Thủ tục chuyển cửa khẩu hàng hóa cần biết

Thủ tục chuyển cửa khẩu là quy trình hải quan áp dụng khi hàng hóa, phương tiện vận tải đang chịu kiểm tra, giám sát hải quan được vận chuyển từ một địa điểm làm thủ tục hải quan đến địa điểm làm thủ tục hải quan khác. Đây không phải là hoạt động vận tải nội địa thông thường, vì doanh nghiệp cần kiểm soát đúng hình thức vận chuyển, hồ sơ khai báo, tuyến đường, số container, số seal, niêm phong hải quan và xác nhận hàng đến đích. Nếu khai sai địa điểm đi/đến, tự ý thay đổi phương tiện hoặc không theo dõi trạng thái hàng vận chuyển, lô hàng có thể bị chậm xử lý và phát sinh rủi ro kiểm tra. Bài viết dưới đây được đội ngũ Finlogistics biên soạn nhằm giúp doanh nghiệp nắm rõ thủ tục chuyển cửa khẩu, hồ sơ cần chuẩn bị, quy trình xử lý và những lưu ý quan trọng khi vận chuyển hàng hóa chịu sự giám sát hải quan.

Thủ tục chuyển cửa khẩu là gì?

Thủ tục chuyển cửa khẩu là quy trình để hàng hóa, phương tiện vận tải đang chịu sự kiểm tra, giám sát hải quan được vận chuyển từ địa điểm làm thủ tục hải quan này đến địa điểm làm thủ tục hải quan khác. Theo Luật Hải quan 2014, “chuyển cửa khẩu” là việc chuyển hàng hóa, phương tiện vận tải đang chịu sự kiểm tra, giám sát hải quan giữa các địa điểm làm thủ tục hải quan.

Có thể hiểu đơn giản, hàng chuyển cửa khẩu vẫn chưa được xem là hàng tự do lưu thông như hàng nội địa thông thường. Trong thời gian vận chuyển, hàng vẫn thuộc phạm vi giám sát hải quan, cần bảo đảm nguyên trạng, đúng tuyến đường, đúng địa điểm đến, đúng thời hạn và đúng thông tin đã khai báo.

Xem thêm: Hàng chuyển cửa khẩu là gì? Thủ tục và lưu ý

Khi nào doanh nghiệp cần làm thủ tục chuyển cửa khẩu?

Doanh nghiệp cần làm thủ tục chuyển cửa khẩu khi lô hàng thuộc diện vận chuyển chịu sự giám sát hải quan giữa các địa điểm làm thủ tục. Trường hợp thực tế có thể phát sinh ở cả hàng nhập khẩu, hàng xuất khẩu, hàng đưa về địa điểm kiểm tra ngoài cửa khẩu hoặc hàng vận chuyển đến cửa khẩu xuất.

Với hàng nhập khẩu, tình huống thường gặp là hàng về cửa khẩu nhập, cảng biển, sân bay hoặc cửa khẩu đường bộ, sau đó được vận chuyển tiếp đến ICD, cảng cạn, kho CFS, kho ngoại quan, địa điểm kiểm tra tập trung hoặc Chi cục Hải quan ngoài cửa khẩu để tiếp tục xử lý hồ sơ. Với hàng xuất khẩu, doanh nghiệp có thể đăng ký tờ khai tại hải quan ngoài cửa khẩu, sau đó vận chuyển hàng đến cửa khẩu xuất để đưa qua khu vực giám sát.

Thông tư 121/2025/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/02/2026, sửa đổi, bổ sung một số quy định về thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát hải quan, thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và quản lý thuế đối với hàng hóa xuất nhập khẩu. Vì vậy, khi xử lý hồ sơ thực tế, doanh nghiệp cần đối chiếu quy định đang có hiệu lực tại thời điểm đăng ký tờ khai và hướng dẫn của Chi cục Hải quan quản lý.

Phân biệt vận chuyển độc lập và vận chuyển kết hợp

Trong nghiệp vụ chuyển cửa khẩu, doanh nghiệp thường gặp hai cách xử lý: vận chuyển độc lập và vận chuyển kết hợp. Việc xác định sai hình thức có thể khiến hồ sơ bị yêu cầu sửa, bổ sung hoặc khai lại.

Hình thức	Cách hiểu	Khi nào thường gặp
Vận chuyển độc lập	Khai riêng thông tin vận chuyển chịu giám sát hải quan	Hàng cần quản lý riêng chặng vận chuyển, hàng quá cảnh, trung chuyển hoặc trường hợp hệ thống yêu cầu
Vận chuyển kết hợp	Thông tin vận chuyển gắn với tờ khai xuất khẩu hoặc nhập khẩu	Hàng đã có tờ khai xuất nhập khẩu và cần vận chuyển giữa các địa điểm giám sát

Cổng Dịch vụ công Quốc gia có thủ tục riêng đối với hàng hóa vận chuyển kết hợp. Trong đó, trình tự thủ tục thể hiện các bước liên quan đến khai thông tin vận chuyển, niêm phong nếu thuộc diện phải niêm phong, theo dõi hàng vận chuyển và cập nhật hàng đến trên hệ thống.

Hồ sơ thủ tục chuyển cửa khẩu gồm những gì?

Hồ sơ thủ tục chuyển cửa khẩu không cố định cho mọi lô hàng. Thành phần hồ sơ phụ thuộc vào loại hàng, hình thức vận chuyển, địa điểm đi, địa điểm đến, phương thức vận tải, tình trạng niêm phong và yêu cầu của cơ quan hải quan.

Thông thường, doanh nghiệp cần chuẩn bị các nhóm chứng từ và thông tin sau:

• Tờ khai hải quan xuất khẩu hoặc nhập khẩu nếu lô hàng thực hiện theo hình thức vận chuyển kết hợp.
• Tờ khai vận chuyển độc lập nếu lô hàng thuộc trường hợp phải khai vận chuyển độc lập.
• Vận tải đơn hoặc chứng từ vận tải tương đương.
• Bản kê container, bản kê hàng hóa hoặc bản kê chi tiết nếu hồ sơ yêu cầu.
• Thông tin phương tiện vận chuyển, tuyến đường, thời gian dự kiến vận chuyển.
• Thông tin địa điểm vận chuyển đi và địa điểm vận chuyển đến.
• Số container, số seal, số niêm phong hải quan hoặc niêm phong hãng vận chuyển nếu có.
• Chứng từ liên quan đến ICD, kho CFS, kho ngoại quan, cảng cạn, địa điểm kiểm tra tập trung nếu phát sinh.
• Giấy phép quá cảnh nếu lô hàng thuộc trường hợp quá cảnh phải có giấy phép.

Trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia, thành phần hồ sơ của thủ tục liên quan đến hàng hóa vận chuyển kết hợp có nêu tờ khai vận chuyển độc lập, vận tải đơn và giấy phép quá cảnh đối với trường hợp hàng quá cảnh phải có giấy phép.

Quy trình thủ tục chuyển cửa khẩu

Quy trình thực tế có thể khác nhau theo từng địa điểm làm thủ tục, loại hàng và hình thức vận chuyển. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể kiểm soát hồ sơ theo các bước dưới đây.

Bước 1: Xác định lô hàng có thuộc diện chuyển cửa khẩu không

Doanh nghiệp cần kiểm tra lô hàng đang ở trạng thái nào: đã đăng ký tờ khai, đang chịu giám sát, đã được phép vận chuyển đi hay đã thông quan. Đồng thời, cần xác định hàng được vận chuyển từ đâu đến đâu, điểm đến có phải là địa điểm làm thủ tục hải quan, kho CFS, ICD, kho ngoại quan hoặc cửa khẩu xuất hay không.

Nếu lô hàng chỉ là vận chuyển nội địa sau thông quan, cách xử lý sẽ khác với hàng đang chịu giám sát hải quan. Đây là bước quan trọng để tránh nhầm giữa chuyển cửa khẩu, chuyển cảng, đưa hàng về bảo quản và vận tải nội địa thông thường.

Bước 2: Xác định hình thức khai báo

Bộ phận xuất nhập khẩu cần xác định lô hàng thực hiện theo vận chuyển độc lập hay vận chuyển kết hợp. Trường hợp hàng đã có tờ khai xuất khẩu hoặc nhập khẩu và thông tin vận chuyển gắn với tờ khai đó, doanh nghiệp thường xử lý theo hướng vận chuyển kết hợp. Trường hợp cần quản lý riêng chặng vận chuyển, doanh nghiệp có thể phải khai tờ khai vận chuyển độc lập.

Không nên tự chọn hình thức khai theo kinh nghiệm của lô hàng trước. Doanh nghiệp cần đối chiếu loại hình tờ khai, điểm đi, điểm đến, hướng dẫn trên hệ thống và phản hồi của cơ quan hải quan.

Bước 3: Chuẩn bị dữ liệu khai báo

Dữ liệu khai báo cần được kiểm tra kỹ trước khi truyền. Các thông tin quan trọng gồm số vận đơn, số container, số seal, địa điểm vận chuyển đi, địa điểm vận chuyển đến, phương tiện vận tải, tuyến đường, thời hạn vận chuyển và tình trạng niêm phong.

Với hàng container, số container và số seal phải khớp giữa vận đơn, manifest, tờ khai và thực tế. Nếu sai số seal hoặc sai số container, lô hàng có thể bị yêu cầu kiểm tra, sửa thông tin hoặc xác minh trước khi được vận chuyển.

Bước 4: Khai thông tin vận chuyển trên hệ thống

Người khai thực hiện khai báo theo chỉ tiêu thông tin tương ứng với hình thức vận chuyển. Với hàng hóa vận chuyển kết hợp, Cổng Dịch vụ công Quốc gia nêu bước khai thông tin vận chuyển kết hợp theo chỉ tiêu quy định tại Phụ lục II ban hành kèm Thông tư 38/2015/TT-BTC.

Sau khi khai, doanh nghiệp cần theo dõi phản hồi trên hệ thống. Nếu có yêu cầu sửa, bổ sung hoặc xuất trình hàng hóa, cần xử lý ngay để không làm chậm thời gian vận chuyển.

Bước 5: Hải quan kiểm tra, niêm phong và bàn giao nếu cần

Cơ quan hải quan có thể kiểm tra hồ sơ, kiểm tra tình trạng hàng hóa, thực hiện niêm phong hoặc cập nhật thông tin hàng vận chuyển đi trên hệ thống. Với hàng nhập khẩu đưa về kiểm tra tại địa điểm ngoài cửa khẩu thuộc diện phải niêm phong, thủ tục trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia thể hiện hải quan nơi lưu giữ hàng hóa thực hiện niêm phong, cập nhật thông tin vận chuyển đi và bàn giao hàng cho người khai vận chuyển về địa điểm kiểm tra.

Doanh nghiệp cần phối hợp chặt với đơn vị vận tải để bảo đảm container, seal và niêm phong đúng tình trạng khi rời địa điểm vận chuyển đi.

Bước 6: Vận chuyển đúng tuyến, đúng địa điểm và đúng thời hạn

Sau khi được phép vận chuyển, doanh nghiệp và đơn vị vận tải phải đưa hàng đến đúng địa điểm đã khai báo. Trong quá trình vận chuyển, không tự ý thay đổi tuyến đường, phương tiện, địa điểm dỡ hàng, chuyển tải hoặc tháo niêm phong nếu chưa xử lý theo quy định.

Nếu phát sinh sự cố như tai nạn, hỏng xe, thay đổi phương tiện, mất seal, rách seal hoặc không thể đến điểm đích đúng hạn, doanh nghiệp cần thông báo và phối hợp với cơ quan có thẩm quyền để xử lý. Việc tự xử lý nội bộ mà không cập nhật hồ sơ có thể làm tăng rủi ro kiểm tra và giải trình.

Bước 7: Xác nhận hàng đến địa điểm đích

Khi hàng đến địa điểm vận chuyển đến, doanh nghiệp cần phối hợp với hải quan nơi đến, cảng, kho hoặc địa điểm lưu giữ để cập nhật trạng thái hàng đến trên hệ thống. Với thủ tục hàng hóa vận chuyển kết hợp, Cổng Dịch vụ công Quốc gia nêu trách nhiệm của hải quan nơi đến là tiếp nhận hàng, kiểm tra tình trạng niêm phong, đối chiếu thông tin vận chuyển đi và cập nhật thông tin hàng đến trên hệ thống.

Nếu quá thời hạn vận chuyển nhưng hàng chưa đến địa điểm đích, cơ quan hải quan nơi đi và nơi đến có thể phối hợp truy tìm hoặc xác minh lô hàng. Doanh nghiệp không nên chỉ theo dõi đến thời điểm xe rời cảng, mà cần kiểm soát đến khi hồ sơ được xác nhận hoàn tất trạng thái giám sát.

 

Hàng chuyển cửa khẩu có cần niêm phong hải quan không?

Không phải mọi lô hàng chuyển cửa khẩu đều có cùng yêu cầu niêm phong. Việc có phải niêm phong hải quan hay không phụ thuộc vào loại hàng, hình thức vận chuyển, kết quả phân luồng, tình trạng container, niêm phong hãng vận chuyển và yêu cầu của cơ quan hải quan trong từng hồ sơ cụ thể.

Với hàng xuất khẩu thuộc diện niêm phong, hải quan nơi vận chuyển đi có thể thực hiện niêm phong và bàn giao hàng hóa để vận chuyển ra cửa khẩu xuất. Với hàng nhập khẩu đưa về địa điểm kiểm tra ngoài cửa khẩu thuộc diện phải niêm phong, hải quan nơi lưu giữ hàng hóa có trách nhiệm niêm phong, cập nhật thông tin vận chuyển đi và bàn giao hàng cho người khai vận chuyển.

Doanh nghiệp cần kiểm tra tình trạng seal trước, trong và sau vận chuyển. Nếu seal bị sai, rách, mất hoặc không khớp thông tin đã khai, cần xử lý theo hướng dẫn của cơ quan hải quan, không tự ý thay seal hoặc mở container.

Thủ tục chuyển cửa khẩu có phải là thông quan không?

Thủ tục chuyển cửa khẩu không đồng nghĩa với thông quan. Đây là thủ tục cho phép hàng đang chịu giám sát hải quan được vận chuyển đến địa điểm làm thủ tục khác hoặc địa điểm kiểm tra, giám sát theo quy định.

Một lô hàng có thể được phép vận chuyển nhưng chưa hoàn tất thông quan. Doanh nghiệp cần phân biệt các trạng thái: được phép vận chuyển đi, đang chịu giám sát, đã đến địa điểm đích, đã thông quan, đã qua khu vực giám sát. Nhầm lẫn các trạng thái này có thể khiến doanh nghiệp điều xe sai thời điểm, đưa hàng về kho khi chưa đủ điều kiện hoặc thiếu bước xác nhận trên hệ thống.

Xem ngay: Dịch vụ thông quan tờ khai hải quan của Finlogistics

Lỗi thường gặp khi làm thủ tục chuyển cửa khẩu

Khai sai địa điểm vận chuyển đi hoặc đến

Sai mã địa điểm, sai Chi cục Hải quan, sai cảng đích, sai kho CFS, sai ICD hoặc sai địa điểm lưu kho có thể khiến hồ sơ bị yêu cầu sửa hoặc giải trình. Đây là lỗi thường gặp khi doanh nghiệp dùng lại thông tin của lô hàng cũ mà không đối chiếu vận đơn và địa điểm làm thủ tục thực tế.

Sai số container, số seal hoặc tình trạng niêm phong

Số container và số seal là thông tin trọng yếu trong giám sát hải quan. Nếu thông tin khai báo không khớp thực tế, lô hàng có thể bị dừng để kiểm tra hoặc xác minh. Với hàng nhiều container, doanh nghiệp nên lập bảng theo dõi riêng để tránh nhầm container này với container khác.

Tự ý thay đổi phương tiện hoặc tuyến đường

Trong quá trình vận chuyển hàng chịu giám sát, doanh nghiệp không nên tự ý thay đổi phương tiện, tuyến đường, điểm trung chuyển hoặc điểm dỡ hàng. Nếu phát sinh thay đổi do lý do khách quan, cần xử lý theo quy định và hướng dẫn của cơ quan hải quan.

Chậm xác nhận hàng đến đích

Nhiều doanh nghiệp chỉ theo dõi đến thời điểm xe rời cửa khẩu, nhưng không kiểm tra trạng thái hàng đến trên hệ thống. Nếu hồ sơ chưa được cập nhật hàng đến đích, lô hàng có thể bị treo trạng thái giám sát và ảnh hưởng đến việc xử lý hồ sơ tiếp theo.

Nhầm chuyển cửa khẩu với hàng đã thông quan

Đây là lỗi có rủi ro cao. Hàng được phép chuyển cửa khẩu vẫn có thể đang chịu giám sát hải quan. Doanh nghiệp cần kiểm tra trạng thái tờ khai, điều kiện thông quan và xác nhận hàng qua khu vực giám sát trước khi xem hàng là đã hoàn tất thủ tục.

Doanh nghiệp cần lưu ý gì trước khi làm thủ tục chuyển cửa khẩu?

Trước khi khai báo, doanh nghiệp cần rà soát đồng thời hồ sơ hải quan, chứng từ vận tải, số container, số seal, mã địa điểm đi, mã địa điểm đến, phương án vận chuyển và thời hạn dự kiến. Với các lô hàng nhập khẩu về cảng biển nhưng làm thủ tục tại ICD hoặc Chi cục ngoài cửa khẩu, cần kiểm tra kỹ cảng đích trên vận đơn, địa điểm lưu kho và yêu cầu giám sát tại cảng nhập.

Với hàng xuất khẩu qua cửa khẩu đường bộ như Hữu Nghị, Tân Thanh, Chi Ma, Móng Cái, doanh nghiệp cần tính thêm thời gian xếp xe, phân luồng, kiểm tra thực tế nếu có và điều kiện thông quan tại cửa khẩu. Các tuyến vận chuyển qua biên giới thường yêu cầu phối hợp chặt giữa chứng từ, phương tiện, cửa khẩu và kế hoạch giao nhận.

Xem thêm: Hệ thống cửa khẩu Lạng Sơn và quy trình thông quan chính ngạch

Xem thêm: Thông quan hàng hóa tại cửa khẩu Hữu Nghị

Finlogistics hỗ trợ thủ tục chuyển cửa khẩu như thế nào?

Với các lô hàng cần làm thủ tục chuyển cửa khẩu, Finlogistics có thể hỗ trợ doanh nghiệp rà soát chứng từ, xác định điểm đi/điểm đến, phối hợp khai báo hải quan, theo dõi trạng thái vận chuyển chịu giám sát và điều phối vận chuyển nội địa theo từng lô hàng. Việc kiểm soát đồng bộ giữa tờ khai, chứng từ vận tải, số container, số seal, niêm phong và thời hạn vận chuyển giúp doanh nghiệp giảm rủi ro sai sót trong quá trình giám sát hải quan.

Finlogistics hiện cung cấp các dịch vụ liên quan trực tiếp đến nhóm nghiệp vụ này như dịch vụ thông quan tờ khai hải quan, vận chuyển nội địa Việt Nam và vận chuyển đường bộ quốc tế. Trang dịch vụ thông quan của Finlogistics thể hiện phạm vi hỗ trợ khai báo, chuẩn bị hồ sơ và xử lý thủ tục hải quan tại nhiều cửa khẩu, cảng biển và sân bay trọng điểm; trong khi dịch vụ vận chuyển nội địa hỗ trợ các tuyến từ cảng, sân bay, cửa khẩu đến các khu vực nhận hàng của doanh nghiệp.

Xem ngay: Dịch vụ thông quan tờ khai hải quan của Finlogistics

Xem ngay: Dịch vụ vận chuyển nội địa Việt Nam của Finlogistics

Xem ngay: Dịch vụ vận chuyển đường bộ quốc tế tại Finlogistics

Về Finlogistics

Finlogistics là công ty Forwarder Việt Nam, thuộc Công ty Cổ phần Kinh doanh Quốc tế Fingroup, được thành lập từ năm 2014. Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ vận chuyển quốc tế, vận chuyển nội địa và khai báo thủ tục hải quan, với hệ thống văn phòng tại Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, Hải Phòng và Lạng Sơn.

Đối với các lô hàng có rủi ro về chuyển cửa khẩu, vận chuyển chịu giám sát hải quan, niêm phong, tuyến đường, thời hạn vận chuyển hoặc thông quan tại cửa khẩu, đội ngũ Finlogistics có thể phối hợp kiểm tra chứng từ, chuẩn bị phương án vận chuyển và hỗ trợ doanh nghiệp xử lý hồ sơ theo từng lô hàng thực tế.

Thông tin liên hệ Finlogistics

Doanh nghiệp có thể liên hệ Finlogistics qua các kênh sau để được hỗ trợ nhanh hơn:

Hotline/Zalo: (+84) 886 865 251
Tổng đài: 0243.68.55555
Email: info@fingroup.vn
Trụ sở chính: Tầng 26, Tháp A, Tòa nhà Sông Đà, Số 18, Đường Phạm Hùng, Phường Từ Liêm, Hà Nội.

Câu hỏi thường gặp về thủ tục chuyển cửa khẩu

Thủ tục chuyển cửa khẩu là gì?

Thủ tục chuyển cửa khẩu là quy trình hải quan áp dụng khi hàng hóa, phương tiện vận tải đang chịu kiểm tra, giám sát hải quan được vận chuyển từ một địa điểm làm thủ tục hải quan đến địa điểm làm thủ tục hải quan khác.

Thủ tục chuyển cửa khẩu cần hồ sơ gì?

Hồ sơ có thể gồm tờ khai xuất nhập khẩu, tờ khai vận chuyển độc lập nếu áp dụng, vận tải đơn, bản kê container hoặc hàng hóa, thông tin phương tiện, tuyến đường, số container, số seal và chứng từ liên quan đến địa điểm đi/đến.

Chuyển cửa khẩu có cần niêm phong hải quan không?

Có thể cần. Việc niêm phong phụ thuộc vào loại hàng, hình thức vận chuyển, kết quả kiểm tra, tình trạng container, niêm phong hãng vận chuyển và yêu cầu của cơ quan hải quan trong từng hồ sơ thực tế.

Vận chuyển độc lập và vận chuyển kết hợp khác nhau thế nào?

Vận chuyển độc lập thường khai riêng cho chặng vận chuyển chịu giám sát. Vận chuyển kết hợp thường gắn với tờ khai xuất khẩu hoặc nhập khẩu đã đăng ký và thông tin vận chuyển được theo dõi cùng hồ sơ tờ khai.

Chuyển cửa khẩu có phải là thông quan không?

Không. Chuyển cửa khẩu là quá trình vận chuyển hàng đang chịu giám sát hải quan đến địa điểm làm thủ tục khác. Hàng chỉ được xem là thông quan khi đáp ứng điều kiện theo hồ sơ thực tế và được cơ quan hải quan xác nhận theo quy định.

Sai số seal khi chuyển cửa khẩu có rủi ro gì?

Sai số seal hoặc tình trạng niêm phong không khớp có thể khiến hàng bị kiểm tra, xác minh hoặc yêu cầu giải trình. Doanh nghiệp cần kiểm tra seal trước khi vận chuyển và khi hàng đến địa điểm đích.

Có thể tự đổi xe khi đang chuyển cửa khẩu không?

Doanh nghiệp không nên tự ý đổi phương tiện khi hàng đang chịu giám sát hải quan. Nếu phát sinh sự cố cần thay đổi phương tiện, doanh nghiệp phải xử lý theo quy định và hướng dẫn của cơ quan hải quan.

Kết luận

Thủ tục chuyển cửa khẩu là nghiệp vụ quan trọng đối với hàng hóa đang chịu giám sát hải quan. Doanh nghiệp cần xác định đúng trường hợp áp dụng, hình thức vận chuyển, hồ sơ cần chuẩn bị, yêu cầu niêm phong và trách nhiệm xác nhận hàng đến địa điểm đích.

Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp cần rà soát kỹ chứng từ, khai đúng địa điểm đi/đến, kiểm tra số container và số seal, vận chuyển đúng tuyến, đúng thời hạn và theo dõi trạng thái hàng trên hệ thống. Với các lô hàng phức tạp, nhiều chặng vận chuyển hoặc liên quan đến ICD, kho CFS, kho ngoại quan, khu phi thuế quan và cửa khẩu đường bộ, doanh nghiệp nên kiểm tra hồ sơ thực tế trước khi khai báo để tránh sai sót trong quá trình xử lý.