Kiểm hóa là gì? Quy trình thực tế và lưu ý để thông quan

Admin Finlogistics
12/02/2026

Trong hoạt động giao lưu thương mại quốc tế, quy trình thông quan hàng hóa đóng vai trò là cửa ngõ quyết định sự lưu thông của dòng chảy hàng hóa. Trong số các nghiệp vụ hải quan, kiểm hóa là một trong những khâu quan trọng và nhạy cảm nhất, đòi hỏi sự am hiểu tường tận về luật pháp cũng như kỹ thuật xử lý hiện trường. Việc hàng hóa bị đưa vào diện kiểm tra thực tế không chỉ ảnh hưởng đến thời gian giải phóng hàng mà còn tác động trực tiếp đến chi phí vận hành và kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp. Bài viết này từ đội ngũ chuyên gia tại Finlogistics sẽ cung cấp một cái nhìn toàn diện, phân tích sâu sắc các khía cạnh pháp lý, quy trình thực thi và chiến lược quản trị rủi ro nhằm giúp doanh nghiệp làm chủ quy trình kiểm hóa một cách chuyên nghiệp nhất.

Nội dung chính

Bản chất và hành lang pháp lý của nghiệp vụ kiểm hóa

Để vận hành hoạt động xuất nhập khẩu một cách trơn tru, doanh nghiệp cần hiểu rõ bản chất của kiểm hóa từ góc độ pháp lý thay vì coi đó là một rào cản hành chính đơn thuần.

Định nghĩa chuyên ngành

Kiểm hóa là thuật ngữ nghiệp vụ chỉ hoạt động kiểm tra thực tế hàng hóa của cơ quan hải quan nhằm đối chiếu tính chính xác giữa hàng hóa thực tế và các thông tin đã được chủ hàng khai báo trên tờ khai hải quan. Đây là một bước trong quy trình thông quan nhằm đảm bảo việc thực hiện đúng chính sách mặt hàng, chính sách thuế và an ninh thương mại.

Cơ sở pháp lý điều chỉnh

Hoạt động kiểm tra thực tế hàng hóa được điều chỉnh bởi các văn bản pháp luật nòng cốt sau:

Luật Hải quan số 54/2014/QH13: Quy định về quyền và nghĩa vụ của cơ quan hải quan cũng như người khai hải quan trong việc kiểm tra thực tế hàng hóa.
Nghị định số 08/2015/NĐ-CP và Nghị định số 59/2018/NĐ-CP: Hướng dẫn chi tiết việc thi hành Luật Hải quan về thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát, kiểm soát hải quan.
Thông tư số 38/2015/TT-BTC và Thông tư số 39/2018/TT-BTC: Quy định cụ thể về quy trình xác định tỷ lệ kiểm tra và cách thức thực hiện kiểm hóa hiện trường.

Tại sao hàng hóa bị phân vào luồng đỏ?

kiem hoa la gi Finlogistics https://www.finlogistics.vn

Hệ thống thông quan điện tử VNACCS/VCIS của hải quan vận hành dựa trên cơ chế quản lý rủi ro. Việc phân luồng tờ khai (Xanh, Vàng, Đỏ) không phải là sự ngẫu nhiên mà là kết quả của quá trình phân tích dữ liệu lớn.

Cơ chế phân luồng rủi ro

Cơ quan hải quan đánh giá mức độ tuân thủ của doanh nghiệp dựa trên nhiều tiêu chí:

Lịch sử tuân thủ của doanh nghiệp: Những doanh nghiệp thường xuyên có sai phạm trong khai báo, nợ thuế hoặc có hành vi gian lận sẽ bị hệ thống đưa vào danh sách đen, dẫn đến tỷ lệ luồng đỏ rất cao.
Tính chất mặt hàng: Các nhóm hàng có thuế suất cao, hàng nhạy cảm như thực phẩm, hóa chất, máy móc cũ hoặc hàng thuộc diện kiểm tra chuyên ngành thường bị giám sát chặt chẽ hơn.
Quốc gia xuất xứ và đối tác giao dịch: Hàng hóa đến từ các vùng lãnh thổ có rủi ro về buôn lậu hoặc hàng giả thường bị hệ thống cảnh báo.
Kiểm tra xác suất: Ngay cả những doanh nghiệp có lịch sử tuân thủ tốt (doanh nghiệp ưu tiên) vẫn có một tỷ lệ nhỏ tờ khai bị luồng đỏ do hệ thống tự động chọn ngẫu nhiên để đánh giá tính khách quan.

Các tình huống dẫn đến luồng đỏ cưỡng bức

Ngoài việc phân luồng tự động, cơ quan hải quan có thể chuyển luồng tờ khai từ vàng sang đỏ nếu trong quá trình kiểm tra hồ sơ, công chức hải quan phát hiện những nghi vấn sau:

Sự không nhất quán giữa hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói hàng hóa.
Mã HS Code khai báo không phù hợp với mô tả đặc tính kỹ thuật của sản phẩm.
Nghi ngờ về trị giá khai báo nhằm mục đích gian lận thuế.

Các phương thức kiểm hóa phổ biến và đặc thù nghiệp vụ

thu tuc kiem hoa container khi thong quan 1 Finlogistics https://www.finlogistics.vn

Tùy vào tính chất hàng hóa và cơ sở hạ tầng tại cửa khẩu, cơ quan hải quan sẽ áp dụng các hình thức kiểm tra khác nhau nhằm tối ưu hóa thời gian và nguồn lực.

Kiểm hóa bằng hệ thống soi chiếu tia X (Scanner)

Đây là phương thức hiện đại, sử dụng máy soi container chuyên dụng để kiểm tra hàng hóa mà không cần mở chì niêm phong (seal).

Quy trình: Xe đầu kéo chở container đi qua trạm soi chiếu. Hình ảnh bên trong sẽ được phân tích bởi các chuyên gia soi chiếu tại trung tâm điều hành.
Ưu điểm: Thời gian thực hiện nhanh chóng, bảo vệ nguyên vẹn trạng thái đóng gói của hàng hóa.
Rủi ro: Nếu hình ảnh soi chiếu phát hiện các vật thể lạ hoặc sự sắp xếp không phù hợp với khai báo, lô hàng sẽ ngay lập tức bị chuyển sang kiểm hóa thủ công.

Kiểm hóa thủ công (Physical Inspection)

Công chức hải quan sẽ trực tiếp mở container hoặc kiện hàng để kiểm tra các chỉ số vật lý của hàng hóa.

Kiểm tra tỷ lệ 5%: Chỉ mở một phần nhỏ các kiện hàng để đối chiếu xác suất.
Kiểm tra tỷ lệ 10%: Áp dụng khi lô hàng có nhiều chủng loại hoặc có nghi vấn nhẹ về số lượng.
Kiểm tra toàn bộ lô hàng (100%): Áp dụng cho các mặt hàng cực kỳ nhạy cảm hoặc khi đã có dấu hiệu vi phạm rõ ràng. Đây là hình thức tốn kém thời gian và chi phí bốc xếp nhất.

Quy trình 7 bước thực hiện kiểm hóa thực tế

Đội ngũ chuyên gia hiện trường tại Finlogistics đã chuẩn hóa quy trình kiểm hóa nhằm đảm bảo tính chính xác và đẩy nhanh tốc độ thông quan.

Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ giấy

Sau khi tờ khai được phân vào luồng đỏ, người khai hải quan phải chuẩn bị bộ hồ sơ giấy đầy đủ bao gồm tờ khai hải quan, hóa đơn, phiếu đóng gói và các giấy phép liên quan để nộp cho bộ phận tiếp nhận của chi cục hải quan cửa khẩu.

Bước 2: Phân công công chức thực hiện kiểm tra

Lãnh đạo chi cục hoặc hệ thống tự động sẽ chỉ định công chức hải quan trực tiếp phụ trách việc kiểm hóa lô hàng. Tại bước này, doanh nghiệp cần nắm bắt thông tin người phụ trách để phối hợp thực hiện.

Bước 3: Đăng ký hạ bãi kiểm hóa

Doanh nghiệp liên hệ với đơn vị quản lý cảng hoặc kho bãi để thực hiện thủ tục đưa container vào khu vực bãi đỏ (khu vực chuyên dụng dành cho kiểm hóa). Việc này bao gồm thủ tục nâng hạ container và bố trí công nhân cắt seal, dỡ hàng.

Bước 4: Thực hiện kiểm tra thực tế hàng hóa

Công chức hải quan sẽ đối chiếu hàng hóa dựa trên các tiêu chí:

Tên hàng, quy cách, chủng loại, model.
Nhãn mác hàng hóa (phải khớp với khai báo và đúng quy định về nhãn hàng hóa nhập khẩu).
Số lượng, trọng lượng và đơn vị tính.
Xuất xứ hàng hóa (thể hiện trên sản phẩm hoặc bao bì).

Bước 5: Lập biên bản và ghi nhận kết quả

Sau khi kiểm tra, công chức hải quan sẽ ghi nhận kết quả vào biên bản kiểm tra thực tế. Kết quả này sau đó được cập nhật lên hệ thống VNACCS/VCIS.

Bước 6: Xử lý các tình huống sai lệch (nếu có)

Nếu hàng hóa thực tế có sự khác biệt so với khai báo, doanh nghiệp phải thực hiện giải trình. Tùy mức độ, hải quan có thể yêu cầu sửa đổi bổ sung tờ khai hoặc lập biên bản vi phạm hành chính.

Bước 7: Thông quan và giải phóng hàng

Nếu kết quả kiểm tra phù hợp, công chức hải quan sẽ thực hiện các thao tác cuối cùng trên hệ thống để thông quan tờ khai, cho phép doanh nghiệp lấy hàng ra khỏi khu vực giám sát hải quan.

Phân tích chi phí phát sinh trong quá trình kiểm hóa

quy trinh kiem hoa luong do 3 Finlogistics https://www.finlogistics.vn

Kiểm hóa không chỉ là vấn đề thủ tục mà còn là một bài toán chi phí mà doanh nghiệp cần hạch toán kỹ lưỡng.

Các khoản phí tại cảng và kho bãi

Phí nâng hạ container: Chi phí đưa container từ vị trí lưu bãi về khu vực bãi đỏ để kiểm hóa.
Phí dồn dịch hàng hóa: Chi phí thuê công nhân tại cảng để bốc hàng ra khỏi container phục vụ việc kiểm tra và xếp lại sau khi kết thúc.
Phí đảo chuyển: Áp dụng nếu lô hàng có quá nhiều chủng loại cần phải dỡ toàn bộ để kiểm đếm.

Chi phí thời gian và cơ hội

Thời gian lưu bãi tại cảng trong quá trình chờ kiểm hóa có thể dẫn đến việc phát sinh phí lưu kho, lưu bãi (DEM/DET). Đối với các dây chuyền sản xuất đang chờ nguyên liệu hỏa tốc, mỗi giờ chậm trễ do kiểm hóa đều gây ra thiệt hại tài chính đáng kể.

Quản trị rủi ro: Làm thế nào để hạn chế luồng đỏ?

Phòng bệnh hơn chữa bệnh, doanh nghiệp cần có chiến lược quản trị dữ liệu và hồ sơ để giảm thiểu xác suất hàng bị rơi vào diện kiểm tra thực tế.

Chuẩn hóa dữ liệu ngay từ đầu nguồn

Sự sai lệch giữa chứng từ và hàng thực tế thường xuất phát từ khâu chuẩn bị tại nước xuất khẩu. Doanh nghiệp cần yêu cầu nhà cung cấp:

Cung cấp danh sách đóng gói chi tiết nhất có thể, ghi rõ số lượng từng món trong từng kiện.
Chụp ảnh nhãn mác, model máy và gửi bản nháp các chứng từ để kiểm tra chéo trước khi tàu khởi hành.

Kỹ thuật áp mã HS Code chính xác

Mã HS Code là một trong những yếu tố nhạy cảm nhất. Doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp để xác định mã HS Code phù hợp, tránh việc khai báo chung chung dẫn đến nghi vấn áp mã thấp để trốn thuế. Việc chuẩn bị tài liệu kỹ thuật, catalog rõ ràng sẽ giúp công chức kiểm hóa nhanh chóng xác định bản chất hàng hóa.

Tuân thủ quy định về nhãn mác (Labeling)

Theo Nghị định 111/2021/NĐ-CP, hàng hóa nhập khẩu phải có nhãn gốc. Việc thiếu nhãn mác hoặc nhãn mác không thể hiện đầy đủ các thông tin bắt buộc (tên hàng, xuất xứ, nhà sản xuất) là nguyên nhân hàng đầu dẫn đến việc bị xử phạt trong quá trình kiểm hóa.

Xử lý sai lệch trong quá trình kiểm hóa: Kỹ thuật giải trình chuyên nghiệp

kiem hoa la gi 4 Finlogistics https://www.finlogistics.vn

Khi phát hiện hàng hóa thực tế có sai lệch về số lượng hoặc chủng loại, doanh nghiệp cần giữ thái độ hợp tác và thực hiện quy trình giải trình bài bản.

Phân loại mức độ sai lệch

Sai lệch thiếu: Số lượng thực tế ít hơn khai báo. Thường doanh nghiệp phải sửa tờ khai để giảm thuế và giải trình lý do (ví dụ do đóng thiếu tại nhà máy).
Sai lệch thừa: Số lượng thực tế nhiều hơn khai báo. Đây là tình huống nghiêm trọng vì dễ bị quy vào hành vi gian lận thuế. Doanh nghiệp cần có bằng chứng xác đáng về lỗi sơ suất của nhà cung cấp.

Hồ sơ giải trình sai lệch

Một bộ hồ sơ giải trình chuyên nghiệp cần bao gồm:

Công văn giải trình của doanh nghiệp nêu rõ nguyên nhân và hướng khắc phục.
Xác nhận từ phía nhà sản xuất hoặc người gửi hàng về sự nhầm lẫn trong quá trình đóng gói.
Các bằng chứng ảnh hưởng từ việc kiểm đếm thực tế tại đầu xuất.

Vai trò của đại lý hải quan chuyên nghiệp tại hiện trường

Kiểm hóa là khâu thực địa yêu cầu nhân sự có sức khỏe, kinh nghiệm và kỹ năng giao tiếp tốt. Một đơn vị cung cấp dịch vụ hải quan như Finlogistics mang lại lợi thế vượt trội cho doanh nghiệp.

Giám sát trực tiếp tại bãi đỏ

Nhân viên hiện trường của Finlogistics sẽ có mặt trực tiếp tại khu vực kiểm hóa để:

Giám sát quá trình công nhân bốc xếp hàng, tránh tình trạng hàng hóa bị va đập, hư hỏng hoặc thất thoát.
Trực tiếp giải trình với công chức hải quan về đặc tính kỹ thuật hoặc các chi tiết nhỏ của sản phẩm mà hồ sơ giấy có thể chưa thể hiện rõ.
Chụp ảnh thực tế lô hàng để lưu trữ và báo cáo cho khách hàng theo thời gian thực.

Tiền kiểm hồ sơ và hàng hóa

Chúng tôi thực hiện việc rà soát hồ sơ từ trước khi truyền tờ khai. Bằng việc phân tích cơ sở dữ liệu quản lý rủi ro, Finlogistics có thể dự báo khả năng lô hàng bị luồng đỏ và tư vấn cho doanh nghiệp các bước chuẩn bị cần thiết về nhân lực và tài chính.

Kiểm hóa các mặt hàng đặc thù: Những lưu ý quan trọng

Mỗi loại hàng hóa có những đặc điểm riêng trong quá trình kiểm tra thực tế mà doanh nghiệp cần lưu tâm.

Máy móc thiết bị đã qua sử dụng

Đối với máy móc cũ, kiểm hóa không chỉ là xem tên hàng mà còn là kiểm tra năm sản xuất trên nhãn máy (Nameplate). Theo Quyết định 18/2019/QĐ-TTg, nếu năm sản xuất quá 10 năm, lô hàng sẽ gặp rắc rối lớn. Nhân viên kiểm hóa phải tìm mọi cách xác định đúng năm sản xuất để đối soát với chứng thư giám định.

Hàng hóa là thực phẩm và dược phẩm

Đây là nhóm hàng kiểm tra rất khắt khe về điều kiện bảo quản và hạn sử dụng. Trong quá trình kiểm hóa, việc mở container có thể làm thay đổi nhiệt độ bên trong. Finlogistics luôn phối hợp với cảng để quá trình kiểm tra diễn ra nhanh nhất, sau đó container phải được cắm điện lại ngay lập tức để bảo quản chất lượng sản phẩm.

Hàng hóa nguy hiểm và hóa chất

Quá trình kiểm hóa các mặt hàng này đòi hỏi trang thiết bị bảo hộ lao động và kiến thức an toàn hóa chất. Việc mở các thùng hóa chất phải được thực hiện cẩn trọng, tránh rò rỉ hoặc gây nguy hiểm cho người kiểm tra.

FAQ – Giải đáp các thắc mắc thường gặp về kiểm hóa hải quan

Thời gian kiểm hóa một lô hàng thông thường mất bao lâu?

Nếu hàng hóa sắp xếp ngăn nắp, nhãn mác rõ ràng và không có sai lệch, thời gian kiểm hóa thực tế tại bãi đỏ thường mất từ 1 đến 3 giờ làm việc. Tuy nhiên, thời gian chờ đợi để nâng hạ container và đăng ký cán bộ có thể kéo dài từ nửa ngày đến một ngày.

Có được phép xin chuyển đổi từ kiểm hóa thủ công sang soi chiếu bằng máy không?

Việc quyết định hình thức kiểm tra thuộc thẩm quyền của cơ quan hải quan dựa trên đánh giá rủi ro. Tuy nhiên, đối với các mặt hàng dễ vỡ hoặc yêu cầu bảo quản đặc biệt, doanh nghiệp có thể làm đơn xin soi chiếu máy để giảm thiểu tác động vật lý lên hàng hóa.

Nếu hàng hóa bị hư hỏng trong quá trình bốc xếp phục vụ kiểm hóa, ai chịu trách nhiệm?

Về nguyên tắc, cảng hoặc đơn vị cung cấp công nhân bốc xếp phải chịu trách nhiệm nếu gây ra hư hỏng. Do đó, sự có mặt của nhân viên hiện trường từ các công ty Logistics là cực kỳ quan trọng để ghi nhận bằng chứng và bảo vệ quyền lợi cho chủ hàng.

Lời kết

Kiểm hóa hải quan, dù là một nghiệp vụ bắt buộc và đôi khi gây ra áp lực cho doanh nghiệp, vẫn đóng vai trò quan trọng trong việc giữ gìn sự minh bạch của thị trường. Việc làm chủ quy trình này không chỉ giúp hàng hóa được thông quan nhanh chóng mà còn giúp doanh nghiệp xây dựng một hồ sơ tuân thủ sạch trong mắt cơ quan hải quan, từ đó tạo tiền đề cho việc hưởng các ưu tiên trong tương lai.

Finlogistics, với bề dày kinh nghiệm và sự am hiểu sâu sắc thực địa tại các cảng biển và sân bay lớn, cam kết đồng hành cùng Quý doanh nghiệp hóa giải mọi thách thức trong quy trình kiểm hóa. Chúng tôi mang đến sự an tâm tuyệt đối thông qua kỹ thuật xử lý hồ sơ chuẩn xác, sự tận tâm trong giám sát hiện trường và chiến lược quản trị rủi ro toàn diện.

Quý doanh nghiệp đang gặp vướng mắc về tờ khai luồng đỏ hoặc cần đơn vị hỗ trợ kiểm hóa hỏa tốc tại cảng?

Hãy để các chuyên gia hiện trường của Finlogistics thay bạn giải quyết mọi thủ tục một cách chuyên nghiệp và hiệu quả nhất.

Tin tức