PO là gì? PO là một trong những loại chứng từ quan trọng trong giao dịch hàng hoá thương mại quốc tế. Vậy những nội dung chính trên PO như thế nào và có vai trò quan trọng ra sao? Bài viết này sẽ giúp bạn làm rõ tất tần tật khái niệm về PO. Hãy cùng Finlogistics đi sâu tìm hiểu ngay dưới đây nhé!
Thuật ngữ PO là gì?
PO (viết tắt của Purchase Order) được hiểu là đơn đặt hàng. Trong hoạt động xuất nhập khẩu, PO là một loại chứng từ quan trọng, tương tự như một bản Hợp đồng thương mại (Sales Contract) giữa bên mua và bên bán hàng. Trong PO ghi rõ những thông tin chi tiết về số lượng, giá trị, đặc điểm,… của hàng hoá, thời gian giao – nhận hàng, điều kiện giao hàng, quy cách thanh toán và một số điều khoản liên quan khác.
Vai trò của PO là gì trong xuất nhập khẩu?
Trong hoạt động giao dịch hàng hoá thương mại quốc tế, PO đóng vai trò quan trọng như sau:
Hỗ trọ bên mua hàng truyền đạt những thông tin về hàng hoá cần mua đến cho bên bán, bao gồm: kích thước, số lượng và mẫu mã.
Những thông tin có trong PO sẽ hỗ trợ việc quản lý đơn hàng cụ thể và hiệu quả hơn nhiều.
Là loại tài liệu xác thực cho việc mua hàng, giúp ghi chép đầy đủ chi phí cho phía doanh nghiệp. Khi cơ quan thuế hoặc kiểm toán đến để kiểm tra, PO chính là bằng chứng quan trọng hàng đầu để doanh nghiệp xác minh được tổng chi phí đã tích hợp vào hoạt động quản lý chi phí và kinh doanh.
PO mang giá trị pháp lý cao, giúp bảo vệ quyền lợi của cả bên mua lẫn bên bán trong quá trình thực hiện giao dịch hàng hoá.
PO có tham gia vào quy trình đặt hàng, giúp đẩy nhanh quy trình mua – bán hàng hoá diễn ra chuyên nghiệp hơn.
Những nội dung chính cần có trên PO
Purchase Order có nhiều điểm giống với Hợp đồng mua bán, do đó những nội dung trên PO sẽ thể hiện rõ thông tin của bên mua, bên bán và hàng hoá, cũng như một số yếu tố khác như: quy cách giao hàng, quy cách thanh toán,… Một PO thông thường sẽ bao gồm những nội dung cụ thể như sau:
Number & Date (Số đơn đặt hàng và ngày tháng)
Seller (Name – Contact – Tel/fax) (Thông tin của bên bán)
Buyer (Name – Contact – Tel/fax) (Thông tin của bên mua)
Goods Description/Commodity/Product (Mô tả hàng hoá)
Quantity (Số lượng hàng hoá)
Specifications/Quality (Phẩm cấp hàng hoá/ Thông số kỹ thuật)
Unit Price (Đơn giá)
Total Amount (Tổng giá trị của bản hợp đồng)
Incorterms (Điều kiện giao hàng)
Payment terms (Điều kiện thanh toán)
Special Instruction: Discount, FOC… (Hướng dẫn đặc biệt: Giảm giá, FOC,…)
Mặc dù Purchase Order là một thuật ngữ khá phổ biến trong lĩnh vực Logistics – xuất nhập khẩu nói chung, nhưng trên thực tế vẫn có nhiều người bị nhầm lẫn giữa PO – PI – SC. Dưới đây là bảng so sánh đơn giản để làm rõ 03 thuật ngữ này:
Phân biệt
PO
PI
SC
Viết tắt của
Purchase Order
Proforma Invoice
Sales Contract
Mục đích
Dùng để xác nhận đơn đặt hàng
Ghi rõ các điều khoản mua bán để tham khảo trước khi đạt được thỏa thuận
Quy định các điều khoản mua bán
Thời điểm lập
Trước khi giao hàng
Trước khi giao hàng
Trước khi giao hàng hoặc sau khi giao hàng
Tính chất
Người mua gửi cho người bán
Người bán gửi cho người mua
Người bán gửi cho người mua
Nội dung
Chứa thông tin về mô tả, số lượng, đơn giá và các yêu cầu khác của dịch vụ/hàng hóa mà người mua muốn mua
Bao gồm thông tin chi tiết về hàng hóa: mô tả, đơn giá, số lượng, thuế và các điều khoản thanh toán dự kiến
Bao gồm: loại hàng hóa, giá bán, điều kiện vận chuyển, phương thức thanh toán, điều kiện bảo hành và các điều khoản khác
Tính pháp lý
Không có tính pháp lý cao như PI và SC
Có tính pháp lý nhất định, nhưng không được coi là hợp đồng chính thức
Có tính pháp lý cao, là hợp đồng giao dịch chính thức giữa hai bên
Lời kết
Tóm lại, bài viết đã làm rõ khái niệm PO là gì cũng như vai trò vô cùng quan trọng của loại chứng từ này trong hoạt động xuất nhập khẩu. PO không chỉ cung cấp những thông tin chi tiết về hàng hoá, mà còn hỗ trợ doanh nghiệp quản lý đơn hàng một cách hiệu quả và bảo vệ quyền lợi pháp lý cho cả đôi bên. Nếu bạn còn thắc mắc nào về thuật ngữ này, hãy liên hệ cho đội ngũ của Finlogistics để được tư vấn kỹ hơn nhé!
Consignee là gì? Trong hoạt động xuất nhập khẩu, Consignee là khái niệm xuất hiện nhiều trong quá trình trao đổi và mua bán hàng hoá giữa các bên với nhau. Tuy nhiên, nhiều người vẫn đang nhầm lẫn giữa Consignee và Notify Party, bởi có nhiều cách hiểu khác nhau. Vậy mối quan hệ giữa Consignee và Notify Party như thế nào? Hãy cùng Finlogistics tìm hiểu chi tiết ngay sau đây!
Consignee là gì?
Tuy đã bắt gặp nhiều nhưng bạn vẫn đang phân vân không biết Consignee là gì? Hãy tham khảo những nội dung dưới đây để hiểu rõ hơn về Consignee:
Khái niệm
Consignee (Cnee) nghĩa là người nhận hàng cuối cùng hoặc bạn cũng có thể hiểu là người mua hàng (Buyer). Cnee chính là người nhận hàng thực sự của hàng hoá và được chỉ định dựa vào vận đơn B/L đích danh (tên cá nhân/doanh nghiệp và địa chỉ của bên nhận hàng).
Nếu Cnee được thể hiện trên vận đơn vô danh (không ghi đích danh bên nhận hàng và theo lệnh) thì đây không phải là người mua hàng. Cnee có thể là người trực tiếp thực hiện các bước thủ tục nhập khẩu hàng hoá hoặc được chỉ định để tiến hành nhập khẩu. Tuy nhiên, vẫn có trường hợp Cnee là người trung gian để thực hiện vận chuyển hàng hoá, tùy theo thỏa thuận.
Trên phiếu vận đơn thông thường, thông tin về Cnee luôn được đặt bên dưới thông tin của người bán (Shipper) và luôn hiển thị rõ thông tin: tên cá nhân/doanh nghiệp, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại,…
Vai trò
Nhiệm vụ chính của Cnee là gì trong hoạt động xuất nhập khẩu nói chung và vận chuyển hàng hoá nói riêng?
Cnee được xem là người nhận hàng cuối cùng. Khi lô hàng cập bến cảng đích, đơn vị vận chuyển sẽ chỉ giao hàng cho Cnee giống với trên B/L gốc. Nhưng nếu bạn không chứng minh được mình là Cnee trên B/L gốc thì cũng sẽ không được giao hàng. Do đó, khi nhận hàng, bạn cần mang theo đầy đủ chứng từ xác thực Cnee để quá trình nhận hàng được diễn ra thuận lợi.
Đối với điều kiện giao hàng FOB Incoterm, sau khi lô hàng được bốc xếp lên tàu thì mọi trách nhiệm, rủi ro và chi phí thông quan hàng hoá đều sẽ thuộc về phía Cnee.
Cnee sẽ đóng vai trò là người thỏa thuận với đơn vị vận chuyển về những chi phí vận chuyển và chi phí phát sinh liên quan đến container.
Mối quan hệ mật thiết giữa Notify Party và Consignee là gì?
Notify Party được xem là người nhận thông báo mỗi khi hàng cập bến, cũng là cá nhân/doanh nghiệp có mặt trên vận đơn B/L. Notify Party sẽ có trách nhiệm nhận giấy thông báo lô hàng đến, sau đó gửi lại thông tin này đến cho Consignee để tiến hành nhận hàng về. Hoặc Notify Party sẽ được ủy quyền từ phía Cnee để nhận hàng và giao đến tại địa điểm của người nhận hàng cuối cùng.
Tùy theo mỗi lô hàng và loại vận đơn, Notify Party có thể vừa là người nhận thông báo, vừa là Cnee. Thậm chí, Notify Party còn là đại lý giao – nhận hàng hoặc là môi giới Hải Quan. Theo quy định thỏa thuận giữa hai bên, vai trò và nghĩa vụ của Notify Party và Cnee có sự khác nhau, vậy mối liên hệ mật thiết giữa Notify Party và Consignee là gì? Cụ thể:
1. Quyền nhận lô hàng:
Notify Party: Người được nhận được thông báo khi tàu chuẩn bị cập bến từ phía hãng tàu, có quyền được nhận lô hàng, thông quan và giao hàng cho người nhận hàng cuối cùng tại địa chỉ thỏa thuận.
Consignee: Người được nhận thông báo từ phía hãng tàu khi tàu chuẩn bị cập bến và cũng là người nhận hàng cuối cùng.
2. Thanh toán hoá đơn:
Notify Party: Người nhận hàng, thông quan Hải Quan và bàn giao lại cho người nhận hàng cuối cùng.
Consignee: Người nhận hàng cuối cùng, có trách nhiệm phải thanh toán tiền hàng và những khoản chi phí khác theo như Contract và nhận B/L ký hậu (bản gốc) để có thể lấy hàng về.
Hướng dẫn phân biệt Shipper-Consignee và Seller-Buyer
Thuật ngữ Shipper-Consignee và Seller-Buyer thường gây nhầm lẫn lớn vì khá tương đồng. Trong Sales Contract, Seller và Buyer là hai bên chính, nhưng trong vận chuyển hàng hoá, chúng ta lại sử dụng Consignee và Shipper.
Trong hoạt động giao dịch mua bán, người bán hàng sẽ được gọi là Seller hoặc Exporter. Còn khi phát hành Letter of Credit (L/C), Seller sẽ trở thành Beneficiary và Buyer là Remitter (người thanh toán). Khi phát hành vận đơn B/L, nhà xuất khẩu sẽ là Shipper, còn người nhập khẩu là Consignee, sự phân biệt này giúp các bên tránh được những rủi ro không mong muốn.
Nếu phải nhờ một bên làm trung gian vận chuyển, Shipper chỉ đóng vai trò là người trung gian mua hàng và bán lại cho Buyer. Còn Buyer cũng có thể thuê đơn vị Forwarder để có thể giảm thiểu rủi ro cũng như tối ưu chi phí.
Qua những nội dung trên chắc hẳn bạn đã nắm rõ Cnee là gì và có vai trò như thế nào. Dưới đây là những thông tin liên quan đến Cnee mà bạn cần lưu ý:
Thông tin về Cnee phải rõ ràng, đầy đủ: tên cá nhân/doanh nghiệp, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại,… thể hiện trên B/L đích danh để có thể nhận hàng.
Cnee vừa có thể là người mua (đối với B/L đích danh) hoặc cũng có thể không phải (đối với B/L vô danh). Khi đưa B/L đến để nhận hàng, nếu xác thực được thông tin là Cnee thì bạn sẽ được nhận hàng.
Hầu hết những B/L đường biển thì Cnee cũng chính là Notify Party.
Đối với B/L vô danh thì ai cũng có thể đưa Bill đến để làm thủ tục nhận hàng và chuyển nhượng hàng hoá bằng cách trao tay. Những người đưa B/L vô danh đến để nhận hàng cũng được xem là Cnee.
Tạm kết
Trên đây là tất tần tật lời giải đáp cho thắc mắc “Consignee là gì?” mà bạn đang quan tâm và tìm hiểu chi tiết. Bởi vì nhiều yếu tố tương đồng, nên bạn cần phân biệt rõ mối liên hệ giữa Notify Party và Consignee, cũng như sự khác nhau giữa Shipper-Consignee và Seller-Buyer. Nếu vẫn còn có câu hỏi liên quan để nội dung này, bạn có thể gọi đến cho đội ngũ chuyên viên của Finlogistics thông qua số hotline hoặc điền form liên hệ.
Airway Bill là gì? Đây chính là thắc mắc của nhiều người khi thực hiện vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không. Vậy Airway Bill có những chức năng và nội dung cụ thể ra sao? Các cách tra cứu vận đơn hàng không như thế nào? Hãy cùng với Finlogistics tìm hiểu ngay trong bài viết hữu ích này nhé!
Tìm hiểu về Airway Bill – vận đơn đường hàng không
Khái niệm Airway Bill là gì?
Để làm rõ định nghĩa Airway Bill là gì (viết tắt là AWB), thì bạn cần phải biết đây là loại chứng từ rất quan trọng, do nhà cung cấp dịch vụ hoặc đại lý ủy quyền phát hành trực tiếp. Mục đích của AWB nhằm để xác nhận việc giao nhận lô hàng vận chuyển bằng máy bay.
Mã vận đơn hàng không sẽ bao gồm 11 ký tự bằng số, có thể được sử dụng để đặt cọc, kiểm tra tình trạng vận chuyển và vị trí hiện tại của hàng hóa. Loại vận đơn này thường được phát hành ít nhất 8 bản, với nhiều màu sắc khác nhau. Ba bản đầu tiên sẽ được gọi là bản gốc:
Bản gốc số 1 dùng màu xanh lá, dành cho đối tượng chuyên chở
Bản gốc số 2 dùng màu hồng, dành cho đối tượng nhận hàng
Bản gốc số 3 dùng màu xanh dương, dành cho đối tượng gửi hàng
Sau ba bản gốc, thì những bản copy sau thường sẽ in màu trắng và được đánh số thứ tự từ số 4 trở đi.
Làm rõ khái niệm về Airway Bill
Một vài chức năng chính của vận đơn hàng không
Là chứng từ dùng để kê khai Hải Quan của hàng hóa
Là bằng chứng cho việc người vận chuyển hàng không đã nhận được hàng
Là giấy chứng nhận bảo hiểm hàng hóa vận chuyển đường hàng không
Là phiếu hướng dẫn cho nhân viên hàng không trong quá trình vận chuyển
Vận đơn đường hàng không thường sẽ không có chức năng sở hữu hàng hóa, có thể do phía hãng hàng không phát hành hoặc không.
Những chức năng chính của AWB là gì?
Phân loại những vận đơn hàng không phổ biến
Theo đó, vận đơn hàng không sẽ được phân làm 02 loại chính:
#House Airway Bill
Đây là loại vận đơn do chính người giao nhận cấp cho chủ hàng lẻ (LCL), khi nhận hàng để có vận đơn đi nhận hàng ở nơi đến. HAWB cũng dùng để điều chỉnh mối quan hệ giữa bên giao nhận và những chủ hàng để có thể nhận hàng hóa.
#Master Airway Bill
Đây là loại vận đơn dùng để điều chỉnh mối quan hệ giữa bên vận chuyển hàng không và bên giao nhận. MAWB cũng được làm chứng từ giao nhận hàng hóa giữa người vận chuyển và người giao nhận.
Dưới đây là một số thông tin quan trọng thường sẽ có ở trên Airway Bill mà bạn cần chú ý:
Mã số vận đơn (AWB Number)
Người nhận hàng hóa (Consignee)
Người gửi hàng hóa (Shipper)
Loại tiền tệ (Currency)
Tên sân bay xuất phát (Airport of Departure)
Đại lý của bên vận chuyển (Issuing Carrier’s Agent)
Tuyến đường đi (Routine)
Thông tin của người phát hành vận đơn (Issuing Carrier’s Name and Address)
Thông tin thanh toán cước phí (Accounting Information)
Mã thanh toán cước phí (Charges Vodes)
Mã số kiện hàng (Number of Pieces)
Giá trị kê khai vận chuyển (Declare Value for Varriage)
Giá trị khai báo Hải Quan (Declare Value for Vustoms)
Thông tin làm hàng hóa (Handing Information)
Cước phí trả trước (Prepaid)
Cước phí trả sau (Collect)
Chi phí bảo hiểm (Amount of Insurance)
Tổng cước phí và chi phí đi kèm (Charges)
Những chi phí khác (Other Charges)
Khu vực dành cho người vận chuyển (Carrier of Execution Box)
Khu vực ký xác nhận của người gửi hàng hóa (Shipper of Certification Box)
Khu vực chỉ dành cho người vận chuyển ở nơi đến (For Carrier of Use Only at Destination)
Cước phí trả sau bằng loại tiền tệ ở nơi đến, chỉ dùng cho người vận chuyển (Collect Charges in Destination Currency, for Carrier of Use Only).
Lời kết
Với những thông tin giải đáp về Airway Bill là gì đầy đủ ở trên, hy vọng bạn đã hiểu rõ khái niệm cũng như vai trò và phân loại của loại vận đơn đặc biệt này. Nếu có nhu cầu vận chuyển hàng hóa đường hàng không hoặc cần xử lý những giấy tờ thông quan Hải Quan, hãy liên hệ trực tiếp cho Finlogistics qua hotline 0963 126 995 hoặc 0243 685 5555 để được hỗ trợ nhanh chóng và kịp thời!
Ngành Logistics có rất nhiều loại vận đơn và được phân loại trong từng trường hợp cụ thể. Người ta hay nhắc đến vận đơn gốc, vận đơn theo lệnh, vận đơn đích danh,…và đặc biệt là vận đơn sạch. Vậy vận đơn này được hiểu như nào? Nếu muốn hiểu thêm về nội dung cũng như những chức năng, lợi ích liên quan đến vận đơn sạch, thì bạn hãy tham khảo bài viết chia sẻ các thông tin hữu ích bên dưới của Finlogistics nhé!
Tìm hiểu về Clean Bill of Lading
Tổng quát về các loại vận đơn (B/L)
Vận đơn sạch
Vận đơn sạch (hay còn gọi là Clean B/L) là viết tắt của cụm từ “Clean Bill of Lading”. Hiểu một cách đơn giản nhất, thì loại vận đơn này được xem như là một tuyên bố không có thiệt hại hay mất mát gì trong quá trình vận chuyển hàng hóa. Tức là, hoạt động vận chuyển đã diễn ra một cách suôn sẻ và không gặp sự cố dẫn đến tổn hại về hàng hóa trong khi chuyển đi.
Thông thường, Clean Bill of Lading sẽ được bên chuyên chở cung cấp, ngay sau khi đã tiến hành kiểm tra kỹ càng hàng hóa. Nếu kiện hàng không bị thiệt hại, sai lệch hay hao hụt về số lượng hoặc chất lượng thì sẽ đạt đủ điều kiện để cấp vận đơn sạch.
Clean B/L là một loại vận đơn đường biển, đồng thời cũng là loại hợp đồng vận chuyển giữa bên gửi hàng, bên chuyên chở và bên nhận hàng. Vận đơn sạch sẽ giúp đảm bảo hàng hóa từ khi được gửi, bốc xếp lên tàu và vận chuyển luôn ở trong tình trạng tốt nhất, không có những thiệt hại hoặc khiếm khuyết nào bên ngoài.
Thêm vào đó, Clean Bill of Ladingcòn bảo đảm số lượng hàng hóa khi xếp lên tàu luôn bằng nhau và không sai lệch. Đặc biệt, vận đơn sạch còn được xem như là “bằng chứng” giúp cho bên nhận hàng xác minh lô hàng chuyển đến có đúng với thỏa thuận như ban đầu với bên gửi hàng hay không. Bởi vì, chỉ có những lô hàng đủ số lượng, đúng chất lượng và không bị thiệt hại hay mất mát gì thì mới có thể được cấp loại vận đơn này.
Bên cạnh những yếu tố trên, có một điều mà các cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp xuất nhập khẩu đều cần quan tâm đó là Clean Bill of Lading sẽ không có các phê chú xấu của bên chuyên chở về tình trạng của hàng hóa khi hãng tàu tiếp nhận hàng hóa từ bên gửi hàng.
#Vận đơn không sạch
Bên cạnh loại vận đơn sạch thì thuật ngữ vận đơn không sạch (Unclean B/L – Unclean Bill of Lading) cũng thường xuyên được nhắc đến nhiều, trong khi vận chuyển hàng hóa thông qua đường biển. Ngoài ra, loại vận đơn này còn có những cái tên khác là Foul Bill of Lading hoặc Clause Bill of Lading.
Vận đơn không sạch cho thấy sự thiếu hụt, mất mát và thiệt hại của lô hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Khi hàng hóa chuyển đi bằng đường biển gặp phải sự cố dẫn đến những thiệt hại cho chủ hàng hoặc lô hàng cung cấp không đúng như thỏa thuận ban đầu thì Unclean B/L sẽ được cấp phát.
Nói chung, việc nhận vận đơn không sạch có thể gây ra nhiều khó khăn đối với các chủ hàng, nhà xuất khẩu trong tương lai. Bởi vì, số lô hàng chuyển đi không đúng với thỏa thuận đối với bên nhận. Khi đó, việc thanh toán chi phí giữa hai bên gửi và nhận sẽ tương đối khó khăn hơn.
Thông thường, khi thực hiện vận chuyển hàng hóa, bên nhận hàng thường sẽ dựa vào loại hình thư tín dụng để thanh toán. Tuy nhiên, đa phần những ngân hàng hiện nay lại từ chối thanh toán cho những mẫu vận đơn không sạch.
Trong khi đó, bên gửi hàng lại muốn nhận lại được tiền như thỏa thuận ban đầu, thì đều phải thông qua hình thức thư tín để nhận lại. Vì vậy, nếu bên nhận hàng cấp một vận đơn không sạch thì bên gửi hàng có thể sẽ không nhận được hết tiền hàng thanh toán, nên rất dễ bị lỗ nặng khi thực hiện giao dịch mua bán.
Thông qua hai khái niệm cụ thể của Clean Bill of Lading và Unclean Bill of Lading ở trên, chúng ta đều có thể nhận thấy sự khác nhau cơ bản giữa hai hình thức vận đơn như sau:
Vận đơn sạch
Vận đơn không sạch
Chỉ được phát hành khi bên chuyên chở đã tiến hành kiểm tra hàng hóa chuyển đi đúng “nguyên đai nguyên kiện” như lúc ban đầu. Hàng hóa không bị thiệt hại, mất mát hay giảm chất lượng, số lượng so với ban đầu khi bên gửi hàng đã chuyển đi.
Sẽ được phát hành khi hàng hóa vận chuyển gặp phải những sự cố như thiệt hại, mất mát hoặc chất lượng, số lượng không đảm bảo đúng như thỏa thuận giữa đôi bên.
Biểu mẫu Clean Bill of Lading
Những lợi ích lớn của vận đơn sạch
#Đối với bên mua hàng
Khi nhận được một vận đơn sạch, bên mua hàng sẽ có cơ sở để yên tâm hơn khi lô hàng hóa của mình đã được phía bên bán giao cho đơn vị chuyên chở trong điều kiện tình trạng tốt nhất, đầy đủ về số lượng và không bị hư hại, rách vỡ, ẩm mốc, han gỉ,…
Hay có nghĩa là bên bán hàng đã hoàn thành đúng nghĩa vụ giao hàng. Khi tàu cập cảng tại quốc gia của bên mua, nếu hàng hóa có sự thiếu hụt về số lượng, chất lượng, hay có rách vỡ,… thì tờ vận đơn sẽ là một cơ sở pháp lý để bên mua hàng có thể khiếu nại đơn vị chuyên chở để đòi bồi thường thiệt hại.
#Đối với bên bán hàng
Việc lấy được Clean Bill of Lading sẽ bảo đảm được bộ chứng từ gửi tới ngân hàng thanh toán theo phương thức thanh toán LC. Nếu vận đơn có phê chú xấu thì ngân hàng sẽ từ chối thanh toán cho bộ chứng từ. Để lấy được Clean B/L, thì bên bán cần tuân thủ nghiêm ngặt những quy định về quá trình giao hàng, bảo đảm lô hàng hóa đều trong điều kiện và tình trạng tốt cả về số lượng lẫn chất lượng.
Tuy nhiên, trên thực tế, việc xếp dỡ lên tàu hay khi vận chuyển thì lô hàng có thể bị rách, ẩm mốc, bẹp vỡ,…và có thể bị phê xấu vào vận đơn. Khi đó, bên bán cần phải:
Sau khi đã nhận biên lai thì thuyền phó ngay lập tức phải có biện pháp khắc phục bằng cách: thay thế hàng hóa (thay hàng hóa bị rách, vỡ, bẹp, gỉ,…) hoặc bổ sung số hàng còn thiếu. Đến khi thuyền trưởng tiến hành kiểm tra hàng hóa (khi hàng hóa đã được khắc phục xong) thì sẽ đổi biên lai, thuyền phó lấy vận đơn sạch do thuyền trưởng cấp.
Thông báo với bên mua hàng về việc lô hàng bị thiếu hụt hay tổn thất và thực hiện cam kết sẽ giao bổ sung chỗ hàng thiếu đó trong những đơn hàng sau. Đồng thời, đề nghị để đơn vị chuyên chở vẫn cấp vận đơn sạch để được phía ngân hàng chấp nhận thanh toán. Thường cách này sẽ chỉ áp dụng khi bên mua và bên bán đã có mối quan hệ thương mại lâu dài và thân thiết.
Vai trò quan trọng của Clean Bill of Lading
#Bằng chứng cho hợp đồng vận chuyển
Nhiều người cho rằng, vận đơn chính là bản hợp đồng giữa “bên bán” và “bên mua” hoặc là hợp đồng vận chuyển giữa “đơn vị vận chuyển” và “bên gửi hàng”, song điều này lại không hoàn toàn là chính xác.
Bản hợp đồng giữa “bên mua” và “bên bán” đã được thiết lập từ khi bên mua đặt hàng với bên bán và cả hai đã tiến hành thảo luận và đồng ý về những nội dung, thông tin và vấn đề chi tiết của giao dịch (ghi lại bằng lời nói hoặc văn bản).
Bản hợp đồng giữa bên gửi hàng và đơn vị chuyên chở đã được thiết lập từ khi bên gửi hàng hoặc nhà cung cấp dịch vụ hậu cần (bên thứ ba) của họ đã đặt chỗ với đơn vị vận chuyển để tiến hành vận chuyển lô hàng hóa.
Do đó, vận đơn chính là bằng chứng quan trọng của bản hợp đồng vận chuyển, được ký kết giữa “nhà cung cấp” và “đơn vị vận chuyển hoặc chủ sở hữu phương tiện vận chuyển hàng hóa” để có thể vận chuyển hàng hóa đúng theo hợp đồng giữa bên mua và bên bán.
Về mặt kỹ thuật, thì vận đơn còn được xem là loại tài liệu tiêu đề, có nghĩa là bất cứ ai nắm giữ vận đơn đều có quyền sở hữu đối với lô hàng hóa (quyền yêu cầu được nhận hàng). Nhưng tiêu đề này lại có sự thay đổi, tùy thuộc theo cách vận đơn được ký gửi rõ ràng trước đó như thế nào.
#Hóa đơn hàng hóa
Vận đơn được vận chuyển bởi đơn vị vận chuyển hoặc phía bên cung cấp dịch vụ hậu cần (bên thứ ba) của họ cho bên giao hàng để đổi lấy việc nhận vận chuyển hàng hóa. Vì thế, việc phát hành vận đơn theo cách này còn được xem như là một bằng chứng cho thấy bên vận chuyển đã nhận hàng hóa từ phía bên giao hàng theo thứ tự và tình trạng tốt rõ ràng, cụ thể (do bên giao hàng tiến hành bàn giao).
Tổng kết
Như vậy, trên đây là tất tần tật những thông tin chi tiết và cần thiết về khái niệm cũng như những lợi ích của vận đơn sạch mang lại cho các bên trong hoạt động vận chuyển hàng hóa. Nếu có nhu cầu tìm hiểu thêm thì hình thức vận đơn này hoặc mong muốn thực hiện vận chuyển hàng hóa, thì bạn hãy liên hệ cho Finlogistics. Kinh nghiệm lâu năm và sự tận tình của chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn giải quyết vấn đề, với tiêu chí nhanh chóng, an toàn và hiệu quả!
Commercial Invoice có vai trò và ý nghĩa quan trọng trong hoạt động kinh tế thương mại, đặc biệt là xuất nhập khẩu. Có lẽ chúng ta đã quá quen thuộc đối với những loại hóa đơn thông thường khác, nhưng chi tiết về Hóa đơn thương mại thì không phải ai cũng có cơ hội để tiếp xúc và hiểu rõ.
Do đó, qua bài viết này của Finlogistics, chúng tôi sẽ mang đến những nội dung, thông tin cô đọng và đầy đủ nhất về tờ đơn Invoice. Hy vọng bạn sẽ phần nào nắm được quy trình thủ tục, vai trò cũng như tính pháp lý của Commercial Invoice trong những hoạt động thương mại – xuất nhập khẩu!
Tìm hiểu khái niệm và vai trò của Invoice trong xuất nhập khẩu hàng hóa
Khái niệm Xoay quanh Commercial Invoice
#Định nghĩa
Commercial Invoice (tiếng Việt là Hóa đơn thương mại) là một loại chứng từ vô cùng quan trọng trong hoạt động thương mại quốc tế. Loại chứng từ này được sử dụng để thanh toán giá trị hàng hóa giữa người bán và người mua.
Cụ thể, Commercial thể hiện giá bán sản phẩm và nhà cung cấp hàng hóa bắt buộc phải có loại chứng từ này để thể hiện số tiền bên nhập khẩu cần thanh toán. Cũng như xác định giá trị lô hàng để đơn vị Hải Quan tính thuế nhập khẩu.
Trên một hóa đơn thương mại tiêu chuẩn sẽ bao gồm những thông tin như sau: đặc điểm hàng hóa, giá thành nhập vào, số lượng, tổng giá trị của lô hàng, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán và vận chuyển,…
#Chức năng
Vai trò của Invoice được thể hiện qua những yếu tố sau:
Invoice sẽ dùng cho việc thanh toán giữa bên bán và bên mua/ người xuất khẩu và người nhập khẩu. Invoice sẽ là căn cứ để bên bán yêu cầu bên mua thanh toán cho mình.
Bên cạnh đó, Invoice còn là cơ sở để tính toán số thuế xuất nhập khẩu mà công ty bạn phải nộp. Điều này hầu hết ai lên tờ khai Hải Quan sẽ hiểu rõ về việc nhập số tiền hóa đơn vào phần mềm của Hải Quan.
Invoice còn là cơ sở để đối chiếu thông tin với các loại chứng từ quan trọng khác trong quá trình thực hiện hợp đồng mua bán hay làm thủ tục xuất nhập cảnh liên quan. Khi kê khai Hải Quan, việc đối chiếu chéo chứng từ này với những thông tin tương ứng ở trên vận đơn, Packing List, giấy báo hàng đến,… là điều rất quan trọng và cần thiết. Nếu như có sự sai khác giữa những giấy tờ, thì người làm chứng từ hoặc kê khai Hải Quan phải lập tức kiểm tra và tiến hành bổ sung, chỉnh sửa ngay số liệu.
Invoice dùng để thanh toán giữa bên bán hàng và bên mua hàng
Commercial Invoice hay hoá đơn thương mại điện tử là loại chứng từ đặt biệt quan trọng khi làm thủ tục xuất nhập khẩu. Điều đó được thể hiện qua các yếu tố:
Invoice là chứng từ không thể thiếu trong vấn đề giao hàng
Trong việc xác lập thanh toán với đối tác, hóa đơn thương mại điện tử cũng là một chứng từ quan trọng
Ngoài ra, Invoice còn là căn cứ thiết yếu để có thể xác định được giá trị hải quan của hàng hóa. Từ đó có thể tính được thuế nhập khẩu của lô hàng.
Tuy nhiên, bạn cần chú ý rằng Commercial Invoice không phải là chứng từ sở hữu hàng hoá. Trừ khi nó có chứng từ đính kèm về việc chứng minh thanh toán hàng hoá của bên nhập khẩu (người mua). Số lượng bản sao của hoá đơn (tính cả bản chính và bản sao) cần thiết để giao hàng, phải được người nhập khẩu đồng ý.
Thường thì Commercial Invoice sẽ được phát hành một bản gốc và 02 bản sao. Ở mỗi nước thì luật pháp sẽ có những quy định khác nhau và không hạn chế số lượng bản chính. Đây là điều thực sự cần thiết trong quy trình nhập khẩu để khai báo hải quan theo yêu cầu của bên mua.
Nội dung chính của Commercial Invoice
#Hình thức
Thông thường, Invoice sẽ được phát hành theo bộ 03 bản: 01 bản gốc + 02 bản sao. Tuy nhiên, hầu hết các nước đều không giới hạn số lượng bản chính có thể phát hành. Vì đây là chứng từ thật sự cần thiết trong hoạt động xuất nhập khẩu và khai báo Hải Quan.
#Phân loại
Hiện nay hóa đơn thương mại được phân ra làm 04 loại chính bao gồm:
Hóa đơn tạm thời (Provisional Invoice): Là hóa đơn thanh toán sơ bộ tiền hàng trong những trường hợp như giá hàng là tạm tính, thanh toán theo từng phần,…
Hóa đơn chính thức (Final Invoice): Là hóa đơn dùng để thanh toán hàng khi thực hiện toàn bộ hợp đồng.
Hóa đơn chi tiết (Detailed invoice): Là hóa đơn có tác dụng phân tích chi tiết các bộ phận của giá hàng.
Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Nhìn chung hình thức của hóa đơn chiếu lệ cũng giống như hóa đơn thương mại. Tuy nhiên chúng không dùng để thanh toán vì không phải là yêu cầu đòi tiền. Loại hóa đơn này thường dùng khi hàng hóa được gửi đi triển lãm, gửi bán hoặc có tác dụng làm đơn chào hàng, làm thủ tục xuất nhập khẩu,…
Bạn nên phân biệt được các loại Commercial Invoice thường gặp
#Nội dung
Hóa đơn thương mại thường do các công ty tự lựa chọn và soạn thảo. Tuy nhiên dù lựa chọn mẫu hóa đơn nào thì Commercial invoice đều cần bao gồm những thông tin bắt buộc như:
Người mua (Buyer/Importer): Cần có đầy đủ các thông tin liên quan đến bên mua như: Tên công ty, fax, địa chỉ, người đại diện, địa chỉ email, số điện thoại, thông tin tài khoản ngân hàng thanh toán,..
Người bán (Seller/Exporter): Cũng phải đảm bảo đầy đủ thông tin cơ bản về người bán giống như người mua
Số Invoice: Là mục thể hiện số tên viết tắt chuẩn, hợp lệ do bên xuất khẩu quy định và cung cấp trên hóa đơn thương mại.
Ngày Invoice:Ngày Invoice là ngày hai bên ký hợp đồng và sẽ là trước ngày xuất khẩu hàng hóa (ngày vận đơn – Bill of Lading)
Thông tin hàng hóa: Bao gồm những thông tin: tên hàng, số lượng, tổng trọng lượng, số khối , số kiện hàng (tính theo bao/chiếc/cái/thùng…), giá nhập,… để bạn có thể tính thử ra được số tiền hàng, tiền vận chuyển cần thanh toán.
Hình thức thanh toán: Terms of Payment có thể kể đến những phương thức phổ biến như: T/T; L/C; D/A; D/P. Được dùng phổ biến nhất chính là thanh toán T/T (điện chuyển tiền – người mua chuyển tiền thẳng vào tài khoản người bán). Hay phương thức L/C (thanh toán tín dụng bằng chứng từ) cũng khá được ưa chuộng. Cuối cùng là 02 hình thức thanh toán D/A và D/P áp dụng cho thanh toán nhờ thu chứng từ.
Nước xuất xứ hàng hóa: Nhằm truy xuất nguồn gốc của hàng hóa đó xuất xứ từ quốc gia nào ví dụ như Vietnam, China,…để bạn có thể biết được.
Tổng tiền (Amount): Thể hiện tổng trị giá của hóa đơn hàng hóa xuất khẩu, được ghi bằng cả số và chữ, với mệnh giá thanh toán đồng tiền quy định của hai bên.
Điều kiện Incoterm: Ghi cùng địa điểm cụ thể của bên xuất khẩu (ví dụ như CIF HN, Vietnam).
Trên Commercial Invoice cũng sẽ có một số thông tin thường gặp khác như: POL – cảng xếp hàng/ POD – cảng dỡ hàng, tên tàu/số chuyến, Destination – Đích đến – thường hay trùng với POD…hay các giảm giá, chiết khấu,… ghi kèm theo. Ngoài những thông tin trên ra, Invoice còn bao gồm một số nội dung như: Cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng, ký hiệu chuyến bay, ngày giao hàng dự kiến,…
Sự khác nhau giữa Hóa đơn thương mại và Hóa đơn phi thương mại
Có khá nhiều người nhầm lẫn giữa Commercial Invoice và Non-Commercial Invoice. Tuy nhiên đây là 02 chứng từ hoàn toàn khác nhau. Như trên chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu về Invoice. Vậy Non Commercial Invoice là gì?
Non-Commercial Invoice hay còn được gọi là Hóa đơn phi thương mại là chứng từ có chức năng mở tờ khai và kê khai các vấn đề về giá, thuế nhập khẩu. Đây là hóa đơn không được dùng làm căn cứ để thanh toán giữa các bên mua bán. Điểm giống và khác nhau giữa Commercial Invoice và Non-Commercial Invoice cụ thể như sau:
Các điểm giống nhau: Hóa đơn thương mại và phi thương mại có hình thức hoàn toàn giống nhau. Nội dung của 02 loại chứng từ này cũng bao gồm các thông tin tương tự nhau.
Khác biệt: Điểm khác biệt lớn nhất giữa hóa đơn thương mại và phi thương mại là chức năng. Theo đó Non-Commercial Invoice chỉ có chức năng là mở tờ khai, kê khai giá và nộp thuế Hải Quan. Chứng từ này không có ý nghĩa phải thanh toán giữa các bên mua bán như Hóa đơn thương mại.
Một vài lưu ý đối với Invoice trong hoạt động thương mại
#Thời gian phát hành
Commercial Invoice được phát hành sau khi gửi hàng hoặc sau khi đóng xong hàng vào container bởi khi ấy mới có đủ thông tin về hàng hóa để tính tổng tiền hàng. Ngoài ra cũng có trường hợp Invoice được lập từ trước đó với hợp đồng giao hàng nhiều lần, các lần giống nhau về số lượng và không có sự thay đổi về giá.
Khi có đầy đủ nhất các thông tin về số lượng hàng hóa, nguồn gốc, chủng loại,… Hóa đơn thương mại sẽ được lập để làm căn cứ tính tổng giá trị hóa đơn, từ đó xác định được chính xác thuế giá trị xuất khẩu.
#Khai thiếu thông tin
Trong trường hợp Commercial Invoice thiếu các thông tin quan trọng hoặc thông tin giữa các chứng từ có sự chênh lệch sẽ ảnh hưởng tới quá trình thông quan hàng hóa.
Nghiêm trọng hơn còn có thể bị xử phạt theo quy định. Bạn cần chuẩn bị đây đủ hồ sơ Hải Quan trong quá trình khai báo, làm thủ tục để tránh bị bắt lỗi thiếu thông tin, dễ bị nhầm lẫn hoặc bị trả hàng về không được thông quan nhé.
#Phân biệt giữa Commercial Invoice và Packing List
Khi làm hóa đơn thương mại, bạn cần đảm bảo các nội dung của văn bản phải chuẩn xá. Bởi giữa báo cáo thông tin hàng hóa đóng gói “Packing List” và hóa đơn xuất nhập khẩu thường dễ bị nhầm lẫn với nhau vì nội dung của chúng khá tương đồng.
Mặc dù những thông tin trong Packing List (danh sách đóng gói hàng hóa) và hóa đơn thương mại CI có vẻ giống nhau nhưng hai tài liệu này có chức năng hoàn toàn khác nhau.
Packing List là chứng từ mô tả chi tiết các thông tin về lô hàng như kích thước, trọng lượng, đơn vị tính,… Ngoài ra nó còn bao gồm thông tin về cách thức đóng gói lô hàng và nhãn hiệu.
Còn hóa đơn thương mại là bằng chứng về giao dịch thương mại giữa nhà nhập khẩu và nhà xuất khẩu.
Tổng kết
Như vậy, bài viết đã trình bài những nội dung liên quan đến Commercial Invoice và một số điều cần lưu ý quan trọng khi xử lý loại chứng từ này. Mong rằng các doanh nghiệp đã có cái nhìn tổng quan nhất về thuật ngữ nói trên. Trong trường hợp khách hàng cần tư vấn thêm về những chứng từ, thủ tục liên quan đến Invoice, vui lòng liên hệ cho đội ngũ nhân sự của Finlogistics để được hỗ trợ mọt cách nhanh chóng, hiệu quả và tối ưu nhất nhé!
Vận tải đường biển có nhiều thuật ngữ khó mà các doanh nghiệp tham gia cần phải hiểu rõ. Một trong những khái niệm được sử dụng phổ biến phải kể đến đó là Bill of Lading – B/L. Vậy B/L là gì? Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về Bill of Lading, cũng như những chức năng và nội dung chính của vận đơn đường biển là gì cùng Finlogistics nhé!
Tìm hiểu khái niệm Bill of Lading là gì
B/L là gì? Thuật ngữ chi tiết về Bill of Lading
Vậy định nghĩa của B/L là gì? Nói một cách đơn giản, Bill of Lading là thuật ngữ chỉ các loại vận đơn liên quan đến vận tải đường biển. B/L sẽ do đơn vị vận chuyển hoặc đại diện của họ cấp phép, ký và chuyển lại cho người giao hàng, chủ lô hàng để tiến hành vận chuyển hàng hóa từ phía người bán đến tay người mua.
Thông thường, Bill of Lading được phát theo bộ 06 bản giống nhau: 03 bản gốc + 03 bản copy. Xuyên suốt quá trình giao hàng, chúng ta sẽ cần sử dụng 01 đến 02 bản gốc.
Chức năng của B/L là gì?
Bill of Lading thường được đưa vào sử dụng sau khi hàng hóa được xếp lên tàu chuyên chở, vì thế chúng có chức năng như sau:
Dùng tương tự như biên nhận hàng hóa
Chứng từ liên quan đến quyền sở hữu lô hàng
Chứng từ đi kèm hợp đồng vận tải, chứng minh hiệu lực hợp đồng trong thực tế
Mẫu phiếu Bill of LadingMẫu phiếu Bill of Lading
Nội dung chính của B/L là gì?
Về cơ bản, một B/L – vận đơn đường biển cơ bản sẽ bao gồm những nội dung sau:
Số vận đơn: Được quy định bởi người phát hành, hỗ trợ quá trình tra cứu (Bill of Lading tracking) và khai báo Hải Quan
Đơn vị vận chuyển: Thông tin hãng tàu, logo của hãng
Người gửi hàng: Tên, địa chỉ người xuất hàng, người giao nhận
Người nhận hàng: Thông tin căn cứ theo hợp đồng xuất nhập khẩu
Tên tàu: Số hiệu của chuyến, tên riêng của tàu
Cảng xếp và dỡ hàng: Ghi nhận tên cảng xếp hàng lên và dỡ hàng khỏi tàu
Thông tin hàng hóa: HS code, khối lượng, thể tích lô hàng, mô tả chi tiết sản phẩm
Số lượng: Thông tin về số lượng kiện hàng, số lượng thùng hàng, số lượng container, cách đóng gói
Số container: Bao gồm mã container và các mã niêm phong hỗ trợ việc xác nhận hàng, dỡ hàng hóa
Cước phí: Thể hiện tổng số tiền, các loại phí cần phải trả hoặc phải thu, địa điểm thanh toán
Thời gian: Thể hiện chi tiết ngày hàng hóa được xếp lên tàu, ngày bàn giao cho đơn vị vận chuyển, ngày cấp vận đơn và ngày cập bến
Những lưu ý khi thực hiện B/L là gì?
Trong quá trình sử dụng vận đơn đường biển, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau để việc giao nhận hàng diễn ra thuận lợi.
Tính pháp lý
B/L có vai trò quan trọng trong công tác vận chuyển hàng hóa từ người giao đến người nhận. Các vấn đề phát sinh như hỏng hóc, mất mát sẽ được giải quyết theo thông tin trên vận đơn. Do đó, vận đơn cần được đảm bảo tính pháp lý để làm căn cứ cho các bên tham gia.
Thông tin chi tiết
Thông tin có trên B/L cần được kiểm tra thật kỹ trước khi ký kết phát hành nhằm hạn chế xảy ra tranh chấp giữa đôi bên. Quý doanh nghiệp cần lưu ý nội dung liên quan đến hàng hóa như chủng loại, số lượng, quy cách đóng gói, ngày tháng giao dịch. Đây là những thông tin quan trọng, vừa giúp người giao hàng vận chuyển sản phẩm đúng thời hạn, vừa giúp bên nhận hàng có căn cứ xác nhận, thực hiện thanh toán, công nợ theo cam kết ban đầu.
Bạn cần lưu ý khi sử dụng Bill of Lading trong xuất nhập khẩu hàng hóa
>>> Xem thêm:Công bố hợp quy đối với hàng hóa nhập khẩu mới nhất
Lời kết
Qua bài viết trên, hy vọng bạn đã phần nào hiểu được thuật ngữ về B/L là gì? Những nội dung quan trọng và các điều cần lưu ý khi thực hiện B/L là gì? Từ đó, có thể sử dụng Bill of Lading hiệu quả hơn trong công tác vận chuyển hàng hóa. Nếu muốn được tư vấn thêm về các thủ tục khai báo Hải Quan, xuất nhập khẩu, vận chuyển hàng hóa,… mời quý khách hàng, doanh nghiệp liên hệ trực tiếp cho Finlogistics để chúng tôi hỗ trợ tốt nhất!
