Phân luồng hải quan là gì? Ý nghĩa luồng xanh, vàng, đỏ

Phân luồng hải quan quyết định mức độ kiểm tra đối với mỗi tờ khai xuất nhập khẩu. Luồng xanh thường được xử lý nhanh hơn, luồng vàng yêu cầu kiểm tra hồ sơ, còn luồng đỏ phải kiểm tra hồ sơ và có thể kiểm tra thực tế hàng hóa theo chỉ dẫn nghiệp vụ.

Kết quả phân luồng không chỉ ảnh hưởng đến thời gian thông quan mà còn tác động trực tiếp đến kế hoạch lấy hàng, chi phí lưu kho, lưu bãi và tiến độ giao nguyên liệu về nhà máy. Doanh nghiệp cần đọc đúng kết quả trên hệ thống, chuẩn bị hồ sơ theo từng luồng và phối hợp kịp thời với cơ quan Hải quan.

Bài viết dưới đây được đội ngũ Finlogistics biên soạn nhằm giúp doanh nghiệp hiểu rõ bản chất của phân luồng, cách xử lý luồng xanh, vàng, đỏ và những biện pháp hạn chế rủi ro trong các lô hàng tiếp theo.

Phân luồng hải quan là gì?

Phân luồng hải quan là việc hệ thống quản lý rủi ro xác định mức độ kiểm tra đối với một tờ khai xuất khẩu hoặc nhập khẩu. Kết quả thường được thể hiện dưới ba hình thức là luồng xanh, luồng vàng và luồng đỏ.

Việc phân luồng được thực hiện trên cơ sở thông tin khai báo, dữ liệu quản lý rủi ro, lịch sử tuân thủ, tính chất mặt hàng và các tiêu chí nghiệp vụ của cơ quan Hải quan. Luật Hải quan quy định việc kiểm tra hồ sơ, kiểm tra thực tế hàng hóa được thực hiện trên cơ sở áp dụng quản lý rủi ro, trừ các trường hợp pháp luật có quy định khác.

Kết quả phân luồng không phải là đánh giá tuyệt đối rằng doanh nghiệp tốt hay xấu. Một doanh nghiệp có lịch sử tuân thủ tốt vẫn có thể nhận luồng vàng hoặc đỏ nếu mặt hàng, trị giá, xuất xứ, tuyến vận chuyển hoặc dữ liệu trên tờ khai phát sinh tiêu chí cần kiểm tra.

Ngược lại, tờ khai luồng xanh không có nghĩa cơ quan Hải quan từ bỏ quyền kiểm tra. Khi phát hiện dấu hiệu rủi ro hoặc thông tin cần xác minh, mức độ kiểm tra vẫn có thể được điều chỉnh theo quy trình nghiệp vụ.

Xem thêm: Quy trình khai báo hải quan và những điều cần lưu ý

Mục đích của việc phân luồng tờ khai

Phân luồng giúp cơ quan Hải quan tập trung nguồn lực kiểm tra vào những tờ khai có mức độ rủi ro cao hơn, đồng thời tạo thuận lợi cho các lô hàng có thông tin rõ ràng và mức độ tuân thủ tốt.

Về phía doanh nghiệp, kết quả phân luồng cho biết ngay bước nghiệp vụ tiếp theo cần thực hiện. Luồng xanh tập trung vào nghĩa vụ thuế, điều kiện chuyên ngành và giám sát hàng hóa. Luồng vàng yêu cầu chuẩn bị hồ sơ để kiểm tra. Luồng đỏ cần chuẩn bị thêm phương án kiểm tra thực tế hàng hóa.

Hệ thống VNACCS/VCIS được xây dựng để xử lý tự động dữ liệu tờ khai và hỗ trợ phân luồng. Tài liệu giới thiệu hệ thống của cơ quan Hải quan cho biết thời gian xử lý tự động đối với luồng xanh rất ngắn, trong khi thời gian của luồng vàng và đỏ phụ thuộc vào quá trình kiểm tra hồ sơ hoặc hàng hóa.

Do đó, phân luồng có ảnh hưởng trực tiếp đến:

• Thời điểm hàng được phép qua khu vực giám sát.
• Kế hoạch lấy container hoặc nhận hàng tại kho.
• Chi phí lưu container, lưu bãi và phương tiện chờ.
• Tiến độ đưa nguyên liệu về nhà máy.
• Khả năng giao hàng đúng thời hạn cho khách hàng.

Hải quan phân luồng tờ khai dựa trên yếu tố nào?

Không có một tiêu chí riêng lẻ quyết định toàn bộ kết quả phân luồng. Hệ thống quản lý rủi ro có thể tổng hợp nhiều nhóm thông tin trước khi đưa ra mức kiểm tra.

Mức độ tuân thủ của doanh nghiệp

Lịch sử khai báo là một trong những nguồn dữ liệu quan trọng. Hệ thống có thể xem xét tình trạng nộp thuế, số lần sửa tờ khai, kết quả kiểm tra trước đây, mức độ chấp hành yêu cầu của cơ quan Hải quan và những vi phạm đã được ghi nhận.

Doanh nghiệp thường xuyên khai thiếu, khai sai hoặc điều chỉnh các chỉ tiêu quan trọng có thể phát sinh mức độ kiểm tra cao hơn. Tuy nhiên, lịch sử tuân thủ chỉ là một phần của quá trình đánh giá, không phải yếu tố duy nhất.

Mức độ rủi ro của mặt hàng

Những mặt hàng khó phân loại, có thuế suất chênh lệch lớn giữa các mã HS, dễ khai sai trị giá hoặc thuộc diện quản lý chuyên ngành thường cần được kiểm soát kỹ hơn.

Ví dụ, máy móc có nhiều chức năng, hóa chất có thành phần phức tạp, thực phẩm, mỹ phẩm hoặc thiết bị thuộc diện kiểm tra chất lượng có thể cần tài liệu kỹ thuật và chứng từ chuyên ngành đầy đủ trước khi thông quan.

Đọc ngay: 6 quy tắc áp mã HS Code chính xác và dễ hiểu

Sự thống nhất của bộ chứng từ

Thông tin trên tờ khai phải phù hợp với hợp đồng, Commercial Invoice, Packing List, vận đơn, C/O, catalogue và giấy phép liên quan.

Các sai lệch về tên hàng, số lượng, trọng lượng, điều kiện giao hàng, xuất xứ, đơn giá hoặc phương thức thanh toán có thể làm phát sinh yêu cầu kiểm tra.

Trị giá khai báo

Tờ khai có trị giá thấp bất thường so với đặc điểm hàng hóa, giao dịch trước đây hoặc dữ liệu tham chiếu có thể được yêu cầu làm rõ.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị được căn cứ hình thành giá, điều kiện mua bán, chiết khấu, các khoản điều chỉnh và chứng từ thanh toán khi cơ quan Hải quan yêu cầu kiểm tra trị giá.

Xuất xứ và C/O

C/O ảnh hưởng trực tiếp đến mức thuế suất ưu đãi đặc biệt. Vì vậy, các thông tin về mẫu C/O, tiêu chí xuất xứ, mã HS, mô tả hàng hóa, số invoice, tuyến vận chuyển và thời hạn hiệu lực cần thống nhất.

Một C/O có sai khác không mặc nhiên làm toàn bộ tờ khai không được thông quan, nhưng có thể khiến hồ sơ cần kiểm tra kỹ hơn trước khi quyết định áp dụng ưu đãi thuế.

Tuyến vận chuyển và đối tác giao dịch

Nước xuất khẩu, nước xuất xứ, người bán, người mua, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng và hành trình vận chuyển có thể được sử dụng trong quá trình đánh giá rủi ro.

Kết quả phân luồng vì vậy có thể khác nhau giữa hai lô hàng cùng tên hàng nhưng khác đối tác, xuất xứ, tuyến vận chuyển hoặc trị giá giao dịch.

Luồng xanh hải quan là gì?

Luồng xanh là kết quả cho thấy tờ khai thông thường không phải kiểm tra chi tiết hồ sơ và không kiểm tra thực tế hàng hóa theo mức xử lý ban đầu.

Doanh nghiệp thường chỉ cần hoàn thành các nghĩa vụ còn lại như nộp thuế, hoàn tất kiểm tra chuyên ngành nếu có, xử lý điều kiện giám sát và thực hiện thủ tục lấy hàng.

Luồng xanh giúp giảm đáng kể thời gian xử lý tờ khai. Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên hiểu rằng hàng sẽ được lấy ngay sau khi hệ thống trả kết quả. Tờ khai vẫn có thể chưa đủ điều kiện qua khu vực giám sát nếu còn nợ thuế, thiếu kết quả chuyên ngành, sai mã địa điểm hoặc chưa hoàn tất thủ tục cảng.

Luồng xanh có phải nộp hồ sơ không?

Trong quá trình xử lý thông thường, tờ khai luồng xanh không yêu cầu doanh nghiệp xuất trình toàn bộ bộ hồ sơ để kiểm tra chi tiết trước thông quan.

Dù vậy, doanh nghiệp vẫn phải lập, lưu và chịu trách nhiệm về hồ sơ khai báo. Cơ quan Hải quan có thể yêu cầu cung cấp chứng từ trong hoạt động kiểm tra sau thông quan, thanh tra hoặc khi phát hiện dấu hiệu rủi ro.

Doanh nghiệp không nên khai sơ sài chỉ vì dự đoán tờ khai sẽ vào luồng xanh. Mọi chỉ tiêu trên tờ khai vẫn phải được xác định từ hồ sơ và hàng hóa thực tế.

Luồng xanh có thể bị chuyển luồng không?

Có. Khi xuất hiện thông tin rủi ro hoặc yêu cầu kiểm soát bổ sung, tờ khai ban đầu được phân luồng xanh vẫn có thể phải kiểm tra hồ sơ hoặc hàng hóa.

Cơ quan Hải quan đã tăng cường kiểm soát việc lợi dụng tờ khai luồng xanh để khai sai tên hàng, số lượng, chủng loại hoặc chính sách mặt hàng. Điều này cho thấy luồng xanh là mức kiểm tra ban đầu, không phải quyền miễn kiểm tra tuyệt đối.

Luồng vàng hải quan là gì?

Luồng vàng là kết quả yêu cầu cơ quan Hải quan kiểm tra hồ sơ trước khi quyết định thông quan.

Công chức hải quan sẽ đối chiếu nội dung khai báo với chứng từ thương mại, vận tải, xuất xứ, tài liệu kỹ thuật và giấy phép chuyên ngành. Nếu hồ sơ đầy đủ, thống nhất và không có vấn đề cần kiểm tra thực tế, tờ khai có thể được thông quan sau khi hoàn thành nghĩa vụ liên quan.

Luồng vàng không đồng nghĩa doanh nghiệp có vi phạm. Đây là mức kiểm tra hồ sơ để xác minh dữ liệu khai báo trước khi hàng được thông quan.

Tờ khai luồng vàng cần chuẩn bị hồ sơ gì?

Bộ hồ sơ phụ thuộc loại hàng và chính sách áp dụng. Những chứng từ thường gặp gồm:

• Hợp đồng thương mại.
• Commercial Invoice.
• Packing List.
• Vận đơn.
• Catalogue, datasheet hoặc tài liệu kỹ thuật.
• C/O nếu đề nghị hưởng thuế suất ưu đãi đặc biệt.
• Giấy phép nhập khẩu hoặc xuất khẩu nếu có.
• Chứng từ kiểm tra chuyên ngành.
• Chứng từ trị giá, thanh toán hoặc tài liệu giải trình khi được yêu cầu.

Điều quan trọng không phải là nộp thật nhiều giấy tờ, mà là chứng từ phải thống nhất và giải thích được nội dung trên tờ khai.

Hải quan thường kiểm tra gì ở luồng vàng?

Các nội dung thường được rà soát gồm tên hàng, mã HS, số lượng, trọng lượng, trị giá, thuế suất, xuất xứ, C/O, chính sách mặt hàng và điều kiện nhập khẩu.

Với máy móc hoặc linh kiện, catalogue phải thể hiện được model, cấu tạo, công dụng và thông số kỹ thuật. Với hóa chất, doanh nghiệp có thể cần bảng thành phần, MSDS hoặc tài liệu liên quan. Với hàng thuộc quản lý chuyên ngành, hồ sơ đăng ký kiểm tra phải phù hợp với tờ khai.

Luồng vàng có thể chuyển sang luồng đỏ không?

Có. Nếu quá trình kiểm tra hồ sơ cho thấy thông tin chưa đủ căn cứ, hàng hóa có dấu hiệu không phù hợp với nội dung khai hoặc cần xác minh thực tế, mức kiểm tra có thể được nâng lên.

Một số tình huống thường dẫn đến yêu cầu kiểm tra thực tế gồm:

• Mô tả hàng quá chung chung.
• Catalogue không phù hợp với invoice.
• Mã HS chưa có đủ căn cứ kỹ thuật.
• C/O có sai khác về mô tả hoặc số lượng.
• Trị giá khai báo cần xác minh.
• Số lượng hoặc trọng lượng giữa các chứng từ không thống nhất.
• Hàng thuộc diện kiểm soát nhưng hồ sơ chưa rõ.

Luồng đỏ hải quan là gì?

Luồng đỏ là kết quả yêu cầu kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa trước khi quyết định thông quan.

Doanh nghiệp phải chuẩn bị bộ chứng từ đầy đủ, đồng thời phối hợp với cảng, kho, đơn vị vận tải và công chức hải quan để bố trí hàng hóa kiểm tra.

Luồng đỏ không mặc nhiên kết luận rằng doanh nghiệp khai sai hoặc vi phạm. Đây là mức kiểm tra cao hơn nhằm đối chiếu hàng hóa thực tế với nội dung đã khai.

Luồng đỏ kiểm tra những gì?

Cơ quan Hải quan có thể kiểm tra:

• Tên hàng và chủng loại thực tế.
• Model, nhãn hiệu và thông số kỹ thuật.
• Số lượng kiện, số lượng sản phẩm.
• Trọng lượng.
• Xuất xứ và nhãn hàng hóa.
• Tình trạng mới hoặc đã qua sử dụng.
• Thành phần, chất liệu hoặc công dụng.
• Sự phù hợp với mã HS và chính sách quản lý.

Kết quả kiểm tra thực tế sẽ được đối chiếu với nội dung tờ khai và bộ chứng từ. Nếu hàng hóa phù hợp và doanh nghiệp hoàn tất các nghĩa vụ liên quan, tờ khai được tiếp tục xử lý thông quan.

Quy trình kiểm hóa luồng đỏ

Doanh nghiệp cần xác định địa điểm kiểm tra, thời gian dự kiến và yêu cầu về phương tiện nâng hạ hoặc mở kiện.

Đối với hàng container, quy trình có thể bao gồm đăng ký hạ container tại khu kiểm hóa, bố trí công nhân cắt seal, mở container và đưa hàng ra theo yêu cầu kiểm tra. Đối với hàng lẻ hoặc hàng kho sân bay, doanh nghiệp phối hợp với đơn vị khai thác kho để đưa hàng đến vị trí kiểm tra.

Sau khi kiểm tra, hàng hóa cần được đóng lại, niêm phong hoặc bàn giao theo hướng dẫn. Doanh nghiệp nên ghi nhận tình trạng kiện hàng trước và sau kiểm hóa để thuận lợi cho việc nhận hàng.

Luồng đỏ kiểm tra bao nhiêu phần trăm hàng hóa?

Không nên áp dụng một tỷ lệ cố định cho mọi tờ khai luồng đỏ.

Phạm vi kiểm tra thực tế phụ thuộc mức độ rủi ro, chỉ dẫn của hệ thống và quyết định nghiệp vụ đối với từng lô hàng. Cơ quan Hải quan có thể kiểm tra một phần đại diện hoặc mở rộng phạm vi nếu phát hiện dấu hiệu không phù hợp.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị phương án để hàng hóa có thể được tiếp cận và kiểm tra thuận lợi, thay vì chỉ dựa vào dự đoán tỷ lệ kiểm hóa.

So sánh luồng xanh, luồng vàng và luồng đỏ

Bảng trên chỉ phản ánh cách xử lý tổng quát. Thời gian thực tế còn phụ thuộc chất lượng hồ sơ, mặt hàng, địa điểm làm thủ tục, kết quả kiểm tra chuyên ngành và thời điểm doanh nghiệp phối hợp xử lý.

Quy trình xử lý sau khi có kết quả phân luồng

Bước 1: Kiểm tra kỹ chỉ dẫn trên hệ thống

Sau khi tờ khai được đăng ký, nhân viên phụ trách cần đọc kết quả phân luồng và các chỉ dẫn nghiệp vụ kèm theo.

Không nên chỉ nhìn màu luồng rồi áp dụng quy trình cũ. Hai tờ khai cùng luồng vàng có thể được yêu cầu cung cấp các nhóm chứng từ khác nhau.

Bước 2: Đối chiếu lại bộ chứng từ

Trước khi nộp hồ sơ hoặc bố trí kiểm hóa, doanh nghiệp cần kiểm tra lại:

• Tên hàng và mô tả chi tiết.
• Mã HS.
• Số lượng, trọng lượng.
• Trị giá và điều kiện giao hàng.
• Xuất xứ và C/O.
• Số container, số seal.
• Chính sách quản lý chuyên ngành.

Nếu phát hiện sai sót, doanh nghiệp cần đánh giá phương án xử lý phù hợp trước khi tiếp tục thủ tục.

Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ theo từng luồng

Với luồng xanh, doanh nghiệp tập trung hoàn tất thuế, hồ sơ chuyên ngành và thủ tục giám sát.

Với luồng vàng, cần chuẩn bị bộ hồ sơ có khả năng giải thích rõ từng chỉ tiêu trên tờ khai.

Với luồng đỏ, ngoài hồ sơ, doanh nghiệp phải chủ động đăng ký địa điểm, nhân lực và phương tiện phục vụ kiểm tra thực tế.

Bước 4: Phối hợp xử lý yêu cầu của Hải quan

Doanh nghiệp cần phản hồi đúng nội dung được yêu cầu, tránh nộp chứng từ tràn lan nhưng không giải quyết vấn đề chính.

Nếu cơ quan Hải quan yêu cầu giải trình mã HS, nội dung trả lời phải dựa vào cấu tạo, công dụng, tài liệu kỹ thuật và quy tắc phân loại. Nếu yêu cầu làm rõ trị giá, cần cung cấp chứng từ thương mại và căn cứ hình thành giá.

Bước 5: Hoàn tất thông quan và giám sát

Sau khi tờ khai đủ điều kiện thông quan, doanh nghiệp tiếp tục kiểm tra trạng thái qua khu vực giám sát, mã vạch, lệnh giao hàng và thủ tục cảng hoặc kho.

Tờ khai đã thông quan nhưng chưa đủ điều kiện qua giám sát vẫn có thể làm kế hoạch lấy hàng bị chậm.

Tìm hiểu thêm: Tra cứu mã vạch hải quan: Hướng dẫn từ A đến Z

Bước 6: Lưu hồ sơ và kết quả xử lý

Hồ sơ cần được lưu cùng các nội dung giải trình, kết quả kiểm tra, biên bản kiểm hóa và thông tin điều chỉnh nếu có.

Đây là nguồn dữ liệu quan trọng khi doanh nghiệp thực hiện các lô hàng tương tự hoặc phát sinh kiểm tra sau thông quan.

Vì sao tờ khai thường bị luồng vàng hoặc luồng đỏ?

Không phải mọi trường hợp luồng vàng hoặc đỏ đều xuất phát từ lỗi của doanh nghiệp. Tuy nhiên, chất lượng khai báo và hồ sơ có ảnh hưởng lớn đến quá trình xử lý.

Mô tả hàng hóa chưa đủ rõ

Tên hàng quá ngắn như “parts”, “accessories”, “machine” hoặc “chemicals” không thể hiện được bản chất hàng hóa.

Mô tả nên phản ánh được tên thương mại, chất liệu, công dụng, model, thông số hoặc đặc điểm cần thiết để xác định mã HS và chính sách quản lý.

Mã HS có độ rủi ro cao

Một mặt hàng có thể được khai vào nhiều nhóm mã với mức thuế khác nhau. Nếu doanh nghiệp chưa có tài liệu kỹ thuật hoặc căn cứ phân loại rõ ràng, hồ sơ có thể cần kiểm tra thêm.

Trị giá khai báo chưa thuyết phục

Giá thấp bất thường, giao dịch giữa các bên có quan hệ đặc biệt hoặc thiếu căn cứ về chiết khấu có thể làm phát sinh yêu cầu kiểm tra trị giá.

C/O có sai khác

C/O sai mã HS, sai số invoice, sai mô tả, sai số lượng hoặc không đáp ứng điều kiện vận chuyển có thể khiến hồ sơ cần xác minh trước khi áp dụng ưu đãi thuế.

Hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành

Hàng cần giấy phép, kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, công bố hoặc chứng nhận hợp quy thường có nhiều chứng từ cần đối chiếu.

Nếu dữ liệu trên hồ sơ chuyên ngành không khớp với tờ khai, việc thông quan có thể bị kéo dài.

Doanh nghiệp thường xuyên sửa tờ khai

Sửa các chỉ tiêu quan trọng sau khi đăng ký cho thấy quy trình kiểm tra nội bộ chưa ổn định. Nếu tình trạng lặp lại, dữ liệu tuân thủ của doanh nghiệp có thể bị ảnh hưởng.

Thông tin giữa các lô hàng không nhất quán

Cùng một mặt hàng nhưng doanh nghiệp thường xuyên thay đổi mô tả, mã HS, đơn vị tính hoặc xuất xứ mà không có căn cứ rõ ràng có thể làm phát sinh yêu cầu kiểm tra.

Cách hạn chế tờ khai bị luồng đỏ

Không có biện pháp hợp pháp nào bảo đảm tờ khai chắc chắn được luồng xanh. Kết quả phân luồng thuộc cơ chế quản lý rủi ro của cơ quan Hải quan.

Doanh nghiệp chỉ có thể giảm rủi ro bằng cách nâng cao chất lượng hồ sơ và mức độ tuân thủ.

Chuẩn hóa dữ liệu hàng hóa

Doanh nghiệp nên xây dựng danh mục hàng hóa có mã nội bộ, tên tiếng Việt, tên tiếng Anh, mã HS dự kiến, công dụng, chất liệu và tài liệu kỹ thuật.

Cùng một sản phẩm cần được mô tả thống nhất giữa hợp đồng, invoice, packing list, phần mềm kho và tờ khai.

Rà soát mã HS trước khi hàng về

Không nên chờ đến thời điểm truyền tờ khai mới bắt đầu xác định mã HS.

Đối với máy móc, thiết bị hoặc linh kiện phức tạp, doanh nghiệp cần thu thập catalogue, ảnh, bản vẽ, thành phần và nguyên lý hoạt động từ nhà cung cấp.

Kiểm tra trị giá và các khoản điều chỉnh

Giá invoice cần được đối chiếu với hợp đồng, điều kiện Incoterms, phí vận chuyển, bảo hiểm, tiền bản quyền, phí hỗ trợ và các khoản liên quan.

Việc xác định đầy đủ ngay từ đầu giúp hạn chế khai bổ sung và giải trình nhiều lần.

Kiểm soát C/O trước khi phát hành

Doanh nghiệp nên gửi bản nháp C/O để kiểm tra trước khi nhà xuất khẩu xin cấp bản chính.

Các nội dung cần chú ý gồm tên người xuất khẩu, người nhập khẩu, số invoice, ngày invoice, mô tả, số lượng, trọng lượng, mã HS và tiêu chí xuất xứ.

Thiết lập bước kiểm tra chéo trước khi truyền tờ khai

Tờ khai nên được một người lập và một người khác kiểm tra lại các chỉ tiêu quan trọng.

Quy trình kiểm tra chéo đặc biệt cần thiết với mã HS, trị giá, thuế suất, C/O, mã địa điểm, loại hình và số container.

Hạn chế sửa đổi do lỗi chủ quan

Doanh nghiệp cần phân biệt giữa điều chỉnh do thông tin thương mại thực sự thay đổi và sửa do nhập liệu thiếu kiểm soát.

Các lỗi lặp lại như sai số invoice, đơn vị tính, trọng lượng hoặc điều kiện giao hàng nên được xử lý bằng checklist nội bộ.

Lưu kết quả của các lô hàng trước

Kết quả phân loại, tài liệu giải trình mã HS, biên bản kiểm hóa và ý kiến xử lý của cơ quan Hải quan là nguồn tham khảo quan trọng.

Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải kiểm tra hồ sơ của từng lô hàng. Không nên sao chép nguyên tờ khai cũ khi model, công dụng hoặc chính sách đã thay đổi.

Tờ khai bị chuyển luồng xử lý thế nào?

Khi tờ khai bị chuyển từ luồng xanh sang vàng hoặc đỏ, doanh nghiệp cần kiểm tra ngay chỉ dẫn nghiệp vụ để xác định nguyên nhân và mức kiểm tra mới.

Nếu chuyển sang luồng vàng, cần chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ và nội dung giải trình tập trung vào vấn đề được yêu cầu.

Nếu chuyển sang luồng đỏ, doanh nghiệp cần đồng thời chuẩn bị hồ sơ và liên hệ cảng hoặc kho để bố trí kiểm hóa.

Doanh nghiệp không thể yêu cầu đổi lại luồng xanh chỉ vì cho rằng hồ sơ của mình đầy đủ. Việc thay đổi mức kiểm tra được thực hiện theo quy trình quản lý rủi ro và thẩm quyền nghiệp vụ của cơ quan Hải quan. Hệ thống thông quan tập trung hiện cũng sử dụng tiêu chí quản lý rủi ro để tự động phân luồng và tổ chức kiểm tra hồ sơ theo mô hình tập trung.

Những sai lầm khi xử lý phân luồng hải quan

Cho rằng luồng xanh chắc chắn không bị kiểm tra

Cách hiểu này khiến doanh nghiệp chủ quan trong việc lập và lưu hồ sơ. Khi phát sinh kiểm tra, bộ phận phụ trách không đủ chứng từ để giải trình.

Chờ yêu cầu mới bắt đầu chuẩn bị chứng từ

Với luồng vàng và đỏ, việc tìm lại catalogue, C/O, hợp đồng hoặc giấy phép sau khi hàng đã về thường làm kéo dài thời gian xử lý.

Sao chép mã HS từ lô hàng trước

Mã HS của sản phẩm cũ không thể áp dụng máy móc cho sản phẩm mới chỉ vì tên thương mại tương tự.

Nộp nhiều hồ sơ nhưng không đúng trọng tâm

Nếu Hải quan yêu cầu làm rõ công dụng, doanh nghiệp cần tài liệu kỹ thuật. Việc nộp thêm nhiều chứng từ thương mại không thay thế được căn cứ phân loại.

Không chuẩn bị hàng cho kiểm hóa

Container bị xếp ở vị trí khó tiếp cận, hàng đóng sâu hoặc không có phương tiện nâng hạ có thể làm thời gian kiểm tra kéo dài.

Không lưu biên bản và kết quả xử lý

Thiếu hồ sơ sau kiểm hóa khiến doanh nghiệp không có căn cứ tham khảo cho lô hàng tiếp theo và khó giải trình khi kiểm tra sau thông quan.

Dịch vụ thủ tục hải quan của Finlogistics

Finlogistics cung cấp dịch vụ khai báo và thông quan tờ khai hải quan cho hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu.

Đội ngũ nghiệp vụ hỗ trợ rà soát chứng từ, chuẩn bị dữ liệu khai báo, truyền tờ khai, theo dõi kết quả phân luồng và phối hợp xử lý hồ sơ trong quá trình thông quan. Nội dung dịch vụ thông quan tờ khai đã được Finlogistics công bố trên website chính thức.

Với tờ khai luồng vàng, việc chuẩn bị đúng chứng từ và giải trình đúng trọng tâm giúp hạn chế thời gian bổ sung hồ sơ. Với luồng đỏ, doanh nghiệp cần phối hợp đồng thời giữa cơ quan Hải quan, cảng, kho và đơn vị vận tải để bố trí kiểm hóa.

Bên cạnh thủ tục hải quan, Finlogistics cung cấp dịch vụ vận chuyển đường biển, đường hàng không và đường bộ, giúp doanh nghiệp kết nối kế hoạch thông quan với lịch nhận hàng và giao về kho hoặc nhà máy. Các dịch vụ vận chuyển đường biển và đường bộ quốc tế được công bố riêng trên website doanh nghiệp.

Đọc ngay: Dịch vụ thông quan tờ khai hải quan của Finlogistics

FAQ về phân luồng hải quan

Phân luồng hải quan là gì?

Phân luồng hải quan là việc xác định mức độ kiểm tra đối với tờ khai dựa trên cơ chế quản lý rủi ro. Kết quả thông thường gồm luồng xanh, luồng vàng và luồng đỏ.

Luồng xanh có phải nộp hồ sơ không?

Thông thường, luồng xanh không phải kiểm tra chi tiết hồ sơ trước thông quan. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải lập, lưu và chịu trách nhiệm về toàn bộ chứng từ khai báo.

Luồng vàng kiểm tra những gì?

Luồng vàng kiểm tra bộ hồ sơ hải quan, gồm thông tin về tên hàng, mã HS, trị giá, xuất xứ, C/O, thuế suất và chính sách quản lý của hàng hóa.

Luồng vàng có phải kiểm hóa không?

Không phải mọi tờ khai luồng vàng đều kiểm hóa. Nếu hồ sơ đủ rõ và phù hợp, tờ khai có thể được thông quan sau khi kiểm tra chứng từ. Trường hợp cần xác minh hàng thực tế, mức kiểm tra có thể được nâng lên.

Luồng đỏ có phải kiểm tra toàn bộ hàng không?

Không có một tỷ lệ kiểm tra cố định cho mọi tờ khai. Phạm vi kiểm tra phụ thuộc chỉ dẫn nghiệp vụ, mức độ rủi ro và kết quả kiểm tra thực tế ban đầu.

Luồng xanh có thể chuyển sang luồng đỏ không?

Có. Khi phát hiện dấu hiệu rủi ro hoặc thông tin cần kiểm tra, mức độ kiểm tra có thể được điều chỉnh.

Luồng vàng xử lý trong bao lâu?

Không có thời gian cố định cho mọi hồ sơ. Thời gian phụ thuộc độ đầy đủ của chứng từ, nội dung cần xác minh, chính sách mặt hàng và tốc độ phối hợp của doanh nghiệp. Tài liệu về VNACCS/VCIS cũng xác định thời gian luồng vàng và đỏ phụ thuộc vào quá trình kiểm tra.

Doanh nghiệp có thể yêu cầu đổi sang luồng xanh không?

Doanh nghiệp không thể tự yêu cầu thay đổi kết quả chỉ vì mong muốn xử lý nhanh. Mức kiểm tra do hệ thống và cơ quan Hải quan xác định theo cơ chế quản lý rủi ro.

Làm sao để hạn chế tờ khai bị luồng đỏ?

Doanh nghiệp cần chuẩn hóa mã hàng, xác định mã HS có căn cứ, kiểm tra trị giá, C/O và chính sách mặt hàng trước khi khai. Đồng thời, cần hạn chế sai sót nhập liệu và duy trì lịch sử tuân thủ tốt.

Kết luận

Phân luồng hải quan là bước xác định mức độ kiểm tra đối với mỗi tờ khai xuất nhập khẩu. Luồng xanh thường được xử lý trên hệ thống, luồng vàng kiểm tra hồ sơ, còn luồng đỏ kiểm tra hồ sơ và hàng hóa thực tế.

Doanh nghiệp không nên đánh giá kết quả phân luồng chỉ theo hướng thuận lợi hay bất lợi. Điều quan trọng là phải hiểu đúng việc cần làm ở từng luồng, chuẩn bị sẵn bộ chứng từ và phối hợp kịp thời với cơ quan Hải quan, cảng, kho và đơn vị vận tải.

Để hạn chế thời gian xử lý kéo dài, doanh nghiệp cần kiểm soát đồng thời mã HS, trị giá, xuất xứ, C/O, chính sách mặt hàng và sự thống nhất của chứng từ trước khi truyền tờ khai. Hồ sơ được chuẩn hóa từ đầu không bảo đảm chắc chắn luồng xanh, nhưng giúp quá trình kiểm tra và giải trình chủ động, minh bạch hơn.