Báo cáo quyết toán Hải Quan và những điều cần lưu ý

Các doanh nghiệp sản xuất xuất khẩu, gia công và chế xuất hiện nay đều đang phải thực hiện bảng báo cáo quyết toán Hải Quan. Vậy hình thức báo cáo quyết toán như thế nào? Thời hạn cần nộp báo cáo này hàng năm là khi nào? Cách thức lập báo cáo quyết toán như nào là đúng?… Bài viết dưới đây của Finlogistics sẽ giải đáp hết những thắc mắc này của các doanh nghiệp, để hiểu rõ hơn về vấn đề này!

Tổng quan về báo cáo quyết toán Hải Quan

Định nghĩa

Báo cáo quyết toán Hải Quan là bảng ghi chi tiết về tình hình sử dụng nguyên vật liệu nhập khẩu hoặc hàng hóa xuất khẩu do chính Hải Quan quản lý. Đây là báo cáo bắt buộc đối với những doanh nghiệp sản xuất – xuất khẩu, gia công cũng như chế xuất. Báo cáo quyết toán thường được sử dụng nhiều thuật ngữ tiếng Anh, ví dụ như: Customs Yearly Report (gọi tắt là Customs Report, Declaration Customs Report hoặc Settlement Customs Report).

Đối tượng cần làm báo cáo quyết toán Hải Quan

Các doanh nghiệp sản xuất xuất khẩu, gia công và chế xuất được miễn thuế khi thực hiện nhập khẩu nguyên vật liệu. Doanh nghiệp cần phải đối chiếu lượng nguyên liệu nhập khẩu với những thành phẩm xuất khẩu và dựa trên định mức tiêu hao của chính loại nguyên vật liệu đó. Các đối tượng cụ thể:

• Các tổ chức, cá nhân thực hiện hoạt động nhập khẩu nguyên liệu nhằm để sản xuất hàng hóa, sản phẩm xuất khẩu ra nước ngoài
• Các tổ chức, cá nhân thực hiện hoạt động gia công hàng hóa với các doanh nghiệp nước ngoài
• Các doanh nghiệp chế xuất

Do đó, báo cáo quyết toán Hải Quan được xem là mẫu báo cáo quan trọng mà những doanh nghiệp sản xuất xuất khẩu, gia công và chế xuất bắt buộc phải thực hiện đầy đủ và trình lên cho Cơ quan Hải Quan kiểm kê.

>>> Xem thêm: Thủ tục Hải Quan nhập hàng Air tại sân bay Nội Bài

Báo cáo quyết toán Hải Quan mới nhất có những quy định nào?

Những vấn đề về báo cáo quyết toán Hải Quan đã được quy định rõ ràng, cụ thể tại Thông tư số 39/2018/TT-BTC sửa đổi Thông tư số 38/2015/TT-BTC.

Thời hạn nộp

Căn cứ dựa theo Thông tư số 39/2018/TT-BTC quy định:

“Các cá nhân, tổ chức cần nộp đầy đủ báo cáo quyết toán Hải Quan muộn nhất là sau 90 ngày, tính từ ngày kết thúc năm tài chính hoặc trước khi bắt đầu thực hiện việc hợp nhất, sáp nhập, chia tách, giải thể và chuyển nơi làm thủ tục nhập khẩu nguyên vật liệu cho bên Chi cục Hải Quan”.

Sửa đổi và bổ sung

Căn cứ dựa theo Điểm B, Mục 2, Khoản 39, Điều 1 của Thông tư số 39/2018/TT-BTC quy định:

“Trong thời hạn là 60 ngày, tính từ ngày nộp báo cáo quyết toán, nhưng phải trước thời điểm khi Hải Quan ban hành Quyết định tiến hành kiểm tra báo cáo quyết toán hoặc kiểm tra sau thông quan, nếu thanh tra, tổ chức và cá nhân phát hiện ra sai sót trong việc lập báo cáo quyết toán thì được quyền sửa đổi và bổ sung báo cáo và tiếp tục nộp lại cho Hải Quan.

Hết thời hạn 60 ngày, tính từ ngày doanh nghiệp nộp báo cáo quyết toán hoặc sau khi Hải Quan quyết định tiến hành kiểm tra báo cáo quyết toán và kiểm tra sau thông quan, nếu thanh tra, tổ chức, cá nhân mới phát hiện ra sai sót trong việc lập báo cáo thì vẫn thực hiện việc sửa đổi, bổ sung báo cáo với Hải Quan. Ngoài ra, doanh nghiệp sẽ bị xử lý theo quy định Pháp luật về thuế phí và vi phạm hành chính.”

Địa điểm nộp

Căn cứ dựa theo quy định ghi tại Thông tư số 39/2018/TT-BTC, các doanh nghiệp sản xuất xuất khẩu, gia công và chế xuất sẽ tiến hành nộp báo cáo quyết toán tại Chi cục Hải Quan, nơi làm thủ tục xuất nhập khẩu hoặc Chi cục Hải Quan quản lý các doanh nghiệp chế xuất.

Mức xử phạt nộp chậm

Trong trường hợp doanh nghiệp nộp báo cáo quyết toán Hải Quan chậm so với quy định đưa ra thì sẽ bị phạt hành chính, từ 2.000.000 – 5.000.000 VNĐ. Nếu bên nộp báo cáo là cá nhân thì mức phạt sẽ giảm bằng ½ so với mức phạt tiền đối với tổ chức, doanh nghiệp. Căn cứ theo Nghị định số 128/2020/NĐ-CP quy định:

• “Phạt tiền từ 2.000.000 VNĐ cho đến 5.000.000 VNĐ, đối với hành vi không nộp báo cáo quyết toán hoặc báo cáo tình hình sử dụng hàng hóa, sản phẩm miễn thuế đúng với thời hạn quy định Pháp luật”
• “Mức phạt tiền quy định được ghi tại Chương II là mức phạt tiền đối với các tổ chức. Đối với các cá nhân thì bằng ½ mức phạt tiền đối với tổ chức, trừ trường hợp được quy định tại điểm B và điểm C tại Khoản này”

>>> Xem thêm: Thủ tục Hải Quan hàng hóa từ kho quan ngoại vào nội địa

Biểu mẫu chung cho báo cáo quyết toán Hải Quan

Các cá nhân và doanh nghiêoj nên sử dụng biểu mẫu báo cáo quyết toán Hải Quan số 15/BCQT-NVL/GSQL để kê khai thông tin, bạn có thể tải biểu mẫu tại đây. Dưới đây là một ví dụ:

Hướng dẫn cách làm và kiểm tra báo cáo quyết toán

Cách thực hiện

Các tổ chức, doanh nghiệp hiện nay thường xuyên sử dụng phần mềm ECUS5 VNACCS. Đây là một trong những phần mềm kê khai báo cáo quyết toán Hải Quan hiệu quả, có thể xử lý số liệu và truyền thông tin lên cho Hải Quan nhanh chóng và chính xác. Hướng dẫn cách làm báo cáo quyết toán Hải Quan như sau:

• Bước 1: Tổng hợp những thông tin, số liệu từ các bộ phận của doanh nghiệp: kho bãi, kế toán cho đến phòng ban xuất nhập khẩu,…
• Bước 2: Tổng hợp các số liệu từ bước 1, tiến hành lập bảng thống kê về nguyên vật liệu, thành phẩm,… qua đó xác định số liệu tồn ở đầu kỳ, nhập và xuất trong kỳ, cuối tùng là tồn cuối kỳ, sau đó lập bảng báo cáo quyết toán chi tiết
• Bước 3: Chuẩn bị bộ hồ sơ để lập báo cáo quyết toán Hải Quan nộp cho Cơ quan Hải Quan

Trong đó, hồ sơ đầy đủ để lập báo cáo quyết toán Hải Quan sẽ bao gồm những thành phần sau:

• Bộ chứng từ về nguyên vật liệu nhập khẩu như: Hợp đồng mua bán, Packing List, Commercial Invoice,…
• Định mức và những điều chỉnh
• Tờ khai Hải Quan xuất khẩu (nhập khẩu)
• Phiếu nhập – xuất kho của nguyên vật liệu, sản phẩm
• Những chứng từ về phế liệu và phế thải
• Bảng báo cáo tài chính, đi kèm những khoản hạch toán kế toán liên quan khác 
• Những chứng từ chứng minh đã xử lý tốt nguyên vật liệu dư thừa, sau khi kết thúc năm tài chính

Cách kiểm tra

Thông thường, các tổ chức, doanh nghiệp có thể tiến hành các bước kiểm tra nội dung báo cáo quyết toán như sau:

+ Kiểm tra tổng quát về định mức hàng hóa

+ Kiểm tra về tình hình hàng tồn kho, bao gồm: nguyên liệu, vật tư và hàng hóa xuất khẩu tại doanh nghiệp. Từ đó, sẽ xuất hiện các trường hợp dưới đây:

• Không có chênh lệch gì so với số liệu kê khai cho Hải Quan
• Chênh lệch thừa và thiếu về số lượng tồn kho giữa thực tế doanh nghiệp với những số liệu đã kê khai cho Hải Quan

>>> Xem thêm: Hải Quan Trung Quốc kiểm hóa hàng xuất khẩu

Dịch vụ làm báo cáo quyết toán Hải Quan, nên hay không?

Các doanh nghiệp nếu có đủ khả năng nên tự làm báo cáo quyết toán Hải Quan riêng, thay vì thuê dịch vụ ngoài. Điều này cũng sẽ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản kha khá chi phí phát sinh. Nếu doanh nghiệp muốn tự làm báo cáo quyết toán, thì nên cho nhân viên đi học nâng cao thêm khóa làm báo cáo Hải Quan chuyên nghiệp, mà không cần phải thuê tới dịch vụ ngoài.

Việc thuê dịch vụ làm báo cáo quyết toán bên ngoài sẽ khiến cho doanh nghiệp phụ thuộc nhiều vào đơn vị cung cấp dịch vụ. Thậm chí điều này còn sẽ bất tiện khi muốn hỏi thêm thông tin hay nhờ sự hỗ trợ khi cần thiết. Tuy nhiên, nếu tổ chức, doanh nghiệp không có nhân viên chuyên làm về mảng báo cáo quyết toán này thì nên thuê dịch vụ. Bởi vì, việc thuê dịch vụ sẽ chuyên môn hóa, được hỗ trợ trọn gói và xử lý những nghiệp vụ liên quan khác.

Tổng kết

Nếu quý khách hàng muốn tìm hiểu thêm hoặc có nhu cầu thực hiện báo cáo quyết toán Hải Quan hoặc bất kỳ chứng từ, giấy tờ liên quan nào, hoàn toàn có thể nhờ sự giúp đỡ của chúng tôi – công ty FWD hàng đầu Finlogistics. Với sự chuyên nghiệp thể hiện trong quy trình làm việc với khách hàng, chúng tôi tự tin cam kết đem lại dịch vụ xuất nhập khẩu đa dạng, uy tín và chất lượng nhất!

Finlogistics

Thông tin liên hệ:

• Hotline: 0243.68.55555
• Phone/Zalo: 0963.126.995 (Mrs.Loan)
• Email: info@fingroup.vn