Hồ sơ chứng minh xuất xứ nhà máy phải lưu sẵn: thiếu gì sẽ khó giải trình khi bị kiểm tra

Danh sách hồ sơ chứng minh xuất xứ nhà máy cần lưu theo ba giai đoạn nhập nguyên liệu, sản xuất, xuất hàng, ai giữ phần nào và lỗi lưu trữ thường gặp.

Câu trả lời ngắn: để giải trình khi bị kiểm tra xuất xứ, nhà máy cần lưu sẵn ba nhóm hồ sơ: chứng từ nhập nguyên liệu, hồ sơ sản xuất (định mức, quy trình, phiếu kho, giá thành) và chứng từ xuất hàng. Quan trọng không kém là mọi con số giữa ba nhóm này phải khớp nhau và truy được theo từng lô hàng.

Tóm tắt nhanh

• Hồ sơ nằm ở nhiều bộ phận, cần phân công người giữ và quy tắc đặt tên thống nhất.
• Thời hạn lưu thường từ ba đến năm năm tùy hiệp định, cần kiểm tra theo từng form.
• Lập bộ hồ sơ theo từng lô hoặc từng sản phẩm giúp giải trình nhanh hơn khi có yêu cầu kiểm tra.

Ba nhóm hồ sơ cần có

Nhóm 1: nhập nguyên liệu

• Hợp đồng mua, hóa đơn thương mại.
• Tờ khai hải quan nhập khẩu, vận đơn hoặc chứng từ vận tải. Nguyên liệu nhập qua vận chuyển đường biển quốc tế hay đường bộ, đường hàng không đều cần giữ bộ chứng từ gốc.
• C/O hoặc chứng từ xuất xứ của nguyên liệu nếu có.
• Bản kê khai xuất xứ của nhà cung cấp trong nước với nguyên liệu mua nội địa.

Nhóm 2: sản xuất

• Định mức nguyên liệu cho từng sản phẩm, có ngày hiệu lực.
• Quy trình sản xuất, danh sách công đoạn.
• Lệnh sản xuất, phiếu nhập xuất kho, báo cáo sản xuất.
• Bảng tính giá thành và, nếu cần, bảng tính hàm lượng giá trị khu vực.

Nhóm 3: xuất hàng

• Hợp đồng bán, hóa đơn xuất khẩu, phiếu đóng gói.
• Tờ khai xuất khẩu, vận đơn.
• Bản sao C/O đã cấp và hồ sơ nộp kèm.

Ai trong nhà máy nên giữ phần nào?

Bộ phận	Hồ sơ phụ trách	Lưu ý
Mua hàng	Hợp đồng, hóa đơn, chứng từ nhà cung cấp	Yêu cầu nhà cung cấp cung cấp chứng từ xuất xứ ngay khi mua
Xuất nhập khẩu	Tờ khai, vận đơn, C/O	Gắn số lô và ngày với từng bộ hồ sơ
Sản xuất, kỹ thuật	Định mức, quy trình, lệnh sản xuất	Lưu phiên bản định mức theo thời gian
Kế toán, kho	Giá thành, phiếu kho, hóa đơn	Số liệu phải khớp với báo cáo sản xuất

Lỗi lưu trữ thường gặp

• Hồ sơ rải rác ở nhiều bộ phận, không có người tổng hợp theo lô.
• Định mức bị ghi đè khi đổi nguyên liệu, không còn bản cũ để đối chiếu.
• Chứng từ của nhà cung cấp trong nước chỉ xin khi có yêu cầu kiểm tra, lúc đó nhà cung cấp không còn hợp tác.
• Tên hàng, mã HS ở mỗi bộ phận dùng một cách gọi khác nhau.
• Chỉ lưu bản giấy, không lưu bản điện tử có thể truy xuất.

Cách lập bộ hồ sơ để sẵn sàng khi bị kiểm tra

1. Đặt mã lô thống nhất, dùng chung từ nhập kho đến xuất hàng.
2. Lập một bảng theo dõi liên kết mã lô với tờ khai nhập, định mức, tờ khai xuất và số C/O.
3. Lưu bản điện tử có tên tệp theo quy tắc chung, kèm bản giấy với chứng từ gốc.
4. Định kỳ kiểm tra hồ sơ ngẫu nhiên theo quý để phát hiện thiếu sót.
5. Ghi rõ thời hạn lưu theo từng hiệp định và không hủy hồ sơ trước thời hạn đó.

Bảng theo dõi hồ sơ xuất xứ theo mã lô

Câu hỏi thường gặp

Hồ sơ chứng minh xuất xứ phải lưu trong bao lâu? Thời hạn phụ thuộc hiệp định và quy định của từng nước, thường trong khoảng ba đến năm năm. Doanh nghiệp nên kiểm tra theo từng form và lưu theo thời hạn dài nhất để tránh rủi ro.

Có cần lưu hồ sơ của nguyên liệu mua trong nước không? Có, nếu nguyên liệu đó được tính là có xuất xứ trong quy tắc. Nhà máy cần chứng từ chứng minh từ nhà cung cấp, vì bản thân hóa đơn mua hàng thường chưa đủ.

Nhà máy nhỏ có cần hệ thống phức tạp không? Không. Một bảng theo dõi theo mã lô và quy tắc đặt tên thống nhất đã giải quyết phần lớn vấn đề.

Nhờ Finlogistics đánh giá bộ hồ sơ xuất xứ hiện có

Với kinh nghiệm xử lý chứng từ xuất nhập khẩu từ năm 2014, Finlogistics có thể giúp doanh nghiệp rà soát bộ hồ sơ hiện có, chỉ ra phần còn thiếu và tư vấn cách sắp xếp để sẵn sàng khi cần giải trình.

CÔNG TY CỔ PHẦN KINH DOANH QUỐC TẾ FINGROUP (Finlogistics)

Nhờ Finlogistics rà soát

CÔNG TY CỔ PHẦN KINH DOANH QUỐC TẾ FINGROUP (Finlogistics) Trụ sở chính: Tầng 26, Tháp A, Tòa nhà Sông Đà, số 18 Phạm Hùng, phường Từ Liêm, Hà Nội Hotline: (+84) 886 865 251 | (+84) 243 68 55555 (nhánh 1) Thời gian làm việc: Thứ 2 đến thứ 6 08h00-17h00, Thứ 7 08h00-11h45

Danh sách các cảng chính mà Finlogistics thực hiện vận chuyển

Dưới đây là một số cảng khai thác vận chuyển chính của Finlogistics trải dài khắp các châu lục, kết nối Việt Nam với nhiều trung tâm thương mại lớn trên toàn cầu, đảm bảo chuỗi cung ứng của khách hàng luôn thông suốt và hiệu quả. Mạng lưới rộng lớn này là nền tảng vững chắc giúp chúng tôi cung cấp dịch vụ vận tải đường biển quốc tế toàn diện.

 

 

Dịch vụ vận chuyển đường biển mà Finlogistics cung cấp

Finlogistics cung cấp dịch vụ vận chuyển bằng đường biển với các loại hàng hóa trên khắp các cảng container hàng đầu. Mối quan hệ tốt của chúng tôi với những hãng vận chuyển lớn trên thế giới đã cho phép công ty mang lại những giá trị vượt trội, tính linh hoạt và tốc độ vận chuyển, bất kể quy mô hoặc tính chất phức tạp như thế nào từ lô hàng của bạn. Do đó, chúng tôi có thể cung cấp tất cả các dịch vụ như:

• Port to Port (Vận chuyển từ cảng đi đến cảng đích)
• Door to Door (Vận chuyển từ kho đến kho)
• FCL – Full Container Load (Hàng nguyên cont)
• LCL – Less Than Container Load (Hàng lẻ)