Điều kiện và thủ tục nhập khẩu máy móc đã qua sử dụng

Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam đang chuyển dịch mạnh mẽ hướng tới mục tiêu Net Zero và phát triển bền vững vào năm 2026, việc hiện đại hóa dây chuyền sản xuất thông qua các thiết bị máy móc chất lượng cao từ các quốc gia tiên tiến là nhu cầu thiết yếu của cộng đồng doanh nghiệp. Tuy nhiên, thay vì đầu tư mới hoàn toàn với chi phí khổng lồ, nhiều đơn vị lựa chọn phương án tối ưu hóa ngân sách bằng cách nhập khẩu các thiết bị đã qua sử dụng từ Nhật Bản, Đức, Hoa Kỳ hoặc Hàn Quốc.

Việc nhập khẩu máy móc đã qua sử dụng trong giai đoạn này không còn đơn giản là hoạt động thương mại thông thường mà là một quy trình kỹ thuật và pháp lý vô cùng khắt khe, chịu sự điều chỉnh của nhiều định chế về công nghệ và bảo vệ môi trường. Bài viết dưới đây được đội ngũ chuyên gia tại Finlogistics nghiên cứu chuyên sâu, nhằm cung cấp một lộ trình thực thi toàn diện, giúp Quý doanh nghiệp hóa giải các rào cản và thực hiện thông quan hàng hóa một cách an toàn, minh bạch.

Hành lang pháp lý điều chỉnh hoạt động nhập khẩu máy móc cũ

Việc xác lập cơ sở pháp lý là bước đi tiên quyết để doanh nghiệp tránh các sai phạm nghiêm trọng dẫn đến việc hàng bị buộc tái xuất hoặc tiêu hủy tại cửa khẩu.

Quyết định số 18/2019/QĐ-TTg: Văn bản nòng cốt

Cho đến năm 2026, Quyết định số 18/2019/QĐ-TTg vẫn giữ vai trò là văn bản quy phạm pháp luật cao nhất điều chỉnh việc nhập khẩu máy móc, thiết bị, dây chuyền công nghệ đã qua sử dụng. Văn bản này thiết lập các tiêu chuẩn cứng về thời gian sản xuất và hiệu suất vận hành, buộc doanh nghiệp phải thực hiện thẩm định kỹ lưỡng trước khi ký kết hợp đồng ngoại thương.

Các thông tư và luật bổ trợ

Bên cạnh Quyết định 18, hoạt động này còn chịu ảnh hưởng bởi:

• Thông tư 23/2015/TT-BKHCN: Quy định chi tiết các bước thực hiện đối với danh mục hàng hóa đặc thù.

• Luật Bảo vệ môi trường 2020: Các quy định về quản lý chất thải và phát thải khí nhà kính đối với thiết bị công nghiệp cũ.

• Các hiệp định FTA thế hệ mới: Tác động đến chính sách thuế quan đối với thiết bị cũ có nguồn gốc từ các khối liên minh kinh tế.

Tiêu chí bắt buộc để được phép nhập khẩu máy móc đã qua sử dụng

Để một lô hàng máy móc cũ được phép thông quan vào Việt Nam trong năm 2026, thiết bị đó phải thỏa mãn đồng thời các điều kiện khắt khe về thời gian và công nghệ.

Giới hạn về thời gian sản xuất (Tuổi máy)

Đây là tiêu chí quan trọng nhất và thường xuyên gây tranh chấp tại chi cục hải quan. Theo quy định chung:

• Thiết bị không được có tuổi đời vượt quá 10 năm tính từ ngày sản xuất đến ngày nhập khẩu cập cảng Việt Nam.

• Cách tính được thực hiện như sau:

  T = T_import − T_production

  Trong đó:

  • T là giá trị chênh lệch cần xác định.

  • T_import là mức thuế áp dụng đối với hàng hóa nhập khẩu.

  • T_production là mức thuế áp dụng đối với hàng hóa sản xuất trong nước.

  Điều kiện áp dụng:

  T phải nhỏ hơn hoặc bằng 10.

• Một số ngành nghề đặc thù như cơ khí chính xác, sản xuất linh kiện điện tử có thể có yêu cầu khắt khe hơn, trong khi một số lĩnh vực nặng như luyện kim có thể có những danh mục phụ lục cho phép biên độ tuổi rộng hơn nhưng đi kèm điều kiện công nghệ nghiêm ngặt.

Tiêu chuẩn kỹ thuật và An toàn môi trường

Thiết bị nhập khẩu phải được sản xuất theo tiêu chuẩn phù hợp với:

• Các Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN) về an toàn và tiết kiệm năng lượng.

• Tiêu chuẩn quốc gia (TCVN) của Việt Nam hoặc tiêu chuẩn của các quốc gia G7, Hàn Quốc về các chỉ số bảo vệ môi trường.

• Hiệu suất năng lượng của máy móc phải đạt mức tối thiểu theo quy định để đảm bảo không tiêu thụ điện năng quá mức, phù hợp với định hướng kinh tế xanh của Chính phủ.

Phân loại mã HS Code và Biểu thuế nhập khẩu 2026

Việc áp mã HS Code cho máy móc cũ yêu cầu sự chính xác tuyệt đối để xác định nghĩa vụ thuế và các chính sách quản lý chuyên ngành tương ứng.

Nguyên tắc áp mã HS Code

Hàng hóa đã qua sử dụng thường được áp mã HS Code tương tự như máy móc mới thuộc Chương 84 và Chương 85 của Biểu thuế xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, trên tờ khai hải quan điện tử, doanh nghiệp bắt buộc phải ghi chú rõ trạng thái hàng hóa là Used hoặc Đã qua sử dụng tại phần mô tả chi tiết.

Biểu thuế nhập khẩu và các công thức tính toán

Trong năm 2026, doanh nghiệp cần chú ý tận dụng các Hiệp định thương mại tự do (FTA) nhằm tối ưu chi phí và giảm gánh nặng thuế khi nhập khẩu.

• Thuế nhập khẩu ưu đãi:
  Được xác định dựa trên trị giá hải quan của hàng hóa và mức thuế suất tương ứng theo mã HS.

• Công thức tính tổng thuế phải nộp:

Tổng thuế = Thuế nhập khẩu + Thuế VAT

Trong đó:

Thuế nhập khẩu = Trị giá hải quan × Thuế suất nhập khẩu

Thuế VAT = (Trị giá hải quan + Thuế nhập khẩu) × Thuế suất VAT

Giải thích các thành phần:

• Trị giá hải quan:
  Là giá tính thuế của hàng hóa nhập khẩu, thường bao gồm giá mua (FOB/CIF tùy điều kiện), cộng với chi phí vận chuyển và bảo hiểm đến cửa khẩu nhập.

• Thuế suất nhập khẩu:
  Là mức thuế áp dụng theo mã HS của hàng hóa. Thuế suất có thể là 0% nếu doanh nghiệp có chứng nhận xuất xứ hợp lệ theo các FTA như Form E, Form D, Form EUR.1,…

• Thuế suất VAT:
  Là thuế giá trị gia tăng áp dụng cho hàng nhập khẩu, thông thường là 10%, hoặc 8% tùy theo chính sách hỗ trợ của Chính phủ tại thời điểm nhập khẩu.

Quy trình giám định máy móc cũ

Đối với máy móc đã qua sử dụng, chứng thư giám định là tài liệu có giá trị pháp lý bắt buộc để cơ quan hải quan quyết định việc thông quan hàng hóa.

Giám định tại nước xuất khẩu (Pre-shipment Inspection)

Đây là giải pháp được Finlogistics khuyến khích đối với các lô hàng có giá trị lớn hoặc dây chuyền sản xuất phức tạp.

• Việc giám định ngay tại kho của nhà cung cấp giúp doanh nghiệp phát hiện sớm các thiết bị không đạt chuẩn về năm sản xuất hoặc tình trạng vận hành.

• Chứng thư giám định quốc tế (từ các tổ chức như SGS, BV) được thực hiện tại nước ngoài giúp rút ngắn đáng kể thời gian chờ đợi tại cảng Việt Nam.

Giám định tại cửa khẩu hoặc kho bảo quản

Nếu chưa giám định tại nước ngoài, doanh nghiệp phải đăng ký giám định với các tổ chức được Bộ Khoa học và Công nghệ chỉ định tại Việt Nam (như Vinacontrol, FCC, hoặc các trung tâm Quatest).

• Giám định viên sẽ thực hiện kiểm tra thực tế nhãn máy (Nameplate), kiểm tra tình trạng han gỉ, đo đạc các chỉ số vận hành thử nghiệm.

• Nội dung chứng thư phải khẳng định rõ: Năm sản xuất, tình trạng thiết bị còn lại bao nhiêu phần trăm chất lượng, và quan trọng nhất là kết luận Phù hợp với Quyết định 18/2019/QĐ-TTg.

>>> Xem thêm: CO CQ là gì? Vai trò quan trọng của CO và CQ trong xuất nhập khẩu chính ngạch

Lộ trình 7 bước thực hiện thủ tục nhập khẩu thực tế

Để quá trình vận hành diễn ra thông suốt, doanh nghiệp cần tuân thủ lộ trình 7 bước chuẩn hóa sau:

• Bước 1: Tiền kiểm kỹ thuật và tuổi máy: Kiểm tra hình ảnh thực tế của nhãn máy và catalog thiết bị để xác định chính xác năm sản xuất trước khi thanh toán cho đối tác nước ngoài.

• Bước 2: Ký kết hợp đồng và chuẩn bị bộ chứng từ: Soạn thảo Sales Contract với các điều khoản bảo vệ về chất lượng máy. Thu thập đầy đủ Invoice, Packing List và vận đơn.

• Bước 3: Đăng ký giám định thiết bị cũ: Thực hiện đăng ký với tổ chức giám định có thẩm quyền ngay khi hàng cập cảng hoặc có vận đơn.

• Bước 4: Khai báo hải quan điện tử: Truyền tờ khai trên hệ thống VNACCS/VCIS, đính kèm số đăng ký giám định và các chứng từ định dạng số.

• Bước 5: Kiểm tra thực tế hàng hóa và giám định: Phối hợp cùng công chức hải quan và giám định viên mở container tại bãi kiểm hóa để đối soát số Serial, Model và năm sản xuất thực tế.

• Bước 6: Giải phóng hàng và nộp bổ sung chứng thư: Sau khi lấy mẫu và kiểm tra, doanh nghiệp nộp thuế và xin giải phóng hàng về kho. Sau khi có bản chính Chứng thư giám định đạt yêu cầu, nộp bổ sung lên hệ thống hải quan.

• Bước 7: Thông quan chính thức và đưa vào sản xuất: Cơ quan hải quan kiểm tra tính nhất quán giữa hàng thực tế và chứng thư để đóng tờ khai thông quan hoàn toàn.

Bộ hồ sơ hải quan chi tiết cho máy móc đã qua sử dụng

Việc thiếu hụt một tài liệu nhỏ trong bộ hồ sơ có thể dẫn đến việc hàng bị đình trệ hàng tuần tại cảng, phát sinh chi phí lưu kho bãi khổng lồ.

Các chứng từ thương mại bắt buộc

• Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract): Bản sao y công chứng hoặc đóng dấu doanh nghiệp.

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Thể hiện rõ tình trạng máy là Used.

• Phiếu đóng gói (Packing List): Thể hiện chi tiết số lượng kiện, trọng lượng và kích thước.

• Vận đơn (Bill of Lading): Chứng từ vận tải chính thức.

Các chứng từ kỹ thuật và pháp lý đặc thù

• Bản chính Chứng thư giám định: Được cấp bởi tổ chức có chức năng theo Quyết định 18.

• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Chứng minh tư cách pháp nhân nhập khẩu.

• Xác nhận của nhà sản xuất (nếu có): Trong trường hợp nhãn máy bị mờ hoặc không thể hiện rõ năm sản xuất, một văn bản xác nhận từ hãng sản xuất là tài liệu bổ trợ vô giá.

Những rủi ro khi nhập khẩu máy móc đã qua sử dụng và cách quản trị tại Finlogistics

Nhập khẩu máy móc cũ là lĩnh vực tiềm ẩn nhiều rủi ro về chi phí phát sinh nếu không có sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ khâu tiền kiểm.

Rủi ro về thiết bị vượt quá 10 năm tuổi

Cơ quan hải quan kiểm soát cực kỳ nghiêm ngặt tiêu chí này. Trong trường hợp máy móc đặc chủng, hiếm có hoặc vô cùng cần thiết cho sản xuất nhưng tuổi đời vượt quá 10 năm, doanh nghiệp phải làm thủ tục xin văn bản chấp thuận từ Bộ Khoa học và Công nghệ. Đây là quy trình phức tạp yêu cầu giải trình chi tiết về năng lực công nghệ và tính cấp thiết của dự án.

Quản trị trị giá hải quan và Tham vấn giá

Máy móc cũ không có giá niêm yết cố định như máy mới, dẫn đến việc hải quan thường xuyên nghi vấn doanh nghiệp khai thấp giá để giảm thuế.

• Giải pháp: Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ bằng chứng bao gồm chứng từ thanh toán ngân hàng, bảng giá so sánh của các máy tương tự và giải trình rõ ràng về tình trạng khấu hao của máy để bảo vệ trị giá khai báo trong buổi tham vấn giá.

Lỗi về nhãn mác hàng hóa và Nameplate

Nếu Nameplate của máy bị đóng lại, có dấu hiệu tẩy xóa hoặc không khớp với hồ sơ, lô hàng sẽ bị đình chỉ thông quan ngay lập tức để điều tra. Finlogistics khuyến cáo doanh nghiệp yêu cầu người bán chụp ảnh rõ nét nhãn máy trước khi đóng hàng và đảm bảo nhãn máy phải là nhãn gốc của nhà sản xuất.

Giải pháp dịch vụ chuyên sâu từ đội ngũ Finlogistics

Với bề dày kinh nghiệm trong việc điều phối các dự án nhập khẩu máy móc thiết bị cho các khu công nghiệp trọng điểm, Finlogistics cung cấp hệ sinh thái giải pháp toàn diện.

Tư vấn tiền kiểm hồ sơ và thẩm định công nghệ

Chúng tôi thực hiện kiểm tra hồ sơ pháp lý và kỹ thuật của thiết bị ngay khi doanh nghiệp còn ở giai đoạn thương thảo với đối tác nước ngoài. Việc dự báo chính xác các khó khăn giúp doanh nghiệp chủ động trong việc đàm phán giá và các điều khoản giao nhận.

Dịch vụ vận tải đa phương thức và thiết bị chuyên dụng

Đối với các máy móc siêu trường siêu trọng, Finlogistics sử dụng đội xe rơ-moóc sàn, rơ-moóc lùn và các phương tiện vận tải đặc chủng, đảm bảo an toàn tuyệt đối cho thiết bị từ cảng về đến xưởng sản xuất của doanh nghiệp.

Ủy thác nhập khẩu và Khai thuê hải quan trọn gói

Chúng tôi thay mặt doanh nghiệp thực hiện mọi thủ tục từ đăng ký giám định, truyền tờ khai đến giải trình tham vấn giá. Sự hiện diện trực tiếp của đội ngũ hiện trường tại các cảng Hải Phòng, Cát Lái giúp xử lý mọi tình huống phát sinh một cách nhanh chóng nhất, tối ưu hóa thời gian và chi phí cho khách hàng.

FAQ – Giải đáp các thắc mắc thường gặp về máy móc cũ

Máy móc sản xuất năm 2015 có được nhập khẩu vào tháng 2 năm 2026 không?

Căn cứ vào công thức 2026 – 2015 = 11, thiết bị này đã vượt giới hạn 10 năm. Trừ khi thiết bị này nằm trong danh mục phụ lục đặc biệt được phép kéo dài tuổi máy hoặc doanh nghiệp xin được văn bản chấp thuận riêng từ Bộ Khoa học và Công nghệ, nếu không lô hàng này sẽ không được phép nhập khẩu chính ngạch.

Có được phép nhập khẩu linh kiện, phụ tùng đã qua sử dụng không?

Theo quy định hiện hành, việc nhập khẩu linh kiện, phụ tùng đã qua sử dụng để kinh doanh hoặc sửa chữa máy móc bị cấm hoàn toàn nhằm ngăn chặn việc biến Việt Nam thành nơi tập kết rác thải điện tử. Doanh nghiệp chỉ được phép nhập khẩu linh kiện mới 100% để phục vụ thay thế.

Chi phí giám định máy móc cũ thường được tính như thế nào?

Phí giám định thường được tính dựa trên số lượng máy, độ phức tạp của thiết bị và địa điểm thực hiện giám định. Thông thường, các tổ chức giám định sẽ có bảng giá cố định cho từng loại thiết bị công nghiệp hoặc tính theo tỷ lệ phần trăm trị giá lô hàng.

---

Lời kết

Việc nhập khẩu máy móc đã qua sử dụng trong năm 2026 là một bài toán kinh tế thông minh cho các doanh nghiệp đang muốn nhanh chóng mở rộng năng lực sản xuất với mức vốn đầu tư hợp lý. Tuy nhiên, sự thành công của thương vụ phụ thuộc hoàn toàn vào tính chính xác của dữ liệu kỹ thuật và khả năng quản trị quy trình hải quan. Việc tuân thủ nghiêm ngặt Quyết định 18/2019/QĐ-TTg và các tiêu chuẩn môi trường không chỉ giúp doanh nghiệp thông quan nhanh chóng mà còn khẳng định uy tín của đơn vị trong lộ trình phát triển bền vững.

Finlogistics với tâm thế là một chuyên gia Logistics hàng đầu, cam kết đồng hành cùng Quý doanh nghiệp hóa giải mọi rào cản hành chính và kỹ thuật. Chúng tôi mang đến sự an tâm tuyệt đối thông qua các giải pháp tư vấn chuyên sâu và dịch vụ thực địa chuyên nghiệp.

Quý doanh nghiệp đang có kế hoạch nhập khẩu dây chuyền thiết bị cũ và cần một bản lộ trình thẩm định tuổi máy chính xác?

Hãy liên hệ với đội ngũ chuyên gia của Finlogistics ngay hôm nay để nhận được bản tư vấn chiến lược và giải pháp thông quan hiệu quả nhất.