Commercial Invoice là gì? Hướng dẫn chuẩn hóa hóa đơn thương mại 2026

Trong hệ thống chứng từ ngoại thương và quản trị chuỗi cung ứng năm 2026, Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại) là chứng từ pháp lý nòng cốt xác lập nghĩa vụ tài chính giữa bên bán và bên mua. Không chỉ đơn thuần là văn bản yêu cầu thanh toán, hóa đơn thương mại còn đóng vai trò là căn cứ dữ liệu quan trọng nhất để cơ quan Hải quan xác định trị giá giao dịch và áp dụng các chính sách thuế nhập khẩu. Việc thiết lập một hóa đơn chuẩn mực, khớp nối hoàn hảo với hợp đồng và thực tế hàng hóa là yêu cầu tiên quyết để doanh nghiệp đảm bảo tính tuân thủ, rút ngắn thời gian thông quan và tối ưu hóa dòng tiền. Bài viết sau đây từ đội ngũ chuyên gia Finlogistics sẽ phân tích chi tiết các khía cạnh kỹ thuật và giải pháp quản trị rủi ro liên quan đến hóa đơn thương mại trong giao thương quốc tế.

Commercial Invoice là gì?

Commercial Invoice là chứng từ thương mại do người xuất khẩu phát hành để yêu cầu người nhập khẩu thanh toán số tiền hàng hóa đã được thỏa thuận theo hợp đồng.

Bản chất của chứng từ

Trong giao dịch B2B quốc tế, hóa đơn thương mại đóng vai trò là bằng chứng về việc chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa gắn liền với giá trị kinh tế. Đây là chứng từ không thể thiếu trong bộ hồ sơ hải quan, hồ sơ thanh toán ngân hàng và hồ sơ mua bảo hiểm hàng hóa. Khác với hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) sử dụng trong nội địa, hóa đơn thương mại quốc tế tuân thủ các quy tắc và tập quán thương mại của Phòng Thương mại Quốc tế (ICC) và quy định của Tổ chức Hải quan Thế giới (WCO).

Tính hiệu lực trong năm 2026

Bước sang năm 2026, với sự phổ biến của hệ thống Hải quan số, hóa đơn thương mại điện tử (e-Invoice) đã trở thành tiêu chuẩn bắt buộc trong các hiệp định thương mại tự do thế hệ mới. Việc số hóa giúp cơ quan quản lý dễ dàng kiểm soát giá chuyển nhượng và chống gian lận thương mại thông qua việc đối chiếu dữ liệu giữa các quốc gia xuất khẩu và nhập khẩu.

Các thành phần bắt buộc cấu thành một Commercial Invoice chuyên nghiệp

Một hóa đơn thương mại được coi là hợp lệ và có giá trị thực thi khi chứa đựng đầy đủ các thực thể thông tin sau:

Thông tin định danh giao dịch

• Số hóa đơn (Invoice Number): Mã số duy nhất để theo dõi lô hàng và đối soát kế toán.

• Ngày phát hành: Phải phù hợp với tiến độ thực hiện hợp đồng và thường trước ngày ký vận đơn (Bill of Lading).

Thông tin các bên chủ thể

• Shipper/Exporter (Người bán): Tên đầy đủ, địa chỉ trụ sở và mã số thuế của đơn vị xuất khẩu.

• Consignee/Importer (Người mua): Thông tin định danh của đơn vị nhập khẩu, bao gồm địa chỉ nhận hàng và thông tin liên hệ.

Mô tả thực thể hàng hóa

• Chi tiết mặt hàng: Tên hàng phải rõ ràng, khớp với hợp đồng ngoại thương.

• Mã HS (HS Code): Việc ghi mã HS trên hóa đơn giúp cơ quan hải quan phân loại hàng hóa và áp thuế suất nhanh chóng.

• Số lượng và Đơn vị tính: (Ví dụ: Kilogram, Set, Unit).

Các yếu tố tài chính cốt lõi

• Đơn giá (Unit Price): Giá trị của một đơn vị hàng hóa theo đồng tiền thỏa thuận.

• Tổng trị giá (Total Amount): Giá trị cuối cùng của toàn bộ lô hàng.

• Đồng tiền thanh toán (Currency): Phải ghi rõ mã tiền tệ (Ví dụ: USD, EUR, JPY) để tránh nhầm lẫn khi quy đổi tỷ giá hải quan.

Điều khoản thương mại và Thanh toán

• Incoterms 2020: Phải ghi rõ điều kiện giao hàng và địa điểm cụ thể (Ví dụ: CIF Cat Lai Port, Vietnam).

• Phương thức thanh toán: Thông tin về ngân hàng thụ hưởng, mã Swift Code hoặc IBAN để người mua thực hiện chuyển tiền.

Vai trò của Commercial Invoice trong quy trình ngoại thương

Commercial Invoice không chỉ là chứng từ kế toán mà còn là thực thể dữ liệu chi phối nhiều hoạt động chuyên ngành.

Đối với nghiệp vụ Hải quan

Hải quan sử dụng hóa đơn thương mại để xác định trị giá tính thuế. Đây là căn cứ để tính toán Thuế nhập khẩu, Thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu và các loại thuế đặc biệt khác. Nếu đơn giá trên hóa đơn thấp bất thường so với cơ sở dữ liệu rủi ro, doanh nghiệp sẽ phải thực hiện nghiệp vụ tham vấn giá.

Đối với thanh toán ngân hàng

Trong các phương thức thanh toán như L/C (Thư tín dụng) hoặc nhờ thu (D/P, D/A), ngân hàng chỉ thực hiện giải ngân khi bộ chứng từ, trong đó có hóa đơn thương mại, khớp với các điều khoản đã cam kết. Hóa đơn là bằng chứng để ngân hàng kiểm soát luồng ngoại tệ ra khỏi quốc gia.

Đối với quản trị doanh nghiệp

Hóa đơn thương mại là căn cứ để người bán ghi nhận doanh thu xuất khẩu và người mua hạch toán chi phí giá vốn hàng bán. Trong quản trị chuỗi cung ứng, dữ liệu trên hóa đơn giúp doanh nghiệp phân tích hiệu quả kinh doanh của từng thị trường và từng đối tác cung ứng.

Xem thêm: Hợp đồng ngoại thương là gì? tại sao doanh nghiệp cần chú trọng

So sánh Commercial Invoice và Proforma Invoice

Doanh nghiệp thường xuyên nhầm lẫn giữa hai loại hóa đơn này, dẫn đến sai sót trong khai báo hải quan và thanh toán.

Bảng phân biệt các đặc tính nghiệp vụ

Tiêu chí	Proforma Invoice (PI)	Commercial Invoice (CI)
Bản chất	Hóa đơn dự toán / Báo giá chính thức	Hóa đơn thương mại chính thức
Giá trị đòi tiền	Không có giá trị đòi tiền	Có giá trị xác lập nghĩa vụ thanh toán
Thời điểm lập	Trước khi gửi hàng, dùng để đàm phán	Khi hàng hóa sẵn sàng giao hoặc đã giao
Mục đích sử dụng	Xin giấy phép, mở L/C, làm thủ tục hải quan tạm	Khai báo hải quan, thanh toán, hạch toán thuế
Giá trị pháp lý	Là một bản nháp của hợp đồng	Chứng từ nòng cốt của bộ hồ sơ ngoại thương

Xem ngay: Incoterms 2020 Là Gì? Chi Tiết 11 Điều Kiện Giao Hàng & Link Tải PDF (Mới Nhất)

Kỹ thuật xác định trị giá hải quan trên Commercial Invoice

Xác định trị giá tính thuế là nghiệp vụ kỹ thuật quan trọng nhất liên quan đến hóa đơn. Theo quy định tại Thông tư 39/2015/TT-BTC và các văn bản cập nhật 2025, trị giá hải quan được tính dựa trên trị giá giao dịch.

Các khoản điều chỉnh cộng và trừ

Doanh nghiệp cần thể hiện rõ trên hóa đơn hoặc các chứng từ liên quan các khoản chi phí sau để xác định trị giá tính thuế chính xác:

• Các khoản cộng: Chi phí vận chuyển quốc tế, phí bảo hiểm, phí bản quyền, chi phí bao bì.

• Các khoản trừ: Chi phí lắp đặt sau nhập khẩu, phí vận chuyển nội địa tại nước nhập khẩu (nếu đã bao gồm trong giá).

Công thức tổng quát về trị giá giao dịch

Quy trình thiết lập và kiểm soát hóa đơn trong doanh nghiệp B2B

Để đảm bảo bộ chứng từ không bị sai lệch, Finlogistics khuyến nghị doanh nghiệp tuân thủ quy trình kiểm soát 4 bước:

• Bước 1: Đối chiếu dữ liệu gốc: Kiểm tra đơn giá, tổng trị giá và điều kiện Incoterms so với hợp đồng ngoại thương và đơn đặt hàng (PO).

• Bước 2: Lập dự thảo và phê duyệt nội bộ: Bộ phận chứng từ lập bản nháp, đối soát với bộ phận kho để đảm bảo số lượng khớp thực tế đóng gói trên Packing List.

• Bước 3: Phát hành hóa đơn chính thức: Sử dụng chữ ký số và con dấu doanh nghiệp để xác thực tính pháp lý của chứng từ.

• Bước 4: Truyền dữ liệu hải quan: Sử dụng dữ liệu trên hóa đơn để khai báo lên hệ thống VNACCS/VCIS, đảm bảo các chỉ tiêu về trị giá và thuế suất chính xác tuyệt đối.

Những sai sót thường gặp trên Commercial Invoice và hậu quả rủi ro

Dựa trên kinh nghiệm xử lý hàng nghìn lô hàng mỗi năm, chúng tôi nhận diện các sai lỗi phổ biến sau:

1. Sai lệch về đồng tiền thanh toán: Khai báo nhầm đơn vị tiền tệ dẫn đến sai lệch lớn về số thuế phải nộp, gây ra hành vi thiếu hụt tiền thuế.

2. Thông tin chủ thể không nhất quán: Tên hoặc địa chỉ người mua trên hóa đơn khác với hợp đồng và vận đơn, khiến ngân hàng từ chối thanh toán hoặc hải quan yêu cầu sửa đổi tờ khai.

3. Thiếu điều kiện Incoterms: Việc không ghi rõ điểm giao hàng cụ thể khiến hải quan không thể xác định được phí vận chuyển quốc tế đã bao gồm trong giá hay chưa.

4. Mô tả hàng hóa chung chung: Không ghi rõ quy cách kỹ thuật, khiến việc áp mã HS bị nghi ngờ, dẫn đến lô hàng bị phân vào luồng đỏ để kiểm hóa trực tiếp.

>>> Xem thêm: 5 lỗi sai phổ biến trên packing list khiến hàng hóa bị kẹt tại cảng và cách xử lý

Giải pháp quản trị rủi ro chứng từ từ Finlogistics

Finlogistics (Fingroup) cung cấp hệ sinh thái dịch vụ chuyên sâu nhằm giúp doanh nghiệp chuẩn hóa dòng chảy tài chính ngoại thương.

Rà soát và tư vấn trị giá hải quan

Chúng tôi thực hiện nghiệp vụ đối soát đơn giá trên hóa đơn của doanh nghiệp với cơ sở dữ liệu rủi ro của Tổng cục Hải quan. Finlogistics cảnh báo sớm các trường hợp có nguy cơ bị tham vấn giá, hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ giải trình minh bạch để bảo vệ trị giá giao dịch.

Khớp nối bộ chứng từ tập trung (Three-way Match)

Đội ngũ chuyên gia chứng từ của Finlogistics thực hiện rà soát chéo giữa: Hợp đồng – Hóa đơn – Phiếu đóng gói. Chúng tôi đảm bảo sự trùng khớp tuyệt đối về dữ liệu vật lý và dữ liệu tài chính, loại bỏ hoàn toàn rủi ro sai lệch khi khai báo tờ khai hải quan.

Tư vấn tối ưu hóa thuế suất XNK

Dựa trên thông tin hàng hóa trên hóa đơn, chúng tôi tư vấn doanh nghiệp áp dụng các mã HS tối ưu nhất và tận dụng các chứng nhận xuất xứ (C/O) để giảm thiểu số thuế phải nộp một cách hợp pháp.

Dịch vụ ủy thác thanh toán và Logistics trọn gói

Finlogistics hỗ trợ doanh nghiệp trong việc chuẩn hóa bộ chứng từ để làm việc với ngân hàng, đảm bảo các giao dịch thanh toán quốc tế diễn ra suôn sẻ, không bị đình trệ do lỗi chứng từ hóa đơn.

Câu hỏi thường gặp (FAQ) về Commercial Invoice

1. Hóa đơn thương mại có thể thay thế hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) không?

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, hóa đơn thương mại dùng để thực hiện thủ tục hải quan và thanh toán quốc tế. Sau khi hàng về kho và hoàn tất thủ tục, doanh nghiệp cần phát hành hóa đơn VAT (hóa đơn điện tử nội địa) theo quy định của cơ quan thuế Việt Nam để hạch toán kế toán trong nước.

2. Ngày trên Invoice có được phép sau ngày trên Bill of Lading không?

Theo tập quán thương mại quốc tế, ngày lập hóa đơn thường trước hoặc trùng với ngày ký vận đơn. Việc hóa đơn có sau ngày vận đơn có thể gây nghi ngờ về tính trung thực của giao dịch và thường bị ngân hàng từ chối nếu thanh toán bằng L/C.

3. Tại sao Hải quan thường yêu cầu xuất trình Freight Invoice kèm theo Commercial Invoice?

Đối với các điều kiện giao hàng nhóm E hoặc F (Ví dụ: EXW, FOB), phí vận chuyển quốc tế chưa bao gồm trong giá hóa đơn. Hải quan yêu cầu hóa đơn cước để cộng chi phí này vào trị giá tính thuế theo đúng quy định về trị giá hải quan.

Lời kết

Commercial Invoice là thực thể pháp lý quan trọng nhất xác lập giá trị của lô hàng trong thương mại quốc tế. Một hóa đơn được lập chính xác, minh bạch không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật hải quan mà còn là công cụ để bảo vệ dòng tiền và uy tín thương hiệu đối với đối tác quốc tế.

Khuyến nghị dành cho nhà quản trị: Hãy thiết lập quy trình kiểm soát chứng từ chặt chẽ ngay từ khâu soạn thảo và lựa chọn các đối tác tư vấn chuyên nghiệp như Finlogistics. Chúng tôi cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp để chuẩn hóa mọi thực thể chứng từ, biến những thủ tục phức tạp thành lợi thế cạnh tranh, đảm bảo mọi giao dịch ngoại thương luôn an toàn và hiệu quả nhất.