Quy trình, thủ tục nhập khẩu mỹ phẩm 2025 chi tiết từ công bố đến thông quan

Thị trường mỹ phẩm Việt Nam đang chứng kiến sự bùng nổ chưa từng có với sự đổ bộ của hàng ngàn thương hiệu từ Hàn Quốc, Nhật Bản, Trung Quốc, Châu Âu và Mỹ. Tuy nhiên, trái ngược với lợi nhuận hấp dẫn, thủ tục nhập khẩu mỹ phẩm lại là một “cơn ác mộng” đối với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là những người mới gia nhập ngành (Newbie).

Khác với hàng hóa thông thường, mỹ phẩm chịu sự quản lý chuyên ngành cực kỳ gắt gao của Cục Quản lý Dược (Bộ Y Tế). Chỉ một sai sót nhỏ trong Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm hay một lỗi chính tả trên nhãn phụ (Label) cũng đủ khiến lô hàng bị giam tại cảng hàng tháng trời, thậm chí bị buộc tái xuất hoặc tiêu hủy, gây thiệt hại hàng tỷ đồng.

Với hơn 10 năm kinh nghiệm “chinh chiến” xử lý thủ tục cho hàng nghìn lô hàng mỹ phẩm khó, Finlogistics biên soạn bài viết này nhằm cung cấp bức tranh toàn cảnh, chi tiết và chính xác nhất về quy trình nhập khẩu mỹ phẩm năm 2025.

Căn cứ pháp lý và Định nghĩa chuẩn về mỹ phẩm

Trước khi bắt tay vào buôn bán, bạn cần hiểu luật chơi. Dưới đây là các văn bản pháp luật “kim chỉ nam” mà mọi doanh nghiệp nhập khẩu mỹ phẩm cần nắm vững:

• Thông tư 06/2011/TT-BYT: Quy định về quản lý mỹ phẩm (Đây là văn bản gốc quan trọng nhất).

• Nghị định 155/2018/NĐ-CP: Sửa đổi, bổ sung một số quy định liên quan đến điều kiện đầu tư kinh doanh thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Y tế.

• Nghị định 98/2020/NĐ-CP: Quy định xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động thương mại (Liên quan đến hàng xách tay, hàng lậu).

• Nghị định 43/2017/NĐ-CP & 111/2021/NĐ-CP: Quy định về nhãn hàng hóa.

Mỹ phẩm là gì?

Theo quy định, mỹ phẩm là chất hoặc chế phẩm được dùng để tiếp xúc với những bộ phận bên ngoài cơ thể con người (da, hệ thống lông tóc, móng tay, móng chân, môi và cơ quan sinh dục ngoài) hoặc răng và niêm mạc miệng với mục đích chính là: Làm sạch, làm thơm, thay đổi diện mạo, hình thức, điều chỉnh mùi cơ thể, bảo vệ cơ thể hoặc giữ cơ thể trong điều kiện tốt.

Cảnh báo từ Finlogistics: Ranh giới giữa Mỹ phẩm và Dược phẩm hoặc Thiết bị y tế đôi khi rất mong manh.

Ví dụ: Một sản phẩm “Kem bôi trị mụn” nếu quảng cáo là “điều trị vĩnh viễn” có thể bị quy là Dược phẩm (cần giấy phép nhập khẩu thuốc – cực khó). Nếu chỉ ghi là “làm sạch da, ngừa mụn” thì là Mỹ phẩm. Việc xác định sai bản chất ngay từ đầu sẽ khiến bạn đi sai toàn bộ quy trình pháp lý.

Mã HS Code và Biểu thuế nhập khẩu mỹ phẩm 2025

Xác định đúng mã HS (Harmonized System) là bước đầu tiên để tính toán chi phí vốn (Landed Cost). Mỹ phẩm chủ yếu nằm ở chương 33. Dưới đây là bảng mã HS tham khảo chi tiết cho năm 2025:

Nhóm hàng	Mã HS Code (Tham khảo)	Mô tả hàng hóa	Thuế NK Ưu đãi (%)	VAT (%)
Nhóm 3303
Nước hoa & nước thơm	3303.00.00	Nước hoa và nước thơm	18%	10%
Nhóm 3304 – Mỹ phẩm trang điểm & Dưỡng da
Son môi, son dưỡng	3304.10.00	Chế phẩm trang điểm môi	20%	10%
Phấn mắt, mascara	3304.20.00	Chế phẩm trang điểm mắt	22%	10%
Sơn móng	3304.30.00	Chế phẩm dùng cho móng tay, móng chân	22%	10%
Kem/gel trị mụn	3304.99.30	Kem & dung dịch chống mụn trứng cá	10%	8% / 10%
Kem dưỡng, serum	3304.99.90	Các loại kem dưỡng da & serum khác	18%	10%
Nhóm 3305 – Chế phẩm dùng cho tóc
Dầu gội đầu	3305.10.00	Shampoo / Dầu gội	15%	8% / 10%
Keo xịt tóc	3305.30.00	Hair spray / Keo xịt tóc	20%	10%
Nhóm 3306 – Vệ sinh răng miệng
Kem đánh răng	3306.10.00	Kem đánh răng	20%	10%
Nhóm 3307 – Chế phẩm khác
Nước xịt phòng / khử mùi	3307.20.00	Nước xịt phòng & khử mùi cơ thể	20%	10%

(Lưu ý: Mức thuế VAT có thể thay đổi tùy theo Nghị quyết giảm thuế của Chính phủ từng năm. Hãy liên hệ Finlogistics để check mức thuế hiện hành chính xác nhất).

>>> Đọc ngay: Mã HS code là gì? Hướng dẫn cách tra cứu mã HS code nhanh chóng và chính xác

Bí quyết tối ưu thuế về 0%

Nếu bạn nhập khẩu từ các quốc gia có Hiệp định thương mại tự do (FTA) với Việt Nam, hãy yêu cầu nhà cung cấp làm C/O (Certificate of Origin) để được hưởng thuế suất ưu đãi đặc biệt (thường là 0% – 5%).

• Trung Quốc: C/O Form E (ACFTA).

• Hàn Quốc: C/O Form AK hoặc VK (VKFTA).

• Nhật Bản: C/O Form AJ hoặc VJ (VJEPA).

• Châu Âu: C/O Form EUR.1 (EVFTA).

• ASEAN (Thái Lan, Indonesia…): C/O Form D (ATIGA).

Thủ tục Công Bố Mỹ Phẩm

Đây là phần quan trọng nhất của bài viết này. 90% thất bại trong nhập khẩu mỹ phẩm đến từ khâu làm Công bố.

Tại sao phải làm công bố trước khi nhập hàng?

Theo Thông tư 06/2011/TT-BYT, mỹ phẩm muốn lưu hành tại Việt Nam bắt buộc phải có Số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm do Cục Quản lý Dược (Bộ Y Tế) cấp.

• Bạn KHÔNG THỂ làm thủ tục hải quan nếu chưa có số công bố.

• Số công bố có giá trị 5 năm.

• Quy trình ngược: Bạn phải làm công bố xong xuôi, có kết quả rồi mới nên cho hàng lên tàu về Việt Nam. Nếu hàng về cảng mà chưa có công bố -> Bạn sẽ mất phí lưu kho bãi (DEM/DET) cực lớn, thậm chí phải tái xuất.

Bộ hồ sơ công bố chuẩn gồm những gì?

Để làm thủ tục công bố mỹ phẩm nhập khẩu, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ gồm:

1. Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm (Phụ lục 01-MP)

Khai báo online trên hệ thống Một cửa quốc gia. Yêu cầu: Phải kê khai đầy đủ thành phần công thức (Ingredients) theo danh pháp quốc tế INCI và nồng độ % của các chất giới hạn.

2. Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS – Certificate of Free Sale)

Bắt buộc: Phải có CFS đối với mỹ phẩm nhập khẩu (Trừ các nước CPTPP như Nhật, Canada, Úc… trong một số trường hợp được miễn, nhưng Finlogistics khuyên nên có để an toàn).

Điều kiện CFS hợp lệ:

• Phải do cơ quan có thẩm quyền nước xuất khẩu cấp.
• Phải được Hợp pháp hóa lãnh sự (Consular Legalization) tại Đại sứ quán Việt Nam ở nước sở tại.
• Phải còn hiệu lực (nếu không ghi hạn thì tính 24 tháng).
• Nội dung phải xác nhận sản phẩm được “sản xuất và bán tự do tại nước xuất khẩu”.

3. Giấy ủy quyền (LOA – Letter of Authorization)

Là văn bản của Nhà sản xuất (Manufacturer) hoặc Chủ sở hữu (Product Owner) ủy quyền cho Doanh nghiệp Việt Nam được phép phân phối và chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường.

Điều kiện: Cũng phải được Hợp pháp hóa lãnh sự. Nội dung phải có đầy đủ: Tên sản phẩm, nhãn hàng, cam kết tuân thủ quy định.

4. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

Có ngành nghề kinh doanh, bán buôn mỹ phẩm.

3.3. Những sai lầm khi làm công bố

Là đơn vị dịch vụ, Finlogistics thường xuyên phải đi “chữa cháy” cho các doanh nghiệp tự làm công bố nhưng bị sai. Dưới đây là các lỗi phổ biến:

Sai thành phần: Tên thành phần trên nhãn gốc (Package) khác với tên trong Phiếu công bố. Ví dụ: Trên vỏ hộp ghi Vitamin E nhưng công bố ghi Tocopherol. -> Hải quan phạt và bắt tái xuất.

Thiếu Hợp pháp hóa lãnh sự: Nhiều người chỉ mang bản Scan màu hoặc bản công chứng thường. Bắt buộc phải có tem của Lãnh sự quán Việt Nam.

Thay đổi kích cỡ đóng gói: Công bố chai 50ml nhưng nhập về chai 100ml -> Phải làm công bố lại.

Giải pháp của Finlogistics: Chúng tôi cung cấp dịch vụ “Review hồ sơ trước”. Bạn chỉ cần gửi bản Scan CFS, LOA và Bảng thành phần. Chuyên viên của Finlogistics sẽ soi từng chữ, check từng chất cấm/nồng độ giới hạn để đảm bảo hồ sơ nộp vào Cục Dược là đậu 100%.

Xem ngay: Dịch vụ thông quan tờ khai Hải Quan

Quy trình làm thủ tục Hải quan nhập khẩu mỹ phẩm tại cảng

Sau khi đã cầm trong tay lá Phiếu công bố, quy trình nhập khẩu tại cửa khẩu sẽ diễn ra như sau:

Bước 1: Vận chuyển hàng hóa quốc tế

Book tàu (Sea) hoặc máy bay (Air) đưa hàng về Việt Nam.

Lưu ý: Thông tin trên Bill of Lading, Invoice, Packing List phải khớp 100% với Phiếu công bố (Tên hàng, nhà sản xuất).

Bước 2: Mở tờ khai hải quan

• Khai báo trên phần mềm ECUS/VNACCS.

• Nhập mã HS Code và thuế suất đã tra cứu.

• Đính kèm số tiếp nhận Phiếu công bố vào tờ khai.

Bước 3: Phân luồng và Kiểm tra hồ sơ

• Luồng Xanh: Thông quan ngay.

• Luồng Vàng: Hải quan kiểm tra hồ sơ giấy (Invoice, Packing List, C/O, Công bố…).

• Luồng Đỏ: Kiểm tra thực tế hàng hóa (Kiểm hóa).

Bước 4: Kiểm hóa (Nếu luồng đỏ)

Hải quan sẽ mở container/kiện hàng ra để đối chiếu:

• Tên hàng, Model, Nhãn hiệu thực tế có khớp với Công bố không?

• Date (Hạn sử dụng) có còn mới không?

• Đặc biệt: Nhãn gốc (Original Label) trên sản phẩm có khớp thành phần với công bố không?

Bước 5: Thông quan và đưa hàng về kho

Sau khi thông quan, doanh nghiệp đóng thuế và kéo hàng về kho. Tuy nhiên, chưa được bán ngay mà phải làm bước tiếp theo: Dán nhãn phụ.

Quy định về Nhãn Mác (Labeling) và Hậu kiểm

Nhiều doanh nghiệp tưởng thông quan xong là xong. Sai lầm! Cơ quan Quản lý thị trường có thể kiểm tra bất cứ lúc nào (Hậu kiểm).

Quy định dán nhãn phụ (Tiếng Việt)

Hàng nhập khẩu về nguyên gốc tiếng nước ngoài, trước khi đưa ra lưu thông trên thị trường Việt Nam BẮT BUỘC phải dán nhãn phụ bằng tiếng Việt. Nội dung nhãn phụ gồm:

1. Tên sản phẩm.

2. Hướng dẫn sử dụng.

3. Thành phần công thức đầy đủ (có thể ghi theo danh pháp quốc tế).

4. Tên nước sản xuất.

5. Tên và địa chỉ của tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường (Chính là công ty bạn).

6. Định lượng (Net weight/Volume).

7. Số lô sản xuất (Batch No.).

8. Ngày sản xuất hoặc Hạn sử dụng.

9. Số công bố (Khuyến khích ghi).

Rủi ro Hậu kiểm

Cục Quản lý Dược thường xuyên lấy mẫu mỹ phẩm trên thị trường để kiểm nghiệm. Nếu phát hiện trong sản phẩm có chứa chất cấm (Corticoid, Thủy ngân…) hoặc nồng độ vượt mức cho phép so với công bố -> Thu hồi toàn bộ sản phẩm, phạt tiền nặng và rút giấy phép công bố.

Thủ tục nhập khẩu mỹ phẩm từ các thị trường trọng điểm

Mỗi thị trường có một đặc thù riêng về giấy tờ mà Finlogistics muốn lưu ý bạn:

Thủ tục nhập khẩu mỹ phẩm Hàn Quốc (Korea)

Là thị trường lớn nhất.

C/O: Sử dụng Form AK hoặc VK.

CFS: Thường được cấp bởi Hiệp hội Mỹ phẩm Hàn Quốc (KCA – Korea Cosmetic Association). Cần chú ý mẫu CFS của KCA phải có đầy đủ thông tin nhà sản xuất thực tế (Manufacturer) và Đơn vị sở hữu (Brand Owner) nếu khác nhau.

Thủ tục nhập khẩu mỹ phẩm Nhật Bản (Japan)

Nhật Bản quản lý rất chặt.

Lưu ý: Giấy phép lưu hành tự do tại Nhật đôi khi không gọi là CFS mà là Certificate of Manufacturer and Sales. Cần check kỹ xem nội dung có thỏa mãn yêu cầu của Bộ Y Tế Việt Nam không.

Thuế nhập khẩu từ Nhật có thể về 0% với form VJ hoặc AJ.

Nhập khẩu từ Trung Quốc và Châu Âu

Trung Quốc: Cần đặc biệt chú ý C/O Form E để được miễn thuế. Vận chuyển đường bộ qua cửa khẩu Hữu Nghị là phương án tối ưu chi phí nhất. Finlogistics có văn phòng ngay tại Hữu Nghị (Lạng Sơn) để xử lý hàng này cực nhanh.

Châu Âu (EU): Giấy tờ rất chuẩn chỉ nhưng quy trình Hợp pháp hóa lãnh sự tại các nước EU thường tốn nhiều thời gian và chi phí. Cần chuẩn bị sớm.

>>> Xem ngay: Tất tần tật quy trình các bước nhập khẩu mỹ phẩm dành cho doanh nghiệp

Dịch vụ Công bố và Nhập khẩu mỹ phẩm trọn gói Finlogistics

Nếu đọc đến đây và bạn cảm thấy quy trình quá phức tạp, rủi ro cao, hãy để Finlogistics gánh vác phần khó khăn đó thay bạn.

Tại sao hơn 100+ Doanh nghiệp mỹ phẩm chọn Finlogistics?

1. Chuyên gia Công bố: Chúng tôi có đội ngũ Dược sĩ chuyên trách việc đọc thành phần, review hồ sơ. Tỷ lệ ra số công bố thành công là 100%.

2. Tốc độ: Cam kết ra số tiếp nhận công bố nhanh (có dịch vụ làm nhanh 3-5 ngày).

3. Hệ sinh thái Logistics toàn diện:

   • Vận chuyển Quốc tế (Sea/Air) giá tốt.

   • Vận chuyển đường bộ Trung – Việt (Kho Bằng Tường – Hữu Nghị).

   • Hệ thống kho bãi 4 điểm: Hà Nội, Hải Phòng, HCM, Lạng Sơn.

4. Tư vấn thuế & C/O: Tư vấn mã HS chính xác nhất để tối ưu thuế, tránh bị truy thu.

QUY TRÌNH HỢP TÁC:

1. Khách hàng gửi thông tin sản phẩm (Thành phần, hình ảnh).

2. Finlogistics check sơ bộ và báo giá trọn gói (Công bố + Vận chuyển + Hải quan).

3. Ký hợp đồng & Finlogistics tiến hành làm hồ sơ.

4. Nhận kết quả Công bố & Tiến hành nhập hàng.

5. Giao hàng tận kho khách hàng (Door-to-Door).

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Q: Nhập khẩu mỹ phẩm phi mậu dịch (hàng mẫu, quà tặng) có cần làm công bố không?

A: Không. Nếu nhập số lượng ít dùng cho mục đích nghiên cứu, kiểm nghiệm, quà biếu… thì không cần công bố. Tuy nhiên, bạn phải làm công văn cam kết không bán ra thị trường.

Q: Chi phí làm công bố mỹ phẩm là bao nhiêu?

A: Lệ phí nhà nước là 500.000 VNĐ/hồ sơ. Phí dịch vụ của Finlogistics sẽ tùy thuộc vào số lượng sản phẩm (SKU) bạn làm. Làm càng nhiều giá càng rẻ. Liên hệ Hotline để nhận báo giá.

Q: Xin giấy phép nhập khẩu mỹ phẩm ở đâu?

A: Bạn không xin “giấy phép nhập khẩu”. Bạn làm thủ tục “Công bố sản phẩm mỹ phẩm” tại Cục Quản lý Dược – Bộ Y Tế (nộp online qua hệ thống VNSW).

Q: Tôi có thể nhập khẩu mỹ phẩm qua đường tiểu ngạch không?

A: Tuyệt đối KHÔNG nếu bạn muốn kinh doanh lớn và bền vững. Hàng tiểu ngạch không có hóa đơn đỏ, không có công bố, khi bị Quản lý thị trường kiểm tra sẽ bị tịch thu và phạt rất nặng. Hãy đi chính ngạch cùng Finlogistics để an tâm kinh doanh.

LỜI KẾT

Nhập khẩu mỹ phẩm là một “cuộc chơi” của pháp lý và sự tỉ mỉ. Đừng để những sai sót nhỏ về giấy tờ cản trở cơ hội kinh doanh của bạn. Hãy chuẩn bị kỹ càng từ khâu CFS, Công bố cho đến nhãn mác.