Cách lấy mã vạch hải quan online

Lấy mã vạch hải quan là bước quan trọng trong quá trình đưa hàng hóa, container hoặc phương tiện chứa hàng qua khu vực giám sát hải quan. Sau khi tờ khai được xử lý và đáp ứng điều kiện cần thiết, doanh nghiệp cần in bảng kê mã vạch phương tiện chứa hàng để phục vụ việc lấy hàng tại cảng, kho, bãi, ICD hoặc cửa khẩu. Bài viết dưới đây được đội ngũ Finlogistics biên soạn nhằm giúp doanh nghiệp hiểu rõ mã vạch hải quan là gì, cách lấy mã vạch online, nguyên nhân không lấy được mã vạch và những lưu ý cần kiểm tra trước khi điều xe đi nhận hàng.

Mã vạch hải quan là gì?

Mã vạch hải quan là thông tin mã vạch được thể hiện trên bảng kê dùng trong quá trình kiểm tra, giám sát hàng hóa qua khu vực giám sát hải quan. Trên hệ thống của Hải quan Việt Nam, chức năng này được thể hiện dưới tên “In bảng kê mã vạch, phương tiện chứa hàng” hoặc “In bảng kê mã vạch phương tiện chứa hàng”.

Mã vạch này giúp cơ quan giám sát, cảng, kho, bãi hoặc nhân viên hiện trường kiểm tra tình trạng hàng hóa, số kiện, container hoặc phương tiện chứa hàng có đủ điều kiện qua khu vực giám sát hay không. Trên Cổng thông tin Hải quan, chức năng mã vạch được mô tả là dùng để kiểm tra số kiện, container, phương tiện chứa hàng đủ điều kiện qua khu vực giám sát hải quan.

Doanh nghiệp cần hiểu rằng mã vạch hải quan không thay thế cho tờ khai hải quan, vận đơn, lệnh giao hàng, phiếu xuất kho hoặc chứng từ thương mại. Đây là chứng từ hỗ trợ khâu giám sát, thường được sử dụng sau khi tờ khai đã có dữ liệu phù hợp trên hệ thống.

Khi nào doanh nghiệp cần lấy mã vạch hải quan?

Doanh nghiệp thường cần lấy mã vạch hải quan khi hàng hóa chuẩn bị đi qua khu vực giám sát tại cảng biển, cảng hàng không, ICD, kho CFS, kho ngoại quan hoặc cửa khẩu. Với hàng nhập khẩu, mã vạch thường được dùng khi doanh nghiệp lấy hàng ra khỏi khu vực giám sát. Với hàng xuất khẩu, mã vạch có thể được dùng trong quy trình đưa hàng vào khu vực giám sát để phục vụ xếp hàng lên phương tiện vận tải.

Các trường hợp thường gặp gồm:

• Lấy hàng nhập khẩu tại cảng biển.
• Lấy hàng tại ICD, kho CFS, kho ngoại quan hoặc địa điểm kiểm tra hàng hóa.
• Đưa hàng xuất khẩu vào khu vực giám sát.
• Kiểm tra container đủ điều kiện qua khu vực giám sát.
• Nhân viên hiện trường cần xuất trình mã vạch khi làm thủ tục tại cảng, kho, bãi hoặc cửa khẩu.

Với doanh nghiệp nhập khẩu hàng hóa về Hải Phòng, TP. Hồ Chí Minh, Hà Nội, Lạng Sơn hoặc các đầu mối logistics lớn, việc lấy mã vạch đúng thời điểm giúp hạn chế tình trạng xe chờ, hàng chậm ra kho hoặc phát sinh chi phí lưu bãi không cần thiết.

Điều kiện để lấy mã vạch hải quan

Không phải tờ khai nào cũng có thể lấy mã vạch ngay sau khi truyền tờ khai. Doanh nghiệp cần kiểm tra trạng thái xử lý của tờ khai, nghĩa vụ thuế, tình trạng kiểm tra chuyên ngành nếu có và dữ liệu container/phương tiện chứa hàng.

Tờ khai đã được hệ thống xử lý phù hợp

Để lấy mã vạch hải quan, tờ khai cần được hệ thống hải quan xử lý và có trạng thái phù hợp theo từng trường hợp. Nếu tờ khai còn vướng thuế, kiểm tra hồ sơ, kiểm hóa, kiểm tra chuyên ngành hoặc chưa hoàn tất điều kiện thông quan/giải phóng hàng, hệ thống có thể chưa trả dữ liệu mã vạch.

Vì vậy, trước khi lấy mã vạch, doanh nghiệp nên kiểm tra tình trạng tờ khai trên phần mềm khai báo hoặc hệ thống tra cứu của Hải quan Việt Nam.

Thông tin tờ khai nhập đúng và thống nhất

Khi sử dụng chức năng in bảng kê mã vạch, hệ thống yêu cầu nhập các thông tin gồm mã doanh nghiệp, số tờ khai, mã hải quan và ngày của tờ khai hải quan, sau đó bấm Lấy thông tin để hệ thống trả kết quả.

Nếu nhập sai một trong các thông tin trên, hệ thống có thể không trả kết quả hoặc trả dữ liệu không đúng lô hàng cần lấy.

Dữ liệu container hoặc phương tiện chứa hàng đã khớp

Với hàng container, số container trên tờ khai, dữ liệu manifest, thông tin cảng, hãng tàu và hệ thống giám sát cần khớp nhau. Trường hợp số container sai, chưa khai báo danh sách container hoặc dữ liệu chưa đồng bộ, doanh nghiệp có thể chưa lấy được mã vạch dù tờ khai đã có kết quả xử lý.

Cách lấy mã vạch hải quan online

Hiện nay, doanh nghiệp có thể thực hiện in mã vạch hải quan trực tuyến thông qua chức năng dịch vụ công/tra cứu của Hải quan Việt Nam. Trên website customs.gov.vn có mục “In bảng kê mã vạch phương tiện chứa hàng” trong nhóm dịch vụ trực tuyến.

Bước 1: Truy cập chức năng in bảng kê mã vạch

Doanh nghiệp truy cập chức năng In bảng kê mã vạch phương tiện chứa hàng trên Cổng thông tin Hải quan hoặc hệ thống mã vạch do cơ quan hải quan cung cấp. Nên ưu tiên truy cập từ website chính thức của Hải quan Việt Nam để hạn chế nhầm đường dẫn.

Bước 2: Nhập thông tin tờ khai

Tại giao diện tra cứu, doanh nghiệp nhập đầy đủ các thông tin bắt buộc, gồm mã doanh nghiệp, số tờ khai, mã hải quan và ngày tờ khai. Cần đối chiếu kỹ với tờ khai hải quan để tránh nhập sai số hoặc sai ngày.

Bước 3: Bấm “Lấy thông tin”

Sau khi nhập đủ dữ liệu, doanh nghiệp bấm Lấy thông tin để hệ thống truy xuất dữ liệu. Nếu tờ khai đủ điều kiện, hệ thống sẽ hiển thị bảng kê mã vạch tương ứng với lô hàng.

Bước 4: In hoặc lưu bảng kê mã vạch

Doanh nghiệp có thể in bảng kê mã vạch hoặc lưu file để gửi cho nhân viên hiện trường. Trước khi sử dụng, cần kiểm tra lại thông tin doanh nghiệp, số tờ khai, số container, số kiện và các dữ liệu liên quan.

Không lấy được mã vạch hải quan do nguyên nhân nào?

Trong thực tế, doanh nghiệp có thể gặp tình trạng hệ thống không trả mã vạch, không tìm thấy thông tin hoặc mã vạch chưa đủ điều kiện sử dụng. Một số nguyên nhân phổ biến gồm:

Nhập sai thông tin tờ khai

Đây là lỗi thường gặp nhất. Doanh nghiệp có thể nhập sai mã số thuế, sai số tờ khai, sai mã hải quan hoặc sai ngày tờ khai. Chỉ cần một thông tin không chính xác, hệ thống có thể không truy xuất được dữ liệu.

Tờ khai chưa đủ điều kiện qua khu vực giám sát

Nếu tờ khai chưa thông quan, chưa giải phóng hàng, chưa hoàn tất nghĩa vụ thuế, còn vướng kiểm hóa hoặc kiểm tra chuyên ngành, mã vạch có thể chưa được hệ thống trả về. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần xử lý phần vướng của tờ khai trước.

Dữ liệu container chưa đồng bộ

Với hàng container, số container trên tờ khai, manifest, dữ liệu cảng và hệ thống giám sát cần thống nhất. Nếu số container khai sai, thiếu container hoặc dữ liệu chưa cập nhật, doanh nghiệp cần kiểm tra lại với hãng tàu, cảng, kho bãi hoặc đơn vị khai báo.

Hệ thống hải quan bị lỗi tạm thời

Một số thời điểm hệ thống có thể chậm, lỗi truy cập hoặc không phản hồi. Doanh nghiệp nên thử lại sau, đổi trình duyệt hoặc kiểm tra lại đường dẫn từ website chính thức của Hải quan Việt Nam.

Lưu ý khi sử dụng mã vạch hải quan để lấy hàng

Mã vạch hải quan là một phần trong bộ hồ sơ hiện trường, nhưng chưa đủ để doanh nghiệp lấy hàng nếu các chứng từ khác chưa hoàn tất. Trước khi điều xe đi lấy hàng, doanh nghiệp cần kiểm tra đồng thời mã vạch, lệnh giao hàng, phí cảng/kho, tình trạng container và kế hoạch vận chuyển nội địa.

Doanh nghiệp không nên nhầm mã vạch hải quan với D/O hoặc lệnh giao hàng. Mã vạch phục vụ khâu giám sát hải quan, còn lệnh giao hàng liên quan đến quyền nhận hàng từ hãng tàu, đại lý hãng tàu hoặc kho bãi.

Finlogistics hỗ trợ lấy mã vạch hải quan như thế nào?

Finlogistics là công ty Forwarder Việt Nam được thành lập từ năm 2014, chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển quốc tế, vận chuyển nội địa và khai báo thủ tục hải quan. Với kinh nghiệm xử lý nhiều loại hình hàng hóa xuất nhập khẩu, Finlogistics hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra chứng từ, theo dõi trạng thái tờ khai và phối hợp hiện trường để quá trình lấy hàng diễn ra thuận lợi hơn.

Đối với nghiệp vụ lấy mã vạch hải quan, Finlogistics có thể hỗ trợ doanh nghiệp:

• Rà soát thông tin tờ khai trước khi lấy mã vạch.
• Kiểm tra trạng thái thông quan/giải phóng hàng.
• Hỗ trợ in bảng kê mã vạch phương tiện chứa hàng.
• Phối hợp nhân viên hiện trường tại cảng, kho, bãi hoặc cửa khẩu.
• Kiểm tra lệnh giao hàng, phí cảng/kho và kế hoạch xe.
• Tổ chức vận chuyển hàng về kho sau khi hoàn tất thủ tục.

Với hệ thống văn phòng tại Hà Nội, Hải Phòng, TP. Hồ Chí Minh và Lạng Sơn, Finlogistics có thể hỗ trợ doanh nghiệp tại nhiều đầu mối giao nhận quan trọng, đặc biệt với các lô hàng xuất nhập khẩu đường biển, đường hàng không và đường bộ qua cửa khẩu.

FAQ về lấy mã vạch hải quan

Lấy mã vạch hải quan cần thông tin gì?

Doanh nghiệp cần chuẩn bị mã doanh nghiệp, số tờ khai, mã hải quan và ngày tờ khai để tra cứu/in bảng kê mã vạch trên hệ thống hải quan. Đây cũng là các trường thông tin được hệ thống In bảng kê mã vạch, phương tiện chứa hàng yêu cầu khi tra cứu.

Có mã vạch hải quan là lấy hàng được ngay không?

Không phải lúc nào cũng lấy hàng được ngay. Doanh nghiệp vẫn cần kiểm tra D/O, phí cảng/kho, tình trạng container, kế hoạch xe, chứng từ liên quan và yêu cầu riêng của từng cảng, kho, bãi hoặc cửa khẩu.

Không lấy được mã vạch hải quan phải làm gì?

Doanh nghiệp nên kiểm tra lại thông tin đã nhập, trạng thái tờ khai, nghĩa vụ thuế, kiểm tra chuyên ngành, dữ liệu container và tình trạng hệ thống. Nếu vẫn không lấy được, nên liên hệ bộ phận khai báo hải quan hoặc đơn vị forwarder để kiểm tra nguyên nhân cụ thể.

Mã vạch hải quan dùng cho hàng xuất hay hàng nhập?

Mã vạch có thể được sử dụng trong khâu giám sát đối với hàng hóa qua khu vực giám sát hải quan, tùy quy trình từng loại hình, địa điểm và trạng thái lô hàng. Doanh nghiệp cần kiểm tra theo từng tờ khai và từng địa điểm làm thủ tục.

Có thể lấy mã vạch hải quan online không?

Có. Doanh nghiệp có thể tra cứu và in bảng kê mã vạch thông qua chức năng trực tuyến của Hải quan Việt Nam. Trên website customs.gov.vn có mục In bảng kê mã vạch phương tiện chứa hàng trong nhóm dịch vụ/tiện ích trực tuyến.

Finlogistics có hỗ trợ lấy mã vạch và giao hàng về kho không?

Có. Finlogistics hỗ trợ khai báo hải quan, lấy mã vạch, phối hợp hiện trường tại cảng/kho/bãi/cửa khẩu và tổ chức vận chuyển hàng về kho theo từng lô hàng thực tế.

Kết luận

Lấy mã vạch hải quan là bước cần thiết trong quá trình đưa hàng hóa, container hoặc phương tiện chứa hàng qua khu vực giám sát hải quan. Để hạn chế lỗi phát sinh, doanh nghiệp cần nhập đúng mã doanh nghiệp, số tờ khai, mã hải quan, ngày tờ khai, đồng thời kiểm tra trạng thái tờ khai, nghĩa vụ thuế, dữ liệu container và các chứng từ hiện trường trước khi điều xe đi nhận hàng.

Nếu doanh nghiệp đang cần lấy mã vạch hải quan nhưng chưa chắc chắn tờ khai đã đủ điều kiện, chưa kiểm tra được dữ liệu container, chưa có nhân sự hiện trường hoặc cần kết hợp khai báo hải quan với vận chuyển hàng về kho, Finlogistics có thể hỗ trợ rà soát hồ sơ và xử lý theo từng lô hàng thực tế. Liên hệ Finlogistics để được đội ngũ chuyên viên hỗ trợ chi tiết.