Thủ tục nhập khẩu máy in chi tiết mới nhất 2026

Trong kỷ nguyên công nghiệp 4.0, máy in không chỉ đơn thuần là thiết bị văn phòng mà đã trở thành hệ thống sản xuất cốt lõi trong ngành bao bì, quảng cáo và chế tạo cơ khí. Tuy nhiên, do tính chất đặc thù liên quan đến an ninh thông tin và xuất bản, thủ tục nhập khẩu máy in tại Việt Nam được đánh giá là một trong những nghiệp vụ phức tạp nhất, chịu sự điều chỉnh của nhiều văn bản quy phạm pháp luật. Bài viết dưới đây của Finlogistics sẽ phân tích chi tiết lộ trình pháp lý nhằm giúp doanh nghiệp thông quan lô hàng một cách an toàn và hiệu quả nhất.

Chính sách quản lý nhà nước về việc nhập khẩu máy in

Việc nhập khẩu máy in chịu sự quản lý trực tiếp của Bộ Thông tin và Truyền thông. Các quy định này nhằm kiểm soát chất lượng thiết bị và ngăn chặn các hoạt động in ấn trái phép.

Căn cứ pháp lý hiện hành

Doanh nghiệp cần nghiên cứu và tuân thủ các văn bản sau:

• Nghị định số 60/2014/NĐ-CP: Quy định chi tiết về hoạt động in.

• Nghị định số 25/2018/NĐ-CP: Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 60/2014/NĐ-CP.

• Thông tư số 22/2018/TT-BTTTT: Danh mục hàng hóa theo mã số HS thuộc diện quản lý chuyên ngành của Bộ Thông tin và Truyền thông.

• Thông tư số 01/2021/TT-BTTTT: Quy định danh mục thiết bị in phải có giấy phép nhập khẩu.

• Nghị định số 69/2018/NĐ-CP: Hướng dẫn Luật Quản lý ngoại thương.

Danh mục máy in phải xin giấy phép nhập khẩu

Không phải tất cả các loại máy in đều cần giấy phép. Theo quy định, các dòng máy sau đây bắt buộc phải xin giấy phép nhập khẩu trước khi hàng về cảng:

1. Máy in Offset: Loại in tờ rời hoặc in cuộn.

2. Máy in ống đồng: Thường dùng trong in bao bì nhựa.

3. Máy in Flexo: Chuyên dụng cho in tem nhãn, thùng carton.

4. Máy in kỹ thuật số: Có tốc độ in trên 60 trang/phút (khổ A4) hoặc khổ in từ A3 trở lên.

5. Máy in lưới (in lụa): Loại tự động hoặc bán tự động.

Chính sách nhập khẩu máy in đã qua sử dụng

Có được phép nhập khẩu máy in cũ không? Đây là thắc mắc mà nhiều doanh nghiệp thường xuyên gặp phải. Căn cứ theo Quyết định số 18/2019/QĐ-TTg:

• Độ tuổi thiết bị: Máy in cũ nhập khẩu phải có tuổi thọ không quá 10 năm kể từ ngày sản xuất.

• Tiêu chuẩn kỹ thuật: Phải đáp ứng các tiêu chuẩn về an toàn, tiết kiệm năng lượng và bảo vệ môi trường của Việt Nam.

• Hồ sơ bổ sung: Cần có giấy xác nhận của nhà sản xuất hoặc báo cáo giám định của tổ chức được cấp phép về tình trạng máy.

Tra cứu mã HS Code và Biểu thuế nhập khẩu máy in 2026

Việc xác định chính xác mã HS là cơ sở để tính toán chi phí thuế và xác định chính xác các chính sách mặt hàng áp dụng.

Phân loại mã HS Code phổ biến

Máy in chủ yếu nằm trong nhóm 8443. Dưới đây là bảng tra cứu mã HS cho các dòng máy phổ biến:

Mã HS Code	Mô tả hàng hóa	Thuế NK Ưu đãi (%)	Thuế VAT (%)
8443.11.00	Máy in offset, in cuộn	0 – 5%	10%
8443.13.00	Máy in offset khác	0 – 5%	10%
8443.16.00	Máy in flexo	0%	10%
8443.17.00	Máy in ống đồng	0%	10%
8443.19.00	Máy in khác (In lưới, in pad…)	0 – 2%	10%
8443.32.90	Máy in phun, máy in laser kỹ thuật số	0%	10%
8477.80.40	Máy in 3D (thiết bị tạo lớp cho nhựa/kim loại)	0%	10%

Ưu đãi thuế quan thông qua Certificate of Origin (C/O)

Để tối ưu hóa dòng tiền, doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp cung cấp chứng nhận xuất xứ để hưởng thuế nhập khẩu 0%:

• Form E: Ưu đãi từ khu vực ASEAN – Trung Quốc.

• Form D: Ưu đãi trong khối nội bộ ASEAN.

• Form EUR.1: Ưu đãi từ các quốc gia thuộc Liên minh Châu Âu (EVFTA).

• Form VK/AK: Ưu đãi từ thị trường Hàn Quốc.

>>> Xem thêm: Cập nhật biểu thuế xuất nhập khẩu mới nhất 2026

Quy trình xin giấy phép nhập khẩu máy in tại Bộ Thông tin và Truyền thông

Đối với các dòng máy in nằm trong danh mục quản lý, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục xin giấy phép trước khi truyền tờ khai hải quan.

Hồ sơ xin giấy phép nhập khẩu

Bộ hồ sơ cần được chuẩn bị kỹ lưỡng bao gồm:

1. Đơn đề nghị cấp giấy phép nhập khẩu thiết bị in: Theo mẫu quy định của Bộ.

2. Catalog sản phẩm: Tài liệu kỹ thuật thể hiện rõ model, tính năng, tốc độ in, khổ in và công nghệ in (nên có bản dịch tiếng Việt).

3. Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh: Phải có ngành nghề liên quan đến in ấn hoặc kinh doanh thiết bị ngành in.

4. Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract): Thể hiện rõ các thông số của máy.

Trình tự thực hiện trực tuyến

Hiện nay, Finlogistics hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện thủ tục này thông qua cổng dịch vụ công trực tuyến của Bộ Thông tin và Truyền thông:

• Bước 1: Kê khai hồ sơ điện tử và đính kèm các chứng từ liên quan.

• Bước 2: Bộ Thông tin và Truyền thông tiếp nhận và thẩm định hồ sơ trong vòng 05 ngày làm việc.

• Bước 3: Nhận kết quả giấy phép điện tử hoặc bản giấy qua đường bưu điện.

Thủ tục hải quan và Kiểm tra chuyên ngành thực tế

Sau khi có giấy phép (nếu thuộc diện bắt buộc), doanh nghiệp tiến hành các bước thông quan tại cửa khẩu.

Bộ hồ sơ hải quan đầy đủ

Căn cứ Thông tư 39/2018/TT-BTC, hồ sơ bao gồm:

• Tờ khai hải quan nhập khẩu (Vnaccs).

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).

• Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List).

• Vận đơn (Bill of Lading).

• Giấy phép nhập khẩu thiết bị in (Bản gốc hoặc bản điện tử).

• Chứng nhận xuất xứ (C/O) – Nếu có.

• Giấy xác nhận đăng ký kiểm tra chất lượng (Đối với một số dòng máy đặc thù).

Quy định về dán nhãn năng lượng

Một số dòng máy in văn phòng kỹ thuật số có chức năng copy, fax thuộc danh mục phải kiểm tra hiệu suất năng lượng và dán nhãn năng lượng theo Quyết định 04/2017/QĐ-TTg. Doanh nghiệp cần gửi mẫu thử nghiệm tại các phòng Lab được chỉ định trước khi hàng hóa được lưu thông chính thức.

Kiểm tra thực tế hàng hóa (Luồng Đỏ)

Cơ quan Hải quan thường tập trung kiểm tra các yếu tố sau:

• Model và Số Serial: Phải khớp hoàn toàn với giấy phép và chứng từ.

• Công nghệ in: Đối chiếu thực tế để xác định hàng có thuộc diện phải xin phép hay không (Tránh trường hợp khai sai công nghệ để trốn phép).

• Tình trạng máy: Kiểm tra dấu hiệu máy cũ, tân trang đối với các lô hàng khai báo máy mới.

>>> Xem Thêm: Thủ tục hải quan 2026 và quy trình thông quan tập trung

Hướng dẫn nhập khẩu các dòng máy in chuyên dụng

Mỗi loại công nghệ in sẽ có những lưu ý nghiệp vụ khác nhau mà doanh nghiệp cần nắm rõ.

Thủ tục nhập khẩu máy in 3D

Máy in 3D là thiết bị công nghệ mới. Thông thường, máy in 3D không nằm trong danh mục phải xin giấy phép của Bộ Thông tin và Truyền thông. Tuy nhiên, mã HS của máy in 3D thường thuộc nhóm máy gia công nhựa hoặc kim loại (8477 hoặc 8463). Doanh nghiệp cần chuẩn bị catalog chi tiết để giải trình về nguyên lý bồi đắp vật liệu.

Thủ tục nhập khẩu máy in Offset và máy in Flexo

Đây là những dòng máy công nghiệp kích thước lớn. Finlogistics lưu ý doanh nghiệp về vấn đề vận chuyển và xếp dỡ. Những loại máy này bắt buộc phải có giấy phép nhập khẩu. Đặc biệt, nếu nhập khẩu máy cũ, doanh nghiệp phải có chứng thư giám định về hiệu suất và độ an toàn môi trường.

Máy in tem nhãn và Máy in kỹ thuật số tốc độ cao

Với dòng máy in kỹ thuật số, ranh giới giữa máy văn phòng (không cần phép) và máy in chuyên dụng (cần phép) rất mong manh. Nếu tốc độ in đạt từ 60 trang/phút trở lên, cơ quan hải quan sẽ yêu cầu giấy phép nhập khẩu. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ thông số kỹ thuật (Spec) từ nhà sản xuất trước khi đặt hàng.

>>> Xem thêm: 5 lỗi sai phổ biến trên packing list khiến hàng hóa bị kẹt tại cảng và cách xử lý

Finlogistics – Giải pháp trọn gói cho thủ tục nhập khẩu máy in

Việc tự thực hiện thủ tục nhập khẩu máy in tiềm ẩn nhiều rủi ro về đình trệ hàng hóa và xử phạt hành chính. Với vị thế là đơn vị dẫn đầu trong lĩnh vực khai thuê hải quan, Finlogistics mang đến giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp:

1. Tư vấn chuyên sâu: Kiểm tra tính khả thi của lô hàng, đặc biệt là máy in đã qua sử dụng.

2. Đại diện xin giấy phép: Chúng tôi thay mặt doanh nghiệp làm việc với Bộ Thông tin và Truyền thông để hoàn thiện giấy phép trong thời gian ngắn nhất.

3. Tối ưu chi phí thuế: Tra cứu mã HS chính xác và hướng dẫn chuẩn hóa C/O để hưởng thuế 0%.

4. Thông quan nhanh chóng: Xử lý hồ sơ hải quan chuyên nghiệp, hạn chế tối đa việc kiểm hóa hoặc tham vấn giá.

Những câu hỏi thường gặp (FAQ) về nhập khẩu máy in

Máy in cá nhân mua từ nước ngoài có cần xin giấy phép không?

Nếu máy in sử dụng cho mục đích cá nhân, không kinh doanh dịch vụ in ấn và không nằm trong danh mục máy in công nghiệp tốc độ cao thì không cần giấy phép nhập khẩu. Tuy nhiên vẫn phải nộp thuế theo quy định.

Thời hạn của giấy phép nhập khẩu thiết bị in là bao lâu?

Giấy phép nhập khẩu thiết bị in thường có thời hạn theo hiệu lực của hợp đồng hoặc theo từng lô hàng cụ thể. Thông thường, giấy phép có giá trị đến khi việc nhập khẩu lô hàng hoàn tất nhưng không quá 12 tháng kể từ ngày ký.

Có được phép nhập khẩu máy in cũ từ Trung Quốc không?

Được phép, với điều kiện máy phải dưới 10 năm tuổi và đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật của Việt Nam. Tuy nhiên, việc kiểm tra máy cũ từ Trung Quốc thường rất khắt khe về nhãn mác và linh kiện đi kèm.

Phí xin giấy phép nhập khẩu máy in là bao nhiêu?

Lệ phí nhà nước cho việc cấp giấy phép được quy định cụ thể tại các thông tư của Bộ Tài chính. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể phát sinh phí dịch vụ tư vấn hồ sơ.

Lời kết

Thủ tục nhập khẩu máy in đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và am hiểu tường tận về các nghị định chuyên ngành. Một sai sót nhỏ trong việc xác định công nghệ in hoặc tốc độ máy có thể dẫn đến việc lô hàng bị kẹt lại cảng hàng tháng trời, phát sinh chi phí kho bãi khổng lồ.

Finlogistics khuyến nghị doanh nghiệp nên thực hiện việc kiểm tra pháp lý ngay từ giai đoạn đàm phán hợp đồng. Chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành cùng quý khách để chuyển hóa những quy định phức tạp thành quy trình vận hành đơn giản và an toàn.