Cách xử lý khi khai sai xuất xứ hàng hóa

Thông tin xuất xứ trên tờ khai không khớp với C/O, nhãn hàng hóa hoặc hồ sơ thực tế có thể khiến doanh nghiệp bị chậm thông quan, không được hưởng thuế suất ưu đãi hoặc phải giải trình sau khi hàng đã được thông quan. Phương án xử lý phụ thuộc vào nội dung khai sai, thời điểm phát hiện và mức độ ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế. Bài viết dưới đây được đội ngũ Finlogistics biên soạn nhằm giúp doanh nghiệp xác định đúng tình huống và chủ động xử lý hồ sơ phù hợp.

Khai sai xuất xứ hàng hóa là gì?

Khai sai xuất xứ hàng hóa là trường hợp thông tin về quốc gia hoặc vùng lãnh thổ được xác định là nơi xuất xứ của hàng hóa trên tờ khai không phù hợp với chứng từ, nhãn hàng hóa hoặc bản chất thực tế của sản phẩm.

Doanh nghiệp cần phân biệt rõ nước xuất khẩu, nước sản xuất và nước xuất xứ. Hàng có thể được xuất từ một quốc gia nhưng có xuất xứ tại quốc gia khác. Tương tự, việc hàng được đóng gói, trung chuyển hoặc thực hiện một công đoạn đơn giản tại một nước không đồng nghĩa hàng đương nhiên có xuất xứ tại nước đó.

Việc xác định xuất xứ phải căn cứ vào quy tắc xuất xứ áp dụng cho hàng hóa, bao gồm trường hợp hàng có xuất xứ thuần túy hoặc đáp ứng tiêu chí gia công, chế biến theo quy định. Nghị định 31/2018/NĐ-CP là văn bản quy định chi tiết Luật Quản lý ngoại thương về xuất xứ hàng hóa.

Xem thêm: Hướng dẫn xác định xuất xứ hàng hóa xuất khẩu

Những trường hợp khai sai xuất xứ thường gặp

Một lỗi phổ biến là khai nước xuất khẩu thành nước xuất xứ. Chẳng hạn, hàng được giao từ một kho tại Singapore nhưng được sản xuất và đáp ứng quy tắc xuất xứ tại Trung Quốc. Nếu doanh nghiệp khai Singapore chỉ dựa trên cảng xếp hàng hoặc địa chỉ người bán, thông tin xuất xứ có thể không phản ánh đúng hồ sơ thực tế.

Một tình huống khác là xuất xứ trên tờ khai không khớp với C/O. Sai lệch có thể nằm ở tên nước, mẫu C/O, số tham chiếu, số invoice, mô tả hàng hóa, mã HS hoặc tiêu chí xuất xứ. Không phải sai khác nào cũng làm C/O mất hiệu lực, nhưng doanh nghiệp cần kiểm tra liệu nội dung đó có ảnh hưởng đến khả năng xác định hàng hóa và điều kiện hưởng ưu đãi hay không.

Sai xuất xứ cũng có thể phát sinh từ nhãn hàng hóa. Nhãn gốc thể hiện “Made in…” khác với nước xuất xứ trên tờ khai là dấu hiệu cần được rà soát trước khi hàng được kiểm tra. Trường hợp nhãn ghi thiếu, ghi không rõ hoặc sử dụng cách diễn đạt gây hiểu nhầm cũng có thể làm phát sinh yêu cầu giải trình.

Nghiêm trọng hơn là trường hợp hàng không đáp ứng quy tắc xuất xứ của hiệp định nhưng doanh nghiệp vẫn khai và sử dụng C/O để đề nghị hưởng thuế suất ưu đãi đặc biệt. Đây không còn là lỗi nhập liệu đơn giản mà có thể ảnh hưởng trực tiếp đến số thuế phải nộp và cách xử lý hồ sơ.

Khai sai xuất xứ có ảnh hưởng đến thông quan không?

Mức độ ảnh hưởng phụ thuộc vào thời điểm phát hiện và bản chất sai sót.

Nếu doanh nghiệp phát hiện trước khi cơ quan Hải quan hoàn tất kiểm tra, hồ sơ có thể được rà soát và khai bổ sung theo trạng thái thực tế của tờ khai. Việc xử lý sớm thường thuận lợi hơn vì hàng chưa hoàn tất toàn bộ quy trình thông quan và doanh nghiệp còn khả năng đồng bộ lại các chứng từ liên quan.

Nếu sai sót được phát hiện trong quá trình kiểm tra hồ sơ hoặc kiểm hóa, cơ quan Hải quan có thể yêu cầu doanh nghiệp cung cấp C/O, invoice, vận đơn, nhãn hàng hóa và tài liệu chứng minh xuất xứ. Tờ khai có thể phải chờ xác minh trước khi được tiếp tục xử lý.

Trường hợp hàng đã thông quan, doanh nghiệp vẫn cần chủ động đánh giá lại hồ sơ. Tờ khai đã thông quan không làm mất trách nhiệm đối với nội dung đã khai. Cơ quan Hải quan có thể đối chiếu C/O với tờ khai, hợp đồng, invoice, packing list, vận đơn, chứng từ thanh toán, mã HS và tiêu chí xuất xứ trong quá trình kiểm tra sau thông quan.

Khai sai xuất xứ hàng hóa có bị phạt không?

Không thể áp dụng một mức phạt chung cho mọi trường hợp khai sai xuất xứ hàng hóa.

Cách xử lý phụ thuộc vào việc sai sót có làm thay đổi số thuế phải nộp, có ảnh hưởng đến chính sách quản lý hàng hóa hay không, doanh nghiệp phát hiện trước hay sau cơ quan Hải quan và hồ sơ có dấu hiệu sử dụng chứng từ không hợp lệ hay gian lận xuất xứ hay không.

Nếu sai sót chỉ là lỗi khai báo và được phát hiện, điều chỉnh phù hợp trước khi phát sinh hậu quả, cách xử lý có thể khác với trường hợp khai sai dẫn đến thiếu thuế. Trường hợp C/O không đủ điều kiện nhưng đã được sử dụng để hưởng ưu đãi, doanh nghiệp có thể phải tính lại thuế theo mức áp dụng phù hợp và thực hiện các nghĩa vụ liên quan.

Nghị định 128/2020/NĐ-CP quy định việc xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan, bao gồm các nhóm hành vi khai sai và vi phạm liên quan đến thuế, hồ sơ hải quan. Việc xác định hành vi và mức xử lý cần dựa trên hồ sơ cụ thể, không nên kết luận chỉ từ một lỗi hiển thị trên tờ khai.

Khai sai xuất xứ có được khai bổ sung không?

Doanh nghiệp có thể thực hiện khai bổ sung khi phát hiện thông tin chưa chính xác, nhưng thủ tục phụ thuộc vào trạng thái tờ khai và nội dung cần sửa.

Phát hiện sai trước khi thông quan

Doanh nghiệp cần đối chiếu lại tờ khai với C/O, invoice, vận đơn, nhãn hàng hóa và tài liệu của nhà sản xuất. Sau khi xác định được xuất xứ chính xác, người khai thực hiện thủ tục bổ sung theo tình trạng hồ sơ trên hệ thống.

Nếu sai xuất xứ đồng thời liên quan đến thuế suất ưu đãi, doanh nghiệp phải tính lại nghĩa vụ thuế trước khi tiếp tục thông quan. Không nên chỉ sửa mã nước mà bỏ qua thông tin C/O, thuế suất hoặc chứng từ kèm theo.

Phát hiện sai sau khi thông quan

Doanh nghiệp cần xác định sai sót có ảnh hưởng đến số thuế đã nộp hay không. Nếu có chênh lệch thuế, hồ sơ khai bổ sung phải đi kèm việc xử lý nghĩa vụ tài chính tương ứng.

Thông tư 33/2023/TT-BTC quy định việc khai, nộp, kiểm tra và xác định xuất xứ hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu; trong đó có các nội dung liên quan đến thời điểm nộp và xử lý chứng từ chứng nhận xuất xứ.

Cơ quan Hải quan đã phát hiện sai sót

Khi cơ quan Hải quan đã yêu cầu kiểm tra hoặc xác minh, doanh nghiệp cần phối hợp cung cấp hồ sơ trung thực, thống nhất. Không nên tự sửa nhãn, thay đổi chứng từ hoặc yêu cầu nhà cung cấp lập tài liệu không phản ánh đúng giao dịch nhằm hợp thức hóa xuất xứ.

Doanh nghiệp cần giải thích nguyên nhân sai, cung cấp tài liệu xác định xuất xứ thực tế và thực hiện yêu cầu khai bổ sung, nộp thuế hoặc xử lý khác theo kết luận của cơ quan có thẩm quyền.

Quy trình xử lý khi khai sai xuất xứ hàng hóa

Bước 1: Ngừng sử dụng dữ liệu sai

Ngay khi phát hiện sai sót, doanh nghiệp cần dừng sao chép thông tin xuất xứ đó sang những tờ khai tiếp theo. Đồng thời, bộ phận xuất nhập khẩu nên thông báo cho mua hàng, kế toán và kho để tránh tiếp tục sử dụng dữ liệu không chính xác.

Bước 2: Xác định xuất xứ thực tế

Doanh nghiệp cần kiểm tra quốc gia sản xuất, nhà máy sản xuất, nguyên liệu sử dụng và công đoạn gia công. Nếu đề nghị hưởng ưu đãi theo FTA, phải đối chiếu thêm tiêu chí xuất xứ như xuất xứ thuần túy, chuyển đổi mã số hàng hóa hoặc hàm lượng giá trị khu vực.

C/O chỉ là một phần của hồ sơ. Doanh nghiệp vẫn cần bảo đảm hàng hóa thực tế đáp ứng quy tắc xuất xứ tương ứng.

Bước 3: Đối chiếu toàn bộ chứng từ

Tờ khai, C/O, Commercial Invoice, Packing List, vận đơn, hợp đồng và nhãn hàng hóa phải được đặt cạnh nhau để tìm đúng điểm sai lệch. Việc chỉ kiểm tra riêng C/O có thể bỏ sót thông tin không thống nhất ở invoice hoặc vận đơn.

Tìm hiểu thêm: Hồ sơ hải quan xuất nhập khẩu gồm những gì?

Bước 4: Đánh giá ảnh hưởng đến thuế

Doanh nghiệp cần kiểm tra mức thuế đã áp dụng dựa trên C/O có còn phù hợp hay không. Nếu chứng từ xuất xứ không được chấp nhận, hàng có thể phải áp dụng mức thuế khác theo biểu thuế và hồ sơ thực tế.

Không nên chỉ tính phần thuế nhập khẩu chênh lệch. Khi căn cứ tính thuế thay đổi, số thuế GTGT ở khâu nhập khẩu cũng có thể cần được xác định lại theo hồ sơ cụ thể.

Bước 5: Thực hiện khai bổ sung

Nội dung khai bổ sung cần thống nhất với chứng từ xuất xứ thực tế. Doanh nghiệp phải sửa đồng bộ các chỉ tiêu liên quan, tránh tình trạng thay đổi nước xuất xứ nhưng giữ nguyên thông tin ưu đãi thuế không còn phù hợp.

Tìm hiểu thêm: Quy trình khai báo hải quan và những điều cần lưu ý

Bước 6: Hoàn thành nghĩa vụ thuế nếu phát sinh

Nếu việc điều chỉnh làm tăng số thuế phải nộp, doanh nghiệp cần thực hiện nghĩa vụ theo kết quả xác định lại. Số thuế, tiền chậm nộp hoặc hình thức xử lý khác chỉ có thể xác định chính xác sau khi xem xét thời điểm khai bổ sung và hồ sơ thực tế.

Bước 7: Lưu hồ sơ giải trình

Hồ sơ điều chỉnh nên lưu cùng tờ khai ban đầu, dữ liệu khai bổ sung, C/O, chứng từ nhà sản xuất, trao đổi với người bán và tài liệu chứng minh nguyên nhân sai sót. Việc lưu đầy đủ giúp doanh nghiệp giải trình nhất quán khi phát sinh kiểm tra sau thông quan.

C/O không khớp tờ khai xử lý thế nào?

Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định sai khác nằm ở nội dung nào. Số C/O, số invoice hoặc lỗi nhập liệu có cách đánh giá khác với sai nước xuất xứ hoặc sai tiêu chí xuất xứ.

Mã HS trên C/O khác mã HS khai báo cũng chưa đủ để kết luận chứng từ không hợp lệ. Doanh nghiệp phải xem quy định của hiệp định, mức độ khác biệt và khả năng đối chiếu hàng hóa thông qua mô tả, model, số lượng và chứng từ thương mại.

Nếu sai khác ảnh hưởng đến khả năng xác định đúng lô hàng hoặc chứng minh tiêu chí xuất xứ, doanh nghiệp có thể chưa được chấp nhận ưu đãi thuế cho đến khi hồ sơ được làm rõ. Thông tư 33/2023/TT-BTC là căn cứ hiện hành về kiểm tra, xác định xuất xứ đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu.

Đọc ngay: Kiểm tra sau thông quan C/O và lỗi xuất xứ thường gặp

Xuất xứ trên nhãn khác C/O và tờ khai

Khi nhãn hàng hóa thể hiện xuất xứ khác với C/O và tờ khai, doanh nghiệp cần tạm dừng việc kết luận chứng từ nào đúng và kiểm tra lại hồ sơ từ nhà sản xuất.

Nếu nhãn gốc ghi đúng nhưng tờ khai nhập sai, doanh nghiệp cần thực hiện điều chỉnh tờ khai theo tình trạng hồ sơ. Nếu nhãn gốc ghi sai hoặc gây hiểu nhầm, việc xử lý phải căn cứ vào xuất xứ thực tế và quy định về nhãn hàng hóa.

Nghị định 111/2021/NĐ-CP sửa đổi các quy định về nhãn hàng hóa. Tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm về việc ghi nhãn cần bảo đảm thông tin xuất xứ được thể hiện trung thực, chính xác và phù hợp với nguồn gốc thực tế của hàng hóa.

Doanh nghiệp không nên tự ý thay nhãn nhằm làm cho hàng phù hợp với tờ khai khi chưa xác định được xuất xứ đúng. Việc thay đổi hình thức thể hiện không thể thay thế tài liệu chứng minh quá trình sản xuất.

Khai sai xuất xứ ảnh hưởng thuế nhập khẩu thế nào?

Ảnh hưởng lớn nhất thường phát sinh khi doanh nghiệp đã sử dụng C/O để hưởng thuế suất ưu đãi đặc biệt.

Nếu C/O không được chấp nhận hoặc hàng không đáp ứng quy tắc xuất xứ, doanh nghiệp có thể phải áp dụng mức thuế khác phù hợp với hồ sơ. Trường hợp hàng đã thông quan, phần thuế chênh lệch có thể được xem xét cùng các nghĩa vụ liên quan.

Ngược lại, nếu sai sót chỉ nằm ở dữ liệu khai báo nhưng hồ sơ vẫn chứng minh được xuất xứ và điều kiện ưu đãi, cách xử lý có thể khác. Doanh nghiệp cần xem xét đồng thời mẫu C/O, tiêu chí xuất xứ, mã HS, thời điểm nộp chứng từ và quy định của hiệp định tương ứng.

Hồ sơ cần chuẩn bị khi điều chỉnh xuất xứ

Doanh nghiệp nên chuẩn bị một bộ hồ sơ tập trung gồm:

• Tờ khai ban đầu và dữ liệu dự kiến khai bổ sung;
• Commercial Invoice, Packing List và vận đơn;
• C/O hoặc chứng từ tự chứng nhận xuất xứ;
• tài liệu của nhà sản xuất;
• thông tin về nguyên liệu và quy trình sản xuất khi cần;
• nhãn gốc, ảnh hàng hóa;
• văn bản giải trình nguyên nhân sai sót;
• chứng từ thuế liên quan.

Hồ sơ cụ thể có thể thay đổi theo loại hàng, hiệp định áp dụng và yêu cầu xác minh của cơ quan Hải quan. Doanh nghiệp nên chuẩn bị tài liệu có khả năng chứng minh trực tiếp thay vì thu thập nhiều giấy tờ không liên quan.

Cách hạn chế khai sai xuất xứ hàng hóa

Trước khi mở tờ khai, doanh nghiệp cần phân biệt rõ nước xuất khẩu, nước sản xuất và nước xuất xứ. Thông tin không nên được lấy duy nhất từ địa chỉ người bán hoặc cảng xếp hàng.

Bản nháp C/O cần được kiểm tra cùng invoice, vận đơn và Packing List. Các nội dung quan trọng gồm người xuất khẩu, người nhập khẩu, số invoice, mô tả hàng, mã HS, số lượng, tiêu chí xuất xứ và tuyến vận chuyển.

Với mặt hàng mới hoặc chuỗi cung ứng có nhiều quốc gia tham gia, doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp cung cấp thông tin nhà máy, công đoạn sản xuất và căn cứ xác định xuất xứ. Có C/O không đồng nghĩa hồ sơ chắc chắn được chấp nhận nếu hàng hóa không đáp ứng điều kiện thực tế.

Doanh nghiệp cũng cần xây dựng danh mục mã hàng thống nhất, lưu C/O cùng bộ hồ sơ nhập khẩu và áp dụng bước kiểm tra chéo trước khi truyền tờ khai. Cách làm này giúp phát hiện sớm sai khác giữa bộ phận mua hàng, logistics và nhà cung cấp.

Dịch vụ thủ tục hải quan của Finlogistics

Sai lệch về xuất xứ thường không chỉ nằm ở một chỉ tiêu trên tờ khai mà còn liên quan đến C/O, invoice, vận đơn, nhãn hàng hóa, mã HS và thuế suất áp dụng. Nếu doanh nghiệp chỉ sửa riêng thông tin nước xuất xứ mà không rà soát toàn bộ hồ sơ, dữ liệu sau điều chỉnh vẫn có thể thiếu thống nhất và tiếp tục phát sinh yêu cầu giải trình.

Finlogistics cung cấp dịch vụ khai báo và thông quan tờ khai hải quan cho hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu. Trước khi truyền tờ khai, đội ngũ nghiệp vụ hỗ trợ kiểm tra sự thống nhất giữa chứng từ thương mại và dữ liệu khai báo, bao gồm tên hàng, mã HS, nước xuất xứ, thông tin C/O, trị giá và chính sách mặt hàng.

Đối với lô hàng có chứng từ xuất xứ, doanh nghiệp nên cung cấp hồ sơ từ sớm để rà soát:

• Thông tin người xuất khẩu và người nhập khẩu.
• Số, ngày phát hành invoice.
• Mô tả hàng hóa và mã HS.
• Nước xuất xứ và nước xuất khẩu.
• Mẫu C/O, tiêu chí xuất xứ và số tham chiếu.
• Tuyến vận chuyển và chứng từ đi kèm.
• Sự thống nhất giữa C/O, nhãn hàng hóa và tờ khai.

Việc kiểm tra trước khi mở tờ khai giúp doanh nghiệp phát hiện sớm sai khác, hạn chế phải khai bổ sung, tránh chậm thông quan và giảm nguy cơ không được chấp nhận thuế suất ưu đãi đặc biệt.

Bên cạnh thủ tục hải quan, Finlogistics cung cấp dịch vụ vận chuyển đường biển, đường hàng không và đường bộ, giúp doanh nghiệp kết nối quá trình chuẩn bị chứng từ, thông quan và giao nhận hàng hóa theo một kế hoạch thống nhất.

Đọc ngay: Dịch vụ thông quan tờ khai hải quan của Finlogistics

FAQ về khai sai xuất xứ hàng hóa

Khai sai nước xuất xứ có sửa được không?

Có thể thực hiện khai bổ sung tùy trạng thái tờ khai và nội dung sai sót. Doanh nghiệp cần xác định xuất xứ thực tế, kiểm tra ảnh hưởng đến thuế và sửa đồng bộ các chỉ tiêu liên quan.

Khai sai xuất xứ có bị phạt không?

Có thể phát sinh xử lý nếu sai sót thuộc hành vi vi phạm, làm thiếu thuế hoặc sử dụng chứng từ không phù hợp. Mức xử lý phụ thuộc thời điểm phát hiện, hậu quả và hồ sơ thực tế.

C/O không khớp tờ khai có được hưởng ưu đãi không?

Không thể kết luận chỉ dựa trên một sai khác. Cơ quan Hải quan sẽ xem xét loại lỗi, khả năng xác định đúng lô hàng, tiêu chí xuất xứ và quy định của hiệp định áp dụng.

Đã thông quan mới phát hiện sai xuất xứ phải làm gì?

Doanh nghiệp cần chủ động rà soát hồ sơ, xác định ảnh hưởng đến thuế, thực hiện khai bổ sung nếu đủ điều kiện và lưu tài liệu giải trình.

Xuất xứ trên nhãn khác C/O xử lý thế nào?

Cần kiểm tra hồ sơ nhà sản xuất và xuất xứ thực tế trước khi điều chỉnh tờ khai hoặc nhãn. Không nên tự ý thay nhãn để hợp thức hóa thông tin.

Khai sai xuất xứ có bị truy thu thuế không?

Có thể, nếu sai xuất xứ làm doanh nghiệp hưởng mức thuế ưu đãi không đúng. Số thuế cần nộp thêm phụ thuộc biểu thuế và hồ sơ của lô hàng.

Có được bổ sung C/O sau khi mở tờ khai không?

Có những trường hợp được nộp hoặc bổ sung chứng từ xuất xứ theo thời điểm và điều kiện quy định tại Thông tư 33/2023/TT-BTC cùng hiệp định liên quan. Doanh nghiệp cần kiểm tra theo mẫu C/O và tờ khai cụ thể.

Nước xuất khẩu và nước xuất xứ có giống nhau không?

Không nhất thiết. Nước xuất khẩu là nơi hàng được gửi đi, còn nước xuất xứ được xác định dựa trên nơi hàng được sản xuất hoặc đáp ứng quy tắc xuất xứ áp dụng.

Kết luận

Khai sai xuất xứ hàng hóa có thể chỉ là lỗi nhập liệu, nhưng cũng có thể làm thay đổi thuế suất, ảnh hưởng việc chấp nhận C/O hoặc phát sinh rủi ro khi kiểm tra sau thông quan.

Ngay khi phát hiện sai sót, doanh nghiệp cần xác định lại xuất xứ thực tế, đối chiếu tờ khai với C/O, invoice, vận đơn và nhãn hàng hóa, sau đó đánh giá ảnh hưởng đến thuế trước khi khai bổ sung. Không nên chỉ sửa riêng mã nước xuất xứ mà bỏ qua các chỉ tiêu liên quan.

Khi cần rà soát chứng từ trước khi mở tờ khai hoặc phối hợp thực hiện thủ tục thông quan cho lô hàng có C/O, doanh nghiệp có thể liên hệ Finlogistics để được hỗ trợ kiểm tra hồ sơ, khai báo hải quan và kết nối phương án vận chuyển phù hợp. Chuẩn bị đúng ngay từ đầu giúp hạn chế điều chỉnh, giảm thời gian chờ và kiểm soát tốt hơn rủi ro phát sinh trong quá trình thông quan.