Cách tra cứu tờ khai thông quan hải quan chi tiết

Tra cứu tờ khai thông quan giúp doanh nghiệp kiểm tra tờ khai hải quan đã được xử lý đến đâu, có đủ điều kiện lấy hàng, giao hàng hoặc tiếp tục làm thủ tục tại cảng, kho, bãi hay chưa. Đây là thao tác quan trọng trước khi điều xe, lấy mã vạch, kiểm tra nghĩa vụ thuế hoặc xác nhận tiến độ thông quan của lô hàng. Nếu nhập sai số tờ khai, mã doanh nghiệp hoặc thông tin định danh, hệ thống có thể không trả kết quả dù tờ khai đã được đăng ký. Bài viết dưới đây được đội ngũ Finlogistics biên soạn nhằm giúp doanh nghiệp tra cứu đúng cách, đọc đúng trạng thái và xử lý các lỗi thường gặp khi kiểm tra online.

Tra cứu tờ khai thông quan là gì?

Tra cứu tờ khai thông quan là việc kiểm tra thông tin và trạng thái xử lý của tờ khai hải quan trên hệ thống tra cứu của Hải quan. Qua kết quả tra cứu, doanh nghiệp có thể biết tờ khai đã đăng ký, đã phân luồng, đã thông quan hay còn vướng bước xử lý nào.

Cần phân biệt tra cứu tờ khai hải quan với tra cứu vận đơn. Tra cứu vận đơn chỉ cho biết hành trình hàng hóa theo hãng tàu, hãng bay hoặc đơn vị chuyển phát. Trong khi đó, tra cứu tờ khai tập trung vào tình trạng xử lý hồ sơ hải quan của lô hàng.

Một tờ khai có thông tin trên hệ thống chưa đồng nghĩa hàng đã được lấy ngay. Doanh nghiệp vẫn cần kiểm tra thêm nghĩa vụ thuế, kết quả phân luồng, mã vạch hải quan, tình trạng qua khu vực giám sát và yêu cầu giao nhận thực tế tại cảng, kho hoặc bãi.

Khi nào doanh nghiệp cần tra cứu trạng thái tờ khai?

Doanh nghiệp nên tra cứu trạng thái tờ khai tại những thời điểm có thể ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ lấy hàng, giao hàng hoặc hoàn tất hồ sơ nội bộ. Kiểm tra sớm giúp doanh nghiệp tránh điều xe khi tờ khai còn vướng thuế, chưa xử lý xong phân luồng hoặc chưa đủ điều kiện qua khu vực giám sát.

Trước khi điều xe lấy hàng

Trước khi đưa xe vào cảng, kho hoặc bãi, doanh nghiệp cần kiểm tra tờ khai đã đủ điều kiện để tiếp tục lấy hàng hay chưa. Nếu tờ khai còn chờ nộp thuế, chờ kiểm tra chứng từ hoặc chờ kiểm hóa, việc điều xe quá sớm có thể phát sinh chi phí chờ, lưu bãi hoặc thay đổi kế hoạch vận chuyển.

Với hàng nhập khẩu, doanh nghiệp cũng nên đối chiếu trạng thái tờ khai với lệnh giao hàng, thông tin container, phí cảng và kế hoạch nâng hạ. Với hàng xuất khẩu, việc kiểm tra cần thực hiện trước thời điểm cut-off để hạn chế rủi ro trễ lịch tàu hoặc lịch bay.

Sau khi nộp thuế hải quan

Nếu tờ khai có thuế, doanh nghiệp cần kiểm tra khoản nộp đã được hệ thống ghi nhận hay chưa. Có trường hợp kế toán đã thực hiện lệnh nộp tiền nhưng dữ liệu chưa hạch toán kịp, khiến tờ khai chưa chuyển trạng thái như dự kiến.

Bộ phận chứng từ và kế toán nên đối chiếu số tờ khai, số tiền, ngân hàng phối hợp thu và tình trạng nợ thuế. Việc kiểm tra này giúp phát hiện sớm các lỗi nộp sai thông tin, thiếu tiền thuế hoặc khoản nộp chưa được cập nhật.

Tìm hiểu thêm: Hướng dẫn tra cứu nợ thuế hải quan online cho doanh nghiệp

Sau khi tờ khai được phân luồng

Kết quả phân luồng cho biết hướng xử lý tiếp theo của tờ khai. Luồng xanh thường thuận lợi hơn, nhưng doanh nghiệp vẫn phải chịu trách nhiệm về nội dung khai báo và lưu hồ sơ. Luồng vàng cần kiểm tra chứng từ, còn luồng đỏ có thể phát sinh kiểm tra thực tế hàng hóa.

Doanh nghiệp không nên chỉ dựa vào thông báo miệng hoặc tin nhắn nội bộ. Trạng thái tờ khai có thể thay đổi sau khi bổ sung hồ sơ, nộp thuế hoặc hoàn tất kiểm tra.

Xem thêm: Luồng vàng hải quan là gì? Cách xử lý hồ sơ

Trước khi lấy mã vạch hải quan

Mã vạch hải quan phục vụ khâu đưa hàng qua khu vực giám sát. Vì vậy, trước khi lấy hoặc in mã vạch, doanh nghiệp cần kiểm tra tờ khai đã đủ điều kiện hay chưa.

Nếu tờ khai đã thông quan nhưng chưa lấy được mã vạch, doanh nghiệp cần rà soát lại thông tin container, danh sách hàng, tình trạng thuế và dữ liệu giám sát. Đây là bước quan trọng để tránh vướng mắc khi xe đã vào cảng hoặc kho.

Xem thêm: Tra cứu mã vạch hải quan: Hướng dẫn từ A đến Z

Tra cứu tờ khai thông quan cần chuẩn bị thông tin gì?

Để tra cứu nhanh và hạn chế lỗi, doanh nghiệp cần chuẩn bị đúng thông tin trên tờ khai và dữ liệu đăng ký doanh nghiệp. Trên giao diện tra cứu thông tin tờ khai hải quan, hệ thống Hải quan hiển thị các trường như số tờ khai, mã doanh nghiệp, số chứng minh thư và nút “Lấy thông tin”.

Các thông tin thường cần chuẩn bị gồm:

• Số tờ khai hải quan
• Mã doanh nghiệp hoặc mã số thuế
• Số CMND/CCCD hoặc thông tin định danh theo yêu cầu hệ thống
• Mã Captcha hiển thị trên giao diện tra cứu
• Ngày đăng ký tờ khai, chi cục hải quan hoặc loại hình nếu cần đối chiếu thêm

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý thông tin định danh. Nếu người tra cứu nhập sai số giấy tờ, dùng thông tin của người không khớp dữ liệu đăng ký hoặc doanh nghiệp đã thay đổi người đại diện pháp luật nhưng dữ liệu chưa đồng bộ, hệ thống có thể không trả kết quả.

Cách tra cứu tờ khai thông quan online

Quy trình tra cứu tờ khai thông quan online không phức tạp, nhưng cần nhập chính xác từng trường thông tin. Doanh nghiệp nên thực hiện trên kênh chính thức của Hải quan hoặc đường dẫn đáng tin cậy, không nhập dữ liệu tờ khai lên các website không rõ nguồn gốc.

Bước 1: Truy cập trang tra cứu của Hải quan

Doanh nghiệp truy cập Cổng thông tin điện tử Hải quan và chọn chức năng tra cứu thông tin tờ khai hải quan. Đây là kênh phù hợp để kiểm tra thông tin cơ bản khi doanh nghiệp đã có số tờ khai và thông tin định danh cần thiết.

Khi truy cập, cần kiểm tra kỹ đường dẫn và giao diện. Không nên sử dụng các trang yêu cầu tải phần mềm lạ, đăng nhập tài khoản không liên quan hoặc cung cấp thêm dữ liệu nhạy cảm ngoài phạm vi tra cứu.

Bước 2: Nhập thông tin tờ khai

Người tra cứu nhập số tờ khai, mã doanh nghiệp, số giấy tờ định danh và Captcha theo yêu cầu của hệ thống. Các thông tin này cần khớp với dữ liệu tờ khai và hồ sơ doanh nghiệp đã đăng ký.

Số tờ khai thường là dãy số dài được cấp khi doanh nghiệp đăng ký tờ khai trên hệ thống khai báo. Nếu sao chép từ file Excel, email hoặc phần mềm khai báo, cần kiểm tra kỹ để tránh thừa khoảng trắng, thiếu số hoặc nhầm ký tự.

Bước 3: Bấm “Lấy thông tin”

Sau khi nhập đầy đủ dữ liệu, doanh nghiệp bấm “Lấy thông tin” để hệ thống trả kết quả. Nếu thông tin hợp lệ, hệ thống sẽ hiển thị dữ liệu tờ khai để người dùng đối chiếu.

Nếu hệ thống báo lỗi Captcha, không phản hồi hoặc không hiển thị dữ liệu, doanh nghiệp nên kiểm tra lại các trường đã nhập trước khi kết luận tờ khai có vướng mắc. Nhiều lỗi tra cứu chỉ xuất phát từ việc nhập sai một chữ số trong số tờ khai hoặc mã doanh nghiệp.

Bước 4: Đọc kết quả trả về

Khi hệ thống trả kết quả, doanh nghiệp cần kiểm tra các thông tin cơ bản như số tờ khai, ngày đăng ký, đơn vị hải quan, loại hình, trạng thái xử lý, phân luồng và tình trạng thông quan. Nếu tờ khai có thuế, cần đối chiếu thêm tình trạng nộp thuế.

Không nên chỉ thấy tờ khai có dữ liệu rồi mặc định hàng đã được lấy ngay. Trạng thái thông quan, mã vạch, khu vực giám sát và yêu cầu giao nhận tại cảng hoặc kho vẫn cần được kiểm tra riêng.

Cách đọc trạng thái tờ khai đã thông quan hay chưa

Điểm quan trọng khi tra cứu không chỉ là lấy được kết quả, mà là hiểu đúng kết quả đó. Một tờ khai có thể đã đăng ký nhưng chưa thông quan, đã phân luồng nhưng chưa hoàn tất xử lý hoặc đã thông quan nhưng hàng chưa qua khu vực giám sát.

Tờ khai đã đăng ký nhưng chưa thông quan

Trường hợp này thường xảy ra khi tờ khai mới được truyền, đang chờ phân luồng, chưa nộp thuế, chưa hoàn tất kiểm tra hồ sơ hoặc chưa xử lý xong yêu cầu từ cơ quan Hải quan.

Doanh nghiệp cần kiểm tra thêm phần mềm khai báo, thông báo nghiệp vụ, nghĩa vụ thuế và phản hồi của công chức xử lý hồ sơ nếu có. Không nên điều xe lấy hàng khi chưa rõ tờ khai đang vướng ở bước nào.

Tờ khai đã phân luồng

Khi tờ khai đã phân luồng, doanh nghiệp cần xác định đúng màu luồng và bước xử lý tương ứng. Luồng xanh thường thuận lợi hơn, nhưng doanh nghiệp vẫn phải lưu hồ sơ và chịu trách nhiệm về nội dung khai báo. Luồng vàng cần kiểm tra chứng từ, còn luồng đỏ có thể phải kiểm tra thực tế hàng hóa.

Kết quả phân luồng cũng ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch giao nhận. Với hàng cần kiểm hóa, doanh nghiệp nên chuẩn bị nhân sự hiện trường, phương tiện, vị trí container và bộ chứng từ đầy đủ để tránh kéo dài thời gian xử lý.

Tờ khai đã thông quan

Khi tờ khai đã thông quan, doanh nghiệp có thể tiếp tục các bước giao nhận tiếp theo. Tuy nhiên, tờ khai đã thông quan là điều kiện quan trọng, nhưng chưa phải lúc nào cũng đồng nghĩa hàng đã hoàn tất toàn bộ thủ tục giao nhận tại cảng, kho hoặc bãi.

Doanh nghiệp cần kiểm tra thêm mã vạch hải quan, thông tin container, lệnh giao hàng, phí nâng hạ, phí lưu kho bãi, tình trạng hãng tàu hoặc hãng bay và yêu cầu của đơn vị khai thác cảng. Với hàng xuất khẩu, cần đối chiếu thêm thời hạn cut-off và kế hoạch xếp hàng.

Tờ khai chưa qua khu vực giám sát

Thông quan và qua khu vực giám sát là hai mốc khác nhau. Tờ khai có thể đã thông quan nhưng hàng vẫn chưa được xác nhận qua khu vực giám sát nếu chưa hoàn tất bước mã vạch, kiểm tra container hoặc thủ tục tại cổng cảng/kho.

Doanh nghiệp nên kiểm tra trạng thái mã vạch và phối hợp với nhân sự hiện trường trước khi kết luận hàng đã hoàn tất toàn bộ quy trình hải quan.

Vì sao không tra cứu được tờ khai thông quan?

Không tra cứu được tờ khai không có nghĩa tờ khai chưa tồn tại hoặc chưa thông quan. Trong nhiều trường hợp, nguyên nhân đến từ dữ liệu nhập vào, thời điểm hệ thống cập nhật hoặc lỗi kỹ thuật tạm thời.

Nhập sai số tờ khai

Số tờ khai phải được nhập đúng tuyệt đối. Chỉ cần sai một chữ số, thiếu ký tự hoặc dán thừa khoảng trắng, hệ thống có thể không tìm thấy kết quả.

Doanh nghiệp nên lấy số tờ khai trực tiếp từ phần mềm khai báo, bản in tờ khai hoặc thông báo nghiệp vụ. Không nên nhập lại thủ công từ tin nhắn hoặc ảnh chụp mờ.

Nhập sai mã doanh nghiệp

Mã doanh nghiệp thường là mã số thuế của đơn vị đứng tên trên tờ khai. Nếu nhập mã số thuế của bên mua, bên bán, đơn vị logistics hoặc công ty liên quan nhưng không phải chủ thể trên tờ khai, hệ thống có thể không trả kết quả.

Đây là lỗi thường gặp trong các lô hàng có nhiều bên tham gia như nhà nhập khẩu, forwarder, đại lý hải quan, đơn vị vận tải và bên nhận hàng.

Sai thông tin CMND hoặc CCCD

Một số trường tra cứu yêu cầu thông tin định danh như số chứng minh thư hoặc căn cước công dân. Thông tin này cần khớp với dữ liệu doanh nghiệp đã đăng ký.

Nếu doanh nghiệp thay đổi người đại diện pháp luật hoặc dùng dữ liệu cũ chưa được cập nhật, việc tra cứu có thể gặp lỗi. Khi đó, cần kiểm tra lại hồ sơ đăng ký và thông tin đang được hệ thống ghi nhận.

Dữ liệu chưa kịp đồng bộ

Nếu tờ khai vừa được truyền, vừa nộp thuế hoặc vừa hoàn tất một bước nghiệp vụ, dữ liệu có thể chưa hiển thị ngay. Doanh nghiệp nên kiểm tra lại sau một khoảng thời gian phù hợp và đối chiếu thêm trên phần mềm khai báo.

Trong trường hợp cần xử lý gấp, bộ phận chứng từ hoặc đơn vị khai báo nên kiểm tra đồng thời trên hệ thống nghiệp vụ để xác định trạng thái thực tế của tờ khai.

Hệ thống lỗi hoặc nhập sai Captcha

Captcha sai, trình duyệt lỗi, mạng không ổn định hoặc hệ thống tra cứu đang bảo trì cũng có thể khiến doanh nghiệp không lấy được thông tin. Người tra cứu nên làm mới Captcha, thử lại bằng trình duyệt khác hoặc kiểm tra vào thời điểm khác.

Nếu đã kiểm tra đầy đủ mà vẫn không có kết quả, doanh nghiệp nên liên hệ bộ phận khai báo hoặc chi cục hải quan nơi đăng ký tờ khai để xác minh.

Tra cứu tờ khai, mã vạch và nợ thuế khác nhau thế nào?

Doanh nghiệp thường nhầm các thao tác này vì đều liên quan đến quá trình thông quan. Tuy nhiên, mỗi loại tra cứu phục vụ một mục đích khác nhau.

Trước khi lấy hàng, doanh nghiệp thường cần kết hợp nhiều bước: kiểm tra trạng thái tờ khai, kiểm tra thuế, lấy mã vạch, đối chiếu container và hoàn tất các khoản phí với cảng hoặc kho. Nếu chỉ thực hiện một bước, doanh nghiệp có thể bỏ sót vướng mắc ở khâu còn lại.

Xem thêm: Tra cứu mã vạch hải quan: Hướng dẫn từ A đến Z

Tìm hiểu thêm: Hướng dẫn tra cứu nợ thuế hải quan online cho doanh nghiệp

Lưu ý bảo mật khi tra cứu tờ khai

Tờ khai hải quan chứa nhiều thông tin quan trọng như tên doanh nghiệp, mã số thuế, người mua, người bán, trị giá, mã HS, số lượng hàng hóa và dữ liệu giao nhận. Vì vậy, doanh nghiệp cần cẩn trọng khi tra cứu và chia sẻ hồ sơ.

Doanh nghiệp chỉ nên nhập dữ liệu trên website chính thức hoặc kênh đáng tin cậy. Không gửi số tờ khai, mã số thuế, CCCD người đại diện hoặc ảnh tờ khai đầy đủ thông tin cho những bên không liên quan.

Trong nội bộ, nên phân quyền nhân sự được phép tra cứu, tải và chia sẻ dữ liệu tờ khai. Khi cần gửi ảnh tờ khai để hỏi thông tin, doanh nghiệp nên che các dữ liệu nhạy cảm như thông tin đối tác, trị giá, mã hàng và số giấy tờ cá nhân.

Finlogistics hỗ trợ kiểm tra trạng thái tờ khai như thế nào?

Trong quá trình làm thủ tục hải quan, trạng thái tờ khai cần được theo dõi ở nhiều thời điểm: sau khi truyền tờ khai, sau khi phân luồng, sau khi nộp thuế và trước khi điều xe lấy hàng. Chỉ cần bỏ sót một thông báo nghiệp vụ hoặc một bước xử lý nhỏ, tiến độ giao nhận có thể bị ảnh hưởng.

Với dịch vụ thông quan tờ khai hải quan, Finlogistics hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra chứng từ, chuẩn bị tờ khai nháp, truyền tờ khai chính thức, theo dõi phân luồng và phối hợp xử lý các bước thông quan theo từng lô hàng. Đối với những lô hàng cần giấy phép hoặc kiểm tra chuyên ngành, đội ngũ sẽ rà soát hồ sơ ngay từ đầu để hạn chế tình trạng tờ khai đã mở nhưng chưa thể hoàn tất thông quan.

Đối với các lô hàng do Finlogistics phụ trách, đội ngũ chứng từ và hiện trường có thể phối hợp kiểm tra trạng thái tờ khai, tình trạng thuế, mã vạch, thông tin giao nhận và các bước cần thực hiện trước khi lấy hàng hoặc xuất hàng. Cách theo dõi này giúp doanh nghiệp có đầu mối rõ ràng hơn, giảm rủi ro chậm thông quan do thiếu chứng từ, chưa hạch toán thuế hoặc chưa hoàn tất yêu cầu tại cảng, kho, bãi.

Xem ngay: Dịch vụ thông quan tờ khai hải quan của Finlogistics

Câu hỏi thường gặp về tra cứu tờ khai thông quan

Tra cứu tờ khai thông quan ở đâu?

Doanh nghiệp có thể tra cứu trên Cổng thông tin điện tử Hải quan, tại chức năng tra cứu thông tin tờ khai hải quan. Khi tra cứu, cần chuẩn bị số tờ khai, mã doanh nghiệp và thông tin định danh theo yêu cầu của hệ thống.

Tra cứu tờ khai thông quan cần thông tin gì?

Thông tin thường cần gồm số tờ khai, mã doanh nghiệp hoặc mã số thuế, số giấy tờ định danh theo yêu cầu và Captcha trên giao diện tra cứu.

Vì sao nhập đúng số tờ khai nhưng không ra kết quả?

Nguyên nhân có thể do sai mã doanh nghiệp, sai thông tin CMND/CCCD, dữ liệu chưa đồng bộ, nhập sai Captcha hoặc hệ thống đang lỗi. Doanh nghiệp nên kiểm tra lại toàn bộ trường thông tin trước khi kết luận tờ khai có vướng mắc.

Tờ khai đã thông quan có lấy hàng được ngay không?

Chưa chắc. Doanh nghiệp cần kiểm tra thêm mã vạch hải quan, tình trạng qua khu vực giám sát, lệnh giao hàng, phí cảng/kho/bãi và chứng từ vận chuyển.

Tra cứu tờ khai và tra cứu mã vạch có giống nhau không?

Không giống nhau. Tra cứu tờ khai giúp kiểm tra trạng thái xử lý của hồ sơ hải quan. Tra cứu mã vạch phục vụ khâu đưa hàng qua khu vực giám sát tại cảng, kho hoặc bãi.

Tờ khai đã nộp thuế nhưng chưa thông quan phải làm gì?

Doanh nghiệp cần kiểm tra khoản thuế đã được hệ thống hạch toán chưa, tờ khai còn vướng luồng vàng hoặc luồng đỏ không, đồng thời đối chiếu thông báo nghiệp vụ trên phần mềm khai báo.

Finlogistics có hỗ trợ kiểm tra trạng thái tờ khai không?

Có. Với các lô hàng và hồ sơ do doanh nghiệp cung cấp hoặc do Finlogistics phụ trách khai báo, đội ngũ có thể hỗ trợ kiểm tra trạng thái tờ khai, tình trạng phân luồng, nghĩa vụ thuế, mã vạch và các bước thông quan liên quan.

Kết luận

Tra cứu tờ khai thông quan là thao tác cần thiết giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát trạng thái hồ sơ hải quan trước khi lấy hàng, giao hàng hoặc tiếp tục các bước tại cảng, kho, bãi. Để tra cứu chính xác, doanh nghiệp cần nhập đúng số tờ khai, mã doanh nghiệp, thông tin định danh và đọc kết quả theo đúng bối cảnh của lô hàng.

Tờ khai có dữ liệu trên hệ thống chưa chắc đã đủ điều kiện lấy hàng ngay. Doanh nghiệp nên kiểm tra thêm nghĩa vụ thuế, kết quả phân luồng, mã vạch, tình trạng qua khu vực giám sát và yêu cầu giao nhận thực tế. Khi cần hỗ trợ khai báo, theo dõi trạng thái tờ khai và phối hợp thông quan cho lô hàng xuất nhập khẩu, doanh nghiệp có thể liên hệ Finlogistics để được tư vấn theo từng bộ hồ sơ cụ thể.