Sản xuất xuất khẩu và gia công khác nhau thế nào?

Sản xuất xuất khẩu là loại hình phổ biến với các doanh nghiệp nhập khẩu nguyên vật liệu, vật tư, linh kiện để sản xuất thành phẩm xuất khẩu ra nước ngoài hoặc vào khu phi thuế quan. Khác với mua bán thương mại thông thường, loại hình sản xuất xuất khẩu yêu cầu doanh nghiệp quản lý chặt mã loại hình E31, E62, định mức nguyên vật liệu, dữ liệu xuất – nhập – tồn, phế liệu phế phẩm và báo cáo quyết toán hải quan. Bài viết dưới đây được đội ngũ Finlogistics biên soạn nhằm giúp doanh nghiệp hiểu rõ sản xuất xuất khẩu là gì, thủ tục hải quan cần thực hiện, chứng từ cần chuẩn bị và những rủi ro cần kiểm soát trong quá trình vận hành.

Sản xuất xuất khẩu là gì?

Sản xuất xuất khẩu là hoạt động doanh nghiệp nhập khẩu nguyên vật liệu, vật tư, linh kiện hoặc bán thành phẩm để sản xuất ra sản phẩm xuất khẩu. Thành phẩm sau sản xuất có thể được xuất ra nước ngoài, xuất vào khu phi thuế quan hoặc xuất theo các hình thức phù hợp với quy định hải quan.

Điểm đặc thù của loại hình này là nguyên vật liệu nhập khẩu được quản lý theo mục đích sản xuất hàng xuất khẩu. Vì vậy, doanh nghiệp không chỉ cần khai báo đúng khi nhập nguyên liệu và xuất thành phẩm, mà còn phải theo dõi toàn bộ quá trình sử dụng nguyên vật liệu trong sản xuất.

Với loại hình sản xuất xuất khẩu, doanh nghiệp cần kiểm soát các nhóm dữ liệu như số lượng nguyên liệu nhập khẩu, số lượng xuất dùng cho sản xuất, định mức sử dụng, sản phẩm hoàn thiện, hàng tồn kho, phế liệu, phế phẩm và nguyên liệu dư. Đây là cơ sở quan trọng để lập báo cáo quyết toán hải quan và giải trình khi phát sinh kiểm tra sau thông quan.

Đặc điểm của loại hình sản xuất xuất khẩu

Nguyên vật liệu nhập khẩu dùng để sản xuất hàng xuất khẩu

Doanh nghiệp thực hiện sản xuất xuất khẩu thường nhập khẩu nguyên vật liệu, vật tư, linh kiện hoặc bán thành phẩm để sản xuất ra thành phẩm xuất khẩu. Nguyên vật liệu cần được quản lý theo mã hàng, số lượng, trị giá, tờ khai nhập khẩu, kho lưu giữ và mục đích sử dụng.

Việc quản lý nguyên vật liệu phải được thực hiện xuyên suốt từ khi hàng về kho đến khi xuất dùng cho sản xuất, tạo thành phẩm và xuất khẩu. Nếu doanh nghiệp có nhiều mã nguyên vật liệu hoặc nhiều nhà máy, dữ liệu cần được phân tách rõ theo từng kho, từng bộ phận và từng mã sản phẩm.

Thành phẩm phải được xuất khẩu hoặc xử lý đúng quy định

Sản phẩm được sản xuất từ nguyên vật liệu nhập khẩu theo loại hình sản xuất xuất khẩu thường phải được xuất khẩu, xuất vào khu phi thuế quan hoặc xử lý theo phương án phù hợp. Nếu thành phẩm hoặc nguyên liệu được bán vào nội địa, chuyển mục đích sử dụng, thanh lý, tiêu hủy hoặc xử lý theo hướng khác, doanh nghiệp cần kiểm tra thủ tục hải quan và nghĩa vụ thuế tương ứng.

Doanh nghiệp không nên tự ý đưa nguyên vật liệu nhập khẩu theo loại hình sản xuất xuất khẩu sang mục đích khác khi chưa kiểm tra hồ sơ và chính sách áp dụng.

Dữ liệu xuất – nhập – tồn phải được kiểm soát chặt

Đối với doanh nghiệp sản xuất xuất khẩu, dữ liệu kho, kế toán, sản xuất và hải quan phải được đối chiếu định kỳ. Nếu dữ liệu giữa các bộ phận không thống nhất, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi lập báo cáo quyết toán hoặc khi cơ quan hải quan kiểm tra.

Một hệ thống quản lý tốt cần thể hiện được nguyên vật liệu nhập khẩu đã được dùng cho mã sản phẩm nào, theo định mức nào, còn tồn bao nhiêu, phát sinh phế liệu phế phẩm thế nào và sản phẩm đã được xuất khẩu theo tờ khai nào.

Sản xuất xuất khẩu khác gia công như thế nào?

Sản xuất xuất khẩu và gia công đều là các loại hình phổ biến trong doanh nghiệp sản xuất có hoạt động xuất khẩu. Tuy nhiên, bản chất hai loại hình này khác nhau, đặc biệt về quyền sở hữu nguyên vật liệu, doanh thu và hồ sơ quản lý.

Doanh nghiệp cần xác định đúng bản chất hoạt động trước khi khai báo. Việc nhầm lẫn giữa sản xuất xuất khẩu và gia công có thể dẫn đến chọn sai mã loại hình, sai hồ sơ quản lý và phát sinh rủi ro khi quyết toán.

>>> Xem thêm: Gia công là gì? Quy định và thủ tục hải quan cần biết

Mã loại hình sản xuất xuất khẩu thường gặp

Mã loại hình là yếu tố quan trọng khi khai báo hải quan. Với sản xuất xuất khẩu, doanh nghiệp thường gặp hai mã quan trọng là E31 và E62.

Mã loại hình E31 – nhập nguyên liệu sản xuất xuất khẩu

E31 thường được sử dụng cho hoạt động nhập nguyên liệu, vật tư để sản xuất hàng xuất khẩu. Đây là mã loại hình gắn với giai đoạn nhập khẩu nguyên vật liệu đầu vào phục vụ sản xuất.

Khi khai báo theo E31, doanh nghiệp cần bảo đảm hàng nhập khẩu thực sự được sử dụng cho mục đích sản xuất hàng xuất khẩu. Hồ sơ cần thể hiện rõ tên hàng, mã HS, số lượng, trị giá, nhà cung cấp, mục đích sử dụng và chính sách mặt hàng.

Mã loại hình E62 – xuất sản phẩm sản xuất xuất khẩu

E62 thường được sử dụng khi doanh nghiệp xuất khẩu sản phẩm được sản xuất từ toàn bộ hoặc một phần nguyên liệu nhập khẩu. Đây là mã loại hình gắn với giai đoạn xuất thành phẩm ra nước ngoài, vào khu phi thuế quan hoặc theo hình thức phù hợp.

Khi khai báo E62, doanh nghiệp cần kiểm tra sự khớp giữa sản phẩm xuất khẩu, định mức, nguyên vật liệu sử dụng, số lượng thành phẩm và dữ liệu kho. Đây là cơ sở để đối chiếu khi lập báo cáo quyết toán.

Lưu ý khi chọn mã loại hình

Doanh nghiệp cần căn cứ vào bản chất giao dịch, nguồn nguyên liệu, mục đích nhập khẩu, hợp đồng, đối tượng nhận hàng và hồ sơ thực tế để chọn mã loại hình phù hợp. Không nên chọn mã loại hình chỉ dựa trên thói quen khai báo hoặc cách làm của lô hàng trước.

Nếu một giao dịch có yếu tố đặc thù như xuất nhập khẩu tại chỗ, bán vào nội địa, chuyển mục đích sử dụng, tái xuất nguyên liệu dư hoặc xử lý hàng lỗi, doanh nghiệp nên rà soát hồ sơ trước khi mở tờ khai.

Thủ tục hải quan sản xuất xuất khẩu gồm những bước nào?

Thủ tục hải quan đối với sản xuất xuất khẩu không chỉ gồm hai bước nhập nguyên liệu và xuất thành phẩm. Doanh nghiệp cần quản lý cả chuỗi nghiệp vụ từ chứng từ đầu vào, khai báo nhập khẩu, sản xuất, lưu kho, xuất khẩu đến quyết toán.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ nhập nguyên vật liệu

Doanh nghiệp chuẩn bị hợp đồng, Commercial Invoice, Packing List, vận đơn, mã HS, chính sách mặt hàng, C/O nếu có và tài liệu kỹ thuật nếu cần. Với nguyên liệu có điều kiện hoặc cần kiểm tra chuyên ngành, doanh nghiệp nên rà soát trước khi hàng về cảng.

Bước 2: Khai báo nhập khẩu nguyên liệu theo loại hình phù hợp

Doanh nghiệp khai báo nhập khẩu nguyên liệu, vật tư hoặc linh kiện phục vụ sản xuất xuất khẩu. Cần bảo đảm mô tả hàng, mã HS, số lượng, trị giá, xuất xứ và mục đích sử dụng phù hợp với hồ sơ thực tế.

Sau khi thông quan, hàng được đưa về kho hoặc nhà máy để phục vụ sản xuất. Từ thời điểm này, doanh nghiệp cần theo dõi dữ liệu nhập kho và xuất dùng cho sản xuất.

Bước 3: Quản lý sản xuất, định mức và tồn kho

Sau khi nguyên liệu nhập về, doanh nghiệp cần quản lý quá trình xuất kho sản xuất, định mức sử dụng, hao hụt, thành phẩm, nguyên liệu dư, phế liệu phế phẩm và hàng lỗi. Dữ liệu này cần được ghi nhận đầy đủ trên hệ thống nội bộ.

Bộ phận xuất nhập khẩu, kho, sản xuất và kế toán nên có quy trình đối chiếu định kỳ để tránh lệch số liệu.

Bước 4: Khai báo xuất khẩu thành phẩm

Khi sản phẩm hoàn thiện được xuất khẩu, doanh nghiệp khai tờ khai xuất khẩu theo loại hình phù hợp. Hồ sơ cần kiểm tra gồm invoice, packing list, hợp đồng, dữ liệu thành phẩm, chứng từ vận chuyển và thông tin người nhận hàng.

Số lượng thành phẩm xuất khẩu cần khớp với dữ liệu sản xuất và kho. Nếu có nhiều mã sản phẩm, doanh nghiệp nên tách rõ từng dòng hàng để thuận tiện quản lý và đối chiếu.

Bước 5: Lập báo cáo quyết toán hải quan

Doanh nghiệp tổng hợp dữ liệu nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu, thành phẩm, định mức, phế liệu phế phẩm và số liệu kế toán – kho – sản xuất để lập báo cáo quyết toán hải quan nếu thuộc diện phải thực hiện.

Báo cáo quyết toán không nên được chuẩn bị vào phút cuối. Doanh nghiệp cần xây dựng dữ liệu ngay từ khi phát sinh tờ khai nhập đầu tiên.

Hồ sơ hải quan đối với loại hình sản xuất xuất khẩu

Hồ sơ hải quan đối với sản xuất xuất khẩu gồm hồ sơ nhập khẩu nguyên vật liệu, hồ sơ xuất khẩu thành phẩm và hồ sơ quản lý nội bộ phục vụ quyết toán.

Hồ sơ nhập khẩu nguyên vật liệu

Hồ sơ nhập khẩu thường gồm:

Hồ sơ xuất khẩu thành phẩm

Hồ sơ xuất khẩu thành phẩm thường gồm invoice, packing list, tờ khai xuất khẩu, hợp đồng hoặc chứng từ thương mại, vận đơn, chứng từ giao nhận, C/O nếu doanh nghiệp xin cấp xuất xứ và hồ sơ kỹ thuật nếu cần.

Với hàng xuất khẩu có yêu cầu riêng theo thị trường nhập khẩu, doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm chứng từ chất lượng, kiểm dịch, kiểm định hoặc hồ sơ theo yêu cầu của khách hàng.

Hồ sơ quản lý nội bộ

Hồ sơ quản lý nội bộ gồm phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, lệnh sản xuất, bảng định mức, bảng theo dõi nguyên vật liệu, dữ liệu thành phẩm, báo cáo sản xuất, hồ sơ xử lý phế liệu phế phẩm và chứng từ kế toán liên quan.

Đây là nhóm hồ sơ rất quan trọng khi lập báo cáo quyết toán và giải trình khi phát sinh kiểm tra sau thông quan.

Quản lý nguyên vật liệu, định mức và phế liệu phế phẩm

Quản lý nguyên vật liệu là trọng tâm của loại hình sản xuất xuất khẩu. Doanh nghiệp cần bảo đảm dữ liệu phản ánh đúng dòng chảy thực tế của hàng hóa trong nhà máy.

Quản lý nguyên vật liệu nhập khẩu

Doanh nghiệp cần theo dõi nguyên vật liệu theo mã hàng, mã nguyên liệu, số tờ khai, số lượng nhập, số lượng xuất dùng, tồn kho và mục đích sử dụng. Với nguyên vật liệu có nhiều đơn vị tính, cần thống nhất cách quy đổi để tránh lệch số liệu.

Nếu cùng một nguyên liệu được sử dụng cho nhiều mã sản phẩm, doanh nghiệp cần có phương pháp phân bổ rõ ràng theo định mức và dữ liệu sản xuất thực tế.

Xây dựng định mức sản xuất

Định mức sản xuất là cơ sở để giải trình việc sử dụng nguyên vật liệu cho từng mã sản phẩm. Định mức cần phản ánh đúng thực tế sản xuất, tỷ lệ hao hụt hợp lý và được cập nhật khi thay đổi công thức, quy trình hoặc mẫu mã sản phẩm.

Nếu định mức không phản ánh đúng thực tế, dữ liệu quyết toán dễ phát sinh chênh lệch giữa nguyên vật liệu đã nhập, nguyên vật liệu đã sử dụng và sản phẩm đã xuất khẩu.

Theo dõi phế liệu, phế phẩm và hàng lỗi

Phế liệu, phế phẩm và hàng lỗi phát sinh trong quá trình sản xuất cần được ghi nhận, phân loại và xử lý theo hồ sơ phù hợp. Doanh nghiệp cần theo dõi số lượng phát sinh, nguyên nhân phát sinh, phương án xử lý và chứng từ liên quan.

Không nên để phế liệu, phế phẩm tồn tại ngoài sổ sách vì đây là một trong những nhóm dữ liệu dễ bị kiểm tra khi đối chiếu nguyên vật liệu và sản phẩm xuất khẩu.

Báo cáo quyết toán hải quan đối với sản xuất xuất khẩu

Báo cáo quyết toán hải quan là nội dung quan trọng với doanh nghiệp sản xuất xuất khẩu, vì báo cáo phản ánh tình hình nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu, thành phẩm, định mức, phế liệu phế phẩm và dữ liệu sản xuất.

Vì sao báo cáo quyết toán quan trọng?

Báo cáo quyết toán giúp đối chiếu nguyên liệu nhập khẩu, sản phẩm xuất khẩu, định mức, hàng tồn, phế liệu phế phẩm và dữ liệu sản xuất. Đây là cơ sở để doanh nghiệp chứng minh việc sử dụng nguyên vật liệu nhập khẩu đúng mục đích.

Nếu dữ liệu không khớp, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi giải trình với cơ quan hải quan. Vì vậy, báo cáo quyết toán cần được chuẩn bị trên nền tảng dữ liệu chính xác, không chỉ là việc tổng hợp số liệu cuối kỳ.

Dữ liệu cần kiểm soát trước khi lập báo cáo

Doanh nghiệp cần kiểm soát:

• Nguyên vật liệu nhập khẩu
• Vật tư tiêu hao
• Thành phẩm xuất khẩu
• Định mức sản xuất
• Tồn kho thực tế
• Phế liệu, phế phẩm
• Hàng lỗi, hàng tiêu hủy nếu có
• Dữ liệu kế toán, kho, sản xuất và xuất nhập khẩu

Các nhóm dữ liệu này cần được đối chiếu định kỳ. Nếu bộ phận kho, kế toán, sản xuất và xuất nhập khẩu quản lý số liệu theo các hệ thống khác nhau, doanh nghiệp cần có quy trình thống nhất để tránh chênh lệch.

Rủi ro khi dữ liệu không khớp

Nếu số liệu giữa hải quan, kho, kế toán và sản xuất không thống nhất, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi lập báo cáo quyết toán hải quan hoặc khi cơ quan hải quan kiểm tra sau thông quan.

Một số rủi ro thường gặp gồm tồn kho âm, thiếu nguyên liệu trên sổ sách, định mức không phù hợp, phế liệu không được theo dõi, sản phẩm xuất khẩu không khớp nguyên liệu đã sử dụng hoặc nguyên liệu nhập khẩu chưa được chứng minh đã dùng đúng mục đích.

Rủi ro thường gặp trong loại hình sản xuất xuất khẩu

Sai mã loại hình tờ khai

Sai mã loại hình khi nhập nguyên vật liệu hoặc xuất thành phẩm có thể ảnh hưởng đến thuế, báo cáo quyết toán và khả năng giải trình. Doanh nghiệp cần kiểm tra bản chất giao dịch trước khi chọn mã loại hình.

Không kiểm soát định mức và xuất nhập tồn

Đây là rủi ro phổ biến với doanh nghiệp có nhiều mã nguyên vật liệu, nhiều mã thành phẩm hoặc thay đổi quy trình sản xuất thường xuyên. Nếu không đối chiếu định kỳ, sai lệch có thể tích lũy qua nhiều kỳ và khó xử lý.

Nguyên liệu nhập khẩu không được sử dụng đúng mục đích

Nếu nguyên liệu nhập khẩu theo loại hình sản xuất xuất khẩu nhưng được bán, tiêu dùng nội bộ, chuyển mục đích hoặc xử lý không đúng hồ sơ, doanh nghiệp có thể phát sinh nghĩa vụ thuế và rủi ro hải quan.

Thiếu hồ sơ khi kiểm tra sau thông quan

Doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ tờ khai, invoice, packing list, phiếu kho, định mức, báo cáo sản xuất, hồ sơ xử lý phế liệu phế phẩm và chứng từ kế toán để phục vụ giải trình. Thiếu hồ sơ có thể khiến quá trình kiểm tra kéo dài và phát sinh rủi ro tuân thủ.

Finlogistics hỗ trợ doanh nghiệp sản xuất xuất khẩu như thế nào?

Finlogistics là công ty Forwarder Việt Nam được thành lập từ năm 2014, chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển quốc tế, vận chuyển nội địa và khai báo thủ tục hải quan. Với kinh nghiệm xử lý hàng nhà máy, hàng sản xuất xuất khẩu, gia công và chế xuất, Finlogistics có thể hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn các nghiệp vụ hải quan trong quá trình vận hành.

Đối với doanh nghiệp sản xuất xuất khẩu, Finlogistics hỗ trợ:

• Khai báo hải quan hàng nhập khẩu nguyên liệu và xuất khẩu thành phẩm.
• Vận chuyển quốc tế và vận chuyển nội địa.
• Rà soát chứng từ nhập nguyên liệu.
• Tư vấn mã loại hình E31/E62 theo hồ sơ thực tế.
• Kiểm tra hồ sơ xuất khẩu thành phẩm.
• Hỗ trợ xuất nhập khẩu tại chỗ nếu phát sinh.
• Rà soát dữ liệu báo cáo quyết toán hải quan.
• Chuẩn bị hồ sơ khi phát sinh kiểm tra sau thông quan.

Với hệ thống văn phòng tại Hà Nội, Hải Phòng, TP. Hồ Chí Minh và Lạng Sơn, cùng đội ngũ hơn 10 năm kinh nghiệm xuất nhập khẩu, Finlogistics có thể đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình khai báo, vận chuyển, quản lý chứng từ và hạn chế rủi ro hải quan.

>>> Xem ngay:

Dịch vụ thông quan tờ khai

Vận chuyển nội địa Việt Nam

Vận chuyển đường bộ quốc tế

Vận chuyển đường biển quốc tế

Vận chuyển đường hàng không quốc tế

FAQ về sản xuất xuất khẩu

Sản xuất xuất khẩu là gì?

Sản xuất xuất khẩu là hoạt động doanh nghiệp nhập khẩu nguyên vật liệu, vật tư hoặc linh kiện để sản xuất thành phẩm xuất khẩu ra nước ngoài, vào khu phi thuế quan hoặc theo hình thức phù hợp với quy định hải quan.

Mã loại hình E31 dùng khi nào?

E31 thường dùng cho nhập nguyên liệu, vật tư để sản xuất hàng xuất khẩu. Doanh nghiệp cần bảo đảm nguyên liệu nhập khẩu được quản lý và sử dụng đúng mục đích sản xuất hàng xuất khẩu.

Mã loại hình E62 dùng khi nào?

E62 thường dùng khi xuất sản phẩm được sản xuất từ toàn bộ hoặc một phần nguyên liệu nhập khẩu ra nước ngoài, vào khu phi thuế quan hoặc theo hình thức phù hợp với quy định hải quan.

Sản xuất xuất khẩu khác gia công ở điểm nào?

Với sản xuất xuất khẩu, doanh nghiệp thường nhập hoặc mua nguyên liệu để sản xuất và bán sản phẩm xuất khẩu. Với gia công, doanh nghiệp nhận sản xuất theo yêu cầu của bên đặt gia công và doanh thu chính thường là phí gia công.

Doanh nghiệp sản xuất xuất khẩu có phải làm báo cáo quyết toán không?

Doanh nghiệp sản xuất xuất khẩu cần đặc biệt quan tâm đến báo cáo quyết toán hải quan nếu có nhập nguyên vật liệu, sản xuất, xuất khẩu và quản lý tồn kho theo loại hình hải quan. Cần kiểm tra nghĩa vụ theo hồ sơ thực tế và quy định áp dụng.

Finlogistics có hỗ trợ doanh nghiệp sản xuất xuất khẩu không?

Có. Finlogistics hỗ trợ khai báo hải quan, vận chuyển quốc tế, vận chuyển nội địa, rà soát chứng từ, tư vấn loại hình E31/E62, báo cáo quyết toán và hồ sơ kiểm tra sau thông quan cho doanh nghiệp sản xuất xuất khẩu.

Kết luận

Sản xuất xuất khẩu là loại hình quan trọng với các doanh nghiệp nhập khẩu nguyên vật liệu để sản xuất thành phẩm xuất khẩu. Để vận hành đúng và hạn chế rủi ro, doanh nghiệp cần kiểm soát đồng bộ từ mã loại hình E31/E62, hồ sơ nhập khẩu nguyên liệu, hồ sơ xuất khẩu thành phẩm, định mức sản xuất, phế liệu phế phẩm, dữ liệu xuất – nhập – tồn đến báo cáo quyết toán hải quan.

Nếu doanh nghiệp đang thực hiện loại hình sản xuất xuất khẩu nhưng chưa chắc chắn về mã loại hình, hồ sơ hải quan, quản lý nguyên vật liệu, định mức, báo cáo quyết toán hoặc chuẩn bị kiểm tra sau thông quan, Finlogistics có thể hỗ trợ rà soát chứng từ và tư vấn phương án phù hợp theo từng trường hợp thực tế. Liên hệ Finlogistics để được đội ngũ chuyên viên hỗ trợ chi tiết.