10 bước trong quy trình nhập khẩu hàng hóa đường biển chi tiết và dễ nhớ

Hiện nay, Việt Nam đã và đang áp dụng nhiều hình thức nhập khẩu hàng hóa khác nhau. Trong đó, phổ biến nhất vẫn là qua đường biển. Quy trình nhập khẩu hàng hóa đường biển chi tiết sẽ phụ thuộc vào từng mặt hàng khác nhau. Tuy nhiên, một quy trình tối thiểu sẽ bao gồm những bước quan trọng sau đây. Hãy cùng theo dõi với Finlogistics nhé!

Quy trình nhập khẩu hàng hóa đường biển bao gồm 10 bước chi tiết

Đặt lịch, kiểm tra, xác nhận booking tàu

Sau khi ký kết Hợp đồng mua bán (Sales Contract), bước đầu tiên trong quy trình nhập khẩu hàng hóa đường biển cần thực hiện là đặt booking tàu. Thông thường, hãng tàu sẽ hết chỗ trước lịch chạy 01 tuần, đặc biệt là vào mùa cao điểm. Khi thực hiện booking tàu, doanh nghiệp cần cung cấp các thông tin sau trong quy trình nhập khẩu hàng hóa đường biển:

• Cảng đi (Port of Loading): Nơi hàng hóa được xếp lên tàu
• Cảng chuyển tải: Có 2 hình thức bao gồm chuyển tải (transit) hoặc đi thẳng (direct) tùy theo lựa chọn ban đầu
• Cảng đến (Port of Discharge): Nơi đáp hàng hóa
• Tên hàng, trọng lượng: Theo thông tin trên bộ chứng từ
• Số lượng (Volumn): Số lượng container 
• Mã HS code
• Ngày xuất hàng (ETD): Ngày tàu xuất phát theo dự kiến
• Thời gian hàng xong (Cargo Ready Date): Theo thống nhất giữa đôi bên
• Một số yêu cầu khác: Kích cỡ, loại container, nhiệt độ, độ thông gió…

Sau khi cung cấp thông tin, bước tiếp theo trong quy trình nhập khẩu hàng hóa đường biển là kiểm tra và xác nhận booking :

• Tuyến (POL-POD) 
• Giá cước 
• ETD/ Line (Hãng tàu nào)
• Khối lượng hàng, số lượng container,..
• Local Charge 
• Hình thức trả (Prepaid hay Collect) 
• Cancel Fee, Deposit,… 

Theo dõi đóng hàng và cập nhật thông tin từ bên xuất khẩu

Việc theo dõi, giám sát tiến trình đóng hàng sẽ do bên xuất khẩu, đại lý hoặc đối tác giao dịch FWD của bạn thực hiện. Những thông tin cần cập nhật khi thực hiện quy trình nhập khẩu hàng hóa đường biển bao gồm:

• Ảnh chụp container rỗng nhằm đảm bảo không xảy ra hư hại gì trước đó
• Ảnh chụp bảng điều khiển nhiệt độ với hàng hóa đông lạnh

Kiểm tra chứng từ, hồ sơ lô hàng

Bước tiếp theo trong quy trình nhập khẩu hàng hóa đường biển là yêu cầu đối tác chuẩn bị các chứng từ cần thiết để tiến hành nhập lô hàng.

Nhận thông báo khi hàng đến

Doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo hàng đến (Arrival Notice) trước khi tàu cập bến 01 ngày. Các thông tin Arrival Notice sẽ tương tự như hóa đơn mua hàng, bao gồm: tên nhà xuất khẩu/ nhập khẩu, tên tàu, số chuyến, số hiệu container, số Seal, mô tả hàng hóa,… Sau đó, chúng ta tiến hành thực hiện lệnh giao hàng D/O: Giấy giới thiệu, Hóa đơn gốc, Giấy ủy quyền (nếu có yêu cầu).

Đăng ký chứng từ để nhận lô hàng

Tùy theo yêu cầu của từng loại hàng, doanh nghiệp cần chuẩn bị mã HS code, chứng từ liên quan theo quy định để đăng ký thủ tục nhập hàng trong quy trình nhập khẩu hàng hóa đường biển.

Khai báo Hải Quan

Đây là bước quan trọng và tương đối phức tạp trong quy trình nhập khẩu hàng hóa. Thủ tục này đòi hỏi đầy đủ các chứng từ: hợp đồng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, giấy phép nhập khẩu,… Ngoài các chứng từ theo như liệt kê, doanh nghiệp cần lưu ý đến chữ ký số nếu thực hiện thủ tục khai báo Hải Quan online.

Mở và thông quan; thanh lý tờ khai

Để tiến hành mở tờ khai và thông quan trong quy trình nhập khẩu hàng hóa đường biển, doanh nghiệp cần chuẩn bị giấy giới thiệu, tờ khai phân luồng Hải Quan, Invoice, phiếu đóng gói, vận đơn,… Sau đó hoàn thiện thủ tục nộp thuế, in mã vạch tại cảng và nộp ít nhất 02 bộ tờ khai đã thông quan cùng mã vạch cho bên giám sát Hải Quan. Họ sẽ đóng dấu lên mã vạch rồi giữ lại 01 bộ, bộ còn lại trả về cho doanh nghiệp.

Vận chuyển hàng hóa về kho

Sau khi thanh lý tờ khai, doanh nghiệp hãy mang theo D/O đến phòng thương vụ cảng để đóng phí. Tiếp theo giao chứng từ EIR, D/O cho tài xế để trình giám sát cổng, sau đó cho xe rời cảng về kho.

Rút hàng và trả container

Khi xe chở hàng đến kho, doanh nghiệp cần kiểm tra tình trạng container, Seal,… Sau khi rút hàng, tài xế sẽ mang trả container về cảng, kết thúc quy trình nhập khẩu hàng hóa đường biển.

Lưu trữ chứng từ và hồ sơ

Khi quy trình nhập khẩu hàng hóa vào kho được hoàn tất, doanh nghiệp cần lưu trữ toàn bộ chứng từ liên quan đến quy trình nhập khẩu hàng hóa để đối chiếu trong trường hợp khiếu nại phát sinh.

>>> Xem thêm: Các bước xuất nhập khẩu đối với những doanh nghiệp lần đầu thực hiện

Những điều cần lưu ý trong quy trình nhập khẩu hàng hóa

Khi thực hiện quy trình nhập khẩu hàng hóa đường biển, doanh nghiệp cần lưu ý các vấn đề sau:

• Mỗi tờ khai có thể khai tối đa 50 loại hàng hóa. Nếu số lượng hàng hóa nhiều hơn, doanh nghiệp cần dùng nhiều tờ khai và liên kết bằng số nhánh.
• Nếu doanh nghiệp thuộc diện không đủ điều kiện để đăng ký tờ khai, hệ thống sẽ báo lỗi và từ chối cấp tờ khai (trừ các loại hàng hóa cứu trợ, phục vụ an ninh quốc phòng).
• Với cùng một mặt hàng nhưng lại có thời gian nộp thuế khác nhau, doanh nghiệp cần khai báo trên nhiều tờ khai khác nhau ứng với thời điểm nộp thuế.
• Liệt kê các loại hàng hóa thuộc diện miễn giảm thuế/ hàng hóa chịu thuế VAT/ hàng hóa đặc biệt với thuế suất cao. Điều này nhằm đảm bảo lợi ích cũng như thực hiện đầy đủ nghĩa vụ doanh nghiệp.

Tổng kết

Trên đây là tổng hợp 10 bước chi tiết trong quy trình nhập khẩu hàng hóa đường biển. Mong rằng những thông tin này sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện hơn về lĩnh vực. Hiện nay, công ty Finlogistics là đơn vị cung cấp dịch vụ giao nhận, vận chuyển hàng hóa quốc tế, thủ tục thông quan Hải Quan,… tối ưu về chi phí lẫn thời gian. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ quý khách hàng và doanh nghiệp!

Finlogistics

Thông tin liên hệ:

• Hotline: 0243.68.55555
• Phone/Zalo: 0963.126.995 (Mrs.Loan)
• Email: info@fingroup.vn