Hướng dẫn cách lập báo cáo quyết toán hải quan chuẩn nhất

Lập báo cáo quyết toán hải quan không nên bắt đầu từ việc nhập số liệu vào biểu mẫu. Doanh nghiệp cần xác định đúng phạm vi báo cáo, chuẩn hóa mã hàng, thống nhất đơn vị tính và đối chiếu dữ liệu giữa tờ khai, kho, kế toán, sản xuất trước khi tổng hợp.

Mỗi chỉ tiêu trên báo cáo phải có khả năng truy ngược về chứng từ nguồn. Một file báo cáo cân về mặt công thức nhưng không khớp với sổ kho, sản lượng hoặc định mức thực tế vẫn có thể gây khó khăn khi cơ quan Hải quan kiểm tra.

Bài viết dưới đây được đội ngũ Finlogistics biên soạn nhằm hướng dẫn doanh nghiệp lập báo cáo theo từng bước, từ khâu chuẩn bị dữ liệu đến kiểm tra chênh lệch và lưu hồ sơ sau khi truyền báo cáo.

Báo cáo quyết toán hải quan cần chuẩn bị những gì?

Trước khi lập báo cáo, doanh nghiệp cần tập hợp đủ dữ liệu từ các bộ phận xuất nhập khẩu, kho, kế toán, kỹ thuật và sản xuất. Việc chỉ sử dụng dữ liệu tờ khai hoặc chỉ lấy số liệu từ phần mềm kế toán đều có thể khiến báo cáo thiếu thông tin.

Nhóm dữ liệu đầu vào thường gồm tờ khai nhập khẩu, tờ khai xuất khẩu, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu hoàn trả nguyên liệu, lệnh sản xuất, báo cáo sản lượng, sổ chi tiết vật tư, biên bản kiểm kê, BOM và dữ liệu định mức thực tế.

Doanh nghiệp cũng cần thu thập hồ sơ liên quan đến nguyên liệu thay thế, sản phẩm dở dang, hàng lỗi, phế liệu, phế phẩm, hàng tiêu hủy hoặc chuyển mục đích sử dụng. Đây là các nghiệp vụ dễ tạo chênh lệch nếu chỉ tổng hợp theo số phát sinh nhập và xuất thông thường.

Báo cáo quyết toán phải phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn của nguyên liệu, vật tư và sản phẩm thuộc phạm vi quản lý hải quan. Các quy định trọng tâm hiện được hướng dẫn tại Thông tư 38/2015/TT-BTC, đã được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC.

Các mẫu báo cáo quyết toán hải quan doanh nghiệp cần biết

Tùy loại hình hoạt động, nguồn nguyên liệu và phương thức tổ chức sản xuất, doanh nghiệp sẽ sử dụng biểu mẫu báo cáo phù hợp. Không phải doanh nghiệp nào cũng phải lập toàn bộ các mẫu dưới đây.

Hệ thống biểu mẫu báo cáo quyết toán được ban hành kèm Thông tư 39/2018/TT-BTC, sửa đổi, bổ sung quy định tại Thông tư 38/2015/TT-BTC. Các mẫu thường gặp gồm báo cáo nguyên liệu, báo cáo sản phẩm, báo cáo đối với hoạt động đặt gia công ở nước ngoài hoặc tại doanh nghiệp chế xuất và báo cáo định mức thực tế.

Mẫu 15/BCQT-NVL/GSQL báo cáo nguyên liệu, vật tư

Mẫu 15/BCQT-NVL/GSQL dùng để phản ánh tình hình nhập, xuất và tồn kho của nguyên liệu, vật tư nhập khẩu phục vụ hoạt động gia công hoặc sản xuất hàng hóa xuất khẩu.

Đây là một trong những biểu mẫu quan trọng nhất vì thể hiện toàn bộ quá trình dịch chuyển của nguyên liệu từ tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, đưa vào sản xuất đến lượng còn tồn cuối kỳ.

Các thông tin chính trên báo cáo gồm:

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý mã nguyên liệu trên báo cáo phải liên kết được với mã trên tờ khai, sổ kho và hệ thống sản xuất. Nếu sử dụng nhiều hệ mã, doanh nghiệp phải xây dựng và lưu bảng quy đổi tương đương.

Ngoài nguyên liệu nhập kho thông thường, chỉ tiêu nhập trong kỳ có thể liên quan đến hàng đã hoàn thành thủ tục nhưng còn đang vận chuyển, nguyên liệu hoàn trả từ sản xuất hoặc nguyên liệu nhập lại sau khi gia công lại. Việc ghi nhận phải căn cứ vào bản chất giao dịch và hồ sơ thực tế.

Tải biểu mẫu 15/BCQT-NVL/GSQL tại đây

Mẫu 15a/BCQT-SP/GSQL báo cáo sản phẩm

Mẫu 15a/BCQT-SP/GSQL phản ánh tình hình nhập, xuất và tồn kho sản phẩm được sản xuất từ nguyên liệu thuộc phạm vi quản lý hải quan.

Biểu mẫu này giúp doanh nghiệp liên kết dữ liệu sản xuất với số lượng sản phẩm đã xuất khẩu, chuyển mục đích, tiêu hủy hoặc còn tồn kho cuối kỳ.

Các chỉ tiêu trọng tâm gồm:

• Mã, tên và đơn vị tính của sản phẩm.
• Lượng sản phẩm tồn cuối kỳ trước.
• Lượng sản phẩm nhập kho trong kỳ.
• Lượng sản phẩm chuyển mục đích sử dụng hoặc tiêu thụ nội địa.
• Lượng sản phẩm xuất kho để xuất khẩu.
• Các trường hợp xuất kho khác chưa phản ánh tại chỉ tiêu riêng.
• Lượng sản phẩm còn tồn kho cuối kỳ.

Lượng sản phẩm nhập kho trong kỳ có thể bao gồm thành phẩm được sản xuất trong kỳ, sản phẩm nhận lại sau gia công lại hoặc hàng đã xuất khẩu nhưng bị khách hàng trả về.

Khi lập mẫu này, doanh nghiệp không nên mặc định sản lượng sản xuất bằng sản lượng xuất khẩu. Thành phẩm có thể được sản xuất từ kỳ trước, còn tồn kho, đang chờ kiểm tra chất lượng hoặc đã xuất kho nhưng chưa hoàn tất thủ tục xuất khẩu.

Tải xuống Mẫu số 15a/BCQT-SP/GSQL tại đây

Mẫu 15b/BCQT-NLVTNN/GSQL đối với nguyên liệu đưa đi gia công

Mẫu 15b/BCQT-NLVTNN/GSQL được sử dụng để báo cáo nguyên liệu, vật tư liên quan đến hoạt động đặt gia công tại nước ngoài, trong khu phi thuế quan hoặc tại doanh nghiệp chế xuất, tùy mô hình giao dịch thực tế.

Mẫu báo cáo phản ánh sự vận động của nguyên liệu trước và trong quá trình đưa ra ngoài doanh nghiệp để gia công. Các chỉ tiêu thường gồm:

Doanh nghiệp cần quản lý riêng nguyên liệu đã xuất khẩu nhưng chưa được sử dụng, nguyên liệu bị tiêu hủy hoặc được xử lý tại nước ngoài. Các giao dịch này không nên gộp chung với lượng thực tế dùng để sản xuất sản phẩm gia công.

Tải xuống mẫu số 15b/BCQT-NLVTNN/GSQL tại đây

Mẫu 15c/BCQT-SPNN/GSQL báo cáo sản phẩm gia công nhập khẩu

Mẫu 15c/BCQT-SPNN/GSQL phản ánh tình hình nhập, xuất và tồn đối với sản phẩm được gia công tại nước ngoài, khu phi thuế quan hoặc tại doanh nghiệp chế xuất và được đưa trở lại theo hoạt động đặt gia công.

Nội dung chính của báo cáo gồm:

• Mã, tên và đơn vị tính của sản phẩm gia công.
• Lượng sản phẩm tồn từ kỳ trước.
• Lượng sản phẩm gia công nhập khẩu trong kỳ.
• Lượng sản phẩm gia công xuất kho trong kỳ.
• Lượng sản phẩm chuyển mục đích, bán, biếu, tặng hoặc tiêu hủy.
• Lượng sản phẩm còn tồn kho cuối kỳ.

Doanh nghiệp cần đối chiếu số liệu trên mẫu này với hợp đồng gia công, chứng từ giao nhận, tờ khai xuất nguyên liệu, tờ khai nhập sản phẩm và dữ liệu kho. Việc chỉ đối chiếu số lượng sản phẩm nhập về mà không kiểm tra nguyên liệu đã giao có thể khiến doanh nghiệp khó giải trình tỷ lệ thu hồi và lượng nguyên liệu còn lại tại nơi gia công.

Tải xuống mẫu số 15c/BCQT-SPNN/GSQL tại đây

Mẫu 16/ĐMTT/GSQL báo cáo định mức thực tế

Mẫu 16/ĐMTT/GSQL dùng để thông báo định mức thực tế của sản phẩm xuất khẩu. Mẫu này thể hiện mối quan hệ giữa từng sản phẩm với các nguyên liệu, vật tư thực tế đã được sử dụng để tạo ra một đơn vị sản phẩm.

Thông tin chính gồm:

Định mức thực tế không nên được lấy trực tiếp từ BOM kế hoạch. Doanh nghiệp phải căn cứ vào tổng lượng nguyên liệu thực tế đưa vào sản xuất, trừ lượng thu hồi và lượng còn dở dang trên dây chuyền, sau đó đối chiếu với tổng số lượng sản phẩm thu được.

Có thể thể hiện công thức khái quát như sau:

Định mức thực tế của một nguyên liệu cho một sản phẩm = Tổng lượng nguyên liệu thực tế đã sử dụng / Tổng sản lượng sản phẩm thu được

Lượng nguyên liệu thực tế có thể bao gồm phần cấu thành sản phẩm và phần tiêu hao tạo thành phế liệu, phế phẩm. Do đó, số liệu cần được đối chiếu với lệnh sản xuất, phiếu xuất kho, phiếu hoàn trả, báo cáo sản lượng và dữ liệu xử lý phế liệu.

Tải xuống Mẫu số 16/ĐMTT/GSQL tại đây

Doanh nghiệp cần lập những mẫu báo cáo nào?

Việc lựa chọn biểu mẫu phụ thuộc vào hoạt động thực tế, không chỉ dựa trên loại hình đăng ký của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp nhập nguyên liệu để gia công hoặc sản xuất xuất khẩu thường tập trung vào Mẫu 15/BCQT-NVL/GSQL, Mẫu 15a/BCQT-SP/GSQL và Mẫu 16/ĐMTT/GSQL.

Trường hợp doanh nghiệp xuất nguyên liệu để đặt gia công tại nước ngoài, khu phi thuế quan hoặc doanh nghiệp chế xuất, hồ sơ có thể liên quan thêm Mẫu 15b/BCQT-NLVTNN/GSQL và Mẫu 15c/BCQT-SPNN/GSQL.

Trước khi lập báo cáo, doanh nghiệp nên xác định rõ:

1. Nguồn nguyên liệu đang được quản lý.
2. Địa điểm trực tiếp sản xuất hoặc gia công.
3. Hướng dịch chuyển của nguyên liệu và sản phẩm.
4. Loại hình tờ khai đã sử dụng.
5. Sản phẩm được xuất khẩu, nhập lại hay chuyển mục đích.

Doanh nghiệp không nên lập mẫu theo một danh sách cố định rồi áp dụng cho mọi năm. Khi mô hình sản xuất hoặc phương thức giao nhận thay đổi, phạm vi biểu mẫu cũng cần được kiểm tra lại theo hồ sơ phát sinh.

Hướng dẫn lập báo cáo quyết toán hải quan từng bước

Bước 1: Xác định kỳ báo cáo và phạm vi dữ liệu

Doanh nghiệp cần xác định ngày bắt đầu, ngày kết thúc năm tài chính và phạm vi hàng hóa phải đưa vào báo cáo.

Dữ liệu báo cáo thường liên quan đến nguyên liệu, vật tư nhập khẩu để gia công hoặc sản xuất hàng xuất khẩu và các sản phẩm được hình thành từ nguồn nguyên liệu đó. Trường hợp doanh nghiệp đồng thời sử dụng nguyên liệu nhập khẩu miễn thuế, nguyên liệu đã nộp thuế và nguyên liệu mua trong nước, từng nguồn cần được nhận diện rõ.

Việc xác định sai phạm vi có thể dẫn đến hai tình huống. Doanh nghiệp có thể bỏ sót nguyên liệu thuộc diện phải báo cáo hoặc đưa cả hàng hóa không thuộc phạm vi quản lý vào dữ liệu quyết toán.

Trước khi tổng hợp, doanh nghiệp nên lập danh mục loại hình tờ khai, nguồn nguyên liệu, kho lưu giữ và cơ sở sản xuất liên quan trong kỳ.

Bước 2: Trích xuất dữ liệu tờ khai nhập khẩu

Dữ liệu tờ khai nhập khẩu cần được tổng hợp theo từng mã nguyên liệu, tên hàng, đơn vị tính, số lượng, số tờ khai và ngày đăng ký.

Doanh nghiệp cần kiểm tra cả các tờ khai đã khai bổ sung, tờ khai bị hủy, hàng tái xuất, nguyên liệu chuyển mục đích sử dụng hoặc giao dịch phát sinh ngoài quy trình nhập kho thông thường.

Không nên chỉ lấy dữ liệu từ danh sách tờ khai ban đầu. Khi một tờ khai đã được điều chỉnh số lượng, mã hàng hoặc đơn vị tính, báo cáo phải sử dụng dữ liệu sau cùng có hiệu lực.

Đối với hàng đã hoàn thành thủ tục hải quan nhưng chưa nhập kho tại thời điểm kết thúc kỳ, doanh nghiệp cần xác định cách ghi nhận theo hệ thống kế toán, kho và hướng dẫn áp dụng cho hồ sơ thực tế. Không nên tự động loại bỏ chỉ vì hàng chưa xuất hiện trong kiểm kê vật lý.

Bước 3: Trích xuất dữ liệu tờ khai xuất khẩu

Dữ liệu xuất khẩu cần thể hiện được mã sản phẩm, tên hàng, đơn vị tính, số lượng xuất khẩu và tờ khai liên quan.

Mã sản phẩm trên tờ khai có thể khác mã sử dụng trong ERP hoặc hệ thống sản xuất. Vì vậy, doanh nghiệp cần xây dựng bảng liên kết để chứng minh sản phẩm xuất khẩu tương ứng với mã thành phẩm nào trong kho và mã sản xuất nào trên lệnh sản xuất.

Nếu một sản phẩm được khai dưới nhiều tên hoặc nhiều mã khác nhau trong năm, cần kiểm tra bản chất hàng hóa trước khi gộp. Không nên gộp chỉ vì tên thương mại tương tự.

Bước 4: Chuẩn hóa mã nguyên liệu và mã sản phẩm

Đây là bước quyết định khả năng đối chiếu của toàn bộ báo cáo.

Trong thực tế, một nguyên liệu có thể đồng thời tồn tại dưới nhiều mã:

Mã trên tờ khai → mã ERP → mã kho → mã kế toán → mã kỹ thuật

Doanh nghiệp cần lập bảng mapping để kết nối các hệ thống. Bảng mapping nên thể hiện tối thiểu mã hàng, tên hàng, quy cách, đơn vị tính, thời gian áp dụng và lý do sử dụng nhiều mã.

Nếu một mã hải quan được liên kết với nhiều mã kho, doanh nghiệp cần chứng minh các mã đó có cùng bản chất hoặc xác định rõ nguyên tắc quy đổi. Ngược lại, không nên dùng một mã chung cho các nguyên liệu khác nhau về quy cách, công dụng hoặc đơn vị quản lý.

Bảng mapping phải được lưu cùng hồ sơ báo cáo vì đây là tài liệu giúp tái lập cách doanh nghiệp tổng hợp dữ liệu.

Bước 5: Chuẩn hóa đơn vị tính

Sai đơn vị tính thường làm báo cáo phát sinh chênh lệch lớn dù số lượng giao dịch thực tế không sai.

Ví dụ, tờ khai quản lý nguyên liệu theo kilogram nhưng kho quản lý theo cuộn. Khi đó, doanh nghiệp cần có tỷ lệ quy đổi từ cuộn sang kilogram. Tỷ lệ này phải dựa trên quy cách kỹ thuật, phiếu cân, tài liệu nhà sản xuất hoặc dữ liệu thực tế có thể chứng minh.

Trường hợp sản phẩm khai theo chiếc nhưng sản xuất theo bộ, doanh nghiệp cũng cần xác định một bộ gồm bao nhiêu chiếc và thời gian áp dụng của quy cách đó.

Tỷ lệ quy đổi phải nhất quán trong toàn kỳ. Không nên thay đổi tỷ lệ ở cuối năm chỉ để làm cho tồn kho khớp với báo cáo.

Bước 6: Xác định tồn đầu kỳ

Tồn đầu kỳ của kỳ hiện tại về nguyên tắc phải liên kết được với tồn cuối kỳ đã báo cáo trước đó, sau khi xem xét các điều chỉnh hợp lệ nếu có.

Doanh nghiệp cần đối chiếu tồn đầu theo ba nguồn:

• Báo cáo quyết toán kỳ trước.
• Sổ kho và sổ kế toán đầu kỳ.
• Kết quả kiểm kê thực tế.

Nếu ba nguồn không khớp, cần xác định nguyên nhân trước khi tiếp tục tổng hợp. Việc sử dụng một số tồn đầu chưa được làm rõ sẽ khiến chênh lệch tiếp tục kéo dài sang kỳ mới.

Đối với doanh nghiệp lần đầu lập báo cáo hoặc đã thay đổi phần mềm quản lý, dữ liệu chuyển đổi hệ thống cần được kiểm tra riêng. Số dư chuyển sang phải có bảng đối chiếu và chứng từ chứng minh.

Bước 7: Tổng hợp nhập trong kỳ

Chỉ tiêu nhập trong kỳ không nên được hiểu đơn giản là tổng phiếu nhập kho.

Doanh nghiệp cần phân loại rõ nguồn nhập, gồm nguyên liệu nhập khẩu, nguyên liệu nhận lại, nguyên liệu hoàn trả từ sản xuất, hàng nhập lại, hàng điều chuyển và các nghiệp vụ khác có ảnh hưởng đến tồn kho.

Mỗi giao dịch cần được xác định xem có thuộc phạm vi báo cáo hải quan hay không. Nguyên liệu mua trong nước không nên được cộng chung với nguyên liệu nhập khẩu thuộc diện quản lý nếu hệ thống không có cách phân biệt nguồn.

Sau khi tổng hợp, số nhập phải được đối chiếu với tờ khai, chứng từ kho và sổ kế toán. Trường hợp chênh lệch do khác thời điểm ghi nhận cần có bảng giải thích rõ.

Bước 8: Tổng hợp xuất và lượng sử dụng trong kỳ

Xuất kho không đồng nghĩa toàn bộ nguyên liệu đã được tiêu hao.

Một phần nguyên liệu có thể đã cấp cho sản xuất nhưng còn trên dây chuyền, nằm trong sản phẩm dở dang hoặc được hoàn trả lại kho. Nếu doanh nghiệp coi toàn bộ phiếu xuất kho là lượng sử dụng thực tế, định mức và tồn cuối kỳ có thể bị sai.

Doanh nghiệp cần tách các nhóm nghiệp vụ:

• Nguyên liệu thực tế đưa vào sản xuất.
• Nguyên liệu hoàn trả kho.
• Nguyên liệu chuyển sang lệnh sản xuất khác.
• Nguyên liệu xuất trả hoặc tái xuất.
• Nguyên liệu chuyển mục đích sử dụng.
• Nguyên liệu tiêu hủy hoặc xử lý theo hình thức khác.

Chỉ tiêu xuất phải phản ánh đúng bản chất của giao dịch, không chỉ dựa vào hướng ghi Nợ hoặc Có trong phần mềm kế toán.

Bước 9: Lập báo cáo nguyên liệu và vật tư

Công thức kiểm tra cơ bản là:

Tồn cuối kỳ = Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ − Xuất trong kỳ

Công thức này cần được kiểm tra theo từng mã nguyên liệu và từng đơn vị tính.

Ví dụ, một nguyên liệu có số liệu:

• Tồn đầu kỳ: 1.000 kg.
• Nhập trong kỳ: 5.000 kg.
• Xuất trong kỳ: 4.200 kg.

Tồn cuối kỳ theo công thức là:

1.000 + 5.000 − 4.200 = 1.800 kg

Sau khi tính, doanh nghiệp phải đối chiếu 1.800 kg với sổ kho, sổ kế toán và số kiểm kê. Nếu tồn thực tế chỉ có 1.750 kg, phần chênh lệch 50 kg cần được truy nguyên trước khi truyền báo cáo.

Không nên tự sửa tồn cuối kỳ thành 1.750 kg khi chưa xác định chênh lệch phát sinh do hao hụt, sai đơn vị tính, thiếu chứng từ xuất hoặc lỗi ghi nhận kho.

Bước 10: Lập báo cáo sản phẩm

Báo cáo sản phẩm phải liên kết được với sản lượng hoàn thành, số lượng nhập kho thành phẩm, số lượng đã xuất khẩu và tồn cuối kỳ.

Doanh nghiệp cần phân biệt rõ:

• Thành phẩm hoàn chỉnh.
• Bán thành phẩm.
• Sản phẩm dở dang.
• Sản phẩm lỗi.
• Hàng đã nhập kho nhưng chưa xuất khẩu.
• Hàng đã giao nhưng chưa hoàn tất thủ tục hải quan.

Số lượng sản phẩm xuất khẩu không mặc nhiên bằng số lượng sản xuất trong kỳ. Một phần sản phẩm có thể được sản xuất từ kỳ trước hoặc còn tồn sang kỳ sau.

Doanh nghiệp nên đối chiếu từng mã sản phẩm giữa báo cáo sản lượng, phiếu nhập thành phẩm, tờ khai xuất khẩu và dữ liệu kho.

Bước 11: Xác định định mức thực tế

Định mức thực tế phản ánh lượng nguyên liệu, vật tư thực tế đã sử dụng để sản xuất một đơn vị sản phẩm xuất khẩu.

BOM có thể được dùng làm dữ liệu nền nhưng không nên lấy nguyên BOM kế hoạch làm định mức thực tế. Doanh nghiệp cần đối chiếu BOM với nguyên liệu cấp phát, nguyên liệu hoàn trả, sản lượng hoàn thành, hao hụt, phế liệu và phế phẩm.

Nếu một sản phẩm có nhiều phiên bản BOM trong năm, định mức cần được xem xét theo từng thời gian áp dụng. Không nên dùng phiên bản cuối năm cho toàn bộ sản phẩm đã sản xuất trước đó.

Khi kiểm tra sau thông quan, cơ quan Hải quan có thể đối chiếu định mức với dữ liệu nhập, xuất, tồn nguyên liệu và sản phẩm trong một giai đoạn cụ thể.

Bước 12: Kiểm tra chênh lệch nhập xuất tồn

Sau khi lập các bảng báo cáo, doanh nghiệp cần phân tích chênh lệch theo từng mã thay vì chỉ xem tổng số toàn kho.

Chênh lệch âm có thể xuất hiện khi lượng xuất hoặc sử dụng lớn hơn lượng tồn đầu cộng nhập trong kỳ. Nguyên nhân thường liên quan đến thiếu dữ liệu nhập, sai mapping mã, nhầm đơn vị tính hoặc đưa nguyên liệu mua trong nước vào sản xuất nhưng không tách nguồn.

Chênh lệch dương có thể phát sinh khi tồn theo hệ thống cao hơn tồn thực tế. Nguyên nhân có thể do hao hụt chưa ghi nhận, thiếu dữ liệu phế liệu, nguyên liệu hỏng hoặc định mức thấp hơn mức sử dụng thực tế.

Doanh nghiệp không nên điều chỉnh trực tiếp số tổng để xóa chênh lệch. Mọi thay đổi phải truy được về chứng từ, giao dịch hoặc nguyên nhân sản xuất cụ thể.

Bước 13: Kiểm tra chéo giữa các bộ phận

Trước khi truyền báo cáo, doanh nghiệp nên thực hiện ba lớp kiểm tra.

Xuất nhập khẩu và kho đối chiếu tờ khai với phiếu nhập, phiếu xuất và mã hàng.

Kho và kế toán đối chiếu số lượng, thời điểm ghi nhận và các giao dịch điều chỉnh.

Sản xuất và kỹ thuật đối chiếu BOM, định mức, lượng nguyên liệu cấp phát và sản lượng hoàn thành.

Việc kiểm tra không nên giao riêng cho bộ phận xuất nhập khẩu. Bộ phận này có thể nắm dữ liệu tờ khai nhưng không đủ thông tin để kết luận về tiêu hao sản xuất hoặc nguyên nhân chênh lệch kho.

Bước 14: Truyền báo cáo và lưu kết quả

Trước khi truyền, doanh nghiệp cần kiểm tra định dạng file, mã chỉ tiêu, đơn vị tính và kỳ báo cáo.

Sau khi hệ thống tiếp nhận, cần lưu đầy đủ:

• File dữ liệu gốc trước khi truyền.
• File cuối cùng đã gửi.
• Thông báo tiếp nhận của hệ thống.
• Bảng mapping mã hàng.
• Bảng quy đổi đơn vị tính.
• File đối chiếu nhập xuất tồn.
• Bảng định mức thực tế.
• Bảng giải trình chênh lệch.

Thông báo tiếp nhận chỉ cho thấy dữ liệu đã được gửi thành công về mặt hệ thống. Doanh nghiệp vẫn chịu trách nhiệm về tính đầy đủ, chính xác và khả năng giải trình của số liệu.

>>> xem thêm: Báo cáo quyết toán hải quan và lỗi cần tránh

Ví dụ cách lập một dòng báo cáo nguyên liệu

Giả sử doanh nghiệp theo dõi nguyên liệu X theo đơn vị kilogram:

Doanh nghiệp cần kiểm tra 50 kg chênh lệch có liên quan đến nguyên liệu đang trên dây chuyền, hao hụt chưa ghi nhận, sai phiếu kho hoặc chênh lệch cân đo hay không.

Nếu 50 kg là nguyên liệu đang nằm trong sản phẩm dở dang, doanh nghiệp cần có dữ liệu sản xuất để chứng minh. Nếu là hao hụt, cần có phương pháp xác định và hồ sơ phù hợp. Không nên tự điều chỉnh số tồn chỉ để hai hệ thống bằng nhau.

Cách kiểm tra báo cáo trước khi nộp

Trước khi truyền báo cáo, doanh nghiệp cần kiểm tra tính liên tục của dữ liệu. Tồn đầu kỳ phải liên kết với kỳ trước, nhập trong kỳ phải đối chiếu được với tờ khai và chứng từ kho, còn lượng xuất phải phản ánh đúng các nghiệp vụ sản xuất và xử lý nguyên liệu.

Định mức thực tế cũng cần được đối chiếu với sản lượng. Nếu lượng nguyên liệu sử dụng theo định mức chênh lệch lớn với số liệu xuất kho, doanh nghiệp phải xác định phần chênh lệch thuộc nguyên liệu hoàn trả, sản phẩm dở dang, hao hụt hay lỗi dữ liệu.

Bảy nội dung nên được xác nhận trước khi gửi gồm:

1. Mã hàng đã được mapping giữa tờ khai, kho, kế toán và sản xuất.
2. Đơn vị tính và tỷ lệ quy đổi được áp dụng thống nhất.
3. Tồn đầu kỳ khớp với dữ liệu kỳ trước.
4. Không thiếu hoặc trùng tờ khai trong kỳ.
5. BOM và định mức sử dụng đúng phiên bản.
6. Phế liệu, phế phẩm và sản phẩm dở dang đã được xử lý rõ.
7. Tồn cuối kỳ có thể đối chiếu với kiểm kê thực tế.

Những sai số cần xử lý trước khi truyền báo cáo

Tồn kho âm

Tồn kho âm cho thấy dữ liệu xuất hoặc sử dụng lớn hơn số lượng có thể chứng minh từ tồn đầu và lượng nhập. Doanh nghiệp cần kiểm tra lại thời điểm ghi nhận, mã hàng, đơn vị tính và giao dịch nhập bị thiếu.

Một mã hải quan liên kết với nhiều mã kho

Trường hợp này không nhất thiết sai, nhưng phải có bảng mapping và nguyên tắc gộp rõ ràng. Nếu các mã kho khác nhau về quy cách hoặc bản chất, không nên gộp vào một dòng báo cáo.

Chênh lệch lớn giữa BOM và tiêu hao thực tế

Chênh lệch có thể đến từ hao hụt, vật tư thay thế, thay đổi quy trình hoặc BOM chưa được cập nhật. Doanh nghiệp cần xác định nguyên nhân theo từng phiên bản sản xuất.

Sản lượng xuất khẩu lớn hơn sản lượng có thể chứng minh

Doanh nghiệp cần kiểm tra tồn thành phẩm đầu kỳ, hàng nhập kho trong kỳ và sản phẩm xuất khẩu. Không nên chỉ so sánh sản lượng sản xuất trong năm với số lượng xuất khẩu của cùng năm.

Tồn cuối kỳ khác kiểm kê thực tế

Chênh lệch có thể liên quan đến nguyên liệu trên dây chuyền, hàng đang đi đường, sai thời điểm ghi nhận hoặc thiếu chứng từ. Việc điều chỉnh cần dựa trên nguyên nhân và hồ sơ cụ thể.

Website Finlogistics đã có bài riêng phân tích các lỗi thường gặp và rủi ro trong báo cáo quyết toán. Bài hướng dẫn này tập trung vào quy trình lập và kiểm tra số liệu, tránh lặp lại toàn bộ nội dung cảnh báo của bài trước.

>>> Xem thêm: Hồ sơ báo cáo quyết toán hải quan theo Thông tư 39

Thời hạn nộp báo cáo quyết toán hải quan

Doanh nghiệp thực hiện báo cáo định kỳ hằng năm và nộp chậm nhất vào ngày thứ 90 kể từ ngày kết thúc năm tài chính theo quy định về báo cáo quyết toán.

Doanh nghiệp có năm tài chính kết thúc ngày 31/12 cần tính chính xác ngày thứ 90 của năm tiếp theo, thay vì mặc định thời hạn luôn rơi vào cùng một ngày cố định.

Việc tổng hợp dữ liệu nên được bắt đầu trước thời hạn. Nếu chờ đến cuối kỳ mới chuẩn hóa mã hàng hoặc kiểm tra định mức, doanh nghiệp có thể không còn đủ thời gian xử lý chênh lệch.

Hồ sơ cần lưu sau khi nộp báo cáo

Sau khi báo cáo được hệ thống tiếp nhận, doanh nghiệp cần lưu cả file đã gửi và toàn bộ dữ liệu nền dùng để lập báo cáo.

Hồ sơ nên được sắp xếp theo từng kỳ, từng mã nguyên liệu hoặc từng nhóm sản phẩm để có thể truy xuất nhanh. Bên cạnh tờ khai và sổ kho, doanh nghiệp cần lưu bảng mapping mã hàng, lịch sử BOM, định mức thực tế, bảng quy đổi đơn vị tính, chứng từ sản xuất và hồ sơ xử lý phế liệu, phế phẩm.

Một báo cáo được lập đúng biểu mẫu nhưng thiếu dữ liệu nguồn vẫn có thể khiến doanh nghiệp khó giải trình. Nội dung chi tiết về nhóm chứng từ cần lưu đã được Finlogistics phân tích trong bài hồ sơ báo cáo quyết toán hải quan.

Dịch vụ của Finlogistics dành cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu

Finlogistics cung cấp các giải pháp logistics và thủ tục hải quan phục vụ doanh nghiệp có hoạt động xuất nhập khẩu. Nhóm dịch vụ chính gồm vận chuyển đường biển, vận chuyển đường hàng không, vận chuyển đường bộ và thủ tục hải quan.

Doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng dịch vụ thủ tục hải quan, vận chuyển quốc tế hoặc vận chuyển nội địa có thể liên hệ Finlogistics để trao đổi phương án phù hợp với tuyến vận chuyển, loại hàng và tiến độ giao nhận.

>>> Xem ngay:

Dịch vụ thông quan tờ khai

Vận chuyển nội địa Việt Nam

Vận chuyển đường bộ quốc tế

Vận chuyển đường biển quốc tế

Vận chuyển đường hàng không quốc tế

FAQ về cách lập báo cáo quyết toán hải quan

Lập báo cáo quyết toán nên bắt đầu từ tờ khai hay sổ kho?

Doanh nghiệp nên xác định phạm vi hàng hóa từ tờ khai, sau đó đối chiếu với sổ kho, kế toán và sản xuất. Không nên sử dụng riêng một nguồn dữ liệu để lập toàn bộ báo cáo.

Có thể lấy trực tiếp số liệu kế toán để lập báo cáo không?

Không nên lấy trực tiếp nếu chưa phân loại nguồn nguyên liệu, loại hình tờ khai, mã hàng và đơn vị tính. Số liệu kế toán cần được đối chiếu với dữ liệu hải quan và kho.

BOM có thể dùng làm định mức thực tế không?

BOM có thể là dữ liệu nền nhưng phải được kiểm tra với lượng nguyên liệu thực tế sử dụng, sản lượng, hao hụt, phế liệu và phế phẩm.

Tồn cuối kỳ khác tồn kho thực tế phải xử lý thế nào?

Doanh nghiệp cần xác định nguyên nhân từ mã hàng, đơn vị tính, thời điểm ghi nhận, sản phẩm dở dang, nguyên liệu trên dây chuyền hoặc nghiệp vụ chưa được cập nhật. Chỉ điều chỉnh khi có căn cứ phù hợp.

Một mã hải quan có thể liên kết với nhiều mã kho không?

Có thể phát sinh trong thực tế, nhưng doanh nghiệp cần có bảng mapping và chứng minh các mã kho tương ứng với cùng nguyên liệu hoặc xác định rõ nguyên tắc phân loại.

Truyền báo cáo thành công có nghĩa số liệu đã được duyệt không?

Không. Thông báo tiếp nhận không thay thế trách nhiệm của doanh nghiệp về tính chính xác và khả năng giải trình của số liệu.

Có nên lập báo cáo vào sát ngày hết hạn không?

Không nên. Doanh nghiệp cần dành thời gian để đối chiếu mã hàng, đơn vị tính, định mức, sản lượng và xử lý chênh lệch trước khi truyền báo cáo.

Kết luận

Hướng dẫn lập báo cáo quyết toán hải quan hiệu quả phải bắt đầu từ việc kiểm soát dữ liệu nguồn, không phải từ bước điền biểu mẫu. Doanh nghiệp cần xác định đúng phạm vi hàng hóa, chuẩn hóa mã nguyên liệu, thống nhất đơn vị tính và liên kết được tờ khai với kho, kế toán và sản xuất.

Sau khi hình thành các chỉ tiêu nhập, xuất, tồn, doanh nghiệp phải tiếp tục kiểm tra định mức, sản lượng, phế liệu, phế phẩm và tồn kho thực tế. Mọi chênh lệch đáng kể cần được truy nguyên từ chứng từ thay vì điều chỉnh số tổng để báo cáo cân.

Doanh nghiệp cần hỗ trợ rà soát hồ sơ, chuẩn hóa dữ liệu báo cáo quyết toán hoặc thực hiện thủ tục hải quan có thể liên hệ Finlogistics để trao đổi trên cơ sở hồ sơ và hoạt động thực tế.