Gia công là gì? Quy định và thủ tục hải quan cần biết

Gia công là hoạt động phổ biến trong sản xuất và thương mại quốc tế, đặc biệt với các doanh nghiệp nhận gia công hàng hóa cho thương nhân nước ngoài. Khác với mua bán thông thường, hoạt động gia công cần được quản lý chặt chẽ từ hợp đồng, nguyên vật liệu nhập khẩu, định mức sản xuất, sản phẩm xuất khẩu, phế liệu phế phẩm đến báo cáo quyết toán hải quan. Bài viết dưới đây được đội ngũ Finlogistics biên soạn nhằm giúp doanh nghiệp hiểu rõ gia công là gì, thủ tục hải quan đối với hàng gia công, các chứng từ cần chuẩn bị và những rủi ro cần kiểm soát trong quá trình vận hành.

Gia công là gì?

Gia công trong thương mại là hoạt động mà bên nhận gia công sử dụng một phần hoặc toàn bộ nguyên liệu, vật liệu của bên đặt gia công để thực hiện một hoặc nhiều công đoạn trong quá trình sản xuất theo yêu cầu của bên đặt gia công và được nhận thù lao. Đây là khái niệm được quy định tại Điều 178 Luật Thương mại 2005.

Trong thực tế, hoạt động gia công xuất hiện ở nhiều ngành sản xuất như may mặc, da giày, điện tử, cơ khí, linh kiện, bao bì, gỗ, nhựa và nhiều lĩnh vực công nghiệp khác. Doanh nghiệp nhận gia công có thể thực hiện một công đoạn hoặc toàn bộ quy trình sản xuất theo yêu cầu kỹ thuật, mẫu mã, tiêu chuẩn chất lượng và kế hoạch giao hàng của bên đặt gia công.

Điểm cần phân biệt là gia công không giống mua bán hàng hóa thông thường. Trong nhiều trường hợp, nguyên vật liệu, máy móc, mẫu mã, tiêu chuẩn kỹ thuật hoặc chỉ định giao hàng thuộc về bên đặt gia công. Bên nhận gia công tổ chức sản xuất, quản lý nguyên vật liệu, hoàn thiện sản phẩm và nhận phí gia công theo hợp đồng.

Các bên trong hoạt động gia công

Hoạt động gia công thường có ít nhất hai chủ thể chính là bên đặt gia công và bên nhận gia công. Với các giao dịch có yếu tố nước ngoài, quá trình này còn có thể liên quan đến nhà cung cấp nguyên vật liệu, đơn vị vận chuyển, forwarder, đại lý hải quan, kho bãi hoặc bên thứ ba được chỉ định nhận hàng.

Bên đặt gia công

Bên đặt gia công là tổ chức hoặc cá nhân giao nguyên vật liệu, mẫu mã, bản vẽ kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng hoặc yêu cầu sản xuất cho bên nhận gia công. Trong hoạt động gia công quốc tế, bên đặt gia công thường là thương nhân nước ngoài.

Bên đặt gia công có thể trực tiếp cung cấp nguyên vật liệu, chỉ định nhà cung cấp nguyên vật liệu hoặc yêu cầu bên nhận gia công tự mua một phần nguyên vật liệu theo thỏa thuận. Các nội dung này cần được thể hiện rõ trong hợp đồng để tránh tranh chấp hoặc khó khăn khi khai báo hải quan.

Bên nhận gia công

Bên nhận gia công là doanh nghiệp trực tiếp thực hiện một hoặc nhiều công đoạn sản xuất theo yêu cầu của bên đặt gia công. Bên nhận gia công cần kiểm soát chặt chẽ nguyên vật liệu nhập khẩu, vật tư tiêu hao, sản phẩm hoàn thiện, định mức sản xuất, nguyên liệu dư, phế liệu, phế phẩm và hàng lỗi.

Nếu hoạt động gia công có phát sinh xuất nhập khẩu, bên nhận gia công còn phải thực hiện thủ tục hải quan, lưu trữ chứng từ, theo dõi dữ liệu xuất – nhập – tồn và lập báo cáo quyết toán theo quy định áp dụng cho từng loại hình thực tế.

Các bên liên quan khác

Trong chuỗi gia công hàng hóa có thể xuất hiện thêm nhiều bên liên quan như nhà cung cấp nguyên vật liệu, đơn vị vận chuyển quốc tế, doanh nghiệp logistics, hãng tàu, hãng bay, kho ngoại quan, kho CFS, đơn vị kiểm định hoặc doanh nghiệp được chỉ định nhận sản phẩm tại Việt Nam.

Việc có nhiều bên tham gia khiến doanh nghiệp cần kiểm soát kỹ chứng từ, điều kiện giao hàng, trách nhiệm khai báo, thời điểm giao nhận và dữ liệu giữa các bên.

Gia công cho thương nhân nước ngoài là gì?

Gia công cho thương nhân nước ngoài là hoạt động trong đó thương nhân Việt Nam nhận gia công hàng hóa cho thương nhân nước ngoài theo hợp đồng gia công. Hoạt động này thường phát sinh nhập khẩu nguyên vật liệu, vật tư, linh kiện, máy móc mượn hoặc thuê, sau đó xuất khẩu sản phẩm gia công theo chỉ định của bên đặt gia công.

Nghị định 69/2018/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý ngoại thương về hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế và các hoạt động liên quan, bao gồm xuất khẩu, nhập khẩu, tạm nhập tái xuất, tạm xuất tái nhập, chuyển khẩu, quá cảnh và các hoạt động khác có liên quan đến mua bán hàng hóa quốc tế.

Với hoạt động gia công cho thương nhân nước ngoài, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến hợp đồng gia công, danh mục nguyên vật liệu, định mức, thời hạn thực hiện hợp đồng, phương án xuất khẩu sản phẩm, xử lý nguyên liệu dư, phế liệu phế phẩm và nghĩa vụ báo cáo quyết toán hải quan.

Hợp đồng gia công cần có nội dung gì?

Hợp đồng gia công là căn cứ quan trọng để xác định trách nhiệm giữa các bên, quản lý nguyên vật liệu, xác định phí gia công và chuẩn bị hồ sơ hải quan. Hợp đồng càng rõ ràng, quá trình khai báo, sản xuất và quyết toán càng thuận lợi.

Thông tin các bên và hàng hóa gia công

Hợp đồng cần thể hiện đầy đủ thông tin của bên đặt gia công, bên nhận gia công, tên hàng gia công, mã hàng, chủng loại, số lượng, tiêu chuẩn kỹ thuật, quy cách sản phẩm, yêu cầu chất lượng và thời hạn hoàn thành.

Với sản phẩm có nhiều mã hàng, nhiều phiên bản hoặc nhiều công đoạn, doanh nghiệp nên lập phụ lục chi tiết để thuận tiện theo dõi trong quá trình sản xuất và xuất khẩu.

Nguyên vật liệu, định mức và phí gia công

Hợp đồng cần làm rõ nguyên vật liệu do bên nào cung cấp, nguyên vật liệu nào do bên nhận gia công tự mua, định mức sử dụng, tỷ lệ hao hụt, phí gia công, phương thức thanh toán và trách nhiệm xử lý nguyên liệu dư.

Định mức là nội dung quan trọng vì đây là cơ sở để giải trình việc sử dụng nguyên vật liệu khi lập báo cáo quyết toán hải quan hoặc khi cơ quan hải quan kiểm tra.

Giao nhận, xuất khẩu sản phẩm và xử lý tồn

Hợp đồng nên thể hiện rõ điều kiện giao hàng, địa điểm giao nhận, thời hạn sản xuất, phương án xuất khẩu sản phẩm, xử lý nguyên liệu dư, phế liệu, phế phẩm, hàng lỗi, máy móc mượn/thuê và trách nhiệm của các bên khi chấm dứt hợp đồng.

Nếu bên đặt gia công chỉ định giao sản phẩm cho một doanh nghiệp khác tại Việt Nam, doanh nghiệp cần kiểm tra thêm hồ sơ xuất nhập khẩu tại chỗ và trách nhiệm khai báo của từng bên.

>>> Xem thêm: Doanh nghiệp chế xuất là gì? Quy định và lưu ý cần biết

Thủ tục hải quan đối với hàng gia công

Thủ tục hải quan đối với hàng gia công thường phát sinh ở các khâu nhập khẩu nguyên vật liệu, xuất khẩu sản phẩm gia công, xuất nhập khẩu tại chỗ, xử lý nguyên liệu dư, máy móc mượn/thuê, phế liệu phế phẩm hoặc hàng lỗi.

Nhập khẩu nguyên vật liệu gia công

Doanh nghiệp nhận gia công có thể nhập khẩu nguyên vật liệu, vật tư, linh kiện hoặc bán thành phẩm để thực hiện hợp đồng gia công. Hồ sơ thường gồm hợp đồng gia công, Commercial Invoice, Packing List, vận đơn, danh mục hàng hóa, mã HS, chính sách mặt hàng và chứng từ kỹ thuật nếu có.

Doanh nghiệp cần quản lý nguyên vật liệu theo từng hợp đồng, từng mã hàng và từng mã nguyên liệu. Việc nhập khẩu nguyên vật liệu nhưng không theo dõi được quá trình sử dụng có thể gây rủi ro khi quyết toán.

Xuất khẩu sản phẩm gia công

Sau khi hoàn thành sản xuất, sản phẩm gia công được xuất khẩu theo chỉ định của bên đặt gia công. Doanh nghiệp cần kiểm soát dữ liệu thành phẩm, định mức, nguyên liệu đã sử dụng, packing list, invoice, tờ khai xuất khẩu và chứng từ vận chuyển.

Số lượng sản phẩm xuất khẩu cần được đối chiếu với lượng nguyên vật liệu đã sử dụng, tỷ lệ hao hụt, nguyên liệu tồn và phế liệu phế phẩm phát sinh.

Xuất nhập khẩu tại chỗ đối với hàng gia công

Trong một số trường hợp, bên đặt gia công có thể chỉ định giao sản phẩm hoặc nguyên vật liệu cho một doanh nghiệp khác tại Việt Nam. Khi đó, doanh nghiệp cần kiểm tra hồ sơ xuất nhập khẩu tại chỗ, loại hình tờ khai, chứng từ giao nhận, hóa đơn và trách nhiệm của từng bên.

Đây là nghiệp vụ dễ phát sinh sai sót nếu các bên không thống nhất trước về thời điểm giao hàng, mã hàng, số lượng, hồ sơ khai báo và chứng từ đối ứng.

Quản lý nguyên vật liệu, định mức và phế liệu phế phẩm

Quản lý nguyên vật liệu là một trong những nội dung quan trọng nhất của hoạt động gia công. Doanh nghiệp càng có nhiều mã nguyên vật liệu, nhiều hợp đồng và nhiều công đoạn sản xuất thì yêu cầu kiểm soát dữ liệu càng cao.

Quản lý nguyên vật liệu nhập khẩu

Doanh nghiệp cần theo dõi nguyên vật liệu theo từng hợp đồng gia công, mã hàng, mã nguyên liệu, số lượng nhập, số lượng xuất dùng, số lượng tồn kho và nguyên liệu dư. Dữ liệu này cần khớp giữa bộ phận xuất nhập khẩu, kho, kế toán và sản xuất.

Nếu doanh nghiệp chỉ quản lý theo tổng số lượng mà không theo từng hợp đồng hoặc từng mã nguyên liệu, việc giải trình khi kiểm tra sẽ khó khăn hơn.

Xây dựng và cập nhật định mức

Định mức sản xuất là cơ sở để xác định lượng nguyên vật liệu sử dụng cho từng đơn vị sản phẩm. Định mức cần phản ánh đúng thực tế sản xuất, tỷ lệ hao hụt hợp lý và thay đổi kịp thời khi quy trình sản xuất có điều chỉnh.

Nếu định mức không phù hợp với thực tế hoặc không được cập nhật khi thay đổi mẫu mã, doanh nghiệp có thể gặp chênh lệch khi lập báo cáo quyết toán.

Xử lý phế liệu, phế phẩm và hàng lỗi

Phế liệu, phế phẩm và hàng lỗi phát sinh trong quá trình gia công cần được theo dõi đầy đủ. Doanh nghiệp cần xác định rõ tỷ lệ phát sinh, phương án xử lý, trách nhiệm của các bên và hồ sơ chứng minh khi cần giải trình.

Không nên để phế liệu phế phẩm phát sinh nhưng không có dữ liệu quản lý, vì đây là một trong những nội dung dễ bị kiểm tra khi đối chiếu nguyên vật liệu và sản phẩm xuất khẩu.

Báo cáo quyết toán hải quan đối với hàng gia công

Đối với doanh nghiệp nhận gia công cho thương nhân nước ngoài, báo cáo quyết toán hải quan là nội dung quan trọng phản ánh tình hình nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu, sản phẩm xuất khẩu, định mức, nguyên liệu dư, phế liệu phế phẩm và dữ liệu sản xuất.

Thông tư 39/2018/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Thông tư 38/2015/TT-BTC về thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát hải quan, thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và quản lý thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu. Văn bản này có hiệu lực từ ngày 05/06/2018.

Vì sao báo cáo quyết toán quan trọng?

Báo cáo quyết toán là cơ sở để đối chiếu giữa nguyên vật liệu nhập khẩu, sản phẩm xuất khẩu, định mức sản xuất, tồn kho, phế liệu phế phẩm và dữ liệu kế toán – kho – sản xuất. Nếu số liệu không thống nhất, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi giải trình.

Với loại hình gia công, báo cáo quyết toán không chỉ là biểu mẫu tổng hợp số liệu, mà còn phản ánh năng lực quản lý nội bộ của doanh nghiệp.

Dữ liệu cần kiểm soát

Doanh nghiệp cần kiểm soát các nhóm dữ liệu sau:

• Nguyên vật liệu nhập khẩu
• Vật tư tiêu hao
• Sản phẩm gia công xuất khẩu
• Định mức sản xuất
• Tồn kho thực tế
• Nguyên liệu dư
• Phế liệu, phế phẩm, hàng lỗi
• Máy móc mượn/thuê nếu có
• Dữ liệu kế toán – kho – sản xuất

Các dữ liệu này cần được đối chiếu định kỳ. Nếu để đến cuối kỳ mới rà soát, doanh nghiệp có thể phát hiện chênh lệch quá muộn và khó tìm nguyên nhân.

Rủi ro khi số liệu không khớp

Nếu số liệu giữa hải quan, kho, kế toán và sản xuất không thống nhất, doanh nghiệp có thể gặp khó khi lập báo cáo quyết toán hải quan hoặc khi phát sinh kiểm tra sau thông quan. Một số rủi ro thường gặp gồm tồn kho âm, thiếu nguyên liệu trên sổ sách, định mức không phù hợp, phế liệu không được theo dõi hoặc sản phẩm xuất khẩu không khớp với nguyên vật liệu đã sử dụng.

Rủi ro thường gặp trong hoạt động gia công

Hoạt động gia công có nhiều lợi thế cho doanh nghiệp sản xuất, nhưng cũng tiềm ẩn rủi ro nếu hồ sơ và dữ liệu không được kiểm soát chặt chẽ.

Hợp đồng gia công thiếu thông tin quan trọng

Hợp đồng không thể hiện rõ nguyên vật liệu, định mức, phí gia công, phương án xuất khẩu sản phẩm, trách nhiệm xử lý tồn hoặc phương án xử lý phế liệu phế phẩm có thể gây khó khăn khi khai báo và giải trình.

Sai loại hình tờ khai

Sai loại hình khi nhập nguyên vật liệu, xuất sản phẩm gia công, xuất nhập khẩu tại chỗ, xử lý tồn, tái xuất nguyên liệu dư hoặc thanh lý máy móc có thể ảnh hưởng đến hồ sơ hải quan và nghĩa vụ thuế.

Không kiểm soát định mức và xuất nhập tồn

Đây là rủi ro phổ biến tại doanh nghiệp có nhiều mã nguyên vật liệu, nhiều mã sản phẩm hoặc sản xuất theo nhiều hợp đồng gia công cùng lúc. Nếu không có quy trình đối chiếu định kỳ, dữ liệu rất dễ lệch giữa các bộ phận.

Thiếu hồ sơ khi kiểm tra sau thông quan

Doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ hợp đồng gia công, phụ lục hợp đồng, invoice, packing list, tờ khai, phiếu xuất nhập kho, định mức, báo cáo sản xuất, hồ sơ xử lý phế liệu phế phẩm và chứng từ thanh toán nếu có.

Thiếu hồ sơ có thể khiến quá trình giải trình kéo dài và làm tăng rủi ro tuân thủ cho doanh nghiệp.

Finlogistics hỗ trợ doanh nghiệp gia công như thế nào?

Finlogistics là công ty Forwarder Việt Nam được thành lập từ năm 2014, chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển quốc tế, vận chuyển nội địa và khai báo thủ tục hải quan. Với kinh nghiệm xử lý hàng nhà máy, hàng sản xuất xuất khẩu, hàng chế xuất và hàng gia công, Finlogistics có thể hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn các nghiệp vụ hải quan trong quá trình vận hành.

Đối với hoạt động gia công, Finlogistics hỗ trợ doanh nghiệp:

• Khai báo hải quan hàng nhập khẩu, xuất khẩu, xuất nhập khẩu tại chỗ.
• Vận chuyển quốc tế và vận chuyển nội địa.
• Rà soát chứng từ hợp đồng gia công, invoice, packing list, vận đơn.
• Tư vấn loại hình tờ khai phù hợp theo hồ sơ thực tế.
• Hỗ trợ theo dõi nguyên vật liệu nhập khẩu và sản phẩm xuất khẩu.
• Rà soát báo cáo quyết toán hải quan.
• Chuẩn bị hồ sơ khi phát sinh kiểm tra sau thông quan.

Với hệ thống văn phòng tại Hà Nội, Hải Phòng, TP. Hồ Chí Minh và Lạng Sơn, cùng đội ngũ hơn 10 năm kinh nghiệm xuất nhập khẩu, Finlogistics có thể đồng hành cùng doanh nghiệp gia công trong quá trình khai báo, vận chuyển, quản lý chứng từ và hạn chế rủi ro hải quan.

>>> Xem ngay:

Dịch vụ thông quan tờ khai

Vận chuyển nội địa Việt Nam

Vận chuyển đường bộ quốc tế

Vận chuyển đường biển quốc tế

Vận chuyển đường hàng không quốc tế

FAQ về gia công

Gia công là gì?

Gia công là hoạt động bên nhận gia công sử dụng một phần hoặc toàn bộ nguyên liệu, vật liệu của bên đặt gia công để thực hiện công đoạn sản xuất theo yêu cầu và nhận thù lao. Khái niệm này được quy định tại Điều 178 Luật Thương mại 2005.

Gia công cho thương nhân nước ngoài có cần làm thủ tục hải quan không?

Có thể phát sinh thủ tục hải quan khi nhập nguyên vật liệu, xuất sản phẩm gia công, xuất nhập khẩu tại chỗ, xử lý nguyên liệu dư, phế liệu phế phẩm hoặc máy móc mượn/thuê. Doanh nghiệp cần kiểm tra theo hồ sơ thực tế.

Doanh nghiệp gia công có phải làm báo cáo quyết toán hải quan không?

Doanh nghiệp nhận gia công cho thương nhân nước ngoài cần đặc biệt quan tâm đến báo cáo quyết toán hải quan nếu có nhập nguyên vật liệu, sản xuất, xuất khẩu và quản lý tồn kho theo loại hình hải quan.

Hàng gia công có cần quản lý định mức không?

Có. Định mức sản xuất là cơ sở quan trọng để giải trình việc sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất sản phẩm gia công. Định mức cần phản ánh đúng thực tế và được cập nhật khi quy trình sản xuất thay đổi.

Rủi ro lớn nhất trong hoạt động gia công là gì?

Rủi ro thường gặp là hợp đồng thiếu thông tin, sai loại hình tờ khai, dữ liệu xuất – nhập – tồn không khớp, định mức không phù hợp và thiếu hồ sơ khi kiểm tra sau thông quan.

Finlogistics có hỗ trợ doanh nghiệp gia công không?

Có. Finlogistics hỗ trợ khai báo hải quan, vận chuyển quốc tế, vận chuyển nội địa, rà soát chứng từ, tư vấn loại hình tờ khai, báo cáo quyết toán và chuẩn bị hồ sơ kiểm tra sau thông quan cho doanh nghiệp gia công.

Kết luận

Gia công là hoạt động sản xuất có vai trò quan trọng trong thương mại và xuất nhập khẩu, đặc biệt với các doanh nghiệp nhận gia công cho thương nhân nước ngoài. Để vận hành hiệu quả, doanh nghiệp cần kiểm soát đồng bộ từ hợp đồng, nguyên vật liệu nhập khẩu, định mức sản xuất, sản phẩm xuất khẩu, phế liệu phế phẩm đến báo cáo quyết toán hải quan.

Nếu doanh nghiệp đang thực hiện hoạt động gia công nhưng chưa chắc chắn về loại hình tờ khai, hồ sơ hải quan, quản lý nguyên vật liệu, định mức, báo cáo quyết toán hoặc chuẩn bị kiểm tra sau thông quan, Finlogistics có thể hỗ trợ rà soát chứng từ và tư vấn phương án phù hợp theo từng trường hợp thực tế. Liên hệ Finlogistics để được đội ngũ chuyên viên hỗ trợ chi tiết.