Quy định mới nhất về hóa đơn vận chuyển và cách xuất

Trong bối cảnh nền kinh tế số năm 2026, hóa đơn vận chuyển không chỉ là chứng từ thanh toán đơn thuần mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng nhất để doanh nghiệp thực hiện khấu trừ thuế và quyết toán chi phí hợp lệ. Việc nắm vững các quy định về hóa đơn điện tử, đặc biệt là các thông tư và nghị định mới nhất, giúp doanh nghiệp vận tải và các chủ hàng tránh được các rủi ro pháp lý nghiêm trọng. Bài viết này được biên soạn bởi đội ngữ chuyên gia tại Finlogistics sẽ phân tích chi tiết mọi khía cạnh chuyên môn mà bạn cần biết.

Bản chất pháp lý và vai trò của hóa đơn vận chuyển

Hóa đơn vận chuyển là chứng từ kế toán do đơn vị cung cấp dịch vụ vận tải phát hành nhằm ghi nhận các khoản cước phí phát sinh từ hoạt động chuyển giao hàng hóa hoặc hành khách từ địa điểm này đến địa điểm khác.

Vai trò đối với bên cung cấp dịch vụ (Đơn vị vận tải)

Hóa đơn vận chuyển là căn cứ để doanh nghiệp ghi nhận doanh thu vào hệ thống kế toán và thực hiện nghĩa vụ thuế giá trị gia tăng (VAT) đầu ra với nhà nước. Đây cũng là chứng từ xác nhận việc hoàn thành nghĩa vụ cung cấp dịch vụ theo hợp đồng vận chuyển đã ký kết.

Vai trò đối với bên sử dụng dịch vụ (Chủ hàng/Doanh nghiệp thuê xe)

Đối với doanh nghiệp thuê vận chuyển, hóa đơn là điều kiện bắt buộc để:

• Thực hiện kê khai và khấu trừ thuế VAT đầu vào.

• Hạch toán vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, giúp giảm số thuế phải nộp một cách hợp pháp.

• Làm cơ sở để kiểm tra, đối soát khối lượng hàng hóa và đơn giá cước vận chuyển giữa thực tế và hợp đồng.

Hệ thống quy định pháp lý về hóa đơn vận chuyển năm 2026

Hiện nay, toàn bộ hoạt động xuất hóa đơn vận chuyển phải tuân thủ nghiêm ngặt các văn bản luật về hóa đơn điện tử và kinh doanh vận tải.

Thực thi theo Thông tư 78 và Nghị định 123

Căn cứ theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy trình khởi tạo hóa đơn vận chuyển phải đảm bảo tính liên tục, minh bạch và có mã xác thực của cơ quan thuế.

• Định dạng dữ liệu: Hóa đơn phải được lưu trữ ở định dạng XML để đảm bảo tính nguyên vẹn, không thể sửa đổi sau khi đã ký số.

• Mã cơ quan thuế: Các doanh nghiệp vận tải phải gửi dữ liệu hóa đơn lên hệ thống của Tổng cục Thuế để được cấp mã trước khi gửi cho khách hàng.

Thời điểm lập hóa đơn vận chuyển chuyên sâu

Xác định sai thời điểm lập hóa đơn là lỗi phổ biến dẫn đến xử phạt hành chính. Quy định hiện hành yêu cầu:

• Thời điểm hoàn thành dịch vụ: Hóa đơn vận chuyển phải được lập ngay khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.

• Đối với vận tải hàng hóa: Thời điểm này thường được tính khi biên bản giao nhận hàng hóa đã có chữ ký xác nhận của bên nhận hàng tại điểm đích.

• Đối với vận tải hành khách: Thời điểm kết thúc hành trình theo lịch trình quy định.

Quy định theo Nghị định 70 về kinh doanh vận tải

Khi thực hiện xuất hóa đơn vận chuyển theo Nghị định 70, doanh nghiệp cần đảm bảo thông tin trên hóa đơn (như biển số xe, thông tin lái xe) phải đồng nhất với dữ liệu lưu trữ trên thiết bị giám sát hành trình. Điều này nhằm chứng minh dịch vụ vận tải có diễn ra thực tế, ngăn chặn các hành vi gian lận hóa đơn khống.

>>> Xem thêm: Cập nhật biểu thuế xuất nhập khẩu mới nhất 2026

Nội dung bắt buộc và cách ghi hóa đơn vận chuyển chuyên nghiệp

Nội dung hóa đơn quá chung chung thường là nguyên nhân khiến cơ quan thuế bác bỏ chi phí của doanh nghiệp. Để đảm bảo tính hợp lệ, nội dung ghi chép cần chi tiết và chuẩn xác.

Các thông tin định danh cơ bản

Hóa đơn phải chứa đầy đủ tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị cung cấp dịch vụ và đơn vị sử dụng dịch vụ. Thông tin này phải khớp hoàn toàn với đăng ký kinh doanh của các bên.

Cách ghi nội dung chi tiết trên hóa đơn 2025 – 2026

Đội ngũ nghiệp vụ của Finlogistics khuyến nghị cách trình bày như sau để tối ưu hóa khả năng giải trình thuế:

• Tên dịch vụ: Ghi rõ Cước vận chuyển hàng hóa.

• Lộ trình: Ghi rõ Điểm đi và Điểm đến (Ví dụ: Từ Cảng Đình Vũ – Hải Phòng về Kho KCN Tiên Sơn – Bắc Ninh).

• Tham chiếu chứng từ: Ghi rõ “Theo bảng kê số… ngày…” hoặc “Theo hợp đồng số…” để tạo mối liên kết giữa hóa đơn và hồ sơ nghiệp vụ.

• Thông tin phương tiện: Nên ghi kèm biển số xe vận chuyển để tăng tính xác thực cho chi phí.

Thuế suất VAT đối với dịch vụ vận chuyển

Mức thuế suất phổ biến cho dịch vụ vận tải nội địa hiện nay là 10%. Đối với vận tải quốc tế, thuế suất có thể áp dụng mức 0% nếu đáp ứng các điều kiện về hợp đồng và chứng từ thanh toán quốc tế không dùng tiền mặt.

Công thức tính tổng tiền thanh toán:

Tổng thanh toán = Giá cước chưa thuế x (1 + Thuế suất VAT)

Hướng dẫn nghiệp vụ xuất hóa đơn cho các loại hình đặc thù

Tùy thuộc vào đối tượng vận chuyển, nội dung và cách thức xuất hóa đơn sẽ có những yêu cầu pháp lý khác nhau.

Cách xuất hóa đơn vận chuyển hàng hóa đường bộ

Đây là mảng hoạt động phổ biến nhất trong chuỗi cung ứng. Khi xuất hóa đơn vận chuyển hàng hóa, kế toán cần lưu ý tách bạch giữa cước chính và các khoản phụ phí phát sinh. Các khoản phí chi hộ (như phí cầu đường BOT nếu có hóa đơn riêng) không được gộp chung vào đơn giá cước chịu thuế 10% trừ khi có thỏa thuận khác.

Nội dung xuất hóa đơn vận chuyển hành khách

Đối với loại hình này, hóa đơn thường được lập dựa trên dữ liệu vé điện tử. Nội dung xuất hóa đơn vận chuyển hành khách cần thể hiện rõ:

• Số lượng hành khách vận chuyển.

• Tuyến đường hành trình cụ thể (Điểm khởi hành và điểm kết thúc).

• Thời gian thực hiện hành trình.

Quy trình xuất hóa đơn vận chuyển theo tháng

Đây là giải pháp dành cho các doanh nghiệp có lượng đơn hàng vận chuyển lớn hằng ngày với cùng một đối tác. Hình thức xuất hóa đơn vận chuyển theo tháng giúp giảm tải khối lượng chứng từ kế toán.

Điều kiện thực hiện: Phải có hợp đồng vận chuyển ghi rõ chu kỳ thanh toán theo tháng và bảng kê chi tiết từng chuyến hàng phát sinh trong kỳ.

Ngày lập hóa đơn: Phải là ngày cuối cùng của tháng phát sinh dịch vụ hoặc chu kỳ thanh toán thỏa thuận.

>>> Xem Thêm: Thủ tục hải quan 2026 và quy trình thông quan tập trung

Những sai sót nghiệp vụ nghiêm trọng và cách xử lý

Việc quản lý hóa đơn vận chuyển đòi hỏi sự tỉ mỉ vì các đợt thanh tra thuế thường tập trung vào tính thực tế của dịch vụ vận tải.

Thiếu bảng kê chi tiết đính kèm

Đây là lỗi phổ biến nhất khiến hóa đơn bị loại chi phí. Nếu hóa đơn chỉ ghi tổng tiền mà không đính kèm bảng kê liệt kê ngày vận chuyển, biển số xe, tên hàng và khối lượng, cơ quan thuế sẽ coi đây là chi phí không có thực.

Giải pháp: Bảng kê phải được đính kèm định dạng PDF khi gửi hóa đơn điện tử hoặc bản cứng có xác nhận của các bên.

Sai lệch thông tin lộ trình và phương tiện

Hóa đơn ghi vận chuyển một lộ trình nhưng thực tế lệnh điều xe hoặc nhật trình xe lại thể hiện ở một lộ trình khác. Sự không đồng nhất này sẽ dẫn đến nghi ngờ về việc mua bán hóa đơn bất hợp pháp.

Giải pháp: Luôn kiểm tra dữ liệu từ lệnh điều xe và thiết bị giám sát hành trình trước khi ký số hóa đơn.

Xử lý hóa đơn sai sót theo Thông tư 78

Khi phát hiện hóa đơn vận chuyển đã gửi cơ quan thuế có sai sót về tiền hoặc thuế suất:

• Doanh nghiệp phải lập biên bản điều chỉnh hoặc hủy bỏ có xác nhận của cả bên bán và bên mua.

• Tiến hành xuất hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế ngay lập tức theo đúng trình tự quy định của Thông tư 78.

>>> Xem thêm: 5 lỗi sai phổ biến trên packing list khiến hàng hóa bị kẹt tại cảng và cách xử lý

Giải pháp vận tải và quản trị chứng từ chuyên sâu tại Finlogistics

Tại Finlogistics, chúng tôi không chỉ cung cấp giải pháp vận chuyển đa phương thức (Sea – Air – Road) mà còn đồng hành cùng khách hàng trong việc chuẩn hóa hệ thống chứng từ.

Tư vấn nghiệp vụ xuất hóa đơn theo Thông tư 78

Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi nắm vững các quy định về Thông tư 78 và Nghị định 123, sẵn sàng hỗ trợ khách hàng thiết lập mẫu hóa đơn và bảng kê đạt chuẩn hậu kiểm của cơ quan thuế.

Tối ưu hóa quy trình vận tải cho doanh nghiệp

Chúng tôi ứng dụng các phần mềm quản trị vận tải hiện đại, giúp tự động hóa việc lưu trữ dữ liệu chuyến hàng, tạo tiền đề cho việc xuất hóa đơn vận chuyển theo tháng một cách nhanh chóng và chính xác tuyệt đối. Điều này giúp bộ phận kế toán của khách hàng tiết kiệm đáng kể thời gian và nguồn lực.

Cam kết đồng hành và minh bạch

Tính xác thực: Mọi thông tin trên hóa đơn do chúng tôi cung cấp luôn khớp với thực tế vận hành.

Hỗ trợ pháp lý: Tư vấn cách ghi hóa đơn cước vận chuyển 2025 phù hợp với đặc thù sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp.

Kịp thời: Đảm bảo xuất hóa đơn đúng thời điểm hoàn thành dịch vụ, hỗ trợ doanh nghiệp kịp tiến độ kê khai thuế hằng tháng.

Các câu hỏi thường gặp (FAQ) về hóa đơn vận chuyển

Q: Nội dung xuất hóa đơn vận chuyển hành khách có khác biệt gì so với hàng hóa?

A: Có sự khác biệt đáng kể. Hóa đơn hành khách tập trung vào số lượng người, tuyến đường và lịch trình di chuyển, trong khi hàng hóa cần chi tiết về loại hàng, trọng lượng, biển số xe và điểm giao nhận cụ thể.

Q: Khi nào doanh nghiệp áp dụng hình thức xuất hóa đơn vận chuyển theo tháng?

A: Hình thức này áp dụng khi có hợp đồng cung cấp dịch vụ định kỳ và hai bên có nhu cầu gộp các chuyến hàng trong tháng vào một hóa đơn duy nhất để thuận tiện quản lý công nợ và chứng từ.

Q: Xuất hóa đơn vận chuyển không có biển số xe có bị phạt không?

A: Theo quy định cơ bản thì biển số xe không phải là trường thông tin bắt buộc phải có trên mặt hóa đơn. Tuy nhiên, để đảm bảo tính minh bạch khi thanh tra thuế, biển số xe nên được thể hiện trên bảng kê chi tiết đính kèm hóa đơn.

Lời kết

Hóa đơn vận chuyển đóng vai trò then chốt trong việc xác lập tính hợp pháp của chi phí dịch vụ vận tải trong doanh nghiệp. Việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại Thông tư 78 và Nghị định 123 không chỉ giúp doanh nghiệp bảo vệ lợi ích tài chính mà còn nâng cao tính chuyên nghiệp trong giao dịch với đối tác và cơ quan quản lý.

Nếu quý doanh nghiệp đang gặp vướng mắc trong việc quản trị chứng từ vận tải hoặc cần một đơn vị Logistics chuyên nghiệp đồng hành, hãy kết nối với chúng tôi.