Luu-y-khi-lam-viec-voi-khach-hang-Nhat-Ban-00.jpg

Những lưu ý khi làm việc với khách hàng Nhật Bản năm 2024

08/01/2024 0Tin tức xuất nhập khẩu

4.7/5 - (8 bình chọn)

Nhắc đến Nhật Bản, nhiều người sẽ hình dung đó là một nơi có những tòa nhà chọc trời, với nền công nghiệp và công nghệ phát triển đứng hàng đầu thế giới. Hơn hết, đất nước này còn là nơi của những con người luôn cần mẫn, kỉ luật, kiên trì và không bao giờ bỏ cuộc. Dù gặp phải bao nhiêu thiên tai, hoạn nạn và khó khăn, họ vẫn hiên ngang ngẩng cao đầu đối mặt. Vì vậy, Nhật Bản còn được biết như là một trong những thị trường lao động tiềm năng.

Thế nhưng, người Nhật cũng có khá nhiều yêu cầu cao và khắt khe trong việc kinh doanh hoặc hợp tác làm việc. Do đó, lưu ý khi làm việc với khách hàng Nhật Bản là một điều rất quan trọng. Việc tìm hiểu những phong tục tập quán, thói quen của người Nhật sẽ là yếu tố then chốt để giữ được mối quan hệ hợp tác lâu dài. Hãy tham khảo bài viết dưới đây của Finlogistics để biết những lưu ý đó là gì nhé!!!

Lưu ý khi làm việc với khách hàng Nhật Bản
Lưu ý khi làm việc với khách hàng Nhật Bản

(08/01/2024)


 

Một vài lưu ý khi làm việc với khách hàng Nhật Bản chi tiết

Trong thế giới kinh doanh toàn cầu, thì việc hiểu rõ những khía cạnh trong văn hóa của các đối tác quốc tế chính là một yếu tố quan trọng, nhằm để xây dựng một mối quan hệ mạnh mẽ và đảm bảo cho sự hợp tác thành công, bền chặt. Đất nước Nhật Bản, với truyền thống lịch sử phong phú và phong tục văn hóa độc đáo, từ lâu đã nổi bật như một thị trường hấp dẫn đối với nhiều công ty, doanh nghiệp.

Tuy nhiên, để có thể điều hướng một cách hiệu quả trong môi trường kinh doanh đầy phức tạp và lễ nghi này, thì việc nắm rõ những lưu ý khi làm việc với khách hàng Nhật Bản một cách chuyên nghiệp là rất quan trọng.

Tôn trọng hệ thống thứ bậc và chức danh

Xã hội Nhật Bản thường đặt nhiều sự chú trọng vào hệ thống thứ bậc cũng như chức danh của đối phương, ngay cả trong cuộc sống hàng ngày lẫn nơi làm việc. Khi làm việc cùng với đồng nghiệp hoặc các đối tác Nhật, thì bạn nên sử dụng những chức danh thích hợp và quan tâm nhiều đến sự thăng tiến, phát triển của họ trong tổ chức. Nên lưu ý khi làm việc với khách hàng Nhật Bản rằng hãy thể hiện sự tôn trọng bằng cách sử dụng những từ như “san” (ví dụ như: ông hoặc bà) và sử dụng tên – họ cụ thể khi nói chuyện với họ.

Nắm vững nghệ thuật cúi chào và lối nói chuyện

Cúi chào chính là một phần cơ bản của nghi thức truyền thống Nhật Bản. Học cách cúi chào một cách thích hợp và một cúi sâu sẽ thể hiện mức độ tôn trọng cao đối với đối phương. Trong khi trao đổi danh thiếp (Meishi), hãy kèm theo đó là một cúi nhẹ với danh thiếp. Bạn phải lưu ý khi làm việc với khách hàng Nhật Bản rằng luôn nhận danh thiếp bằng cả hai tay để thể hiện lòng biết ơn với sự đề xuất đó.

Hơn nữa, người Nhật sẽ liên tục sử dụng những câu như “Cảm ơn” hay ” Xin lỗi” như một thói quen trong cuộc sống hàng ngày. Cũng với lối tư duy nhằm tránh làm mếch lòng người khác nên người Nhật hiếm khi nói “không” với những người không thân thiết. Thay vào đó, họ thường sẽ nói vòng vo và hy vọng đối phương sẽ tự hiểu. Họ thường không bày tỏ cảm xúc, suy nghĩ của mình rõ ràng mà sẽ luôn giữ cảm xúc đó ở một giới hạn nào đó. Vì vậy, bạn nên lưu ý khi làm việc với khách hàng Nhật Bản đặc điểm này.

Lưu ý khi làm việc với khách hàng Nhật Bản
Lưu ý khi làm việc với khách hàng Nhật Bản

Đúng giờ là điều quan trọng

Đó chính là nhận định mà hầu hết những người nước ngoài sẽ đưa ra khi tiếp xúc với người Nhật và văn hóa của họ. Đến đúng giờ là một biểu hiện của sự tôn trọng trong văn hóa giao tiếp của Nhật Bản. Khi bạn đến các cuộc họp và cuộc hẹn sớm hơn một vài phút thì sẽ thể hiện được sự cam kết và chuyên nghiệp. Còn nếu dự đoán được sẽ đến trễ, thì phải thông báo trước cho các đối tác của mình để họ biết.

Thói quen này đã ăn sâu vào mỗi cá nhân và dần dần trở thành một quy tắc ngầm, một ý thức cơ bản trong giao tiếp. Hơn nữa, lưu ý khi làm việc với khách hàng Nhật Bản rằng, họ luôn tránh làm phiền người xung quanh. Việc tới trễ hẹn thường được coi là một hành vi thiếu lịch sự và làm tổn hại tới người khác. Vì thế, mà chúng ta có thể dễ dàng bắt gặp những cảnh tượng nhân viên công ty tại Nhật chạy vội vã để cho kịp giờ làm trên khắp các đường phố.

Xem thêm: Tên những sân bay quốc tế lớn tại Nhật Bản mới nhất năm 2024

Giữ chứ tín, coi trọng lời hứa

Lưu ý khi làm việc với khách hàng Nhật Bản, một điểm quan trọng bậc nhất đó chính là phải giữ chữ tín và giữ lời hứa, cho dù đó là những công việc nhỏ nhặt nhất. Đặc biệt, họ cũng rất coi trọng ấn tượng ban đầu trong buổi tiếp xúc đầu tiên. Điều này có nghĩa rằng khi bạn không thực hiện được lời đã hứa thì việc đầu tiên là phải xin lỗi ngay, cho dù đó là vì bất cứ lý do gì. Ngoài ra, việc giải thích lý do còn phải được thực hiện hết sức khéo léo tại những thời điểm phù hợp.

Lịch thiệp và hòa nhã sẽ được đánh giá cao

Nhật Bản là một xã hội ưa lịch thiệp và hòa nhã. Sẽ không ai phàn nàn khi phải đứng xếp hàng lâu. Thường không có các “hung thần” xa lộ. Không có ai lớn tiếng hoặc thở dài tại nơi công cộng. Không có những cái nhìn đầy khinh miệt hoặc trợn trừng. Họ luôn có lối sống bình thản và nhẹ nhàng như vậy. Vì thế, các doanh nghiệp Nhật Bản có xu hướng tuân thủ những quy tắc, nên đừng mong họ phá vỡ quy tắc đối với bạn.

Sự hòa thuận trong tập thể đã thâm nhập sâu vào trong xã hội Nhật Bản. Lưu ý khi làm việc với khách hàng Nhật Bản đó là tránh những xung đột và mâu thuẫn công khai. Nếu xảy ra vấn đề nào đó, hãy xử lí một cách kín đáo và bảo vệ lòng tự trọng cho tất cả những bên liên quan. Hãy cố gắng để đạt được sự đồng lòng và hợp tác bền vững nhất.

Tỉ mỉ và cẩn thận đến từng chi tiết

Người Nhật nổi tiếng thế giới với sự chú tâm, tỉ mỉ đến từng chi tiết. Lưu ý khi làm việc với khách hàng Nhật Bản rằng phải đảm bảo tất cả những tài liệu, bài thuyết trình và cách nói chuyện, giao tiếp không có lỗi (hoặc hạn chế nhất có thể) và được chuẩn bị một cách kỹ càng. Những lỗi lầm được xem như là sự thiếu tôn trọng đối với thời gian và công sức bỏ ra của người nhận.

Cho dù là những công ty, doanh nghiệp thương mại đơn thuần, nhưng hầu hết các khách hàng Nhật Bản vẫn yêu cầu các đối tác phải đưa đến tận nơi sản xuất, công xưởng,… để chứng kiến cách thức tổ chức và năng lực doanh nghiệp của bạn. Nhưng khi đã bắt đầu vào cuộc giao dịch chính thức thì những công ty, doanh nghiệp Nhật Bản lại nổi tiếng với sự ổn định và trung thành đối với khách hàng.

Lưu ý khi làm việc với khách hàng Nhật Bản
Lưu ý khi làm việc với khách hàng Nhật Bản

Học nghệ thuật im lặng

Trong văn hóa của Nhật Bản, thì im lặng thường diễn đạt biểu ý nói hơn cả một lời nói. Đừng bất ngờ với những khoảnh khắc yên tĩnh trong cuộc trò chuyện và cuộc họp với người Nhật. Đây là điều cần lưu ý khi làm việc với khách hàng Nhật Bản vì sẽ cho phép họ có thời gian để suy nghĩ và xem xét câu trả lời một cách cẩn thận và hợp lý nhất.

Người Nhật thường sẽ ăn nói một cách nhỏ nhẹ. Họ cũng có biểu hiện nhút nhát, khiêm nhường và nhẫn nhịn với người xung quanh. Họ thường để cho người khác nói trước rồi mới bắt đầu lên tiếng. Họ cũng là những người biết cách lắng nghe và chia sẻ. Việc cho người khác cơ hội để chia sẻ quan điểm của mình mà không bị cắt ngang cực kỳ quan trọng. Bởi vì điều đó sẽ giúp họ cởi mở với chúng ta hơn. Chúng ta sẽ bớt phát xét hơn đối với những quan điểm của họ.

Những lưu ý khi làm việc với khách hàng Nhật Bản khác

Nghi thức tặng quà

Tặng quà chính là một việc làm phổ biến ở Nhật Bản, nhằm để biểu thị lòng biết ơn và tôn trọng đối với người được tặng. Khi muốn tặng quà, hãy đảm bảo rằng chúng đã được đóng gói bắt mắt và thực hiện tặng quà với cả hai tay. Lưu ý khi làm việc với khách hàng Nhật Bản là tránh đóng gói quà bằng màu trắng hoặc màu sáng, bởi vì chúng được bị liên tưởng với không khí tang lễ.

Đặt người khác trước mình

Cách hay nhất để cho người khác thấy được tầm quan trọng của họ đối với bạn đó là đặt người đó lên trước bản thân của bạn. Ví dụ như: nhường cho ai đó phần bánh lớn hơn, nhường chỗ ngồi đẹp hơn cho khách hàng trong nhà hàng hay chủ động nhường vị trí trung tâm của bức hình cho đối tác,… Đấy đều là điều cần lưu ý khi làm việc với khách hàng Nhật Bản, vì nó là một phần trong đời sống hàng ngày ở đây. Có rất nhiều cách để thắt chặt mối quan hệ chỉ bằng những hành động rất nhỏ.

Lưu ý khi làm việc với khách hàng Nhật Bản
Lưu ý khi làm việc với khách hàng Nhật Bản

Tầm quan trọng của việc sử dụng danh thiếp

Một điều nên lưu ý khi làm việc với khách hàng Nhật Bản đó là việc trao đổi danh thiếp. Đây cũng là một nghi thức kha phổ biến trong văn hóa kinh doanh tại Nhật Bản. Danh thiếp của bạn nên in bằng cả tiếng Anh lẫn tiếng Nhật và trình bày chúng kèm theo một cái cúi đầu nhẹ. Và hãy đọc kỹ những thông tin có trên danh thiếp mà bạn nhận được, vì nó sẽ phản ánh tầm quan trọng của người đó ở trong tổ chức, tập thể.

Xây dựng lòng tin qua những mối quan hệ dài hạn

Ở Nhật Bản, lòng tin sẽ được xây dựng thông qua thời gian và các mối quan hệ cá nhân. Hãy đầu tư xây dựng những mối quan hệ dài hạn và nuôi dưỡng lòng tin đối với các đối tác Nhật Bản. Lưu ý khi làm việc với khách hàng Nhật Bản rằng việc giao tiếp và tạo mối quan hệ ngoài công việc cũng là một phần không thể thiếu. Ví dụ: bữa tối hoặc những buổi nhậu cùng cũng là cách tốt để củng cố cho những mối quan hệ này.

Giao tiếp bằng tiếng Nhật chính là một lợi thế

Người Nhật rất thích khi đối tác của mình sử dụng được tiếng Nhật để giao tiếp. Bởi vì họ sẽ cảm thấy gần gũi và được tôn trọng hơn. Hơn nữa, ở những doanh nghiệp, công ty vừa và nhỏ, thì số người nói được tiếng Anh thường rất ít.

Xem thêm: Tìm hiểu về dịch vụ hàng Air xuất khẩu đi Nhật Bản năm 2024

Hãy linh hoạt và mở lòng hơn

Lưu ý khi làm việc với khách hàng Nhật Bản rằng hãy linh hoạt và sẵn sàng thích nghi với những quy tắc kinh doanh và sở thích của người Nhật. Nếu bạn sẵn sàng học hỏi và tôn trọng văn hóa của địa phương thì sẽ giúp tạo thêm nhiều cơ hội thành công trong quá trình hợp tác.

Lưu ý khi làm việc với khách hàng Nhật Bản
Lưu ý khi làm việc với khách hàng Nhật Bản

Ganbaru – Làm việc hết sức mình

Lý do khiến cho bạn sẽ không tìm được từ ngữ nào có nghĩa tương đương với từ Ganbaru trong tiếng Anh là bởi hầu hết chúng ta đều thường nhanh chóng bỏ cuộc, nếu như việc đó tốn quá nhiều thời gian, tiền bạc và công sức hơn dự tính. Ở Nhật Bản thì lại ngược lại, hãy lưu ý khi làm việc với khách hàng Nhật Bản rằng họ luôn mong bạn cố gắng đến cuối cùng, làm hết sức mình. Nước Nhật có thể thấm nhuần ý nghĩa của từ Ganbaru bởi vì tất cả mọi người ở đây đều làm như vậy.

Để có thể nắm vững được các lưu ý khi làm việc với khách hàng Nhật Bản, bạn cần có sự nhạy bén và tìm hiểu mày mò về văn hóa và tôn trọng đối với nét truyền thống, phong tục của họ. Khi bạn tuân theo được những “nguyên tắc vàng” này, thì hoàn toàn có thể xây dựng được cho mình những mối quan hệ làm việc hiệu quả và hài hòa. Điều này sẽ tạo điều kiện cho những dự án kinh doanh thành công của bạn tại đất nước thú vị này. Hy vọng bài viết của Finlogistics về những lưu ý khi làm việc với khách hàng Nhật Bản sẽ có ích đối với bạn!!!

Thông tin liên hệ:

  • Hotline: 0243.68.55555
  • Phone/Zalo: 0963.126.995 (Mrs.Loan)
  • Email: info@fingroup.vn

Lưu ý khi làm việc với khách hàng Nhật Bản

Θ Bài viết gợi ý:


Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Mục lục