhưng không lấy được hàng, trả rỗng sai depot hoặc phải sửa lệnh trong thời gian gấp. Với lô hàng nhiều container, bộ phận xuất nhập khẩu nên lập bảng theo dõi riêng để kiểm soát từng container, ngày lấy hàng và hạn trả rỗng.

Finlogistics hỗ trợ doanh nghiệp xử lý D/O như thế nào?

Với các lô hàng nhập khẩu đường biển, Finlogistics hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra Arrival Notice, vận đơn, debit note, local charge, D/O/EDO, chuẩn bị tờ khai nháp, phối hợp thông quan và điều phối xe lấy hàng về kho. Việc xử lý đồng bộ từ khâu chứng từ, lấy lệnh, khai báo hải quan đến vận chuyển nội địa giúp doanh nghiệp giảm rủi ro chậm nhận hàng, phát sinh lưu bãi hoặc thiếu chứng từ khi đối chiếu hồ sơ.

Finlogistics hiện có các dịch vụ liên quan trực tiếp đến quy trình nhận hàng như vận chuyển đường biển quốc tế, vận chuyển nội địa Việt Nam và dịch vụ thông quan tờ khai hải quan. Trang dịch vụ thông quan của Finlogistics cũng thể hiện phạm vi hỗ trợ tại nhiều cửa khẩu, cảng biển và sân bay trọng điểm như Hải Phòng, TP. Hồ Chí Minh, Nội Bài, Tân Sơn Nhất và các cửa khẩu tại Lạng Sơn.

Xem ngay: Dịch vụ vận chuyển đường biển quốc tế tại Finlogistics

Xem ngay: Dịch vụ vận chuyển nội địa Việt Nam của Finlogistics

Xem ngay: Dịch vụ thông quan tờ khai hải quan của Finlogistics

Về Finlogistics

Finlogistics là công ty Forwarder Việt Nam, thuộc Công ty Cổ phần Kinh doanh Quốc tế Fingroup, được thành lập từ năm 2014. Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ vận chuyển quốc tế, vận chuyển nội địa và khai báo thủ tục hải quan, với hệ thống văn phòng tại Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, Hải Phòng và Lạng Sơn.

Đối với các lô hàng có rủi ro chậm D/O, EDO, thông quan, local charge, lưu container hoặc vận chuyển nội địa, đội ngũ Finlogistics có thể phối hợp kiểm tra chứng từ, theo dõi tiến độ lấy lệnh, chuẩn bị phương án giao nhận và hỗ trợ doanh nghiệp xử lý theo từng hồ sơ thực tế.

Thông tin liên hệ Finlogistics

Doanh nghiệp có thể liên hệ Finlogistics qua các kênh sau để được hỗ trợ nhanh hơn:

Hotline/Zalo: (+84) 886 865 251
Tổng đài: 0243.68.55555
Email: info@fingroup.vn
Trụ sở chính: Tầng 26, Tháp A, Tòa nhà Sông Đà, Số 18, Đường Phạm Hùng, Phường Từ Liêm, Hà Nội.

Câu hỏi thường gặp về lệnh giao hàng D/O

Lệnh giao hàng D/O là gì?

Lệnh giao hàng D/O là chứng từ do hãng tàu, đại lý hãng tàu hoặc forwarder phát hành để người nhận làm thủ tục lấy hàng tại cảng, kho CFS hoặc địa điểm giao nhận.

Phí lệnh giao hàng D/O là gì?

Phí lệnh giao hàng D/O là phí phát hành hoặc xử lý lệnh giao hàng. Khoản phí này thường do hãng tàu, đại lý hãng tàu hoặc forwarder thu trong nhóm local charge đầu nhập.

Ai phát hành lệnh giao hàng D/O?

D/O có thể do hãng tàu, đại lý hãng tàu hoặc forwarder phát hành, tùy lô hàng đi theo Master Bill, House Bill, hàng FCL hay hàng LCL.

Lệnh giao hàng D/O khác EDO thế nào?

D/O là lệnh giao hàng truyền thống, có thể ở dạng giấy. EDO là lệnh giao hàng điện tử, được xử lý qua hệ thống hoặc email tùy hãng tàu, cảng và forwarder.

D/O khác Bill of Lading thế nào?

Bill of Lading là vận đơn đường biển, còn D/O là lệnh giao hàng dùng ở khâu nhận hàng. Người nhận thường phải xử lý vận đơn hợp lệ trước khi được phát hành D/O.

D/O có phải chứng từ hải quan không?

D/O không phải là tờ khai hải quan và không thay thế bộ hồ sơ hải quan. Tuy nhiên, D/O là chứng từ nghiệp vụ quan trọng để doanh nghiệp làm thủ tục nhận hàng sau khi xử lý thông quan và các bước tại cảng hoặc kho.

Chậm lấy D/O có bị phát sinh phí không?

Có thể. Nếu chậm lấy D/O khiến hàng nằm tại cảng hoặc kho quá thời hạn miễn phí, doanh nghiệp có thể phát sinh phí lưu container, lưu bãi, lưu kho, gia hạn lệnh hoặc các chi phí liên quan khác.

Kết luận

Lệnh giao hàng D/O là chứng từ quan trọng trong quy trình nhận hàng nhập khẩu. Doanh nghiệp cần hiểu rõ D/O do ai phát hành, phí D/O gồm những gì, hồ sơ cần chuẩn bị ra sao và quy trình lấy lệnh diễn ra như thế nào để tránh chậm nhận hàng.

Để kiểm soát tốt tiến độ, doanh nghiệp nên kiểm tra Arrival Notice, vận đơn, debit note, local charge, hạn lệnh, tình trạng thông quan và kế hoạch xe trước khi hàng về cảng. Khi khâu lấy lệnh giao hàng được xử lý sớm và đồng bộ với thông quan, vận chuyển nội địa, doanh nghiệp có thể hạn chế rủi ro phát sinh Demurrage, Detention, Storage và các khoản phí ngoài dự kiến.